Automatizace podnikových procesů ve stavebnictví
PaperOffice DMS pro stavební firmy umožňuje plynulý tok informací mezi odděleními díky digitalizaci a automatizaci podnikových procesů.
Profesionální tip
Písemné dokumenty, smlouvy, návrhy, rešerše, dodací listy a mnoho dalšího jsou díky digitalizaci nahrazeny elektronickými dokumenty a tím maximálně optimalizují všechny pracovní procesy.Integrovaná umělá inteligence umožňuje do značné míry automatizovat obchodní procesy, což urychluje vaše procesy a zvyšuje úspěch a spokojenost.
Digitalizace ve stavebnictví
Stavební firmy, korporace, developeři, projektoví manažeři, inženýři a projektanti významně těží z využití vhodné správy dat.
Stavební firmy denně generují důležité dokumenty: stavební protokoly, fotodokumentaci, účtenky, faktury, výkresy, dodací listy, briefy a mnoho dalšího.
Všechny tyto dokumenty je třeba digitalizovat, pokud dorazí v papírové podobě, vyžadují strukturované podání, přiřazení úkolů a pracovních postupů a musí být okamžitě k dispozici na vyžádání.
Nejlepším řešením je použití dobře promyšleného softwaru pro správu dokumentů, jako je PaperOffice DMS.
Ve stavebnictví často existují procesy založené na projektech. V každém z těchto projektů existuje velké množství různých informací, včetně souborů a dokumentů, které lze centrálně spravovat vhodným DMS, jako je PaperOffice.
PaperOffice DMS jako řešení pro stavebnictví vám umožňuje provádět živé vyhledávání klíčových slov ve vašich projektech, zákaznických datech a dokumentech. Díky integraci PaperOffice DMS do stavební firmy můžete získat body nad konkurencí automatizací vašich procesů prostřednictvím digitálních pracovních postupů nebo automatickým podáním všech dokumentů souvisejících s projektem, správou pravidel, přidáváním úkolů.
Jak mohu přejít na bezpapírový průmysl ve stavebnictví?
PaperOffice eliminuje všechna časově náročná úzká místa a vytváří jasný přehled o důležitých dokumentech, jako jsou smlouvy, faktury, objednávky, dodací listy tím, že je v budoucnu spravuje digitálně v PaperOffice.
Snímání, zpracování, sdílení, vyhledávání a sledování vašich dokumentů je s použitím PaperOffice velmi snadné.
Díky řízenému přístupu, podrobným seznamům úkolů, stejně jako vydávání schválení pomocí pracovních postupů a spolehlivých e-mailových oznámení mohou zaměstnanci efektivně dokončit přiřazené úkoly a oprávněné osoby je mohou snadno schválit nebo odmítnout uvolnění.
Se softwarovým řešením PaperOffice DMS se již žádné dokumenty neztratí. A bez ohledu na to, kde se nacházíte, máte přístup k důležitým dokumentům během několika sekund.
Samozřejmě vždy pracujete s našimi systémy v souladu se zákonem a zcela auditně odolnými.
Procesně orientovaná správa dokumentů
Procesně orientovaná správa dokumentů zajišťuje, že tyto dokumenty zůstanou aktuální s malým úsilím. PaperOffice vás zde podporuje rozsáhlým modulem úloh a pracovních postupů.
Tímto způsobem lze vytvořit určité procesní řetězce a definovat stávající provozní procesy na elektronických dokumentech a částečně je provádět automaticky.
To představuje bezchybnou optimalizaci procesů, protože úkol může být nejen přiřazen zaměstnancům se specifickými uživatelskými právy a lhůtami pro dokončení, vyžaduje digitální vydání, ale také automaticky spouští další akce, jako jsou e-mailová oznámení nebo změny stavu dokumentu.
Tímto způsobem lze mapovat všechny procesy dokumentu.
Kromě celé řady dalších výhod je PaperOffice DMS ideálním nástrojem pro řízení různých fází výstavby.
Každý dokument, od faktury přes balík šroubů z železářství až po různé stavební plány, lze uložit ve správném chronologickém pořadí a podle potřeby vyvolat.
Správa verzí je zde důležitá. Například původní stavební plán, později upravený stavební plán atd. PaperOffice DMS také umožňuje ukládání ručně psaných záznamů a fotografií stavu stavby. S PaperOffice DMS je možná kompletní dokumentace všech procesů a incidentů během výstavby. Od slavnostního položení základního kamene až po předání klíčů. A to vše s minimálním úsilím.
Software pro správu dokumentů, jako je PaperOffice DMS, je pro tyto úkoly nejvhodnější. Protože se jedná o software pro správu dokumentů, který dokáže mnohem víc než jen spravovat dokumenty.
PaperOffice nerozlišuje mezi typy dokumentů, bez ohledu na to, zda potřebujete pomoc se správou smluv, podání a e-mailové korespondence: díky systému správy dokumentů PaperOffice jsou vaše předchozí procesy ve společnosti digitalizovány, což je činí efektivnějšími a transparentnějšími a mnohem flexibilnějšími.
Protože bez ohledu na to, v jaké formě dokumenty dorazí do společnosti, ať už jako papírové dokumenty, soubory PDF, e-maily nebo fotografie, jsou automaticky archivovány a uloženy v zabezpečené databázi.
Důležité smlouvy tak mohou být včas uznány a ukončeny nebo znovu sjednány. Uvolnění dokumentu s digitálním podpisem a e-mailovým oznámením namísto pomalé papírové pošty, nezabezpečený e-mail přispívá k loajalitě zákazníků.
Řešení: osvědčené know-how
Nedává smysl používat manažerský software v praxi hned? který nejen splňuje všechny požadavky, ale je také snadno naučitelný a levný?
PaperOffice DMS je osvědčené kompletní řešení pro digitální práci a s více než 20 lety zkušeností na trhu jeden z prvních průkopníků DMS.
Digitální zpracování je nezbytným základem pro zajištění vysoké kvality služeb všech služeb v budoucnosti
"Tyčový zákon" byl jedním z prvních zákonů ve stavebnictví a nespočet dalších se měl řídit dodnes. Rodový zákon byl ve skutečnosti 5 m dlouhý prut, který byl ve středověku používán k zajištění uliček a ulic o minimální šířce kolem 5 m tím, že umožňoval člověku procházet ulicemi s touto tyčí drženou napříč. Tam, kde byla příliš úzká, musela být budova, která vyčnívala příliš daleko do ulice, zbourána. To mělo méně co do činění s provozem v té době a více s rizikem požáru. To mělo zabránit tomu, aby se hořící domy na jedné straně ulice rozšířily na druhou stranu.
Dnes federální a státní stavební právo obsahuje přibližně 1 600 odstavců. Kromě toho existují normy a specifikace profesních sdružení pro vlastnosti materiálu, typ použití, způsob instalace materiálů a dokonce i s obchodními předpisy, kdo je oprávněn stavět a instalovat co. Na světě je pravděpodobně jen několik zemí, které mají podobně složitý stavební systém.
Pro dodavatele, a to jak civilní, tak strukturální, to znamená konzultovat příslušné specifikace pro každou práci a znamená to pokaždé provést více či méně rozsáhlé papírování. Není neobvyklé, že stavitelé jdou o krok dále a požadují změny, které nebyly v původním stavebním plánu předvídány. V plánu je někdy ručně psaná poznámka o tom, co je třeba změnit a jak. To může vést k řetězové reakci, která ovlivňuje všechny obchody a dokonce narušuje plánování materiálu.
Jak mohu sledovat chaos na papíře?
Samozřejmě díky použití PaperOffice DMS.
Protože PaperOffice archivuje všechny dokumenty generované ve stavebnictví a všechny relevantní informace v souladu se zákonem a auditně odolným způsobem.
PaperOffice DMS ve spojení s NAS (Network Attached Storage) umožňuje vybudování velmi zabezpečeného intranetu pro interní komunikaci a přenos dat. To vytváří dvojí zabezpečení proti útokům zvenčí. Za prvé firewall operačního systému a za druhé šifrování PaperOffice DMS. Současně je prostřednictvím NAS zřízen samostatný cloud, nezávislý na poskytovatelích třetích stran.
Rozsáhlá funkce pracovního postupu od PaperOffice DMS usnadňuje interní komunikaci. Pojem interní zahrnuje také pobočky nebo zahraniční lokality. Například v případě práce související s projektem je vždy zobrazen aktuální stav a zároveň historie.
Součástí je samozřejmě také týmový a soukromý kalendář, do kterého jsou zadávány termíny a události související s časem.
Rozpoznávání dokumentů vybavené umělou inteligencí automaticky uspořádá všechny dokumenty, které mají být uloženy ve správné složce, a vytvoří index klíčových slov i historii změn. Interní vyhledávač PaperOffice DMS najde každý dokument ve zlomcích sekundy.
PaperOffice splňuje nejvyšší bezpečnostní standardy , jako je správa autorizací nebo udělování přístupových oprávnění. Uživatel definuje jednotlivé pracovní kroky přesně tak, jak by probíhaly, například "evidence", "kontrola", "uvolnění" a "rezervace" faktur.
Odpovědnost může být přiřazena nejen jednotlivým lidem, ale také skupinám uživatelů, jako je "Účetnictví" nebo "Výroba", takže kolega může okamžitě zasáhnout, pokud je zaměstnanec nepřítomen.
Technologie OCR rozpozná nejen obsah dokumentu, ale také všechna datová pole relevantní pro daň, jako je číslo dokladu, datum, netto, daň a hrubá částka. Importovaná data jsou k dispozici pro controllingová hodnocení, platební transakce a finanční účetnictví. To šetří únavnou vstupní práci a snižuje chyby při odesílání.
Důležité argumenty pro zahrnutí PaperOffice DMS do plánování rozpočtu. A konečně, PaperOffice DMS přesvědčuje také tím, že se bere v úvahu udržitelnost a ochrana životního prostředí. Dříve či později dojde k úplné konverzi z analogových dokumentů do digitální podoby a poté bude dobře připravena veřejná instituce, která pak již bude používat PaperOffice DMS.
Jediným kliknutím myši lze data včetně místa archivace exportovat k zákazníkovi, daňovému poradci nebo naopak.
PaperOffice DMS samozřejmě umožňuje migraci a integraci stávajících digitálních dat ze stávajících softwarových řešení. PaperOffice DMS je zároveň rozhraním mezi analogovým a digitálním. Pomocí funkce skenování může software číst analogové dokumenty, plány a fotografie do systému a digitalizovat je pomocí skenerů, ale také nahrávek z mobilních telefonů, přičemž texty jsou převedeny na psaní pomocí OCR a mohou být změněny v aplikacích Office. Časová razítka a verzování zajišťují, že digitální dokument odpovídá analogovému originálu.
Společnosti ve stavebnictví musí zpracovávat dokumenty pro všechny obchodní transakce. Neustálý další vývoj obchodních modelů neustále vytváří nové výzvy. To, co potřebují, je dobrý systém správy dokumentů.
PaperOffice DMS je ten správný software, protože je dodáván se vším, co potřebujete, například:
- Ukládání dokumentů ve všech digitálních formátech dle zásad GDPR/li>
- Funkce pro odesílání a opětovné odesílání opožděných dokumentů, které vyžadují akci
- Samoučící se funkce ukládání dat s označováním a interním vyhledávačem
- Automatické přiřazení nově přidaných dokumentů ke správné složce
- Jednoduchá tvorba databáze a připojení k databázi včetně individuálně přizpůsobitelné masky
- Automatické vytváření šablon pro opakující se procesy a operace
Bezpečná archivace v souladu s revizemi: PaperOffice DMS technicky splňuje zákonné požadavky GoBD, GDPdU a DSGVO
PaperOffice DMS umožňuje připojení dalšího softwaru, jako je ERP, a samozřejmě přenos dokumentů z Microsoft Office přes příslušná rozhraní. PaperOffice DMS urychluje komunikaci v obchodu a výrobě s dodavateli a zákazníky.
Termíny a schůzky jsou monitorovány a akce jsou automaticky spouštěny v závislosti na požadovaném nastavení. Objednávkové procesy mohou být automatizovány a dokonce i změny, které jsou plánovány do budoucna, mohou být zadány tak, aby vstoupily v platnost v požadovaném čase.
Díky svým rozsáhlým funkcím lze PaperOffice DMS rozhodně zařadit do vyššího segmentu správy podnikového obsahu (ECM).
ECM zahrnuje celkovou správu veškerého obsahu v organizaci s odpovídající hierarchií přístupu. PaperOffice DMS je schopen uložit jakýkoli obsah v digitální podobě, změnit jeho obsah a formát a zpřístupnit jej.
PaperOffice DMS má všechny funkce ECM a to ve vynikajícím poměru ceny a výkonu, stejně jako intuitivně naučitelná forma provozu, která činí nákladné externí nebo interní školení zbytečným. Spíše jsou k dispozici bezplatné video tutoriály, abyste si zvykli na různé nabídky. PaperOffice DMS se tak může stát organizačním pilířem v každé firmě v oblasti obchodu a výroby, a to téměř rychlostí světla.
Společnosti ze stavebnictví těží z digitální správy dokumentů
S PaperOffice DMS je však pro stavební firmy mnohem více možností. Například řízení zásob včetně trvalého nebo klíčového data zásob. Základem pro PaperOffice DMS jsou propojené uživatelské účty v síti. Ukládání dat těchto uživatelských účtů je kombinováno v centrální databázi. Dokumenty lze ovládat pomocí umělé inteligence s různými algoritmy, které lze použít ke spuštění automatizovaných procesů.
Optimalizujte svou pracovní dobu až o 7,5 % ve srovnání s prací na papíře díky použití PaperOffice DMS.
Ušetřete čas při hledání, směrování a sdílení dokumentů.
S digitálními razítky mohou být dokumenty doplněny o další informace a dokonce řídit podrobné pracovní postupy. Funkce úkolu a pracovního postupu zase zajišťuje, že termíny jsou splněny a dokončeny.
PaperOffice DMS má chytrou navigaci v menu, která je logicky strukturovaná a umožňuje intuitivní ovládání v mnoha oblastech. Video tutoriály dostupné zdarma na internetu poskytují dodatečnou podporu a samozřejmě se mohou v případě potřeby konat i školení přímo v sídle společnosti zákazníka.
Kromě dokumentace fází výstavby je PaperOffice DMS stejně vhodný pro podporu logistických úkolů při nákupu materiálu. Díky možnostem nastavení databází v PaperOffice DMS lze sledovat nákup materiálu a spotřebu materiálu a přiřazovat varovné úrovně. Interní umělou inteligenci lze použít k vytvoření šablon, které automaticky reagují, pokud existují úzká místa nebo nedostatky, například pokud jsou zadány opakované objednávky, i když stávající množství by mělo být ve skutečnosti dostatečné. K tomuto účelu lze použít funkci workflow, se kterou mohou odpovědní zaměstnanci společnosti porovnávat plnění svých úkolů.
PaperOffice DMS může urychlit stavební projekt, zabránit špatným rozhodnutím a snížit náklady. Možná, že společnosti, které postavily BER a stále staví Stuttgart21, prostě postrádaly správný software, PaperOffice DMS.
FAQs
Nakonec odpovídáme na několik dalších často kladených otázek na toto téma. "Digitalizace ve stavebnictví a stavebnictví":
Jak mohou zaměstnanci získat přístup k PaperOffice?
Díky decentralizované a moderní programové architektuře lze PaperOffice použít na téměř jakémkoli zařízení - od klasických počítačů až po smartphony / tablety až po televizory.
Co se stane s daty, pokud PaperOffice neexistuje?
Nestane se, ale pro ujištění: Data můžete exportovat KDYKOLIv, protože PaperOffice je založen na otevřené databázové struktuře, můžete ke svým datům přistupovat kdykoliv.
Ochrana údajů o tématech: Kde jsou uloženy všechny dokumenty?
PaperOffice bude ukládat všechny dokumenty interně s šifrováním na vysoké úrovni, díky čemuž bude imunní například vůči krádeži dat a překročí všechny požadavky GDPR a GOBD.
Vyhněte se chybám: NIKDY neukládejte data do cloudu třetí strany!
Lze PaperOffice přizpůsobit přesně specifikacím?
Ano, PaperOffice lze 100% přizpůsobit zamýšlenému použití, aby byla zajištěna bezproblémová integrace do stávajících procesů a systémů. Dokonce i programové rozhraní může být plně navrženo a volně přizpůsobeno.
Závěr
PaperOffice DMS podporuje stavebnictví a nabízí odpovídající rozhraní k dalšímu softwaru, API připojení a lze jej kdykoliv rozšířit dle Vašeho přání. Software se snadno učí a lze jej snadno integrovat do každodenní praxe, aniž by docházelo k absencím pro účely školení.
PaperOffice DMS doporučuje používat NAS (síťové úložiště dat) s funkcí zálohování, aby se důležitá data neztratila ani nebyla špehována v cloudech třetích stran.
Nakonec PaperOffice DMS zaujme velmi dobrým poměrem ceny a výkonu a obrovským know-how díky více než 20 letům praktických zkušeností.