Digitalizace v nábytkářském průmyslu a výrobních společnostech

Digitalizace v nábytkářském a zpracovatelském průmyslu

S dnešní záplavou digitálních a papírových dat je důležité zajistit, aby se důležité dokumenty neztratily a byly k dispozici, když je správný čas.

Společnosti z nábytkářského a zpracovatelského průmyslu významně těží z využití vhodné správy dat, protože každý den dostávají papírové dokumenty.

Ve zpracovatelském průmyslu jsou každý den generovány důležité dokumenty: podání, náčrtky, návrhy, externí dopisy, výzkum, odborné názory a mnoho dalšího. Ty přicházejí nejen poštou, ale mnoho dopisů také e-mailem.

Digitization in the furniture industry and manufacturing increased efficiency

Všechny tyto dokumenty je třeba digitalizovat, pokud dorazí v papírové podobě, vyžadují strukturované podání, přiřazení úkolů a pracovních postupů a musí být okamžitě k dispozici na vyžádání.

Protože všechny procesy v nábytkářském průmyslu a výrobním průmyslu vyžadují dokonalý tok informací a strukturované provedení. Potřebných výhod lze dosáhnout pouze díky digitalizaci.

Protože digitální archiv dokumentů umožňuje okamžitý přístup ke všem potřebným dokumentům a účast na schvalovacích procesech. Nezáleží na tom, zda jste v kanceláři, pracujete z domova nebo na služební cestě.

Digitální správa dokumentů vám s tím může pomoci: ať už se jedná o strojní soubory, návody k obsluze, katalogy náhradních dílů a protokoly údržby - vše lze archivovat v DMS a znovu najít během několika sekund.

Je velmi důležité, aby byly dodrženy důležité lhůty a aby byla přijata právní opatření k uložení dokumentů.

PaperOffice DMS vám dává jasnou strukturu ve vašich dokumentech a pomáhá vám vyrovnat se se záplavou informací.

PaperOffice eliminuje všechna časově náročná úzká místa a vytváří jasný přehled o důležitých dokumentech, jako jsou smlouvy nebo dopisy, jejich digitální správou v PaperOffice v budoucnu.

Digitalizované procesy vytvářejí jasnou výhodu

V nábytkářském průmyslu a zpracovatelském průmyslu se každý den používá mnoho papíru. Na jedné straně, protože procesy jsou poměrně složité, to vede k velkým horám papíru, obrovskému množství dat, ale také k dlouhému procesu vyhledávání.

Systém pro správu dokumentů PaperOffice přináší organizaci a ochranu dat pod jednu kapotu. Inovativní systém poskytuje zjednodušené vyhledávací a vyhledávací nástroje, které zkracují dobu odezvy a zajišťují, že dokumenty se nikdy neztratí, což je pro podniky vždy uspokojením.

To je PaperOffice DMS, software pro správu dokumentů, který dokáže mnohem víc než jen spravovat dokumenty.

Protože bez ohledu na to, v jaké formě dokumenty dorazí do společnosti, ať už jako papírové dokumenty, soubory PDF, e-maily nebo fotografie, jsou automaticky archivovány a uloženy v zabezpečené databázi.

Důležité smlouvy tak mohou být včas uznány a ukončeny nebo znovu sjednány. Uvolnění dokumentu s digitálním podpisem a e-mailovým oznámením namísto pomalé papírové pošty, nezabezpečený e-mail přispívá k loajalitě zákazníků.

The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood

Automatizace díky řešení umělé inteligence a pracovních postupů

Díky integrované umělé inteligenci se aktivují automatická pravidla. Tato umělá inteligence automaticky třídí dokumenty do složek, jako jsou "Faktura" a "Dodací listy", ukládá příslušná klíčová slova a spouští digitální pracovní postup uložený pro příslušný typ dokumentu.

PaperOffice splňuje nejvyšší bezpečnostní standardy , jako je správa autorizací nebo udělování přístupových oprávnění. Uživatel definuje jednotlivé pracovní kroky přesně tak, jak by probíhaly, například "evidence", "kontrola", "uvolnění" a "rezervace" faktur.

Odpovědnost může být přiřazena nejen jednotlivým lidem, ale také skupinám uživatelů, jako je "Účetnictví" nebo "Výroba", takže kolega může okamžitě zasáhnout, pokud je zaměstnanec nepřítomen.

Technologie OCR rozpozná nejen obsah dokumentu, ale také všechna datová pole související s daněmi, jako je číslo dokladu, datum, netto, daň a hrubá částka. Importovaná data jsou k dispozici pro controllingová hodnocení, platební transakce a finanční účetnictví. To šetří únavnou vstupní práci a snižuje chyby při odesílání.

Jediným kliknutím myši lze data včetně místa archivace exportovat k zákazníkovi, daňovému poradci nebo naopak.

PaperOffice DMS revolutionizes your administration by merging all documents and all associated information in one place, namely in the document management system

All-in-One díky použití PaperOffice DMS

Firmy z nábytkářského průmyslu i výrobních oborů musí zpracovávat dokumenty pro všechny obchodní transakce. Neustálý další vývoj obchodních modelů neustále vytváří nové výzvy. To, co potřebují, je dobrý systém správy dokumentů.

PaperOffice DMS je ten správný software, protože má vše, co nábytkářský a výrobní průmysl potřebuje, například:

• Ukládání dokumentů ve všech digitálních formátech dle zásad GDPR/li>
• Funkce pro odesílání a opětovné odesílání opožděných dokumentů, které vyžadují akci
• Samoučící se funkce ukládání dat s označováním a interním vyhledávačem
• Automatické přiřazení nově přidaných dokumentů ke správné složce
• Jednoduchá tvorba databáze a připojení k databázi včetně individuálně přizpůsobitelné masky
• Automatické vytváření šablon pro opakující se procesy a operace

Integrace digitálních pracovních postupů do obchodních procesů

Everyone involved can find and edit the information quickly and easily at any time and add new documents

Funkce pracovního postupu PaperOffice zjednodušuje komunikaci. Procesně orientovaná správa dokumentů zajišťuje, že tyto dokumenty zůstanou aktuální s malým úsilím. PaperOffice DMS vám umožňuje snadno zohlednit příslušné doby uchovávání a mazání. Digitální pracovní postupy jsou integrovány do podnikových procesů, což zajišťuje dodržování základních procesních kroků a tím i shodu.

PaperOffice to podporuje rozsáhlým modulem úloh a pracovních postupů.

Tímto způsobem lze vytvořit určité procesní řetězce a definovat stávající provozní procesy na elektronických dokumentech a částečně je provádět automaticky.

To představuje bezchybnou optimalizaci procesu, protože úkol může být nejen přiřazen zaměstnancům se specifickými uživatelskými právy a lhůtami pro dokončení, vyžaduje digitální vydání, ale také automaticky spouští další akce, jako jsou e-mailová oznámení nebo změny stavu dokumentu.

Tímto způsobem mohou být příslušná metadata uložena také po procesu archivace dokumentů. Kromě typu dokumentu lze zadat dobu archivace a související informace o zákazníkovi.

Nábytkářský průmysl a výrobní obory těží z digitální správy dokumentů

Optimalizujte svou pracovní dobu až o 7,5 % ve srovnání s prací na papíře díky použití PaperOffice DMS.

Ušetřete čas při hledání, směrování a sdílení dokumentů.

PaperOffice DMS samozřejmě umožňuje migraci a integraci stávajících digitálních dat ze stávajících softwarových řešení.

PaperOffice DMS je zároveň rozhraním mezi analogovým a digitálním. Pomocí funkce skenování může software číst analogové dokumenty, plány a fotografie do systému a digitalizovat je pomocí skenerů, ale také nahrávek z mobilních telefonů, přičemž texty jsou převedeny na psaní pomocí OCR a mohou být změněny v aplikacích Office.

Časová razítka a verzování zajišťují, že digitální dokument odpovídá analogovému originálu.

PaperOffice DMS je nejen rozsáhlý ve svých funkcích, ale také snadno se učí, vedený video tutoriály, ale také individuálními radami a školením, pokud je to žádoucí. To vše v opravdu dobrém poměru ceny a výkonu.