Automatizace obchodních procesů v oblasti správy nemovitostí a správy nemovitostí
PaperOffice DMS pro správu nemovitostí a správce nemovitostí umožňuje efektivní zpracování elektronické archivace dokumentace nájemců a nemovitostí a rychlé zpracování dotazů a je předpokladem efektivity a úspěchu vaší společnosti.
Profesionální tip
Důležité dokumenty ve stávající papírové podobě, jako jsou nájemní smlouvy, účty za služby, stavební spisy, akce, obchodní dokumenty, oznámení, jsou díky digitalizaci nahrazeny elektronickými dokumenty a tím maximálně optimalizují všechny pracovní procesy.Informace o všech budovách, obchodních partnerech, nájemcích atd. jsou díky PaperOffice DMS k dispozici okamžitě na vyžádání.
Digitalizace v oblasti správy nemovitostí a správy nemovitostí
V rámci správy nemovitostí a správy nemovitostí existuje velké množství různých dokumentů, které je třeba spravovat:
Nájemní smlouvy, vedlejší výkazy nákladů, stavební spisy, akce, obchodní dokumenty, oznámení a mnoho dalšího. Proto jsou správci nemovitostí a realitní společnosti těmi, kteří významně těží z používání vhodného softwaru pro správu dokumentů.
Důležité dokumenty jsou generovány každý den správci nemovitostí. Všechny musí být přiřazeny ke správné obytné nemovitosti, nájemci, pronajímateli, nemovitosti.
Všechny tyto dokumenty je třeba digitalizovat, pokud dorazí v papírové podobě, vyžadují strukturované podání, přiřazení úkolů a pracovních postupů a musí být okamžitě k dispozici na vyžádání.
Kromě toho je každý dokument klasifikován podle svého typu a může být přiřazen k osobám a objektům, ke kterým pak můžete přistupovat i na cestách, bez ohledu na zařízení. Veškeré informace a dokumenty o všech budovách, obchodních partnerech, nájemcích apod. máte přehledně na jednom místě, a to ve své databázi.
Je velmi důležité, aby byly dodrženy důležité lhůty a aby byla přijata právní opatření k uložení dokumentů.
Aby bylo možné vyřešit mnoho stávajících administrativních problémů v oblasti správy nemovitostí, měl by být implementován systém správy dokumentů PaperOffice.
PaperOffice DMS vám dává jasnou strukturu ve vašich dokumentech a pomáhá vám vyrovnat se se záplavou informací.
PaperOffice eliminuje všechna časově náročná úzká místa a vytváří jasný přehled o důležitých dokumentech, jako jsou smlouvy nebo dopisy, jejich digitální správou v PaperOffice v budoucnu.
Můžete také těžit z digitálních administrativních úkolů a sledovat všechny nájemní a servisní smlouvy, oficiální korespondenci, která je znovu odeslána nebo přiřazena zaměstnancům přiřazením úkolů.
Automatizujte své obchodní procesy
Žádná jiná země v EU nemá více obyvatel než Německo a s 234 obyvateli na kilometr čtvereční má třetí nejvyšší hustotu obyvatelstva v Evropě po Nizozemsku a Belgii, s výjimkou Monaka. Přibližně 37 milionů budov se rozkládá na ploše 357 588 kilometrů čtverečních. O něco více než polovina nemovitostí je využívána jako obytný prostor, všechny ostatní nemovitosti jsou využívány komerčně nebo veřejně. Odhaduje se, že 8 milionů nemovitostí je spravováno správci nemovitostí nebo správci nemovitostí.
Za impozantním počtem 8 milionů spravovaných objektů se skrývá značné množství údržbářských prací, které vyplývají nejen z činností potřebných k udržení budovy v provozu, ale také z ustanovení, vyhlášek a zákonů, které jsou téměř každý rok nové. Nemovitosti v Německu částečně podléhají státnímu právu a částečně federálnímu právu. Ale seznam věcí, které jsou součástí každodenního podnikání v oblasti správy nemovitostí, je překvapivě rozsáhlý, například:
- Pronájem
- Pronájem
- Výpis servisních poplatků
- Vymáhání pohledávek
- Správa vkladů
- Správa příjmů z pronájmu
- Prodat / Koupit
- Renovace
- Renovace
- Opravy
- Údržba zařízení
- Údržba nemovitostí
- Zimní servis
- Topení / Elektřina / Voda / Odpad
- Daňové právo
- Pojištění
- Katastr
Za každým jednotlivým termínem v tomto seznamu je často velké množství velmi odlišných procesů. Samozřejmě existují společnosti pro správu nemovitostí, které jsou omezeny pouze na jednu oblast, jako je výhradní správa nájemních nemovitostí nebo čistý nákup a prodej nebo správa nemovitostí vlastněných komunitou vlastníků. Ale bez ohledu na to, v jakém segmentu jsou úkoly tak rozmanité, že každý správce nemovitostí potřebuje efektivní správu dokumentů.
To je PaperOffice DMS, software pro správu dokumentů, který dokáže mnohem víc než jen spravovat dokumenty.
Co ale znamená efektivita pro správce nemovitostí?
Největším sektorem z výše uvedených 8 milionů spravovaných nemovitostí jsou nájemní byty, následované kancelářskými prostory. To znamená, že v závislosti na typu existují fixní náklady, které musí být placeny čtvrtletně, pololetně nebo ročně. Příjem, na druhé straně, je obvykle měsíční. V závislosti na spravovaných zásobách to znamená udržovat stovky až tisíce účtů, z nichž všechny mají specifické termíny a vyžadují další správu, když dojde k mimořádným změnám. Kromě toho existuje řádné účetnictví příjmů a výdajů.
Mezi mimořádné události patří například nedoplatky na nájemném. Jde o to vypočítat úroky vzniklé až do provedení platby, ale také dodržovat promlčecí lhůty a přijmout vhodná opatření.
- Správa může také zahrnout plány, které ukazují plochy pozemků v měřítku a v případě potřeby jsou k dispozici stavebním společnostem pro renovace nebo rekonstrukce.
- Důkaz o správném investování vkladových prostředků také vyžaduje vždy správné účetnictví a prezentaci.
- Včas vstupte do změn nájemního zákona nebo nabývání pozemků a buďte tak připraveni na dobu, kdy vstoupí v platnost.
To jsou jen čtyři příklady toho, co může dobrý systém správy dokumentů udělat, jako je PaperOffice DMS.
PaperOffice nerozlišuje mezi typy dokumentů, bez ohledu na to, zda potřebujete pomoc se správou smluv, podání a e-mailové korespondence: díky systému správy dokumentů PaperOffice se vaše předchozí procesy ve vaší společnosti digitalizovaly, což je činí efektivnějšími, transparentnějšími a výrazně flexibilnějšími.
Protože bez ohledu na to, v jaké formě dokumenty dorazí do společnosti, ať už jako papírové dokumenty, soubory PDF, e-maily nebo fotografie, jsou automaticky archivovány a uloženy v zabezpečené databázi.
Důležité smlouvy tak mohou být včas uznány a ukončeny nebo znovu sjednány. Uvolnění dokumentu s digitálním podpisem a e-mailovým oznámením namísto pomalé papírové pošty, nezabezpečený e-mail přispívá k loajalitě zákazníků.
Základní rámec pro digitální transformaci v oblasti správy nemovitostí a nemovitostí
Díky integrované umělé inteligenci se aktivují automatická pravidla. Tato umělá inteligence automaticky třídí dokumenty do složek, jako jsou "Faktura" a "Dodací listy", ukládá příslušná klíčová slova a spouští digitální pracovní postup uložený pro příslušný typ dokumentu.
PaperOffice splňuje nejvyšší bezpečnostní standardy , jako je správa autorizací nebo udělování přístupových oprávnění. Uživatel definuje jednotlivé pracovní kroky přesně tak, jak by probíhaly, například "evidence", "kontrola", "uvolnění" a "rezervace" faktur.
Odpovědnost může být přiřazena nejen jednotlivým lidem, ale také skupinám uživatelů, jako je "Účetnictví" nebo "Výroba", takže kolega může okamžitě zasáhnout, pokud je zaměstnanec nepřítomen.
Technologie OCR rozpozná nejen obsah dokumentu, ale také všechna datová pole relevantní pro daň, jako je číslo dokladu, datum, netto, daň a hrubá částka. Importovaná data jsou k dispozici pro controllingová hodnocení, platební transakce a finanční účetnictví. To šetří únavnou vstupní práci a snižuje chyby při odesílání.
Jediným kliknutím myši lze data včetně místa archivace exportovat k zákazníkovi, daňovému poradci nebo naopak.
Řešení: osvědčené know-how
Nedává smysl používat manažerský software v praxi hned? který nejen splňuje všechny požadavky, ale je také snadno naučitelný a levný?
PaperOffice DMS je osvědčené kompletní řešení pro digitální práci a s více než 20 lety zkušeností na trhu jeden z prvních průkopníků DMS.
Řešení pracovních postupů a integrita AI – řešení ALL-IN-ONE s PaperOffice DMS
Společnosti v oblasti správy nemovitostí a správci nemovitostí musí zpracovávat dokumenty ve všech obchodních transakcích. Neustálý další vývoj obchodních modelů neustále vytváří nové výzvy. To, co potřebují, je dobrý systém správy dokumentů.
PaperOffice DMS je ten správný software, protože má vše, co nábytkářský a výrobní průmysl potřebuje, například:
- Ukládání dokumentů ve všech digitálních formátech dle zásad GDPR/li>
- Funkce pro odesílání a opětovné odesílání opožděných dokumentů, které vyžadují akci
- Samoučící se funkce ukládání dat s označováním a interním vyhledávačem
- Automatické přiřazení nově přidaných dokumentů ke správné složce
- Jednoduchá tvorba databáze a připojení k databázi včetně individuálně přizpůsobitelné masky
- Automatické vytváření šablon pro opakující se procesy a operace
Bezpečná archivace v souladu s revizemi: PaperOffice DMS technicky splňuje zákonné požadavky GoBD, GDPdU a DSGVO
Funkce pracovního postupu PaperOffice zjednodušuje komunikaci. Procesně orientovaná správa dokumentů zajišťuje, že tyto dokumenty zůstanou aktuální s malým úsilím. PaperOffice DMS vám umožňuje snadno zohlednit příslušné doby uchovávání a mazání . Digitální pracovní postupy jsou integrovány do podnikových procesů, což zajišťuje dodržování základních procesních kroků a tím i shodu.
PaperOffice to podporuje rozsáhlým modulem úloh a pracovních postupů.
Tímto způsobem lze vytvořit určité procesní řetězce a definovat stávající provozní procesy na elektronických dokumentech a částečně je provádět automaticky.
To představuje bezchybnou optimalizaci procesu, protože úkol může být nejen přiřazen zaměstnancům se specifickými uživatelskými právy a lhůtami pro dokončení, vyžaduje digitální vydání, ale také automaticky spouští další akce, jako jsou e-mailová oznámení nebo změny stavu dokumentu.
Tímto způsobem mohou být příslušná metadata uložena také po procesu archivace dokumentů. Kromě typu dokumentu lze zadat dobu archivace a související informace o zákazníkovi.
Nábytkářský průmysl a výrobní obory těží z digitální správy dokumentů
Systém správy dokumentů umožňuje samostatné vytváření databází pro každou jednotlivou oblast a může současně vytvářet odkazy. Analogové dokumenty, jako jsou předložené řemeslné faktury, jsou skenovány pomocí PaperOffice DMS a ukládány jako fotografie i jako převedený text pomocí softwaru OCR. Všechny existující údaje, například o nájemci, mohou být zobrazeny jasně a jednoznačně, což je důvod, proč nemusí být žádné soubory přenášeny spolu pro schůzky mimo dům. Správa databází řízená umělou inteligencí vytváří podle potřeby šablony z kmenových dat nebo statisticky použitelných seznamů.
Zároveň je udržována potřebná ochrana dat prostřednictvím hierarchické správy hesel a 1024bitového šifrování.
Optimalizujte svou pracovní dobu až o 7,5 % ve srovnání s prací na papíře díky použití PaperOffice DMS.
Ušetřete čas při hledání, směrování a sdílení dokumentů.
S digitálními razítky mohou být dokumenty doplněny o další informace a dokonce řídit podrobné pracovní postupy. Funkce úkolu a pracovního postupu zase zajišťuje, že termíny jsou splněny a dokončeny.
Vynikající poměr ceny a výkonu PaperOffice DMS, stejně jako jednoduchá implementace ve stávajících operačních systémech společnosti Microsoft a intuitivní naučitelnost činí software nepostradatelným pomocníkem v každém domě nebo správě nemovitostí v krátkém čase, bez ohledu na to, jak velký je inventář, který má být spravován.
FAQs
Nakonec odpovídáme na několik dalších často kladených otázek na toto téma. "Digitalizace v oblasti správy nemovitostí a správy nemovitostí":
Jak mohou zaměstnanci získat přístup k PaperOffice?
Díky decentralizované a moderní programové architektuře lze PaperOffice použít na téměř jakémkoli zařízení - od klasických počítačů až po smartphony / tablety až po televizory.
Co se stane s daty, pokud PaperOffice neexistuje?
Nestane se, ale pro ujištění: Data můžete exportovat KDYKOLIv, protože PaperOffice je založen na otevřené databázové struktuře, můžete ke svým datům přistupovat kdykoliv.
Ochrana údajů o tématech: Kde jsou uloženy všechny dokumenty?
PaperOffice bude ukládat všechny dokumenty interně s šifrováním na vysoké úrovni, díky čemuž bude imunní například vůči krádeži dat a překročí všechny požadavky GDPR a GOBD.
Vyhněte se chybám: NIKDY neukládejte data do cloudu třetí strany!
Lze PaperOffice přizpůsobit přesně specifikacím?
Ano, PaperOffice lze 100% přizpůsobit zamýšlenému použití, aby byla zajištěna bezproblémová integrace do stávajících procesů a systémů. Dokonce i programové rozhraní může být plně navrženo a volně přizpůsobeno.
Závěr
PaperOffice DMS podporuje správu nemovitostí a správu nemovitostí a nabízí vhodná rozhraní k dalšímu softwaru, API připojení a lze jej kdykoli rozšířit podle vašich přání. Software se snadno učí a lze jej snadno integrovat do každodenní praxe, aniž by docházelo k absencím pro účely školení.
PaperOffice DMS doporučuje používat NAS (síťové úložiště dat) s funkcí zálohování, aby se důležitá data neztratila ani nebyla špehována v cloudech třetích stran.
Nakonec PaperOffice DMS zaujme velmi dobrým poměrem ceny a výkonu a obrovským know-how díky více než 20 letům praktických zkušeností.