Digitalizace u poskytovatelů služeb a prodejců multifunkčních zařízení

Digitalizace u poskytovatelů služeb a prodejců kopírek

Specializovaní prodejci kancelářské techniky, tiskových řešení a kancelářských systémů významně těží z použití vhodné správy dat.

Trend, stejně jako ekonomická situace a konkurenční situace se stále více přiklánějí k digitalizaci dokumentů namísto jejich uchovávání výhradně v papírové podobě.

Takto většina specializovaných prodejců kancelářských technologií a tiskových řešení denně generuje důležité dokumenty:

Písemnosti, smlouvy, dodací listy, návrhy, dodavatelské faktury a mnoho dalšího. Ty přicházejí nejen poštou, ale mnoho dopisů také e-mailem.

Ale v žádném případě není každá dodavatelská faktura nebo každý dodací list k dispozici jako soubor od samého počátku. Spolehlivé, vysoce kvalitní a výkonné skenery a použití vhodného řešení pro správu dokumentů jsou proto pro úspěšnou digitalizaci zásadní.

Je velmi důležité, aby byly dodrženy důležité lhůty a aby byla přijata právní opatření k uložení dokumentů. PaperOffice DMS vám dává jasnou strukturu ve vašich dokumentech a pomáhá vám vyrovnat se se záplavou informací.

Průmysl kancelářské techniky a kancelářských systémů těží ze systému pro správu dokumentů PaperOffice v podobě řešení pro oblast digitalizace, ale také jako partner.

Protože jaké médium je lepší než multifunkční zařízení pro transformaci papírových dokumentů z analogových na digitální?

S běžným DMS lze například podávat naskenovanou poštu, ukládat důležité e-maily a archivovat dokumenty. Kromě toho mohou k těmto dokumentům přistupovat různí uživatelé a pracovat s nimi.

Paperless work through digital processes

Jak jít bez papíru?

PaperOffice eliminuje všechna časově náročná úzká místa, vede k úsporám nákladů, jako je eliminace papírových dokumentů, a vytváří jasný přehled o důležitých dokumentech, jako jsou účtenky, smlouvy, dodací listy nebo jiné dopisy, tím, že je v budoucnu spravuje digitálně v PaperOffice .

Snímání, zpracování, sdílení, vyhledávání a sledování vašich dokumentů je s použitím PaperOffice velmi snadné.

Díky řízenému přístupu, podrobným seznamům úkolů, stejně jako schvalování pomocí pracovních postupů a spolehlivých e-mailových oznámení mohou zaměstnanci efektivně dokončit přiřazené úkoly a oprávněné osoby mohou snadno schválit nebo zamítnout schválení.

Se softwarovým řešením PaperOffice DMS se již žádné dokumenty neztratí. A bez ohledu na to, kde se nacházíte, máte přístup k důležitým dokumentům během několika sekund.

Samozřejmě vždy pracujete s našimi systémy v souladu se zákonem a zcela auditně odolnými.

Stvrzenky, účty a podobné dokumenty již nemusí být zasílány poštou mezi církevními obvody a farnostmi. Interní pošta může být také odeslána digitálně tímto způsobem. To šetří papír, náklady na další ukládání dat a cesty do archivů. Dokumenty mohou být opatřeny klíčovými slovy (editor, téma, stav, datum atd.) a poté je lze snadněji najít.

Procesně orientovaná správa dokumentů

Procesně orientovaná správa dokumentů zajišťuje, že tyto dokumenty zůstanou aktuální s malým úsilím. PaperOffice vás zde podporuje rozsáhlým modulem úloh a pracovních postupů.

Tímto způsobem lze vytvořit určité procesní řetězce a definovat stávající provozní procesy na elektronických dokumentech a částečně je provádět automaticky.

To představuje bezchybnou optimalizaci procesů, protože úkol může být nejen přiřazen zaměstnancům se specifickými uživatelskými právy a lhůtami pro dokončení, vyžaduje digitální schválení, ale také automaticky spouští další akce, jako jsou e-mailová oznámení nebo změny stavu dokumentu.

Tímto způsobem lze mapovat všechny procesy dokumentu.

Protože bez ohledu na to, v jaké formě dokumenty dorazí do společnosti, ať už jako papírové dokumenty, soubory PDF, e-maily nebo fotografie, jsou automaticky archivovány a uloženy v zabezpečené databázi.

Důležité smlouvy tak mohou být včas uznány a ukončeny nebo znovu sjednány. Uvolnění dokumentu s digitálním podpisem a e-mailovým oznámením namísto pomalé papírové pošty, nezabezpečený e-mail přispívá k loajalitě zákazníků.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

Dnes, v 21. století, už téměř žádné kopírky nezbyly. Kopírka se stala multifunkčním zařízením ve firmách, správách a soukromých domácnostech. Kromě funkce kopírky jsou zařízení schopna tisknout a faxovat, převádět digitální obsah přímo do analogové podoby přes rozhraní do počítače a také naopak skenováním.

Právě v této funkci budou mít kopírky největší potenciál pro použití nyní, ale stále více v blízké budoucnosti. Skenování a konverze analogových na digitální informace.

Podle průzkumu DIHK mezi 3 500 společnostmi z roku 2020 se jejich stupeň digitalizace pohybuje v průměru kolem 50 %. Všechny společnosti jsou si vědomy výhod, které s sebou digitalizace přináší. Společnosti vidí největší problémy v následujících oblastech:

• Složitost nabízených systémů a procesů
• Vysoké náklady
• Bezpečnostní rizika
• Nedostatek času
• Rozsáhlé školení

Prakticky všechny společnosti mají alespoň základní hardware, kopírku nebo multifunkční zařízení se skenerem a jeden nebo více počítačů. Co je stále potřeba, je správný software a lze jej nalézt v PaperOffice DMS.

S Aplikací PaperOffice DMS je navigace v nabídce intuitivní a snadno se učí. Nabídky nápovědy vás provedou každou aplikací a zároveň jsou k dispozici videonávody, které krok za krokem vysvětlují určité procesy. Školení zaměstnanců mimo pracoviště není nutné, ale v případě potřeby se školení může konat přímo ve společnosti.

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

PaperOffice DMS vytváří jasné výhody pro prodejce a poskytovatele služeb multifunkčních zařízení

PaperOffice DMS je ten správný software, protože obsahuje vše, co specializovaní prodejci potřebují pro kancelářskou techniku a tisková řešení, jako například:

• Ukládání dokumentů ve všech digitálních formátech dle zásad GDPR
• Funkce pro odesílání a opětovné odesílání opožděných dokumentů, které vyžadují akci
• Samoučící se funkce ukládání dat s označováním a interním vyhledávačem
• Automatické přiřazení nově přidaných dokumentů ke správné složce
• Jednoduchá tvorba databáze a připojení k databázi včetně individuálně přizpůsobitelné masky
• Automatické vytváření šablon pro opakující se procesy a operace

PaperOffice DMS má velmi výhodný poměr ceny a výkonu a to s možností připojení až 800 terminálů (zobrazovacích pracovních stanic).

Všechna digitální data jsou šifrována v PaperOffice DMS s 1024 bity a formát je převeden. To má za následek tak velké překážky pro hackery a špiony, že všichni dosud selhali s PaperOffice DMS. Hierarchický systém správy hesel zároveň zabraňuje tomu, aby měl každý přístup ke všemu.

Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

Důležité argumenty pro zahrnutí PaperOffice DMS do plánování rozpočtu. A konečně, PaperOffice DMS přesvědčuje také tím, že se bere v úvahu udržitelnost a ochrana životního prostředí. Dříve či později dojde k úplné konverzi z analogových dokumentů do digitální podoby a poté bude dobře připravena veřejná instituce, která pak již bude používat PaperOffice DMS.

Digitální zpracování faktur je také výhodou pro mnoho poskytovatelů služeb a prodejců kopírovacích systémů. Příchozí faktury lze automatizovat díky PaperOffice DMS a jsou předávány odpovědnému pracovníkovi. Proces řízení a uvolňování prostřednictvím digitálního uvolnění lze také zvládnout rychle a efektivně prostřednictvím systému.

Jediným kliknutím myši lze data včetně místa archivace exportovat do vašeho daňového poradce nebo naopak.

Bezpečná archivace v souladu s revizemi: PaperOffice DMS technicky splňuje zákonné požadavky GoBD, GDPdU a DSGVO

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

PaperOffice DMS umožňuje připojení dalšího softwaru, jako je ERP, a samozřejmě přenos dokumentů z Microsoft Office přes příslušná rozhraní. PaperOffice DMS urychluje komunikaci.

Termíny a schůzky jsou monitorovány a akce jsou automaticky spouštěny v závislosti na požadovaném nastavení. Objednávkové procesy mohou být automatizovány a dokonce i změny, které jsou plánovány do budoucna, mohou být zadány tak, aby vstoupily v platnost v požadovaném čase.

Díky svým rozsáhlým funkcím lze PaperOffice DMS rozhodně zařadit do vyššího segmentu správy podnikového obsahu (ECM).

ECM zahrnuje celkovou správu veškerého obsahu v organizaci s odpovídající hierarchií přístupu. PaperOffice DMS je schopen uložit jakýkoli obsah v digitální podobě, změnit jeho obsah a formát a zpřístupnit jej.

PaperOffice DMS má všechny funkce ECM a to ve vynikajícím poměru ceny a výkonu, stejně jako intuitivně naučitelná forma provozu, která činí nákladné externí nebo interní školení zbytečným. Spíše jsou k dispozici bezplatné video tutoriály, abyste si zvykli na různé nabídky. PaperOffice DMS se tak může stát organizačním pilířem v každé firmě v oblasti obchodu a výroby, a to téměř rychlostí světla.

Poskytovatelé služeb a prodejci multifunkčních systémů těží z digitální správy dokumentů

38 % všech dotázaných firem prostě nemá čas na digitalizaci svých procesů. Doporučujeme postup, který začíná základním procesem, skenováním analogových dokumentů současně s jejich zpracováním. Tímto způsobem by skupina lidí, kteří pracují s kopírkou každý den, mohla být také instruována, pokud je to možné, aby skenovala archiv kousek po kousku.

Díky automatickému rozpoznávání dokumentů s konzistentními vlastnostmi může PaperOffice DMS vždy přiřadit všechny naskenované dokumenty ke správnému umístění v digitální paměti. Má smysl začít skenovat archiv s nejnovějšími položkami, aby se dále zmenšila velikost analogového archivu po vypršení doby uchovávání. Kromě toho máme mnoho návodů, jak dosáhnout bezpapírové kanceláře díky skeneru.

PaperOffice DMS je rozhraní mezi analogovým a digitálním. Pomocí funkce skenování může software číst analogové dokumenty, plány a fotografie do systému prostřednictvím skeneru a digitalizovat je, přičemž texty jsou převedeny na písma pomocí OCR, které lze změnit v aplikacích sady Office. Časová razítka a verzování zajišťují, že digitální dokument odpovídá analogovému originálu.

Optimalizujte svou pracovní dobu až o 7,5 % ve srovnání s prací na papíře díky použití PaperOffice DMS.

Ušetřete čas při hledání, směrování a sdílení dokumentů.

S digitálními razítky mohou být dokumenty doplněny o další informace a dokonce řídit podrobné pracovní postupy. Funkce úkolu a pracovního postupu zase zajišťuje, že termíny jsou splněny a dokončeny.

Takže vše, co potřebujete, je kopírka a PaperOffice DMS pro urychlení provozní digitalizace nebo dokonce začátek. Cesta, která rozhodně stojí za to.