Automatizace podnikových procesů v průmyslu a obchodu
PaperOffice DMS pro výrobu a obchod umožňuje plynulý tok informací mezi výrobou a administrativou díky digitalizaci a automatizaci podnikových procesů.
Profesionální tip
Písemné dokumenty, smlouvy, návrhy, rešerše, dodací listy a mnoho dalšího jsou díky digitalizaci nahrazeny elektronickými dokumenty a tím maximálně optimalizují všechny pracovní procesy.S pomocí řešení pro správu dokumentů ukládáte a archivujete všechny informace na centrální platformě způsobem odolným proti auditu.
Digitalizace v průmyslu a obchodu
Jako společnost ve výrobě nebo výrobě, stejně jako v obchodování, máte spoustu důležitých dokumentů, které musíte spravovat:
Faktury, smlouvy, objednávky, dodací listy a mnoho dalšího. Proto jsou společnosti v tomto odvětví těmi, které významně těží z používání vhodného softwaru pro správu dokumentů.
Takto jsou každý den generovány důležité dokumenty v průmyslu a obchodu. Všechny musí být přiřazeny správnému oddělení, zákazníkovi, objektu, dodávce.
Všechny tyto dokumenty musí být digitalizovány, pokud dorazí v papírové podobě, vyžadují strukturované podání, přiřazení úkolů a pracovních postupů a musí být okamžitě k dispozici na vyžádání.
Kromě toho je každý dokument klasifikován podle svého typu a může být přiřazen k osobám a objektům, ke kterým pak můžete přistupovat i na cestách, bez ohledu na zařízení.
Takže máte všechny informace a dokumenty o všech výrobách, objektech, zákaznících atd. přehledně na jednom místě, konkrétně ve své databázi.
Je velmi důležité, aby byly dodrženy důležité lhůty a aby byla přijata právní opatření k uložení dokumentů. Aby bylo možné vyřešit mnoho stávajících administrativních problémů ve výrobě a obchodu, měl by být zaveden systém správy dokumentů PaperOffice.
S pomocí řešení pro správu dokumentů ukládáte a archivujete všechny informace na centrální platformě způsobem odolným proti auditu.
PaperOffice eliminuje všechna časově náročná úzká místa a vytváří jasný přehled o důležitých dokumentech, jako jsou smlouvy, faktury, objednávky, dodací listy tím, že je v budoucnu spravuje digitálně v PaperOffice.
Snímání, zpracování, sdílení, vyhledávání a sledování vašich dokumentů je s použitím PaperOffice velmi snadné.
Díky řízenému přístupu, podrobným seznamům úkolů, stejně jako schvalování pomocí pracovních postupů a spolehlivých e-mailových oznámení mohou zaměstnanci efektivně dokončit přiřazené úkoly a oprávněné osoby mohou snadno schválit nebo zamítnout schválení.
Digitalizace je vše a konec v průmyslu
S PaperOffice DMS mohou být dokumenty digitalizovány v průmyslu a obchodu a archivovány centrálně takovým způsobem, že přístup lze provést z libovolného počítače, aniž byste museli jít do archivu nebo nejprve zkoumat, který / r kolega, který právě zpracovává dokumenty nebo složky.
PaperOffice DMS nejen digitalizuje analogové dokumenty, ale software pro správu dokumentů ukládá každou změnu dokumentu v chronologickém pořadí. Originál zůstává nedotčen. Funkci workflowu lze použít například k přiřazení určitých aktivit během práce na projektu a každý zaměstnanec má přehled o aktuálním stavu.
Současně lze předkládat nápady nebo návrhy, aniž by bylo nutné pokaždé svolávat schůzky. Archivované dokumenty lze vyhledávat podle klíčových slov nebo data či referenční čísla a automatické šablony lze vytvořit pomocí AI v PaperOffice DMS.
Rozsáhlá funkce pracovního postupu PaperOffice DMS usnadňuje interní komunikaci. Pojem interní zahrnuje také pobočky nebo zahraniční lokality. Například v případě práce související s projektem je vždy zobrazen aktuální stav a zároveň historie. Součástí je samozřejmě také týmový a soukromý kalendář, do kterého jsou zadávány termíny a události související s časem.
Ve skutečnosti by většina operací, procesů a komunikačních akcí v průmyslu a obchodu mohla probíhat rychlostí světla, což odpovídá digitálnímu věku 21. století.
Kdyby nebyly vždy mezilehlé stanice, ve kterých tištěný papír zpomaluje tempo akce na tempo chůze. To má své náklady, nemluvě o dopadech na životní prostředí a udržitelnost. Pomocí vhodného softwaru pro správu dokumentů, jako je PaperOffice DMS, lze řadu procesů v průmyslových a obchodních společnostech nejen urychlit, ale také zvýšit jejich zabezpečení, například ve vztahu k průmyslové špionáži nebo pokusům o vydírání pomocí ransomwaru.
Software pro správu dokumentů, jako je PaperOffice DMS, je pro tyto úkoly nejvhodnější. Protože se jedná o software pro správu dokumentů, který dokáže mnohem víc než jen spravovat dokumenty.
PaperOffice nerozlišuje mezi typy dokumentů, bez ohledu na to, zda potřebujete pomoc se správou smluv, podání a e-mailové korespondence: díky systému správy dokumentů PaperOffice jsou vaše předchozí procesy ve společnosti digitalizovány , což je činí efektivnějšími, transparentnějšími a výrazně flexibilnějšími.
Protože bez ohledu na to, v jaké formě dokumenty dorazí do společnosti, ať už jako papírové dokumenty, soubory PDF, e-maily nebo fotografie, jsou automaticky archivovány a uloženy v zabezpečené databázi.
Důležité smlouvy tak mohou být včas uznány a ukončeny nebo znovu sjednány. Uvolnění dokumentu s digitálním podpisem a e-mailovým oznámením namísto pomalé papírové pošty, nezabezpečený e-mail přispívá k loajalitě zákazníků.
PaperOffice archivuje všechny dokumenty generované v průmyslu a obchodu a všechny relevantní informace v souladu se zákonem a auditně odolným způsobem
PaperOffice DMS ve spojení s NAS (Network Attached Storage) umožňuje vybudování velmi zabezpečeného intranetu pro interní komunikaci a přenos dat. To vytváří dvojí zabezpečení proti útokům zvenčí. Za prvé firewall operačního systému a za druhé šifrování PaperOffice DMS. Současně je prostřednictvím NAS zřízen samostatný cloud, nezávislý na poskytovatelích třetích stran.
Rozsáhlá funkce pracovního postupu PaperOffice DMS usnadňuje interní komunikaci. Pojem interní zahrnuje také pobočky nebo zahraniční lokality. Například v případě práce související s projektem je vždy zobrazen aktuální stav a zároveň historie.
Součástí je samozřejmě také týmový a soukromý kalendář, do kterého jsou zadávány termíny a události související s časem.
Rozpoznávání dokumentů vybavené umělou inteligencí automaticky uspořádá všechny dokumenty, které mají být uloženy ve správné složce, a vytvoří index klíčových slov i historii změn. Interní vyhledávač PaperOffice DMS najde každý dokument ve zlomcích sekundy.
Řešení: osvědčené know-how
Nedává smysl používat manažerský software v praxi hned? který nejen splňuje všechny požadavky, ale je také snadno naučitelný a levný?
PaperOffice DMS je osvědčené kompletní řešení pro digitální práci a s více než 20 lety zkušeností na trhu jeden z prvních průkopníků DMS.
Digitální zpracování je nezbytným základem pro zajištění vysoké kvality služeb komunálních služeb v budoucnosti
PaperOffice splňuje nejvyšší bezpečnostní standardy , jako je správa autorizací nebo udělování přístupových oprávnění. Uživatel definuje jednotlivé pracovní kroky přesně tak, jak by probíhaly, například "evidence", "kontrola", "uvolnění" a "rezervace" faktur.
Odpovědnost může být přiřazena nejen jednotlivým lidem, ale také skupinám uživatelů, jako je "Účetnictví" nebo "Výroba", takže kolega může okamžitě zasáhnout, pokud je zaměstnanec nepřítomen.
Technologie OCR rozpozná nejen obsah dokumentu, ale také všechna datová pole relevantní pro daň, jako je číslo dokladu, datum, netto, daň a hrubá částka. Importovaná data jsou k dispozici pro controllingová hodnocení, platební transakce a finanční účetnictví. To šetří únavnou vstupní práci a snižuje chyby při odesílání.
Důležité argumenty pro zahrnutí PaperOffice DMS do plánování rozpočtu. A konečně, PaperOffice DMS přesvědčuje také tím, že se bere v úvahu udržitelnost a ochrana životního prostředí. Dříve či později dojde k úplné konverzi z analogových dokumentů do digitální podoby a poté bude dobře připravena veřejná instituce, která pak již bude používat PaperOffice DMS.
Jediným kliknutím myši lze data včetně místa archivace exportovat k zákazníkovi, daňovému poradci nebo naopak.
PaperOffice DMS samozřejmě umožňuje migraci a integraci stávajících digitálních dat ze stávajících softwarových řešení. PaperOffice DMS je zároveň rozhraním mezi analogovým a digitálním. Pomocí funkce skenování může software číst analogové dokumenty, plány a fotografie do systému a digitalizovat je pomocí skenerů, ale také nahrávek z mobilních telefonů, přičemž texty jsou převedeny na psaní pomocí OCR a mohou být změněny v aplikacích Office. Časová razítka a verzování zajišťují, že digitální dokument odpovídá analogovému originálu.
Společnosti z průmyslu a obchodu musí zpracovávat dokumenty pro všechny obchodní transakce. Neustálý další vývoj obchodních modelů neustále vytváří nové výzvy. To, co potřebují, je dobrý systém správy dokumentů.
PaperOffice DMS je ten správný software, protože je dodáván se vším, co výrobní průmysl potřebuje, například:
- Ukládání dokumentů ve všech digitálních formátech dle zásad GDPR/li>
- Funkce pro odesílání a opětovné odesílání opožděných dokumentů, které vyžadují akci
- Samoučící se funkce ukládání dat s označováním a interním vyhledávačem
- Automatické přiřazení nově přidaných dokumentů ke správné složce
- Jednoduchá tvorba databáze a připojení k databázi včetně individuálně přizpůsobitelné masky
- Automatické vytváření šablon pro opakující se procesy a operace
Bezpečná archivace v souladu s revizemi: PaperOffice DMS technicky splňuje zákonné požadavky GoBD, GDPdU a DSGVO
PaperOffice DMS umožňuje připojení dalšího softwaru, jako je ERP, a samozřejmě přenos dokumentů z Microsoft Office přes příslušná rozhraní. PaperOffice DMS urychluje komunikaci v obchodu a výrobě s dodavateli a zákazníky.
Termíny a schůzky jsou monitorovány a akce jsou automaticky spouštěny v závislosti na požadovaném nastavení. Objednávkové procesy mohou být automatizovány a dokonce i změny, které jsou plánovány do budoucna, mohou být zadány tak, aby vstoupily v platnost v požadovaném čase.
Díky svým rozsáhlým funkcím lze PaperOffice DMS rozhodně zařadit do vyššího segmentu správy podnikového obsahu (ECM).
ECM zahrnuje celkovou správu veškerého obsahu v organizaci s odpovídající hierarchií přístupu. PaperOffice DMS je schopen uložit jakýkoli obsah v digitální podobě, změnit jeho obsah a formát a zpřístupnit jej.
PaperOffice DMS má všechny funkce ECM a to ve vynikajícím poměru ceny a výkonu, stejně jako intuitivně naučitelná forma provozu, která činí nákladné externí nebo interní školení zbytečným. Spíše jsou k dispozici bezplatné video tutoriály, abyste si zvykli na různé nabídky. PaperOffice DMS se tak může stát organizačním pilířem v každé firmě v oblasti obchodu a výroby, a to téměř rychlostí světla.
Společnosti z výrobního průmyslu a obchodu těží z digitální správy dokumentů
Systém správy dokumentů umožňuje samostatné vytváření databází pro každou jednotlivou oblast a může současně vytvářet odkazy. Analogové dokumenty, jako jsou odeslané faktury, jsou skenovány pomocí PaperOffice DMS a ukládány jako fotografie i jako převedený text pomocí softwaru OCR. Všechna existující data mohou být zobrazena jasně a jednoznačně, což je důvod, proč nemusí být žádné soubory přenášeny s sebou pro schůzky mimo dům. Správa databází řízená umělou inteligencí vytváří podle potřeby šablony z kmenových dat nebo statisticky použitelných seznamů.
Zároveň je udržována potřebná ochrana dat prostřednictvím hierarchické správy hesel a 1024bitového šifrování.
Optimalizujte svou pracovní dobu až o 7,5 % ve srovnání s prací na papíře díky použití PaperOffice DMS.
Ušetřete čas při hledání, směrování a sdílení dokumentů.
S digitálními razítky mohou být dokumenty doplněny o další informace a dokonce řídit podrobné pracovní postupy. Funkce úkolu a pracovního postupu zase zajišťuje, že termíny jsou splněny a dokončeny.
Vyzkoušejte si, jak můžete propojit tok informací mezi výrobou a správou digitalizací a automatizací dokumentů a obchodních procesů.
S PaperOffice urychlíte své výrobní procesy i všechny pracovní postupy napříč odděleními. V době stále přísnějších zákonů o odpovědnosti za výrobky můžete také zvýšit právní jistotu vaší společnosti pomocí řešení pro správu dokumentů a automatizaci pracovních postupů.
FAQs
Nakonec odpovídáme na několik dalších často kladených otázek na toto téma. "Digitalizace v průmyslu a obchodu":
Jak mohou zaměstnanci získat přístup k PaperOffice?
Díky decentralizované a moderní programové architektuře lze PaperOffice použít na téměř jakémkoli zařízení - od klasických počítačů až po smartphony / tablety až po televizory.
Co se stane s daty, pokud PaperOffice neexistuje?
Nestane se, ale pro ujištění: Data můžete exportovat KDYKOLIv, protože PaperOffice je založen na otevřené databázové struktuře, můžete ke svým datům přistupovat kdykoliv.
Ochrana údajů o tématech: Kde jsou uloženy všechny dokumenty?
PaperOffice bude ukládat všechny dokumenty interně s šifrováním na vysoké úrovni, díky čemuž bude imunní například vůči krádeži dat a překročí všechny požadavky GDPR a GOBD.
Vyhněte se chybám: NIKDY neukládejte data do cloudu třetí strany!
Lze PaperOffice přizpůsobit přesně specifikacím?
Ano, PaperOffice lze 100% přizpůsobit zamýšlenému použití, aby byla zajištěna bezproblémová integrace do stávajících procesů a systémů. Dokonce i programové rozhraní může být plně navrženo a volně přizpůsobeno.
Závěr
PaperOffice DMS podporuje průmysl a obchod a nabízí vhodná rozhraní k dalšímu softwaru, API připojení a může být kdykoli rozšířena podle vašich přání. Software se snadno učí a lze jej snadno integrovat do každodenní praxe, aniž by docházelo k absencím pro účely školení.
PaperOffice DMS doporučuje používat NAS (síťové úložiště dat) s funkcí zálohování, aby se důležitá data neztratila ani nebyla špehována v cloudech třetích stran.
Nakonec PaperOffice DMS zaujme velmi dobrým poměrem ceny a výkonu a obrovským know-how díky více než 20 letům praktických zkušeností.