Insider News Magazine o PaperOffice
Insider News Magazine o PaperOffice
Chceme se stát přáteli

Nejvyšší možné nabídky slev

Exkluzivní interní zprávy

Bezplatné bonusové aktualizace

Nejvyšší možné nabídky slev

Exkluzivní interní zprávy

Bezplatné bonusové aktualizace

Přátelství Důvěra Ehonorní slovo
Nikdy nebudeme poskytovat vaši e-mailovou adresu nikomu jinému a každý e-mail obsahuje odkaz na jedno kliknutí k zrušení odběru.

Automatizace podnikových procesů v obcích a obcích


PaperOffice DMS pro obce a obce umožňuje plynulý tok informací díky digitalizaci a automatizaci podnikových procesů.

Profesionální tip

Písemné dokumenty, smlouvy, směnky, faktury, dodací listy a mnoho dalšího jsou díky digitalizaci nahrazovány elektronickými dokumenty, čímž se maximálně optimalizují všechny pracovní procesy.

Integrovaná umělá inteligence umožňuje do značné míry automatizovat obchodní procesy, což urychluje vaše procesy a zvyšuje úspěch a spokojenost.

Digitalizace v obcích a obcích

Kostely, farnosti a obce jsou do značné míry závislé na využívání vhodné správy dat.

Takto se v obcích a obecních sdruženích každodenně shromažďují důležité dokumenty:

Spisy, faktury, návrhy, aplikace, výzkum, odborné posudky a mnoho dalšího. Ty přicházejí nejen poštou, ale mnoho dopisů také e-mailem.

Všechny tyto dokumenty je třeba digitalizovat, pokud dorazí v papírové podobě, vyžadují strukturované podání, přiřazení úkolů a pracovních postupů a musí být okamžitě k dispozici na vyžádání.

Je velmi důležité, aby byly dodrženy důležité lhůty a aby byla přijata právní opatření k ukládání dokumentů. PaperOffice DMS vám dává jasnou strukturu ve vašich dokumentech a pomáhá vám vyrovnat se se záplavou informací.

Společně s digitálním systémem pro správu dokumentů PaperOffice je třeba zjednodušit pracovní procesy v kostelech, farnostech a obcích a ušetřit čas a náklady.

S běžným DMS lze například podávat naskenovanou poštu, ukládat důležité e-maily a archivovat dokumenty. Kromě toho mohou k těmto dokumentům přistupovat různí uživatelé a pracovat s nimi.

Group of people sit in a circle
PaperOffice DMS creates very clear advantages for communities, churches and municipalities

Pokud jsou dokumenty k dispozici v digitalizované podobě, nemusí být vždy zasílány e-mailem společně v rámci přípravy na zasedání presbyteria a další schůzky.

Jak jít bez papíru?

PaperOffice eliminuje všechna časově náročná úzká místa, vede k úsporám nákladů, jako je eliminace papírových dokumentů, a vytváří jasný přehled o důležitých dokumentech, jako jsou účtenky, smlouvy, dodací listy nebo jiné dopisy, tím, že je v budoucnu spravuje digitálně v PaperOffice .

Snímání, zpracování, sdílení, vyhledávání a sledování vašich dokumentů je s použitím PaperOffice velmi snadné.

Díky řízenému přístupu, podrobným seznamům úkolů, stejně jako schvalování pomocí pracovních postupů a spolehlivých e-mailových oznámení mohou zaměstnanci efektivně dokončit přiřazené úkoly a oprávněné osoby mohou snadno schválit nebo zamítnout schválení.

Se softwarovým řešením PaperOffice DMS se již žádné dokumenty neztratí. A bez ohledu na to, kde se nacházíte, máte přístup k důležitým dokumentům během několika sekund.

Samozřejmě vždy pracujete s našimi systémy v souladu se zákonem a zcela auditně odolnými.

Stvrzenky, účty a podobné dokumenty již nemusí být zasílány poštou mezi církevními obvody a farnostmi. Interní pošta může být také odeslána digitálně tímto způsobem. To šetří papír, náklady na další ukládání dat a cesty do archivů. Dokumenty mohou být opatřeny klíčovými slovy (editor, téma, stav, datum atd.) a poté je lze snadněji najít.

Procesně orientovaná správa dokumentů

Procesně orientovaná správa dokumentů zajišťuje, že tyto dokumenty zůstanou aktuální s malým úsilím. PaperOffice vás zde podporuje rozsáhlým modulem úloh a pracovních postupů.

Tímto způsobem lze vytvořit určité procesní řetězce a definovat stávající provozní procesy na elektronických dokumentech a částečně je provádět automaticky.

To představuje bezchybnou optimalizaci procesu, protože úkol může být nejen přiřazen zaměstnancům se specifickými uživatelskými právy a lhůtami pro dokončení, vyžaduje digitální vydání, ale také automaticky spouští další akce, jako jsou e-mailová oznámení nebo změny stavu dokumentu.

Tímto způsobem lze mapovat všechny procesy dokumentu.

PaperOffice nerozlišuje mezi typy dokumentů, bez ohledu na to, zda potřebujete pomoc se správou smluv, faktur, briefů a e-mailové korespondence: díky systému správy dokumentů PaperOffice se vaše předchozí procesy ve společnostech digitalizovaly, což je činí efektivnějšími, transparentnějšími a výrazně flexibilnějšími.

Protože bez ohledu na to, v jaké formě dokumenty dorazí do společnosti, ať už jako papírové dokumenty, soubory PDF, e-maily nebo fotografie, jsou automaticky archivovány a uloženy v zabezpečené databázi.

Důležité smlouvy tak mohou být včas uznány a ukončeny nebo znovu sjednány. Uvolnění dokumentu s digitálním podpisem a e-mailovým oznámením namísto pomalé papírové pošty, nezabezpečený e-mail přispívá k loajalitě zákazníků.

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

Řešení: osvědčené know-how

Nedává smysl používat manažerský software v praxi hned? který nejen splňuje všechny požadavky, ale je také snadno naučitelný a levný?

PaperOffice DMS je osvědčené kompletní řešení pro digitální práci a s více než 20 lety zkušeností na trhu jeden z prvních průkopníků DMS.

Nejsou to jen náboženské nebo sociální struktury, když mluvíme o církvích a komunitách. V mnoha oblastech jsou "tím" společenským životem samotným. To zahrnuje lidi, často v dobrovolné práci, kteří se starají o jiné lidi v obtížných podmínkách, například. Existují také různé úkoly, které jsou rozděleny na pastorační povinnosti na jedné straně a administrativní činnosti na straně druhé.

V Německu existuje velká církevní tradice, stejně jako péče o komunitu zajišťuje soudržnost obyvatel vesnic, ale také ve městech. Zvláště dnes, v době rostoucí izolace a anonymity, existují kontaktní místa pro širokou škálu obav v církvích a komunitách. Samozřejmě nesmíme zapomínat na velmi praktickou stránku církve.

Matriční úřad, registr obyvatel, pasový úřad, školy, školy, školky, MHD, hasiči, rozvojové oblasti, silniční stavební úřad, likvidace odpadních vod a zajištění sladké vody a někdy i dodávky elektrické energie.

To jsou povinné úkoly. Ale v každé komunitě je také freestyle. Jedná se například o sportoviště, dětská hřiště, muzea, kluby seniorů a mládežnická centra. Kostely provádějí křty, doprovázejí lidi na jejich poslední cestě a jsou také místem pro velkou svatbu v bílém, která se opět těší velké oblibě. To zdaleka není všechno.

Hand presses a button on a scanner
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

V mnoha politických a církevních komunitách může software pro správu dokumentů, jako je PaperOffice DMS, poskytnout cennou podporu při plnění úkolů. To se týká nadřazených struktur, jakož i zúčastněných klubů, orgánů a společností.

Za prvé, PaperOffice DMS je praktickým řešením pro přenesení analogových archivů, ať už místního hasičského sdružení nebo církevního archivu se křty, svatbami a pohřby, do digitálního věku. PaperOffice DMS je strukturován tak, aby byly dodržovány všechny pokyny GDPR, obecného nařízení o ochraně osobních údajů.

PaperOffice DMS vytváří jasné výhody pro komunity, církve a obce

Díky své vynikající databázové technologii a snadno se učícímu ovládání lze PaperOffice DMS použít všude tam, kde se data, jako jsou dokumenty nebo fotografie, nejen chystají ukládat, ale také být uspořádána chronologicky, například, a být použita s různými filtry, aby bylo možné automaticky vytvářet formuláře nebo statistiky.

Za to je zodpovědná umělá inteligence (AI) integrovaná v PaperOffice DMS s hezkým názvem PIA. Vytváří širokou škálu šablon z existující databáze a vyplňuje je dříve definovanými kmenovými daty. Mohou to být členské karty, blahopřejné dopisy k milníkovým narozeninám nebo datové masky pro probíhající nebo klíčové inventarizace v komunálních službách.

Software OCR integrovaný v PaperOffice DMS rozlišuje mezi logem a normálním textem. Faktury nebo stvrzenky lze kdykoli rychle najít, například při vyhledávání pomocí vyhledávání OCR, čímž je zajištěna co největší transparentnost a právní jistota.

Archivace může být také provedena tak, aby všechny následné dokumenty od odesílatele byly rozpoznány a automaticky přiřazeny.

Woman stamps a document
With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

Důležité argumenty pro zahrnutí PaperOffice DMS do plánování rozpočtu. A konečně, PaperOffice DMS přesvědčuje také tím, že se bere v úvahu udržitelnost a ochrana životního prostředí. Dříve či později dojde k úplné konverzi z analogových dokumentů do digitální podoby a poté bude dobře připravena veřejná instituce, která pak již bude používat PaperOffice DMS.

Digitální zpracování faktur je výhodné i pro mnoho obcí a obcí. Příchozí faktury lze automatizovat díky PaperOffice DMS a jsou předávány odpovědnému pracovníkovi. Proces řízení a uvolňování prostřednictvím digitálního uvolnění lze také zvládnout rychle a efektivně prostřednictvím systému.

Jediným kliknutím myši lze data včetně místa archivace exportovat do vašeho daňového poradce nebo naopak.

Bezpečná archivace v souladu s revizemi: PaperOffice DMS technicky splňuje zákonné požadavky GoBD, GDPdU a DSGVO

PaperOffice DMS umožňuje připojení dalšího softwaru, jako je ERP, a samozřejmě přenos dokumentů z Microsoft Office přes příslušná rozhraní. PaperOffice DMS urychluje komunikaci.

Termíny a schůzky jsou monitorovány a akce jsou automaticky spouštěny v závislosti na požadovaném nastavení. Objednávkové procesy mohou být automatizovány a dokonce i změny, které jsou plánovány do budoucna, mohou být zadány tak, aby vstoupily v platnost v požadovaném čase.

Díky svým rozsáhlým funkcím lze PaperOffice DMS rozhodně zařadit do vyššího segmentu správy podnikového obsahu (ECM).

ECM zahrnuje celkovou správu veškerého obsahu v organizaci s odpovídající hierarchií přístupu. PaperOffice DMS je schopen uložit jakýkoli obsah v digitální podobě, změnit jeho obsah a formát a zpřístupnit jej.

PaperOffice DMS má všechny funkce ECM a to ve vynikajícím poměru ceny a výkonu, stejně jako intuitivně naučitelná forma provozu, která činí nákladné externí nebo interní školení zbytečným. Spíše jsou k dispozici bezplatné video tutoriály, abyste si zvykli na různé nabídky. PaperOffice DMS se tak může stát organizačním pilířem v každé firmě v oblasti obchodu a výroby, a to téměř rychlostí světla.

Církve, obce a obce těží z digitální správy dokumentů

S PaperOffice DMS však existuje mnohem více možností pro komunity. Například řízení zásob včetně trvalého nebo klíčového data zásob. Základem pro PaperOffice DMS jsou propojené uživatelské účty v síti. Ukládání dat těchto uživatelských účtů je kombinováno v centrální databázi. Dokumenty lze ovládat pomocí umělé inteligence s různými algoritmy, které lze použít ke spuštění automatizovaných procesů.

Optimalizujte svou pracovní dobu až o 7,5 % ve srovnání s prací na papíře díky použití PaperOffice DMS.

Ušetřete čas při hledání, směrování a sdílení dokumentů.

S digitálními razítky mohou být dokumenty doplněny o další informace a dokonce řídit podrobné pracovní postupy. Funkce úkolu a pracovního postupu zase zajišťuje, že termíny jsou splněny a dokončeny.

PaperOffice DMS je stejně přizpůsobivý, jako jsou úkoly ve farnostech a kostelech. Projekty lze zpracovávat společně z různých míst pomocí funkce workflow. Aktuálně zpracovávané dokumenty nejsou blokovány pro ostatní, ale jsou uloženy v příslušné verzi s časovým razítkem.

Nakonec je vždy k dispozici poslední uložená verze včetně všech změn.

FAQs

Nakonec odpovídáme na několik dalších často kladených otázek na toto téma. "Digitalizace v obcích, církvích a obcích":

Jak mohou zaměstnanci získat přístup k PaperOffice?

Díky decentralizované a moderní programové architektuře lze PaperOffice použít na téměř jakémkoli zařízení - od klasických počítačů až po smartphony / tablety až po televizory.

Co se stane s daty, pokud PaperOffice neexistuje?

Nestane se, ale pro ujištění: Data můžete exportovat KDYKOLIv, protože PaperOffice je založen na otevřené databázové struktuře, můžete ke svým datům přistupovat kdykoliv.

Ochrana údajů o tématech: Kde jsou uloženy všechny dokumenty?

PaperOffice bude ukládat všechny dokumenty interně s šifrováním na vysoké úrovni, díky čemuž bude imunní například vůči krádeži dat a překročí všechny požadavky GDPR a GOBD.
Vyhněte se chybám: NIKDY neukládejte data do cloudu třetí strany!

Lze PaperOffice přizpůsobit přesně specifikacím?

Ano, PaperOffice lze 100% přizpůsobit zamýšlenému použití, aby byla zajištěna bezproblémová integrace do stávajících procesů a systémů. Dokonce i programové rozhraní může být plně navrženo a volně přizpůsobeno.

Závěr

PaperOffice DMS podporuje komunity, církve a obce a nabízí vhodná rozhraní k dalšímu softwaru, API připojení a může být kdykoliv rozšířena dle Vašeho přání. Software se snadno učí a lze jej snadno integrovat do každodenní praxe, aniž by docházelo k absencím pro účely školení.

PaperOffice DMS doporučuje používat NAS (síťové úložiště dat) s funkcí zálohování, aby se důležitá data neztratila ani nebyla špehována v cloudech třetích stran.

Nakonec PaperOffice DMS zaujme velmi dobrým poměrem ceny a výkonu a obrovským know-how díky více než 20 letům praktických zkušeností.

PaperOffice řeší každý problém: Zaručeno.

Případová studie

Optimalizace pracovních postupů díky PaperOffice DMS

"Již při první schůzce s PaperOffice si všimnete 20 let zkušeností PaperOffice v oblasti správy dokumentů."

Alexander Staruk
finanční ředitel Mennonitského bratrstva Bielefeld e. V.