Digitalizace pro advokátní kanceláře, právníky a manažerské poradce

Digitalizace pro advokátní kanceláře, právníky a manažerské poradce

S dnešní záplavou digitálních a papírových dat je důležité zajistit, aby důležité dokumenty nebyly ztraceny a byly k dispozici ve správný čas.

Právníci, právní oddělení, advokátní kanceláře a poradci v oblasti managementu, jakož i notáři významně těží z využití vhodné správy dat.

Důležité dokumenty se v advokátních kancelářích hromadí na denní bázi: podání, dokumenty klientů, návrhy, externí soudní dopisy, výzkum, znalecké posudky a mnoho dalšího. Ty nepřicházejí pouze poštou, mnoho klientských dopisů také přichází e-mailem.

Efficient work thanks to digitization

Všechny tyto dokumenty je třeba digitalizovat, pokud dorazí v papírové podobě, vyžadují strukturované podání, přiřazení úkolů a pracovních postupů a musí být okamžitě k dispozici na vyžádání.

Protože vysoce technické procesy v automobilovém průmyslu vyžadují dokonalý tok informací a strukturované provedení. Potřebných výhod lze dosáhnout pouze díky digitalizaci.

Je velmi důležité, aby byly dodrženy důležité lhůty a aby byla přijata právní opatření k uložení dokumentů.

PaperOffice DMS vám dává jasnou strukturu ve vašich dokumentech a pomáhá vám vyrovnat se se záplavou informací.

PaperOffice eliminuje všechna časově náročná úzká místa a vytváří jasný přehled o důležitých dokumentech, jako jsou smlouvy nebo dopisy, jejich digitální správou v PaperOffice v budoucnu.

Pracujte efektivně díky digitalizaci

Mít pravdu a být napraven není vždy jedno a totéž. Podobná situace je u podnikatelských rozhodnutí o tom, jakou cestou se vydat pro úspěšnou budoucnost. Průmyslová odvětví, která se zabývají pomocí svým zákazníkům získat jejich práva nebo najít správnou cestu pro společnost, jsou právníci a poradenské společnosti v oblasti řízení.

Advokáti jako veřejnoprávníci mají zvláštní postavení, ale také zvláštní odpovědnost. Například v manažerských poradenských společnostech jsou kromě inženýrů a obchodních ekonomů často také právníci. Ve velmi složité sociální a ekonomické struktuře, jako je ta v Německu, je prakticky každý krok doprovázen možnými právními důsledky. Pravděpodobně nejdůležitějším základem těchto konstrukcí je v ideálním případě kompletní dokumentace všech procesů.

To je přesně to, co paperOffice DMS je, software pro správu dokumentů, který dokáže mnohem víc než jen spravovat dokumenty.

Digitization with PaperOffice brings immense advantages

Neexistuje žádný způsob, jak obejít automatizaci pro právníky a manažerské konzultanty

Pro právníky a manažerské poradenské společnosti to znamená udržovat velmi rozsáhlou složku klienta nebo zákazníka, která musí mít také několik speciálních funkcí. Například musí být dodržovány zásady GDPR a advokáti jsou samozřejmě vázáni absolutní povinností mlčenlivosti, která se vztahuje nejen na ústní prohlášení, ale také na bezpečné uložení dokumentů chráněných proti neoprávněným osobám. Existuje také povinnost dodržovat zákonné a smluvně dohodnuté lhůty.

V některých případech může mít nedodržení těchto lhůt trestněprávní důsledky, ale většinou pouze občanskoprávní důsledky. Pro manažerské poradenské společnosti má prvořadý význam také ochrana obchodního tajemství jejich klientů.

PaperOffice splňuje nejvyšší bezpečnostní standardy , jako je správa autorizací, různé úrovně přístupu a přiřazování přístupových oprávnění. Uživatel definuje jednotlivé pracovní kroky přesně stejným způsobem, jakým jsou prováděny ve společnosti, například "evidence", "kontrola", "uvolnění" a "rezervace" faktur.

Odpovědnost může být přiřazena nejen jednotlivcům, ale také skupinám uživatelů, jako je "Účetnictví" nebo "Nájemní právníci", takže kolega může okamžitě zasáhnout, pokud je zaměstnanec nepřítomen.

Technologie OCR rozpozná nejen obsah dokumentu, ale také všechna datová pole relevantní pro daň, jako je číslo dokladu, datum, netto, daň a hrubá částka. Importovaná data jsou k dispozici pro controllingová hodnocení, platební transakce a finanční účetnictví. To šetří únavnou vstupní práci a snižuje chyby při odesílání.

Jediným kliknutím myši lze data včetně umístění archivace exportovat do vašeho klienta nebo naopak. Ty mohou být také opatřeny hesly.

The process-oriented DMS supports you with digital workflow solutions and task management functions

Perfektní pracovní postupy pro právníky a manažerské konzultanty

V Německu existuje v současné době přibližně 150 000 individuálních předpisů z federálních a státních zákonů a předpisů. Každá oblast společenského a hospodářského života je regulována. Aby bylo možné zvládnout džungli odstavců, právníci se specializují na určité oblasti, stejně jako manažerské poradenství, a přesto neexistuje žádný právník nebo manažerský konzultant, který zná všechny právní požadavky své zvláštní oblasti. Zejména proto, že nové zákony nebo rozsudky neustále mění současnou situaci kdykoliv. Potřebuje správný software, schopný se učit, rychle a bezpečně.

PaperOffice DMS je ten správný software, protože je dodáván se vším, co právníci a manažerské poradenské společnosti potřebují, například:

• Ukládání dokumentů ve všech digitálních formátech dle zásad GDPR
• Funkce pro odesílání a opětovné odesílání opožděných dokumentů, které vyžadují akci
• Samoučící se funkce ukládání dat s označováním a interním vyhledávačem
• Automatické přiřazení nově přidaných dokumentů ke správné složce
• Jednoduchá tvorba databáze a připojení k databázi včetně individuálně přizpůsobitelné masky
• Automatické vytváření šablon pro opakující se procesy a operace

Digitální transformace s PaperOffice DMS přináší revoluci v právním sektoru

Paperless law firm - there is no way around automation for lawyers and management consultants

Funkce pracovního postupu PaperOffice zjednodušuje komunikaci mezi sekretariátem a právníky. Procesně orientovaná správa dokumentů zajišťuje, že tyto dokumenty zůstanou aktuální s malým úsilím.

PaperOffice to podporuje rozsáhlým modulem úloh a pracovních postupů.

Tímto způsobem lze vytvořit určité procesní řetězce a definovat stávající provozní procesy na elektronických dokumentech a částečně je provádět automaticky.

To představuje bezchybnou optimalizaci procesu, protože úkol může být nejen přiřazen zaměstnancům se specifickými uživatelskými právy a lhůtami pro dokončení, vyžaduje digitální vydání, ale také automaticky spouští další akce, jako jsou e-mailová oznámení nebo změny stavu dokumentu. Což je v právním sektoru absolutní NUTNOST.

Digitalizace s PaperOffice přináší obrovské výhody

Optimalizujte svou pracovní dobu až o 7,5 % ve srovnání s prací na papíře díky použití PaperOffice DMS.

Ušetřete čas při hledání, směrování a sdílení dokumentů.

PaperOffice DMS samozřejmě umožňuje migraci a integraci stávajících digitálních dat ze stávajících softwarových řešení.

PaperOffice DMS je zároveň rozhraním mezi analogovým a digitálním. Pomocí funkce skenování může software číst analogové dokumenty, plány a fotografie do systému a digitalizovat je pomocí skenerů, ale také nahrávek z mobilních telefonů, přičemž texty jsou převedeny na psaní pomocí OCR a mohou být změněny v aplikacích Office.

Časová razítka a verzování zajišťují, že digitální dokument odpovídá analogovému originálu.

PaperOffice DMS je nejen rozsáhlý ve svých funkcích, ale také snadno se učí, vedený video tutoriály, ale také individuálními radami a školením, pokud je to žádoucí. To vše v opravdu dobrém poměru ceny a výkonu.