Automatizace obchodních procesů pro papírenský a obalový průmysl
PaperOffice DMS pro papírenský a obalový průmysl umožňuje plynulý tok informací díky digitalizaci a automatizaci obchodních procesů.
Profesionální tip
Písemné dokumenty, smlouvy, směnky, faktury, dodací listy a mnoho dalšího jsou díky digitalizaci nahrazovány elektronickými dokumenty, čímž se maximálně optimalizují všechny pracovní procesy.Integrovaná umělá inteligence umožňuje do značné míry automatizovat obchodní procesy, což urychluje vaše procesy a zvyšuje úspěch a spokojenost.
Digitalizace v papírenském a obalovém průmyslu
Společnosti z papírenského a obalového průmyslu významně těží z použití vhodné správy dat, protože každý den dostávají papírové dokumenty.
Takto společnosti v papírenském a obalovém průmyslu denně vytvářejí důležité dokumenty:
Spisy, náčrtky, návrhy, externí dopisy, výzkum, odborné názory a mnoho dalšího. Ty přicházejí nejen poštou, ale mnoho dopisů také e-mailem.
Všechny tyto dokumenty je třeba digitalizovat, pokud dorazí v papírové podobě, vyžadují strukturované podání, přiřazení úkolů a pracovních postupů a musí být okamžitě k dispozici na vyžádání.
Je velmi důležité, aby byly dodrženy důležité lhůty a aby byla přijata právní opatření k ukládání dokumentů. PaperOffice DMS vám dává jasnou strukturu ve vašich dokumentech a pomáhá vám vyrovnat se se záplavou informací.
PaperOffice DMS vám dává jasnou strukturu ve vašich dokumentech a pomáhá vám vyrovnat se se záplavou informací.
Capturing, processing, sharing, searching and tracking your documents becomes very easy with the use of PaperOffice DMS
PaperOffice eliminuje všechna časově náročná úzká místa a vytváří jasný přehled o důležitých dokumentech, jako jsou smlouvy nebo dopisy, jejich digitální správou v PaperOffice v budoucnu.
V posledních letech se udržitelnost etablovala jako jeden z nejsilnějších trendů v papírenském a obalovém průmyslu. Ekologická kompatibilita a víceúčelová vhodnost budou rozhodující pro budoucí nákupy. Jít zelenou cestou však již neznamená, že zákazníci jsou ochotni zaplatit vyšší cenu nebo kompromis v kvalitě, spíše tyto dva aspekty kvality a udržitelnosti jdou ruku v ruce, pokud jde o flexibilní obaly.
Proč je software pro správu dokumentů dokonalým řešením?
Systém pro správu dokumentů PaperOffice přináší organizaci a ochranu dat pod jednu kapotu. Inovativní systém poskytuje zjednodušené vyhledávací a vyhledávací nástroje, které zkracují dobu odezvy a zajišťují, že dokumenty se nikdy neztratí, což je pro podniky vždy uspokojením.
PaperOffice nerozlišuje mezi typy dokumentů, bez ohledu na to, zda potřebujete pomoc se správou smluv, podání, účtů, rozsudků a e-mailové korespondence: díky systému správy dokumentů PaperOffice jsou vaše předchozí procesy ve vaší společnosti digitalizovány, což je činí efektivnějšími, transparentnějšími a výrazně flexibilnějšími.
Protože bez ohledu na to, v jaké formě dokumenty dorazí do společnosti, ať už jako papírové dokumenty, soubory PDF, e-maily nebo fotografie, jsou automaticky archivovány a uloženy v zabezpečené databázi.
Díky integrované umělé inteligenci se aktivují automatická pravidla. Tato umělá inteligence automaticky třídí dokumenty do složek, jako jsou "Faktura" a "Dodací listy", ukládá příslušná klíčová slova a spouští digitální pracovní postup uložený pro příslušný typ dokumentu.
Jak jít bez papíru?
PaperOffice eliminuje všechna časově náročná úzká místa, vede k úsporám nákladů, jako je eliminace papírových dokumentů, a vytváří jasný přehled o důležitých dokumentech, jako jsou účtenky, smlouvy, dodací listy nebo jiné dopisy, tím, že je v budoucnu spravuje digitálně v PaperOffice .
Snímání, zpracování, sdílení, vyhledávání a sledování vašich dokumentů je s použitím PaperOffice velmi snadné.
Díky řízenému přístupu, podrobným seznamům úkolů, stejně jako schvalování pomocí pracovních postupů a spolehlivých e-mailových oznámení mohou zaměstnanci efektivně dokončit přiřazené úkoly a oprávněné osoby mohou snadno schválit nebo zamítnout schválení.
PaperOffice splňuje nejvyšší bezpečnostní standardy, jako je správa autorizací nebo udělování přístupových práv.
Uživatel definuje jednotlivé pracovní kroky přesně stejným způsobem, jakým jsou prováděny ve společnosti, například "evidence", "kontrola", "uvolnění" a "zaúčtování" faktur. Odpovědnost může být přiřazena nejen jednotlivým lidem, ale také skupinám uživatelů, jako je "Účetnictví" nebo "Řízení výstavby", takže kolega může okamžitě zasáhnout, pokud je zaměstnanec nepřítomen.
Procesně orientovaná správa dokumentů
Procesně orientovaná správa dokumentů zajišťuje, že tyto dokumenty zůstanou aktuální s malým úsilím. PaperOffice vás zde podporuje rozsáhlým modulem úloh a pracovních postupů.
Tímto způsobem lze vytvořit určité procesní řetězce a definovat stávající provozní procesy na elektronických dokumentech a částečně je provádět automaticky.
To představuje bezchybnou optimalizaci procesu, protože úkol může být nejen přiřazen zaměstnancům se specifickými uživatelskými právy a lhůtami pro dokončení, vyžaduje digitální vydání, ale také automaticky spouští další akce, jako jsou e-mailová oznámení nebo změny stavu dokumentu.
Tímto způsobem lze mapovat všechny procesy dokumentu.
Protože bez ohledu na to, v jaké formě dokumenty dorazí do společnosti, ať už jako papírové dokumenty, soubory PDF, e-maily nebo fotografie, jsou automaticky archivovány a uloženy v zabezpečené databázi.
Důležité smlouvy tak mohou být včas uznány a ukončeny nebo znovu sjednány. Uvolnění dokumentu s digitálním podpisem a e-mailovým oznámením namísto pomalé papírové pošty, nezabezpečený e-mail přispívá k loajalitě zákazníků.
Řešení: osvědčené know-how
Nedává smysl používat manažerský software v praxi hned? který nejen splňuje všechny požadavky, ale je také snadno naučitelný a levný?
PaperOffice DMS je osvědčené kompletní řešení pro digitální práci a s více než 20 lety zkušeností na trhu jeden z prvních průkopníků DMS.
Proč je PaperOffice DMS tím správným softwarem
Časová výhoda pro důležité věci, úspora nákladů eliminací papírových archivů, zlepšení vašich služeb díky schopnosti rychle poskytovat informace a audit-proof a digitální archivace vašeho objemu dokumentů - to je zaručeno PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS je ten správný software, protože je dodáván se vším, co společnosti z papírenského a obalového průmyslu potřebují, jako například:
Technologie OCR rozpozná nejen obsah dokumentu, ale také všechna datová pole relevantní pro daň, jako je číslo dokladu, datum, netto, daň a hrubá částka. Importovaná data jsou k dispozici pro controllingová hodnocení, platební transakce a finanční účetnictví. To šetří únavnou vstupní práci a snižuje chyby při odesílání.
Data včetně místa archivace lze exportovat do vašeho daňového poradce jediným kliknutím.
- Ukládání dokumentů ve všech digitálních formátech dle zásad GDPR
- Funkce pro odesílání a opětovné odesílání opožděných dokumentů, které vyžadují akci
- Samoučící se funkce ukládání dat s označováním a interním vyhledávačem
- Automatické přiřazení nově přidaných dokumentů ke správné složce
- Jednoduchá tvorba databáze a připojení k databázi včetně individuálně přizpůsobitelné masky
- Automatické vytváření šablon pro opakující se procesy a operace
PaperOffice DMS samozřejmě umožňuje migraci a integraci stávajících digitálních dat ze stávajících softwarových řešení. PaperOffice DMS je zároveň rozhraním mezi analogovým a digitálním.
Pomocí funkce skenování může software pomocí skeneru nebo mobilního telefonu číst analogové dokumenty, plány a fotografie do systému a digitalizovat je, přičemž texty jsou převedeny na písma pomocí OCR a mohou být změněny v aplikacích sady Office. Časová razítka a verzování zajišťují, že digitální dokument odpovídá analogovému originálu.
Bezpečnost dat je nesmírně důležitou otázkou, zejména v papírenském a obalovém průmyslu. To je důvod, proč PaperOffice DMS pracuje s 1024bitovým šifrovacím kódem, ale nejen to.
Všechna data jsou převedena do vlastního formátu, který je nezávislý na operačním systému. Výsledkem je, že hackeři a vyděrači musí nejprve prolomit bránu firewall operačního systému, pak šifrování a nakonec cizí formát, což se dosud nestalo. PaperOffice DMS má velmi efektivní systém pro správu hesel, takže nakonec člověk, který má být považován za největší slabé místo každého počítače, nemůže způsobit žádné škody.
Všechna digitální data jsou šifrována v PaperOffice DMS s 1024 bity a formát je převeden. To má za následek tak velké překážky pro hackery a špiony, že všichni dosud selhali s PaperOffice DMS. Hierarchický systém správy hesel zároveň zabraňuje tomu, aby měl každý přístup ke všemu.
Důležité argumenty pro zahrnutí PaperOffice DMS do plánování rozpočtu. A konečně, PaperOffice DMS přesvědčuje také tím, že se bere v úvahu udržitelnost a ochrana životního prostředí. Dříve či později dojde k úplné konverzi z analogových dokumentů do digitální podoby a poté bude dobře připravena veřejná instituce, která pak již bude používat PaperOffice DMS.
Digitální zpracování faktur je výhodné i pro mnoho firem v papírenském a obalovém průmyslu. Příchozí faktury lze automatizovat díky PaperOffice DMS a jsou předávány odpovědnému pracovníkovi. Proces řízení a uvolňování prostřednictvím digitálního uvolnění lze také zvládnout rychle a efektivně prostřednictvím systému.
Jediným kliknutím myši lze data včetně místa archivace exportovat do vašeho daňového poradce nebo naopak.
Bezpečná archivace v souladu s revizemi: PaperOffice DMS technicky splňuje zákonné požadavky GoBD, GDPdU a DSGVO
PaperOffice DMS umožňuje připojení dalšího softwaru, jako je ERP, a samozřejmě přenos dokumentů z Microsoft Office přes příslušná rozhraní. PaperOffice DMS urychluje komunikaci.
Termíny a schůzky jsou monitorovány a akce jsou automaticky spouštěny v závislosti na požadovaném nastavení. Objednávkové procesy mohou být automatizovány a dokonce i změny, které jsou plánovány do budoucna, mohou být zadány tak, aby vstoupily v platnost v požadovaném čase.
Díky svým rozsáhlým funkcím lze PaperOffice DMS rozhodně zařadit do vyššího segmentu správy podnikového obsahu (ECM).
ECM zahrnuje celkovou správu veškerého obsahu v organizaci s odpovídající hierarchií přístupu. PaperOffice DMS je schopen uložit jakýkoli obsah v digitální podobě, změnit jeho obsah a formát a zpřístupnit jej.
PaperOffice DMS má všechny funkce ECM a to ve vynikajícím poměru ceny a výkonu, stejně jako intuitivně naučitelná forma provozu, která činí nákladné externí nebo interní školení zbytečným. Spíše jsou k dispozici bezplatné video tutoriály, abyste si zvykli na různé nabídky. PaperOffice DMS se může stát organizačním centrem v každé společnosti a to téměř rychlostí světla.
Společnosti z papírenského a obalového průmyslu těží z digitální správy dokumentů
38 % všech dotázaných firem prostě nemá čas na digitalizaci svých procesů. Doporučujeme postup, který začíná základním procesem, skenováním analogových dokumentů současně s jejich zpracováním. Tímto způsobem by skupina lidí, kteří pracují s kopírkou každý den, mohla být také instruována, pokud je to možné, aby skenovala archiv kousek po kousku.
Díky automatickému rozpoznávání dokumentů s konzistentními vlastnostmi může PaperOffice DMS vždy přiřadit všechny naskenované dokumenty ke správnému umístění v digitální paměti. Má smysl začít skenovat archiv s nejnovějšími položkami, aby se dále zmenšila velikost analogového archivu po vypršení doby uchovávání. Kromě toho máme mnoho návodů, jak dosáhnout bezpapírové kanceláře díky skeneru.
PaperOffice DMS je rozhraní mezi analogovým a digitálním. Pomocí funkce skenování může software číst analogové dokumenty, plány a fotografie do systému prostřednictvím skeneru a digitalizovat je, přičemž texty jsou převedeny na písma pomocí OCR, které lze změnit v aplikacích sady Office. Časová razítka a verzování zajišťují, že digitální dokument odpovídá analogovému originálu.
Optimalizujte svou pracovní dobu až o 7,5 % ve srovnání s prací na papíře díky použití PaperOffice DMS.
Ušetřete čas při hledání, směrování a sdílení dokumentů.
S digitálními razítky mohou být dokumenty doplněny o další informace a dokonce řídit podrobné pracovní postupy. Funkce úkolu a pracovního postupu zase zajišťuje, že termíny jsou splněny a dokončeny.
Dostupné vyhodnocovací mechanismy, řízené umělou inteligencí integrovanou v PaperOffice DMS, umožňují vyhodnocení a statistické průzkumy materiálových toků vyskytujících se ve společnosti.
PaperOffice DMS je se svými četnými nástroji pro správu ideálním softwarem pro papírenský a obalový průmysl, který umožňuje bezpečný a bleskově rychlý přístup ke všem datům potřebným pro nejlepší možnou radu zákazníkům. Současně lze PaperOffice DMS použít ke správě všech záležitostí, které jinak vznikají v obchodních operacích.
Aby existovala nejen rozmanitost v oblasti správy dokumentů a ochrany dat, PaperOffice DMS doporučuje použití interního síťového úložiště (NAS) s funkcí zálohování, což snižuje pravděpodobnost úplné ztráty na minimum a zároveň představuje interní cloud, který na rozdíl od cloudů od externích poskytovatelů skutečně chrání před nežádoucím přístupem vládních nebo nevládních orgánů.
FAQs
Nakonec odpovídáme na několik dalších často kladených otázek na toto téma. "Digitalizace pro papírenský a obalový průmysl":
Jak mohou zaměstnanci získat přístup k PaperOffice?
Díky decentralizované a moderní programové architektuře lze PaperOffice použít na téměř jakémkoli zařízení - od klasických počítačů až po smartphony / tablety až po televizory.
Co se stane s daty, pokud PaperOffice neexistuje?
Nestane se, ale pro ujištění: Data můžete exportovat KDYKOLIv, protože PaperOffice je založen na otevřené databázové struktuře, můžete ke svým datům přistupovat kdykoliv.
Ochrana údajů o tématech: Kde jsou uloženy všechny dokumenty?
PaperOffice bude ukládat všechny dokumenty interně s vysokou úrovní šifrování, je například imunní vůči krádeži dat a překračuje všechny požadavky GDPR a GOBD.
Vyhněte se chybám: NIKDY neukládejte data do cloudu třetí strany!
Lze PaperOffice přizpůsobit přesně specifikacím?
Ano, PaperOffice lze 100% přizpůsobit zamýšlenému použití, aby byla zajištěna bezproblémová integrace do stávajících procesů a systémů. Dokonce i programové rozhraní může být plně navrženo a volně přizpůsobeno.
Závěr
PaperOffice DMS podporuje firmy z papírenského a obalového průmyslu a nabízí odpovídající rozhraní k jinému softwaru, API připojení a může být kdykoliv rozšířen podle vašich představ. Software se snadno učí a lze jej snadno integrovat do každodenní praxe, aniž by docházelo k absencím pro účely školení.
PaperOffice DMS doporučuje používat NAS (síťové úložiště dat) s funkcí zálohování, aby se důležitá data neztratila ani nebyla špehována v cloudech třetích stran.
Nakonec PaperOffice DMS zaujme velmi dobrým poměrem ceny a výkonu a obrovským know-how díky více než 20 letům praktických zkušeností.