Digitální specializovaná řešení pro právníky a advokátní kanceláře
Automatizace podnikových procesů a optimalizace procesů jsou předpokladem efektivity a úspěchu. Jeho potřeba již není volitelným luxusem, ale nutností, aby zůstala dlouhodobě konkurenceschopná.
Profesionální tip
Důležité dokumenty ve stávající listinné podobě, jako jsou podání, klientské dokumenty, návrhy, externí soudní dopisy, rešerše, znalecké posudky, jsou díky digitalizaci nahrazeny elektronickými dokumenty a tím maximálně optimalizují všechny pracovní procesy.PaperOffice umožňuje nejen správu dokumentů, ale také okamžitý přístup k aktuálním a přesným klientským souborům.
Digitalizace pro advokátní kanceláře, právníky a manažerské poradce
S dnešní záplavou digitálních a papírových dat je důležité zajistit, aby důležité dokumenty nebyly ztraceny a byly k dispozici ve správný čas.
Právníci, právní oddělení, advokátní kanceláře a poradci v oblasti managementu, jakož i notáři významně těží z využití vhodné správy dat.
Důležité dokumenty se v advokátních kancelářích hromadí na denní bázi: podání, dokumenty klientů, návrhy, externí soudní dopisy, výzkum, znalecké posudky a mnoho dalšího. Ty nepřicházejí pouze poštou, mnoho klientských dopisů také přichází e-mailem.
Všechny tyto dokumenty je třeba digitalizovat, pokud dorazí v papírové podobě, vyžadují strukturované podání, přiřazení úkolů a pracovních postupů a musí být okamžitě k dispozici na vyžádání.
Protože vysoce technické procesy v automobilovém průmyslu vyžadují dokonalý tok informací a strukturované provedení. Potřebných výhod lze dosáhnout pouze díky digitalizaci.
Je velmi důležité, aby byly dodrženy důležité lhůty a aby byla přijata právní opatření k uložení dokumentů.
PaperOffice DMS vám dává jasnou strukturu ve vašich dokumentech a pomáhá vám vyrovnat se se záplavou informací.
PaperOffice eliminuje všechna časově náročná úzká místa a vytváří jasný přehled o důležitých dokumentech, jako jsou smlouvy nebo dopisy, jejich digitální správou v PaperOffice v budoucnu.
Pracujte efektivně díky digitalizaci
Mít pravdu a být napraven není vždy jedno a totéž. Podobná situace je u podnikatelských rozhodnutí o tom, jakou cestou se vydat pro úspěšnou budoucnost. Průmyslová odvětví, která se zabývají pomocí svým zákazníkům získat jejich práva nebo najít správnou cestu pro společnost, jsou právníci a poradenské společnosti v oblasti řízení.
Advokáti jako veřejnoprávníci mají zvláštní postavení, ale také zvláštní odpovědnost. Například v manažerských poradenských společnostech jsou kromě inženýrů a obchodních ekonomů často také právníci. Ve velmi složité sociální a ekonomické struktuře, jako je ta v Německu, je prakticky každý krok doprovázen možnými právními důsledky. Pravděpodobně nejdůležitějším základem těchto konstrukcí je v ideálním případě kompletní dokumentace všech procesů.
To je přesně to, co paperOffice DMS je, software pro správu dokumentů, který dokáže mnohem víc než jen spravovat dokumenty.
PaperOffice nerozlišuje mezi typy dokumentů, bez ohledu na to, zda potřebujete pomoc se správou klientských smluv, briefů, výkazů poplatků, rozsudků a e-mailové korespondence: díky Se systémem pro správu dokumentů PaperOffice jsou vaše předchozí procesy ve vaší advokátní kanceláři nebo společnosti digitalizovány, což je činí efektivnějšími, transparentnějšími a výrazně flexibilnějšími. PaperOffice splňuje nejvyšší bezpečnostní standardy , jako je správa autorizací nebo udělování přístupových práv.
Neexistuje žádný způsob, jak obejít automatizaci pro právníky a manažerské konzultanty
Pro právníky a manažerské poradenské společnosti to znamená udržovat velmi rozsáhlou složku klienta nebo zákazníka, která musí mít také několik speciálních funkcí. Například musí být dodržovány zásady GDPR a advokáti jsou samozřejmě vázáni absolutní povinností mlčenlivosti, která se vztahuje nejen na ústní prohlášení, ale také na bezpečné uložení dokumentů chráněných proti neoprávněným osobám. Existuje také povinnost dodržovat zákonné a smluvně dohodnuté lhůty.
V některých případech může mít nedodržení těchto lhůt trestněprávní důsledky, ale většinou pouze občanskoprávní důsledky. Pro manažerské poradenské společnosti má prvořadý význam také ochrana obchodního tajemství jejich klientů.
PaperOffice splňuje nejvyšší bezpečnostní standardy , jako je správa autorizací, různé úrovně přístupu a přiřazování přístupových oprávnění. Uživatel definuje jednotlivé pracovní kroky přesně stejným způsobem, jakým jsou prováděny ve společnosti, například "evidence", "kontrola", "uvolnění" a "rezervace" faktur.
Odpovědnost může být přiřazena nejen jednotlivcům, ale také skupinám uživatelů, jako je "Účetnictví" nebo "Nájemní právníci", takže kolega může okamžitě zasáhnout, pokud je zaměstnanec nepřítomen.
Technologie OCR rozpozná nejen obsah dokumentu, ale také všechna datová pole relevantní pro daň, jako je číslo dokladu, datum, netto, daň a hrubá částka. Importovaná data jsou k dispozici pro controllingová hodnocení, platební transakce a finanční účetnictví. To šetří únavnou vstupní práci a snižuje chyby při odesílání.
Jediným kliknutím myši lze data včetně umístění archivace exportovat do vašeho klienta nebo naopak. Ty mohou být také opatřeny hesly.
Řešení: osvědčené know-how
Nedává smysl používat manažerský software v praxi hned? který nejen splňuje všechny požadavky, ale je také snadno naučitelný a levný?
PaperOffice DMS je osvědčené kompletní řešení pro digitální práci a s více než 20 lety zkušeností na trhu jeden z prvních průkopníků DMS.
Perfektní pracovní postupy pro právníky a manažerské konzultanty
V Německu existuje v současné době přibližně 150 000 individuálních předpisů z federálních a státních zákonů a předpisů. Každá oblast společenského a hospodářského života je regulována. Aby bylo možné zvládnout džungli odstavců, právníci se specializují na určité oblasti, stejně jako manažerské poradenství, a přesto neexistuje žádný právník nebo manažerský konzultant, který zná všechny právní požadavky své zvláštní oblasti. Zejména proto, že nové zákony nebo rozsudky neustále mění současnou situaci kdykoliv. Potřebuje správný software, schopný se učit, rychle a bezpečně.
PaperOffice DMS je ten správný software, protože je dodáván se vším, co právníci a manažerské poradenské společnosti potřebují, například:
- Ukládání dokumentů ve všech digitálních formátech dle zásad GDPR
- Funkce pro odesílání a opětovné odesílání opožděných dokumentů, které vyžadují akci
- Samoučící se funkce ukládání dat s označováním a interním vyhledávačem
- Automatické přiřazení nově přidaných dokumentů ke správné složce
- Jednoduchá tvorba databáze a připojení k databázi včetně individuálně přizpůsobitelné masky
- Automatické vytváření šablon pro opakující se procesy a operace
Digitální transformace s PaperOffice DMS přináší revoluci v právním sektoru
Funkce pracovního postupu PaperOffice zjednodušuje komunikaci mezi sekretariátem a právníky. Procesně orientovaná správa dokumentů zajišťuje, že tyto dokumenty zůstanou aktuální s malým úsilím.
PaperOffice to podporuje rozsáhlým modulem úloh a pracovních postupů.
Tímto způsobem lze vytvořit určité procesní řetězce a definovat stávající provozní procesy na elektronických dokumentech a částečně je provádět automaticky.
To představuje bezchybnou optimalizaci procesu, protože úkol může být nejen přiřazen zaměstnancům se specifickými uživatelskými právy a lhůtami pro dokončení, vyžaduje digitální vydání, ale také automaticky spouští další akce, jako jsou e-mailová oznámení nebo změny stavu dokumentu. Což je v právním sektoru absolutní NUTNOST.
Digitalizace s PaperOffice přináší obrovské výhody
Optimalizujte svou pracovní dobu až o 7,5 % ve srovnání s prací na papíře díky použití PaperOffice DMS.
Ušetřete čas při hledání, směrování a sdílení dokumentů.
PaperOffice DMS samozřejmě umožňuje migraci a integraci stávajících digitálních dat ze stávajících softwarových řešení.
PaperOffice DMS je zároveň rozhraním mezi analogovým a digitálním. Pomocí funkce skenování může software číst analogové dokumenty, plány a fotografie do systému a digitalizovat je pomocí skenerů, ale také nahrávek z mobilních telefonů, přičemž texty jsou převedeny na psaní pomocí OCR a mohou být změněny v aplikacích Office.
Časová razítka a verzování zajišťují, že digitální dokument odpovídá analogovému originálu.
PaperOffice DMS je nejen rozsáhlý ve svých funkcích, ale také snadno se učí, vedený video tutoriály, ale také individuálními radami a školením, pokud je to žádoucí. To vše v opravdu dobrém poměru ceny a výkonu.
FAQs
Nakonec odpovídáme na několik dalších často kladených otázek na toto téma. "Digitalizace pro advokátní kanceláře, právníky a manažerské poradce":
Jak mohou zaměstnanci získat přístup k PaperOffice?
Díky decentralizované a moderní programové architektuře lze PaperOffice použít na téměř jakémkoli zařízení - od klasických počítačů až po smartphony / tablety až po televizory.
Co se stane s daty, pokud PaperOffice neexistuje?
Nestane se, ale pro ujištění: Data můžete exportovat KDYKOLIv, protože PaperOffice je založen na otevřené databázové struktuře, můžete ke svým datům přistupovat kdykoliv.
Ochrana údajů o tématech: Kde jsou uloženy všechny dokumenty?
PaperOffice bude ukládat všechny dokumenty interně s šifrováním na vysoké úrovni, díky čemuž bude imunní například vůči krádeži dat a překročí všechny požadavky GDPR a GOBD.
Vyhněte se chybám: NIKDY neukládejte data do cloudu třetí strany!
Lze PaperOffice přizpůsobit přesně specifikacím?
Ano, PaperOffice lze 100% přizpůsobit zamýšlenému použití, aby byla zajištěna bezproblémová integrace do stávajících procesů a systémů. Dokonce i programové rozhraní může být plně navrženo a volně přizpůsobeno.
Závěr
PaperOffice DMS podporuje právníky a manažerské konzultanty a nabízí vhodná rozhraní k dalšímu softwaru, API připojení a může být kdykoliv rozšířena dle Vašeho přání. Software se snadno učí a lze jej snadno integrovat do každodenní praxe, aniž by docházelo k absencím pro účely školení.
PaperOffice DMS doporučuje používat NAS (síťové úložiště dat) s funkcí zálohování, aby se důležitá data neztratila ani nebyla špehována v cloudech třetích stran.
Nakonec PaperOffice DMS zaujme velmi dobrým poměrem ceny a výkonu a obrovským know-how díky více než 20 letům praktických zkušeností.