Těžební společnost
KUMUL Minerals Holdings Limited

Kumul Minerals Holding Limited (KMHL), přední těžební společnost se sídlem v Papui-Nové Guineji, stojí v čele těžby surovin.

Díky rozsáhlé přítomnosti a silnému závazku k excelenci se KMHL etablovala jako významný hráč v těžebním průmyslu. Prostřednictvím jasné vize, strategických inovací a udržitelného provozu je KMHL průkopníkem v tvorbě hodnot pro své zúčastněné strany a region.

Výchozí pozice a výzvy

Stejně jako mnoho společností v těžebním průmyslu čelila KMHL výzvám při správě a organizaci důležitých dokumentů v každodenním provozu.

Vysoká komplexnost a objem dokumentace, od schvalovacích procesů po provozní protokoly a environmentální předpisy, učinily efektivní správu dokumentů nezbytnou.

Proto KMHL hledala systém správy dokumentů, který nejenže centralizuje dokumenty, ale také usnadňuje spolupráci mezi různými odděleními a lokalitami, zároveň zajišťuje bezpečnost a ochranu údajů a podporuje dodržování právních předpisů.

Proč se KMHL rozhodl pro PaperOffice DMS

Po důkladném zkoumání různých systémů pro správu dokumentů se KMHL rozhodl pro PaperOffice DMS. Systém byl zvolen, protože umožňoval společnosti provádět minimální změny jejich stávajících pracovních postupů a zároveň vyhovoval jejich požadavkům.

„Rozhodli jsme se pro PaperOffice DMS, protože investice je v souladu s cíli naší společnosti, což znamená zvýšení efektivity, zlepšení zabezpečení dokumentů a využití digitální transformace. Navíc jsou náklady ve srovnání s jinými poskytovateli mimořádně atraktivní,"

vzpomíná Loi Joseph, IT manažer Kumul Minerals Holdings Limited.

Finanční analýza, kterou provedl IT tým, ukázala, že PaperOffice DMS je nákladově efektivní a vyhovuje potřebám KMHL.

Přitom byly prozkoumány tři potenciální systémy správy dokumentů, pro které byly získány nabídky od příslušných společností: PaperOffice, Docuware a M-Files.

Implementace

Pro zahájení implementace bylo nejprve 80 pracovních míst vybaveno systémem pro správu dokumentů, jako databáze byl zvolen Synology NAS.

Tato počáteční skupina tvořila výchozí bod pro zavádění systému, přičemž další pracovní místa byla postupně integrována.

Dva měsíce po zadání zakázky byla dokončena migrace stávajících dat a o měsíc později byl úspěšně zahájen provoz, přičemž bylo přijato archivní řešení Kumul.

Implementace probíhala hladce a zaměstnanci byli úspěšně vyškoleni.

Díky přizpůsobeným školením, interaktivním workshopům a praktickým příkladům použití se všichni zaměstnanci seznámili se všemi funkcemi systému a mohli je optimálně využívat. Byly také poskytnuty školicí materiály, aby zaměstnancům sloužily jako referenční manuály i po dokončení školení.

To umožnilo bezproblémový přechod k používání nového systému a zajistilo rychlou integraci do každodenních pracovních postupů.

Konečný výsledek

Zavedení PaperOffice DMS umožnilo KMHL zlepšit správu dokumentů.

Firma byla ohromena přizpůsobivostí uživatelského rozhraní, zlepšeným hledáním dokumentů a kontrolou verzí dokumentů.

Zavedení nového systému proběhlo hladce a KMHL doporučovala PaperOffice DMS všem, kteří hledali řešení pro správu dokumentů.

Celkově byla zkušenost KMHL s PaperOffice DMS velmi uspokojivá a předčila jejich očekávání.