Digitalizace v obcích, církvích a obcích
PaperOffice DMS pro obce a obce umožňuje plynulý tok informací díky digitalizaci a automatizaci podnikových procesů.
Digitalizace v obcích a obcích
Kostely, farnosti a obce jsou do značné míry závislé na využívání vhodné správy dat.
Takto se v obcích a obecních sdruženích každodenně shromažďují důležité dokumenty:
Spisy, faktury, návrhy, aplikace, výzkum, odborné posudky a mnoho dalšího. Ty přicházejí nejen poštou, ale mnoho dopisů také e-mailem.
Všechny tyto dokumenty je třeba digitalizovat, pokud dorazí v papírové podobě, vyžadují strukturované podání, přiřazení úkolů a pracovních postupů a musí být okamžitě k dispozici na vyžádání.
Je velmi důležité, aby byly dodrženy důležité lhůty a aby byla přijata právní opatření k ukládání dokumentů. PaperOffice DMS vám dává jasnou strukturu ve vašich dokumentech a pomáhá vám vyrovnat se se záplavou informací.
Společně s digitálním systémem pro správu dokumentů PaperOffice je třeba zjednodušit pracovní procesy v kostelech, farnostech a obcích a ušetřit čas a náklady.
S běžným DMS lze například podávat naskenovanou poštu, ukládat důležité e-maily a archivovat dokumenty. Kromě toho mohou k těmto dokumentům přistupovat různí uživatelé a pracovat s nimi.
Pokud jsou dokumenty k dispozici v digitalizované podobě, nemusí být vždy zasílány e-mailem společně v rámci přípravy na zasedání presbyteria a další schůzky.
Jak jít bez papíru?
PaperOffice eliminuje všechna časově náročná úzká místa, vede k úsporám nákladů, jako je eliminace papírových dokumentů, a vytváří jasný přehled o důležitých dokumentech, jako jsou účtenky, smlouvy, dodací listy nebo jiné dopisy, tím, že je v budoucnu spravuje digitálně v PaperOffice .
Snímání, zpracování, sdílení, vyhledávání a sledování vašich dokumentů je s použitím PaperOffice velmi snadné.
Díky řízenému přístupu, podrobným seznamům úkolů, stejně jako schvalování pomocí pracovních postupů a spolehlivých e-mailových oznámení mohou zaměstnanci efektivně dokončit přiřazené úkoly a oprávněné osoby mohou snadno schválit nebo zamítnout schválení.
Se softwarovým řešením PaperOffice DMS se již žádné dokumenty neztratí. A bez ohledu na to, kde se nacházíte, máte přístup k důležitým dokumentům během několika sekund.
Samozřejmě vždy pracujete s našimi systémy v souladu se zákonem a zcela auditně odolnými.
Stvrzenky, účty a podobné dokumenty již nemusí být zasílány poštou mezi církevními obvody a farnostmi. Interní pošta může být také odeslána digitálně tímto způsobem. To šetří papír, náklady na další ukládání dat a cesty do archivů. Dokumenty mohou být opatřeny klíčovými slovy (editor, téma, stav, datum atd.) a poté je lze snadněji najít.
Procesně orientovaná správa dokumentů
Procesně orientovaná správa dokumentů zajišťuje, že tyto dokumenty zůstanou aktuální s malým úsilím. PaperOffice vás zde podporuje rozsáhlým modulem úloh a pracovních postupů.
Tímto způsobem lze vytvořit určité procesní řetězce a definovat stávající provozní procesy na elektronických dokumentech a částečně je provádět automaticky.
To představuje bezchybnou optimalizaci procesu, protože úkol může být nejen přiřazen zaměstnancům se specifickými uživatelskými právy a lhůtami pro dokončení, vyžaduje digitální vydání, ale také automaticky spouští další akce, jako jsou e-mailová oznámení nebo změny stavu dokumentu.
Tímto způsobem lze mapovat všechny procesy dokumentu.
PaperOffice nerozlišuje mezi typy dokumentů, bez ohledu na to, zda potřebujete pomoc se správou smluv, faktur, briefů a e-mailové korespondence: díky systému správy dokumentů PaperOffice se vaše předchozí procesy ve společnostech digitalizovaly, což je činí efektivnějšími, transparentnějšími a výrazně flexibilnějšími.
Protože bez ohledu na to, v jaké formě dokumenty dorazí do společnosti, ať už jako papírové dokumenty, soubory PDF, e-maily nebo fotografie, jsou automaticky archivovány a uloženy v zabezpečené databázi.
Důležité smlouvy tak mohou být včas uznány a ukončeny nebo znovu sjednány. Uvolnění dokumentu s digitálním podpisem a e-mailovým oznámením namísto pomalé papírové pošty, nezabezpečený e-mail přispívá k loajalitě zákazníků.
Řešení: osvědčené know-how
Nedává smysl používat manažerský software v praxi hned? který nejen splňuje všechny požadavky, ale je také snadno naučitelný a levný?
PaperOffice DMS je osvědčené kompletní řešení pro digitální práci a s více než 20 lety zkušeností na trhu jeden z prvních průkopníků DMS.
Nejsou to jen náboženské nebo sociální struktury, když mluvíme o církvích a komunitách. V mnoha oblastech jsou "tím" společenským životem samotným. To zahrnuje lidi, často v dobrovolné práci, kteří se starají o jiné lidi v obtížných podmínkách, například. Existují také různé úkoly, které jsou rozděleny na pastorační povinnosti na jedné straně a administrativní činnosti na straně druhé.
V Německu existuje velká církevní tradice, stejně jako péče o komunitu zajišťuje soudržnost obyvatel vesnic, ale také ve městech. Zvláště dnes, v době rostoucí izolace a anonymity, existují kontaktní místa pro širokou škálu obav v církvích a komunitách. Samozřejmě nesmíme zapomínat na velmi praktickou stránku církve.
Matriční úřad, registr obyvatel, pasový úřad, školy, školy, školky, MHD, hasiči, rozvojové oblasti, silniční stavební úřad, likvidace odpadních vod a zajištění sladké vody a někdy i dodávky elektrické energie.
To jsou povinné úkoly. Ale v každé komunitě je také freestyle. Jedná se například o sportoviště, dětská hřiště, muzea, kluby seniorů a mládežnická centra. Kostely provádějí křty, doprovázejí lidi na jejich poslední cestě a jsou také místem pro velkou svatbu v bílém, která se opět těší velké oblibě. To zdaleka není všechno.
V mnoha politických a církevních komunitách může software pro správu dokumentů, jako je PaperOffice DMS, poskytnout cennou podporu při plnění úkolů. To se týká nadřazených struktur, jakož i zúčastněných klubů, orgánů a společností.
Za prvé, PaperOffice DMS je praktickým řešením pro přenesení analogových archivů, ať už místního hasičského sdružení nebo církevního archivu se křty, svatbami a pohřby, do digitálního věku. PaperOffice DMS je strukturován tak, aby byly dodržovány všechny pokyny GDPR, obecného nařízení o ochraně osobních údajů.
PaperOffice DMS vytváří jasné výhody pro komunity, církve a obce
Díky své vynikající databázové technologii a snadno se učícímu ovládání lze PaperOffice DMS použít všude tam, kde se data, jako jsou dokumenty nebo fotografie, nejen chystají ukládat, ale také být uspořádána chronologicky, například, a být použita s různými filtry, aby bylo možné automaticky vytvářet formuláře nebo statistiky.
Za to je zodpovědná umělá inteligence (AI) integrovaná v PaperOffice DMS s hezkým názvem PIA. Vytváří širokou škálu šablon z existující databáze a vyplňuje je dříve definovanými kmenovými daty. Mohou to být členské karty, blahopřejné dopisy k milníkovým narozeninám nebo datové masky pro probíhající nebo klíčové inventarizace v komunálních službách.
Software OCR integrovaný v PaperOffice DMS rozlišuje mezi logem a normálním textem. Faktury nebo stvrzenky lze kdykoli rychle najít, například při vyhledávání pomocí vyhledávání OCR, čímž je zajištěna co největší transparentnost a právní jistota.
Archivace může být také provedena tak, aby všechny následné dokumenty od odesílatele byly rozpoznány a automaticky přiřazeny.
Důležité argumenty pro zahrnutí PaperOffice DMS do plánování rozpočtu. A konečně, PaperOffice DMS přesvědčuje také tím, že se bere v úvahu udržitelnost a ochrana životního prostředí. Dříve či později dojde k úplné konverzi z analogových dokumentů do digitální podoby a poté bude dobře připravena veřejná instituce, která pak již bude používat PaperOffice DMS.
Digitální zpracování faktur je výhodné i pro mnoho obcí a obcí. Příchozí faktury lze automatizovat díky PaperOffice DMS a jsou předávány odpovědnému pracovníkovi. Proces řízení a uvolňování prostřednictvím digitálního uvolnění lze také zvládnout rychle a efektivně prostřednictvím systému.
Jediným kliknutím myši lze data včetně místa archivace exportovat do vašeho daňového poradce nebo naopak.
Bezpečná archivace v souladu s revizemi: PaperOffice DMS technicky splňuje zákonné požadavky GoBD, GDPdU a DSGVO
PaperOffice DMS umožňuje připojení dalšího softwaru, jako je ERP, a samozřejmě přenos dokumentů z Microsoft Office přes příslušná rozhraní. PaperOffice DMS urychluje komunikaci.
Termíny a schůzky jsou monitorovány a akce jsou automaticky spouštěny v závislosti na požadovaném nastavení. Objednávkové procesy mohou být automatizovány a dokonce i změny, které jsou plánovány do budoucna, mohou být zadány tak, aby vstoupily v platnost v požadovaném čase.
Díky svým rozsáhlým funkcím lze PaperOffice DMS rozhodně zařadit do vyššího segmentu správy podnikového obsahu (ECM).
ECM zahrnuje celkovou správu veškerého obsahu v organizaci s odpovídající hierarchií přístupu. PaperOffice DMS je schopen uložit jakýkoli obsah v digitální podobě, změnit jeho obsah a formát a zpřístupnit jej.
PaperOffice DMS má všechny funkce ECM a to ve vynikajícím poměru ceny a výkonu, stejně jako intuitivně naučitelná forma provozu, která činí nákladné externí nebo interní školení zbytečným. Spíše jsou k dispozici bezplatné video tutoriály, abyste si zvykli na různé nabídky. PaperOffice DMS se tak může stát organizačním pilířem v každé firmě v oblasti obchodu a výroby, a to téměř rychlostí světla.
Církve, obce a obce těží z digitální správy dokumentů
S PaperOffice DMS však existuje mnohem více možností pro komunity. Například řízení zásob včetně trvalého nebo klíčového data zásob. Základem pro PaperOffice DMS jsou propojené uživatelské účty v síti. Ukládání dat těchto uživatelských účtů je kombinováno v centrální databázi. Dokumenty lze ovládat pomocí umělé inteligence s různými algoritmy, které lze použít ke spuštění automatizovaných procesů.
Optimalizujte svou pracovní dobu až o 7,5 % ve srovnání s prací na papíře díky použití PaperOffice DMS.
Ušetřete čas při hledání, směrování a sdílení dokumentů.
S digitálními razítky mohou být dokumenty doplněny o další informace a dokonce řídit podrobné pracovní postupy. Funkce úkolu a pracovního postupu zase zajišťuje, že termíny jsou splněny a dokončeny.
PaperOffice DMS je stejně přizpůsobivý, jako jsou úkoly ve farnostech a kostelech. Projekty lze zpracovávat společně z různých míst pomocí funkce workflow. Aktuálně zpracovávané dokumenty nejsou blokovány pro ostatní, ale jsou uloženy v příslušné verzi s časovým razítkem.
Nakonec je vždy k dispozici poslední uložená verze včetně všech změn.
