Automatizace podnikových procesů pro poskytovatele služeb a prodejce multifunkčních systémů
PaperOffice DMS pro poskytovatele služeb a prodejce multifunkčních systémů umožňuje plynulý tok informací díky digitalizaci a automatizaci podnikových procesů.
Profesionální tip
Písemné dokumenty, smlouvy, směnky, faktury, dodací listy a mnoho dalšího jsou díky digitalizaci nahrazovány elektronickými dokumenty, čímž se maximálně optimalizují všechny pracovní procesy.Integrovaná umělá inteligence umožňuje do značné míry automatizovat obchodní procesy, což urychluje vaše procesy a zvyšuje úspěch a spokojenost.
Digitalizace u poskytovatelů služeb a prodejců kopírek
Specializovaní prodejci kancelářské techniky, tiskových řešení a kancelářských systémů významně těží z použití vhodné správy dat.
Trend, stejně jako ekonomická situace a konkurenční situace se stále více přiklánějí k digitalizaci dokumentů namísto jejich uchovávání výhradně v papírové podobě.
Takto většina specializovaných prodejců kancelářských technologií a tiskových řešení denně generuje důležité dokumenty:
Písemnosti, smlouvy, dodací listy, návrhy, dodavatelské faktury a mnoho dalšího. Ty přicházejí nejen poštou, ale mnoho dopisů také e-mailem.
Ale v žádném případě není každá dodavatelská faktura nebo každý dodací list k dispozici jako soubor od samého počátku. Spolehlivé, vysoce kvalitní a výkonné skenery a použití vhodného řešení pro správu dokumentů jsou proto pro úspěšnou digitalizaci zásadní.
Je velmi důležité, aby byly dodrženy důležité lhůty a aby byla přijata právní opatření k uložení dokumentů. PaperOffice DMS vám dává jasnou strukturu ve vašich dokumentech a pomáhá vám vyrovnat se se záplavou informací.
Průmysl kancelářské techniky a kancelářských systémů těží ze systému pro správu dokumentů PaperOffice v podobě řešení pro oblast digitalizace, ale také jako partner.
Protože jaké médium je lepší než multifunkční zařízení pro transformaci papírových dokumentů z analogových na digitální?
S běžným DMS lze například podávat naskenovanou poštu, ukládat důležité e-maily a archivovat dokumenty. Kromě toho mohou k těmto dokumentům přistupovat různí uživatelé a pracovat s nimi.
Jak jít bez papíru?
PaperOffice eliminuje všechna časově náročná úzká místa, vede k úsporám nákladů, jako je eliminace papírových dokumentů, a vytváří jasný přehled o důležitých dokumentech, jako jsou účtenky, smlouvy, dodací listy nebo jiné dopisy, tím, že je v budoucnu spravuje digitálně v PaperOffice .
Snímání, zpracování, sdílení, vyhledávání a sledování vašich dokumentů je s použitím PaperOffice velmi snadné.
Díky řízenému přístupu, podrobným seznamům úkolů, stejně jako schvalování pomocí pracovních postupů a spolehlivých e-mailových oznámení mohou zaměstnanci efektivně dokončit přiřazené úkoly a oprávněné osoby mohou snadno schválit nebo zamítnout schválení.
Se softwarovým řešením PaperOffice DMS se již žádné dokumenty neztratí. A bez ohledu na to, kde se nacházíte, máte přístup k důležitým dokumentům během několika sekund.
Samozřejmě vždy pracujete s našimi systémy v souladu se zákonem a zcela auditně odolnými.
Stvrzenky, účty a podobné dokumenty již nemusí být zasílány poštou mezi církevními obvody a farnostmi. Interní pošta může být také odeslána digitálně tímto způsobem. To šetří papír, náklady na další ukládání dat a cesty do archivů. Dokumenty mohou být opatřeny klíčovými slovy (editor, téma, stav, datum atd.) a poté je lze snadněji najít.
Procesně orientovaná správa dokumentů
Procesně orientovaná správa dokumentů zajišťuje, že tyto dokumenty zůstanou aktuální s malým úsilím. PaperOffice vás zde podporuje rozsáhlým modulem úloh a pracovních postupů.
Tímto způsobem lze vytvořit určité procesní řetězce a definovat stávající provozní procesy na elektronických dokumentech a částečně je provádět automaticky.
To představuje bezchybnou optimalizaci procesů, protože úkol může být nejen přiřazen zaměstnancům se specifickými uživatelskými právy a lhůtami pro dokončení, vyžaduje digitální schválení, ale také automaticky spouští další akce, jako jsou e-mailová oznámení nebo změny stavu dokumentu.
Tímto způsobem lze mapovat všechny procesy dokumentu.
PaperOffice nerozlišuje mezi typy dokumentů, bez ohledu na to, zda potřebujete pomoc se správou smluv, faktur, briefů a e-mailové korespondence: díky systému správy dokumentů PaperOffice se vaše předchozí procesy ve společnostech digitalizovaly, což je činí efektivnějšími, transparentnějšími a výrazně flexibilnějšími.
Protože bez ohledu na to, v jaké formě dokumenty dorazí do společnosti, ať už jako papírové dokumenty, soubory PDF, e-maily nebo fotografie, jsou automaticky archivovány a uloženy v zabezpečené databázi.
Důležité smlouvy tak mohou být včas uznány a ukončeny nebo znovu sjednány. Uvolnění dokumentu s digitálním podpisem a e-mailovým oznámením namísto pomalé papírové pošty, nezabezpečený e-mail přispívá k loajalitě zákazníků.
Řešení: osvědčené know-how
Nedává smysl používat manažerský software v praxi hned? který nejen splňuje všechny požadavky, ale je také snadno naučitelný a levný?
PaperOffice DMS je osvědčené kompletní řešení pro digitální práci a s více než 20 lety zkušeností na trhu jeden z prvních průkopníků DMS.
Dnes, v 21. století, už téměř žádné kopírky nezbyly. Kopírka se stala multifunkčním zařízením ve firmách, správách a soukromých domácnostech. Kromě funkce kopírky jsou zařízení schopna tisknout a faxovat, převádět digitální obsah přímo do analogové podoby přes rozhraní do počítače a také naopak skenováním.
Právě v této funkci budou mít kopírky největší potenciál pro použití nyní, ale stále více v blízké budoucnosti. Skenování a konverze analogových na digitální informace.
Podle průzkumu DIHK mezi 3 500 společnostmi z roku 2020 se jejich stupeň digitalizace pohybuje v průměru kolem 50 %. Všechny společnosti jsou si vědomy výhod, které s sebou digitalizace přináší. Společnosti vidí největší problémy v následujících oblastech:
- Složitost nabízených systémů a procesů
- Vysoké náklady
- Bezpečnostní rizika
- Nedostatek času
- Rozsáhlé školení
- Ukládání dokumentů ve všech digitálních formátech dle zásad GDPR
- Funkce pro odesílání a opětovné odesílání opožděných dokumentů, které vyžadují akci
- Samoučící se funkce ukládání dat s označováním a interním vyhledávačem
- Automatické přiřazení nově přidaných dokumentů ke správné složce
- Jednoduchá tvorba databáze a připojení k databázi včetně individuálně přizpůsobitelné masky
- Automatické vytváření šablon pro opakující se procesy a operace
Prakticky všechny společnosti mají alespoň základní hardware, kopírku nebo multifunkční zařízení se skenerem a jeden nebo více počítačů. Co je stále potřeba, je správný software a lze jej nalézt v PaperOffice DMS.
S Aplikací PaperOffice DMS je navigace v nabídce intuitivní a snadno se učí. Nabídky nápovědy vás provedou každou aplikací a zároveň jsou k dispozici videonávody, které krok za krokem vysvětlují určité procesy. Školení zaměstnanců mimo pracoviště není nutné, ale v případě potřeby se školení může konat přímo ve společnosti.
PaperOffice DMS vytváří jasné výhody pro prodejce a poskytovatele služeb multifunkčních zařízení
PaperOffice DMS je ten správný software, protože obsahuje vše, co specializovaní prodejci potřebují pro kancelářskou techniku a tisková řešení, jako například:
PaperOffice DMS má velmi výhodný poměr ceny a výkonu a to s možností připojení až 800 terminálů (zobrazovacích pracovních stanic).
Všechna digitální data jsou šifrována v PaperOffice DMS s 1024 bity a formát je převeden. To má za následek tak velké překážky pro hackery a špiony, že všichni dosud selhali s PaperOffice DMS. Hierarchický systém správy hesel zároveň zabraňuje tomu, aby měl každý přístup ke všemu.
Důležité argumenty pro zahrnutí PaperOffice DMS do plánování rozpočtu. A konečně, PaperOffice DMS přesvědčuje také tím, že se bere v úvahu udržitelnost a ochrana životního prostředí. Dříve či později dojde k úplné konverzi z analogových dokumentů do digitální podoby a poté bude dobře připravena veřejná instituce, která pak již bude používat PaperOffice DMS.
Digitální zpracování faktur je také výhodou pro mnoho poskytovatelů služeb a prodejců kopírovacích systémů. Příchozí faktury lze automatizovat díky PaperOffice DMS a jsou předávány odpovědnému pracovníkovi. Proces řízení a uvolňování prostřednictvím digitálního uvolnění lze také zvládnout rychle a efektivně prostřednictvím systému.
Jediným kliknutím myši lze data včetně místa archivace exportovat do vašeho daňového poradce nebo naopak.
Bezpečná archivace v souladu s revizemi: PaperOffice DMS technicky splňuje zákonné požadavky GoBD, GDPdU a DSGVO
PaperOffice DMS umožňuje připojení dalšího softwaru, jako je ERP, a samozřejmě přenos dokumentů z Microsoft Office přes příslušná rozhraní. PaperOffice DMS urychluje komunikaci.
Termíny a schůzky jsou monitorovány a akce jsou automaticky spouštěny v závislosti na požadovaném nastavení. Objednávkové procesy mohou být automatizovány a dokonce i změny, které jsou plánovány do budoucna, mohou být zadány tak, aby vstoupily v platnost v požadovaném čase.
Díky svým rozsáhlým funkcím lze PaperOffice DMS rozhodně zařadit do vyššího segmentu správy podnikového obsahu (ECM).
ECM zahrnuje celkovou správu veškerého obsahu v organizaci s odpovídající hierarchií přístupu. PaperOffice DMS je schopen uložit jakýkoli obsah v digitální podobě, změnit jeho obsah a formát a zpřístupnit jej.
PaperOffice DMS má všechny funkce ECM a to ve vynikajícím poměru ceny a výkonu, stejně jako intuitivně naučitelná forma provozu, která činí nákladné externí nebo interní školení zbytečným. Spíše jsou k dispozici bezplatné video tutoriály, abyste si zvykli na různé nabídky. PaperOffice DMS se tak může stát organizačním pilířem v každé firmě v oblasti obchodu a výroby, a to téměř rychlostí světla.
Poskytovatelé služeb a prodejci multifunkčních systémů těží z digitální správy dokumentů
38 % všech dotázaných firem prostě nemá čas na digitalizaci svých procesů. Doporučujeme postup, který začíná základním procesem, skenováním analogových dokumentů současně s jejich zpracováním. Tímto způsobem by skupina lidí, kteří pracují s kopírkou každý den, mohla být také instruována, pokud je to možné, aby skenovala archiv kousek po kousku.
Díky automatickému rozpoznávání dokumentů s konzistentními vlastnostmi může PaperOffice DMS vždy přiřadit všechny naskenované dokumenty ke správnému umístění v digitální paměti. Má smysl začít skenovat archiv s nejnovějšími položkami, aby se dále zmenšila velikost analogového archivu po vypršení doby uchovávání. Kromě toho máme mnoho návodů, jak dosáhnout bezpapírové kanceláře díky skeneru.
PaperOffice DMS je rozhraní mezi analogovým a digitálním. Pomocí funkce skenování může software číst analogové dokumenty, plány a fotografie do systému prostřednictvím skeneru a digitalizovat je, přičemž texty jsou převedeny na písma pomocí OCR, které lze změnit v aplikacích sady Office. Časová razítka a verzování zajišťují, že digitální dokument odpovídá analogovému originálu.
Optimalizujte svou pracovní dobu až o 7,5 % ve srovnání s prací na papíře díky použití PaperOffice DMS.
Ušetřete čas při hledání, směrování a sdílení dokumentů.
S digitálními razítky mohou být dokumenty doplněny o další informace a dokonce řídit podrobné pracovní postupy. Funkce úkolu a pracovního postupu zase zajišťuje, že termíny jsou splněny a dokončeny.
Takže vše, co potřebujete, je kopírka a PaperOffice DMS pro urychlení provozní digitalizace nebo dokonce začátek. Cesta, která rozhodně stojí za to.
FAQs
Nakonec odpovídáme na několik dalších často kladených otázek na toto téma. "Digitalizace u poskytovatelů služeb a prodejců multifunkčních zařízení":
Jak mohou zaměstnanci získat přístup k PaperOffice?
Díky decentralizované a moderní programové architektuře lze PaperOffice použít na téměř jakémkoli zařízení - od klasických počítačů až po smartphony / tablety až po televizory.
Co se stane s daty, pokud PaperOffice neexistuje?
Nestane se, ale pro ujištění: Data můžete exportovat KDYKOLIv, protože PaperOffice je založen na otevřené databázové struktuře, můžete ke svým datům přistupovat kdykoliv.
Ochrana údajů o tématech: Kde jsou uloženy všechny dokumenty?
PaperOffice bude ukládat všechny dokumenty interně s šifrováním na vysoké úrovni, díky čemuž bude imunní například vůči krádeži dat a překročí všechny požadavky GDPR a GOBD.
Vyhněte se chybám: NIKDY neukládejte data do cloudu třetí strany!
Lze PaperOffice přizpůsobit přesně specifikacím?
Ano, PaperOffice lze 100% přizpůsobit zamýšlenému použití, aby byla zajištěna bezproblémová integrace do stávajících procesů a systémů. Dokonce i programové rozhraní může být plně navrženo a volně přizpůsobeno.
Závěr
PaperOffice DMS podporuje poskytovatele služeb a prodejce kopírek a nabízí vhodná rozhraní k dalšímu softwaru, API připojení a může být kdykoli rozšířena podle vašich přání. Software se snadno učí a lze jej snadno integrovat do každodenní praxe, aniž by docházelo k absencím pro účely školení.
PaperOffice DMS doporučuje používat NAS (síťové úložiště dat) s funkcí zálohování, aby se důležitá data neztratila ani nebyla špehována v cloudech třetích stran.
Nakonec PaperOffice DMS zaujme velmi dobrým poměrem ceny a výkonu a obrovským know-how díky více než 20 letům praktických zkušeností.