Digitální firemní procesy v nábytkářském průmyslu a výrobě
Automatizace obchodních procesů a specializovaných řešení v nábytkářském průmyslu a výrobě jsou předpokladem efektivity a úspěchu. Jeho potřeba již není volitelným luxusem, ale nutností, aby zůstala dlouhodobě konkurenceschopná.
Profesionální tip
Důležité dokumenty ve stávající papírové podobě, jako jsou podání, výpisy z účtu, smlouvy, externí dopisy, účty, zprávy, jsou díky digitalizaci nahrazeny elektronickými dokumenty a tím maximálně optimalizují všechny pracovní procesy.PaperOffice umožňuje nejen správu dokumentů, ale také okamžitý přístup k digitálním zákaznickým a úvěrovým souborům.
Digitalizace v nábytkářském a zpracovatelském průmyslu
S dnešní záplavou digitálních a papírových dat je důležité zajistit, aby se důležité dokumenty neztratily a byly k dispozici, když je správný čas.
Společnosti z nábytkářského a zpracovatelského průmyslu významně těží z využití vhodné správy dat, protože každý den dostávají papírové dokumenty.
Ve zpracovatelském průmyslu jsou každý den generovány důležité dokumenty: podání, náčrtky, návrhy, externí dopisy, výzkum, odborné názory a mnoho dalšího. Ty přicházejí nejen poštou, ale mnoho dopisů také e-mailem.
Všechny tyto dokumenty je třeba digitalizovat, pokud dorazí v papírové podobě, vyžadují strukturované podání, přiřazení úkolů a pracovních postupů a musí být okamžitě k dispozici na vyžádání.
Protože všechny procesy v nábytkářském průmyslu a výrobním průmyslu vyžadují dokonalý tok informací a strukturované provedení. Potřebných výhod lze dosáhnout pouze díky digitalizaci.
Protože digitální archiv dokumentů umožňuje okamžitý přístup ke všem potřebným dokumentům a účast na schvalovacích procesech. Nezáleží na tom, zda jste v kanceláři, pracujete z domova nebo na služební cestě.
Digitální správa dokumentů vám s tím může pomoci: ať už se jedná o strojní soubory, návody k obsluze, katalogy náhradních dílů a protokoly údržby - vše lze archivovat v DMS a znovu najít během několika sekund.
Je velmi důležité, aby byly dodrženy důležité lhůty a aby byla přijata právní opatření k uložení dokumentů.
PaperOffice DMS vám dává jasnou strukturu ve vašich dokumentech a pomáhá vám vyrovnat se se záplavou informací.
PaperOffice eliminuje všechna časově náročná úzká místa a vytváří jasný přehled o důležitých dokumentech, jako jsou smlouvy nebo dopisy, jejich digitální správou v PaperOffice v budoucnu.
Digitalizované procesy vytvářejí jasnou výhodu
V nábytkářském průmyslu a zpracovatelském průmyslu se každý den používá mnoho papíru. Na jedné straně, protože procesy jsou poměrně složité, to vede k velkým horám papíru, obrovskému množství dat, ale také k dlouhému procesu vyhledávání.
Systém pro správu dokumentů PaperOffice přináší organizaci a ochranu dat pod jednu kapotu. Inovativní systém poskytuje zjednodušené vyhledávací a vyhledávací nástroje, které zkracují dobu odezvy a zajišťují, že dokumenty se nikdy neztratí, což je pro podniky vždy uspokojením.
To je PaperOffice DMS, software pro správu dokumentů, který dokáže mnohem víc než jen spravovat dokumenty.
PaperOffice nerozlišuje mezi typy dokumentů, bez ohledu na to, zda potřebujete pomoc se správou smluv, podání a e-mailové korespondence: díky systému správy dokumentů PaperOffice se vaše předchozí procesy ve vaší společnosti digitalizovaly, což je činí efektivnějšími, transparentnějšími a výrazně flexibilnějšími.
Protože bez ohledu na to, v jaké formě dokumenty dorazí do společnosti, ať už jako papírové dokumenty, soubory PDF, e-maily nebo fotografie, jsou automaticky archivovány a uloženy v zabezpečené databázi.
Důležité smlouvy tak mohou být včas uznány a ukončeny nebo znovu sjednány. Uvolnění dokumentu s digitálním podpisem a e-mailovým oznámením namísto pomalé papírové pošty, nezabezpečený e-mail přispívá k loajalitě zákazníků.
Automatizace díky řešení umělé inteligence a pracovních postupů
Díky integrované umělé inteligenci se aktivují automatická pravidla. Tato umělá inteligence automaticky třídí dokumenty do složek, jako jsou "Faktura" a "Dodací listy", ukládá příslušná klíčová slova a spouští digitální pracovní postup uložený pro příslušný typ dokumentu.
PaperOffice splňuje nejvyšší bezpečnostní standardy , jako je správa autorizací nebo udělování přístupových oprávnění. Uživatel definuje jednotlivé pracovní kroky přesně tak, jak by probíhaly, například "evidence", "kontrola", "uvolnění" a "rezervace" faktur.
Odpovědnost může být přiřazena nejen jednotlivým lidem, ale také skupinám uživatelů, jako je "Účetnictví" nebo "Výroba", takže kolega může okamžitě zasáhnout, pokud je zaměstnanec nepřítomen.
Technologie OCR rozpozná nejen obsah dokumentu, ale také všechna datová pole související s daněmi, jako je číslo dokladu, datum, netto, daň a hrubá částka. Importovaná data jsou k dispozici pro controllingová hodnocení, platební transakce a finanční účetnictví. To šetří únavnou vstupní práci a snižuje chyby při odesílání.
Jediným kliknutím myši lze data včetně místa archivace exportovat k zákazníkovi, daňovému poradci nebo naopak.
Řešení: osvědčené know-how
Nedává smysl používat manažerský software v praxi hned? který nejen splňuje všechny požadavky, ale je také snadno naučitelný a levný?
PaperOffice DMS je osvědčené kompletní řešení pro digitální práci a s více než 20 lety zkušeností na trhu jeden z prvních průkopníků DMS.
All-in-One díky použití PaperOffice DMS
Firmy z nábytkářského průmyslu i výrobních oborů musí zpracovávat dokumenty pro všechny obchodní transakce. Neustálý další vývoj obchodních modelů neustále vytváří nové výzvy. To, co potřebují, je dobrý systém správy dokumentů.
PaperOffice DMS je ten správný software, protože má vše, co nábytkářský a výrobní průmysl potřebuje, například:
- Ukládání dokumentů ve všech digitálních formátech dle zásad GDPR/li>
- Funkce pro odesílání a opětovné odesílání opožděných dokumentů, které vyžadují akci
- Samoučící se funkce ukládání dat s označováním a interním vyhledávačem
- Automatické přiřazení nově přidaných dokumentů ke správné složce
- Jednoduchá tvorba databáze a připojení k databázi včetně individuálně přizpůsobitelné masky
- Automatické vytváření šablon pro opakující se procesy a operace
Integrace digitálních pracovních postupů do obchodních procesů
Funkce pracovního postupu PaperOffice zjednodušuje komunikaci. Procesně orientovaná správa dokumentů zajišťuje, že tyto dokumenty zůstanou aktuální s malým úsilím. PaperOffice DMS vám umožňuje snadno zohlednit příslušné doby uchovávání a mazání. Digitální pracovní postupy jsou integrovány do podnikových procesů, což zajišťuje dodržování základních procesních kroků a tím i shodu.
PaperOffice to podporuje rozsáhlým modulem úloh a pracovních postupů.
Tímto způsobem lze vytvořit určité procesní řetězce a definovat stávající provozní procesy na elektronických dokumentech a částečně je provádět automaticky.
To představuje bezchybnou optimalizaci procesu, protože úkol může být nejen přiřazen zaměstnancům se specifickými uživatelskými právy a lhůtami pro dokončení, vyžaduje digitální vydání, ale také automaticky spouští další akce, jako jsou e-mailová oznámení nebo změny stavu dokumentu.
Tímto způsobem mohou být příslušná metadata uložena také po procesu archivace dokumentů. Kromě typu dokumentu lze zadat dobu archivace a související informace o zákazníkovi.
Nábytkářský průmysl a výrobní obory těží z digitální správy dokumentů
Optimalizujte svou pracovní dobu až o 7,5 % ve srovnání s prací na papíře díky použití PaperOffice DMS.
Ušetřete čas při hledání, směrování a sdílení dokumentů.
PaperOffice DMS samozřejmě umožňuje migraci a integraci stávajících digitálních dat ze stávajících softwarových řešení.
PaperOffice DMS je zároveň rozhraním mezi analogovým a digitálním. Pomocí funkce skenování může software číst analogové dokumenty, plány a fotografie do systému a digitalizovat je pomocí skenerů, ale také nahrávek z mobilních telefonů, přičemž texty jsou převedeny na psaní pomocí OCR a mohou být změněny v aplikacích Office.
Časová razítka a verzování zajišťují, že digitální dokument odpovídá analogovému originálu.
PaperOffice DMS je nejen rozsáhlý ve svých funkcích, ale také snadno se učí, vedený video tutoriály, ale také individuálními radami a školením, pokud je to žádoucí. To vše v opravdu dobrém poměru ceny a výkonu.
FAQs
Nakonec odpovídáme na několik dalších často kladených otázek na toto téma. "Digitalizace v nábytkářském průmyslu a výrobních společnostech":
Jak mohou zaměstnanci získat přístup k PaperOffice?
Díky decentralizované a moderní programové architektuře lze PaperOffice použít na téměř jakémkoli zařízení - od klasických počítačů až po smartphony / tablety až po televizory.
Co se stane s daty, pokud PaperOffice neexistuje?
Nestane se, ale pro ujištění: Data můžete exportovat KDYKOLIv, protože PaperOffice je založen na otevřené databázové struktuře, můžete ke svým datům přistupovat kdykoliv.
Ochrana údajů o tématech: Kde jsou uloženy všechny dokumenty?
PaperOffice bude ukládat všechny dokumenty interně s šifrováním na vysoké úrovni, díky čemuž bude imunní například vůči krádeži dat a překročí všechny požadavky GDPR a GOBD.
Vyhněte se chybám: NIKDY neukládejte data do cloudu třetí strany!
Lze PaperOffice přizpůsobit přesně specifikacím?
Ano, PaperOffice lze 100% přizpůsobit zamýšlenému použití, aby byla zajištěna bezproblémová integrace do stávajících procesů a systémů. Dokonce i programové rozhraní může být plně navrženo a volně přizpůsobeno.
Závěr
PaperOffice DMS podporuje firmy z nábytkářského průmyslu i výrobní společnosti a nabízí vhodná rozhraní k dalšímu softwaru, API připojení a lze jej kdykoliv rozšířit dle Vašeho přání. Software se snadno učí a lze jej snadno integrovat do každodenní praxe, aniž by docházelo k absencím pro účely školení.
PaperOffice DMS doporučuje používat NAS (síťové úložiště dat) s funkcí zálohování, aby se důležitá data neztratila ani nebyla špehována v cloudech třetích stran.
Nakonec PaperOffice DMS zaujme velmi dobrým poměrem ceny a výkonu a obrovským know-how díky více než 20 letům praktických zkušeností.