Automatizace obchodních procesů ve společnostech pečujících o sluch
PaperOffice DMS pro firmy vyrábějící sluchadla umožňuje efektivní zpracování jakéhokoli typu dokumentu, stejně jako rychlé zpracování dotazů a je předpokladem efektivity a úspěchu v rámci administrativy.
Profesionální tip
Písemné dokumenty, smlouvy, návrhy, rešerše, znalecké posudky a mnoho dalšího jsou díky digitalizaci nahrazeny elektronickými dokumenty a tím maximálně optimalizují všechny pracovní procesy.S pomocí řešení pro správu dokumentů ukládáte a archivujete všechny informace na centrální platformě způsobem odolným proti auditu.
Digitalizace pro společnosti pečující o sluch
Jako společnost v odvětví sluchadla máte spoustu důležitých dokumentů, které musíte spravovat:
Faktury, dokumentace, korespondence, nabídky, opravárenské listy, zdravotní karty a mnoho dalšího. Odborníci na péči o sluch jsou proto ti, kteří významně těží z používání vhodného softwaru pro správu dokumentů.
Takto odborníci na péči o sluch denně shromažďují důležité dokumenty. To vše musí být přiřazeno správnému zákazníkovi, agentuře nebo výrobci zařízení.
Všechny tyto dokumenty je třeba digitalizovat, pokud dorazí v papírové podobě, vyžadují strukturované podání, přiřazení úkolů a pracovních postupů a musí být okamžitě k dispozici na vyžádání.
Kromě toho je každý dokument klasifikován podle svého typu a může být přiřazen lidem a výrobcům zařízení, ke kterým pak můžete dokonce přistupovat na cestách, bez ohledu na zařízení. Takže máte všechny informace a dokumenty o všech sluchadlech jasně na jednom místě, konkrétně ve své databázi.
Je velmi důležité, aby byly dodrženy důležité lhůty a aby byla přijata právní opatření k uložení dokumentů. PaperOffice DMS vám dává jasnou strukturu ve vašich dokumentech a pomáhá vám vyrovnat se se záplavou informací.
S pomocí řešení pro správu dokumentů ukládáte a archivujete všechny informace na centrální platformě způsobem odolným proti auditu.
PaperOffice eliminuje všechna časově náročná úzká místa a vytváří jasný přehled o důležitých dokumentech, jako jsou faktury, smlouvy, zprávy o prodeji, průzkumy, odhady, pronájmy nebo jiné dopisy tím, že je v budoucnu spravuje digitálně v PaperOffice.
Můžete také těžit z digitálních administrativních úkolů, digitálních razítek a lepicích poznámek a sledovat všechny servisní smlouvy, oficiální korespondenci, která je znovu odeslána nebo přiřazena zaměstnancům přiřazením úkolu.
Bezpečnost revizí je vždy zaručena.
Veškeré informace jsou okamžitě k dispozici
S PaperOffice DMS mohou být dokumenty digitalizovány v mnoha společnostech zabývajících se akustikou sluchadel a centrálně archivovány tak, aby k nim bylo možné přistupovat z libovolného počítače, aniž byste museli jít do archivu nebo nejprve zkoumat, který kolega, který právě zpracovává dokumenty nebo složky.
PaperOffice DMS nejen digitalizuje analogové dokumenty, ale software pro správu dokumentů ukládá každou změnu dokumentu v chronologickém pořadí. Originál zůstává nedotčen. Funkci workflowu lze použít například k přiřazení určitých aktivit během práce na projektu a každý zaměstnanec má přehled o aktuálním stavu.
Současně lze předkládat nápady nebo návrhy, aniž by bylo nutné pokaždé svolávat schůzky. Archivované dokumenty lze vyhledávat podle klíčových slov nebo data či referenční čísla a automatické šablony lze vytvořit pomocí AI v PaperOffice DMS.
Je to působivé číslo. Přibližně 16 milionů lidí jen v Německu trpí ztrátou sluchu. Zajímavé je, že ztráta sluchu je poměrně rovnoměrně rozložena téměř ve všech věkových skupinách od 30 do více než 70 let a ztráta sluchu je rostoucím problémem. Za posledních 20 let se počet lidí se ztrátou sluchu zvýšil přibližně o 4 %. Pouze asi polovina postižených však používá sluchadlo.
Každý, kdo ji používá, obvykle přišel do styku s obchodem, který není dobře známý, odborníkem na sluch, který byl ještě před rokem 2017 odborníkem na sluch. Řemeslo s tříletým výcvikem a možností dalšího vzdělávání, aby se stal mistrem řemesla a dokončením titulu v oblasti sluchové techniky a audiologie. Sluchoví akustici se zabývají výrobou sluchadel a ochranou sluchu ve formě tzv. otoplastů, individuálně vyráběných přístrojů na míru. Pracovní profil akustika sluchadla je srovnatelný s profilem zubního technika.
Pro odborníky na péči o sluch to znamená udržovat jejich údaje o pacientech nebo klientech aktuální. Zároveň se jedná o velmi citlivá data, protože mnoho lidí se sluchovým postižením to vidí jako chybu, kterou by jejich osobní prostředí nemělo zažít. Proto je při ukládání údajů důležitá ochrana údajů. Ve většině případů jsou první zákazníci zprostředkováni odborníky na péči o sluch z LÉKAŘŮ ORL, kteří diagnostikovali ztrátu sluchu, což je důvod, proč je zde také velmi důležitá údržba dat a dobře promyšlený archiv nakonec urychluje pracovní proces.
Software pro správu dokumentů, jako je PaperOffice DMS, je pro tyto úkoly nejvhodnější. Protože se jedná o software pro správu dokumentů, který dokáže mnohem víc než jen spravovat dokumenty.
PaperOffice nerozlišuje mezi typy dokumentů, bez ohledu na to, zda potřebujete pomoc se správou smluv, podání a e-mailové korespondence: díky systému správy dokumentů PaperOffice jsou vaše předchozí procesy ve společnosti digitalizovány , což je činí efektivnějšími, transparentnějšími a výrazně flexibilnějšími.
Protože bez ohledu na to, v jaké formě dokumenty dorazí do společnosti, ať už jako papírové dokumenty, soubory PDF, e-maily nebo fotografie, jsou automaticky archivovány a uloženy v zabezpečené databázi.
Důležité smlouvy tak mohou být včas uznány a ukončeny nebo znovu sjednány. Uvolnění dokumentu s digitálním podpisem a e-mailovým oznámením namísto pomalé papírové pošty, nezabezpečený e-mail přispívá k loajalitě zákazníků.
PaperOffice archivuje všechny dokumenty generované ve vaší společnosti pro péči o sluch a všechny relevantní informace v souladu se zákonem a auditně odolným způsobem
Za prvé, Paperoffice DMS lze použít k převodu analogového archivu, možná tradičního závěsného souborového systému, do digitálního archivu. Jedná se o důležitý krok, který nejen urychluje administrativu ve firmě, ale také zlepšuje přenos dat od ORL lékaře a naopak. Například data odeslaná e-mailem mohou být čtena přímo a automaticky přenášena do elektronického souboru zákazníka.
V PaperOffice DMS jsou citlivá data pacientů šifrována a chráněna heslem, přičemž lze nastavit, kdo může vidět kolik dat ve společnosti.
Vyvolání správné složky se také provádí velmi rychle v PaperOffice DMS, přičemž interní vyhledávač zaznamenává různé parametry, které jsou zahrnuty do vyhledávání. Pokud zákaznické číslo nebo dokonce jméno již není známo nebo existuje více než jednou, mohou některá klíčová slova omezit vyhledávání na příslušný výsledek.
Díky integrované umělé inteligenci se aktivují automatická pravidla. Tato AI automaticky třídí dokumenty do složek, jako je "Faktura" a "Smlouva", ukládá odpovídající klíčová slova a spouští digitální pracovní postup uložený pro příslušný typ dokumentu.
PaperOffice splňuje nejvyšší bezpečnostní standardy , jako je správa autorizací nebo udělování přístupových oprávnění. Uživatel definuje jednotlivé pracovní kroky přesně tak, jak by probíhaly, například "evidence", "kontrola", "uvolnění" a "rezervace" faktur.
Odpovědnost může být přiřazena nejen jednotlivým lidem, ale také skupinám uživatelů, jako je "Účetnictví" nebo "Výroba", takže kolega může okamžitě zasáhnout, pokud je zaměstnanec nepřítomen.
Technologie OCR rozpozná nejen obsah dokumentu, ale také všechna datová pole relevantní pro daň, jako je číslo dokladu, datum, netto, daň a hrubá částka. Importovaná data jsou k dispozici pro controllingová hodnocení, platební transakce a finanční účetnictví. To šetří únavnou vstupní práci a snižuje chyby při odesílání.
Důležité argumenty pro zahrnutí PaperOffice DMS do plánování rozpočtu. A konečně, PaperOffice DMS přesvědčuje také tím, že se bere v úvahu udržitelnost a ochrana životního prostředí. Dříve či později dojde k úplné konverzi z analogových dokumentů do digitální podoby a poté bude dobře připravena veřejná instituce, která pak již bude používat PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS samozřejmě umožňuje migraci a integraci stávajících digitálních dat ze stávajících softwarových řešení. PaperOffice DMS je zároveň rozhraním mezi analogovým a digitálním. Pomocí funkce skenování může software číst analogové dokumenty, plány a fotografie do systému a digitalizovat je pomocí skenerů, ale také nahrávek z mobilních telefonů, přičemž texty jsou převedeny na psaní pomocí OCR a mohou být změněny v aplikacích Office. Časová razítka a verzování zajišťují, že digitální dokument odpovídá analogovému originálu.
Jediným kliknutím myši lze data včetně místa archivace exportovat k zákazníkovi, daňovému poradci nebo naopak.
Řešení: osvědčené know-how
Nedává smysl používat manažerský software v praxi hned? který nejen splňuje všechny požadavky, ale je také snadno naučitelný a levný?
PaperOffice DMS je osvědčené kompletní řešení pro digitální práci a s více než 20 lety zkušeností na trhu jeden z prvních průkopníků DMS.
Digitální zpracování je nezbytným základem pro zajištění vysoké kvality služeb komunálních služeb v budoucnosti
Skutečnost, že akustika sluchadel není na rtech každého a už vůbec ne na uších každého, je proto, že v Německu existuje pouze 6 600 společností tohoto typu. To je jen něco málo přes 1% všech řemeslných podniků v Německu.
Nicméně jejich klientela zahrnuje přibližně 8 milionů lidí, což je důvod, proč průměrný zákaznický soubor sluchadla zahrnuje více než 1200 lidí. Pro každého zákazníka musí být zaznamenáno mnoho různých údajů, protože sluch je velmi složitá záležitost a poškození neovlivňuje pouze ucho nebo uši. Každý, kdo někdy měl ušní kanál ucpaný ušním mazem, může mít hrubou představu o tom, co to znamená být nedoslýchavý. Důsledky mohou být:
- Vyčerpání
- Bolest hlavy
- Stres
- Deprese
- Závratě
- Poruchy spánku
Aby se to napravilo, zaznamenávají se audiometrická data od pacienta a na základě toho se vyrábí individuální sluchadlo. Hluchota se může změnit. Stupeň ztráty sluchu se obvykle zvyšuje s věkem, což zase vyžaduje přizpůsobení sluchadla novým podmínkám. Samotné ucho je také předmětem anatomických změn v průběhu života v důsledku uvolnění pojivové tkáně.
Společnosti zabývající se sluchovou akustikou musí zpracovávat dokumenty ve všech obchodních transakcích. Neustálý další vývoj obchodních modelů neustále vytváří nové výzvy. To, co potřebují, je dobrý systém správy dokumentů.
PaperOffice DMS je ten správný software, protože je dodáván se vším, co průmysl péče o sluch potřebuje, jako například:
- Ukládání dokumentů ve všech digitálních formátech dle zásad GDPR/li>
- Funkce pro odesílání a opětovné odesílání opožděných dokumentů, které vyžadují akci
- Samoučící se funkce ukládání dat s označováním a interním vyhledávačem
- Automatické přiřazení nově přidaných dokumentů ke správné složce
- Jednoduchá tvorba databáze a připojení k databázi včetně individuálně přizpůsobitelné masky
- Automatické vytváření šablon pro opakující se procesy a operace
Bezpečná archivace v souladu s revizemi: PaperOffice DMS technicky splňuje zákonné požadavky GoBD, GDPdU a DSGVO
Rozsáhlé funkce pracovního postupu PaperOffice jsou pro společnosti vyrábějící sluchadla velmi zajímavé. Obsah projektových schůzek je zaznamenáván a mohou jej účastníci kdykoli doplnit, a to vše na obrazovce a z různých míst. Archivace odolná proti auditu je vždy zaručena, stejně jako optimalizace organizačních procesů.
PaperOffice to podporuje rozsáhlým modulem úloh a pracovních postupů.
Společnosti zabývající se akustikou sluchu těží z digitální správy dokumentů
Systém správy dokumentů umožňuje samostatné vytváření databází pro každou jednotlivou oblast a může současně vytvářet odkazy. Analogové dokumenty, jako jsou odeslané faktury, jsou skenovány pomocí PaperOffice DMS a ukládány jako fotografie i jako převedený text pomocí softwaru OCR. Všechna existující data mohou být zobrazena jasně a jednoznačně, což je důvod, proč nemusí být žádné soubory přenášeny s sebou pro schůzky mimo dům. Správa databází řízená umělou inteligencí vytváří podle potřeby šablony z kmenových dat nebo statisticky použitelných seznamů.
Zároveň je udržována potřebná ochrana dat prostřednictvím hierarchické správy hesel a 1024bitového šifrování.
Optimalizujte svou pracovní dobu až o 7,5 % ve srovnání s prací na papíře díky použití PaperOffice DMS.
Ušetřete čas při hledání, směrování a sdílení dokumentů.
S digitálními razítky mohou být dokumenty doplněny o další informace a dokonce řídit podrobné pracovní postupy. Funkce úkolu a pracovního postupu zase zajišťuje, že termíny jsou splněny a dokončeny.
PaperOffice DMS je nejen rozsáhlý ve svých funkcích, ale také snadno se učí, vedený video tutoriály, ale také individuálními radami a školením, pokud je to žádoucí. To vše v opravdu dobrém poměru ceny a výkonu.
FAQs
Nakonec odpovídáme na několik dalších často kladených otázek na toto téma. "Digitalizace pro výrobce sluchadel":
Jak mohou zaměstnanci získat přístup k PaperOffice?
Díky decentralizované a moderní programové architektuře lze PaperOffice použít na téměř jakémkoli zařízení - od klasických počítačů až po smartphony / tablety až po televizory.
Co se stane s daty, pokud PaperOffice neexistuje?
Nestane se, ale pro ujištění: Data můžete exportovat KDYKOLIv, protože PaperOffice je založen na otevřené databázové struktuře, můžete ke svým datům přistupovat kdykoliv.
Ochrana údajů o tématech: Kde jsou uloženy všechny dokumenty?
PaperOffice bude ukládat všechny dokumenty interně s šifrováním na vysoké úrovni, díky čemuž bude imunní například vůči krádeži dat a překročí všechny požadavky GDPR a GOBD.
Vyhněte se chybám: NIKDY neukládejte data do cloudu třetí strany!
Lze PaperOffice přizpůsobit přesně specifikacím?
Ano, PaperOffice lze 100% přizpůsobit zamýšlenému použití, aby byla zajištěna bezproblémová integrace do stávajících procesů a systémů. Dokonce i programové rozhraní může být plně navrženo a volně přizpůsobeno.
Závěr
PaperOffice DMS podporuje společnosti vyrábějící sluchadla a nabízí vhodná rozhraní k dalšímu softwaru, api připojení a lze jej kdykoli rozšířit podle vašich přání. Software se snadno učí a lze jej snadno integrovat do každodenní praxe, aniž by docházelo k absencím pro účely školení.
PaperOffice DMS doporučuje používat NAS (síťové úložiště dat) s funkcí zálohování, aby se důležitá data neztratila ani nebyla špehována v cloudech třetích stran.
Nakonec PaperOffice DMS zaujme velmi dobrým poměrem ceny a výkonu a obrovským know-how díky více než 20 letům praktických zkušeností.