Stavební společnost
IDC Construccion S.L. Las Palmas

Výchozí situace

IDC Construccion je stavební společnost se sídlem v Las Palmas, která se specializuje na výstavbu sportovních podlah pro školy, sportovní haly a herní parky. Společnost je známá pro své kvalitní a odolné podlahy pro školy, sportovní haly, herní parky atd., které vyhovují potřebám uživatelů.

Stejně jako všechny velké stavební společnosti měl IDC Construccion S.L. stejné problémy s řízením a organizací důležitých dokumentů pro svůj každodenní provoz.
Pro řešení těchto výzev společnost hledala systém pro správu dokumentů (DMS), který by optimalizoval její dokumentový systém.

Bylo důležité, aby nový systém správy dokumentů (DMS) dokázal sjednotit všechny tyto dokumenty na jednom místě a umožňoval snadný přístup z libovolného místa.
IDC Construccion hledala takový DMS, který by se přizpůsobil stávajícím pracovním postupům a splnil její požadavky.

K výzvám patřilo:

• Registrace, organizace, klasifikace a archivace všech dokumentů společnosti
• Rychlý a spolehlivý přístup k dokumentům z libovolného místa
• Jednotný systém pro správu papírových dokumentů a elektronických souborů
• Snadná integrace do stávajících pracovních postupů společnosti
• Kontrola a zabezpečení důvěrných informací

Kterým dalším výrobcům se podíváte?

IDC Construccion zkontrolovala různé možnosti pro správu dokumentů. Žádné jiné systémy však nebyly schopné se přizpůsobit jejich stávajícím postupům. Nakonec objevili PaperOffice DMS a zjistili, že perfektně odpovídá jejich požadavkům. Byli ohromeni tím, jak snadno se dalo integrovat do jejich stávajících systémů, aniž by museli měnit svůj způsob práce.

Proč se IDC Construccion S.L. rozhodla pro PaperOffice DMS

Pan Agustín García Afonso z IDC Construccion S.L. nejprve zkoumal různé nabídky softwaru pro správu dokumentů a nakonec se rozhodl vyzkoušet PaperOffice DMS.

Výzvou pro stavební společnost IDC Construccion bylo najít vhodný systém pro správu dokumentů, který by podporoval jejich práci a optimalizoval jejich správu dokumentů.

Po vyzkoušení několika systémů pro správu dokumentů bylo zjištěno, že tyto systémy by je donutily přizpůsobit své postupy systému, namísto toho, aby to bylo naopak.

To byla nevýhoda pro společnost, protože již měla vlastní přizpůsobený systém pro správu dokumentů, který však nebyl aktualizován. Z těchto důvodů se společnost rozhodla najít systém, který by splňoval jejich požadavky a zároveň by mohl podporovat jejich stávající systém.

Po důkladném přezkoumání různých systémů pro správu dokumentů se IDC Construccion rozhodla pro PaperOffice DMS.

Systém byl vybrán, protože společnosti umožnil minimálně změnit její stávající postupy, zatímco splňoval její požadavky. To byl důležitý faktor při rozhodování pro PaperOffice DMS, protože společnost tak mohla plně kontrolovat své dokumenty, aniž by to ovlivnilo její pracovní postupy.

Díky kontrolovanému přístupu, podrobným seznamům úkolů a možnosti udělovat povolení pomocí pracovních postupů a spolehlivých e-mailových upozornění mohou zaměstnanci efektivně vykonávat přiřazené úkoly a oprávněné osoby je snadno povolit nebo odmítnout.

"Pro firmy, které nemají systém pro správu dokumentů, je PaperOffice DMS ideálním řešením, protože nabízí vše, co si můžete přát. Dokonce i pro firmy, které již mají systém pro správu dokumentů, ale z nějakého důvodu musí přejít, je PaperOffice DMS vynikající volbou díky své uživatelsky přívětivé rozhraní a funkcím."

Novější a rychlejší dostupnost dat a dokumentů zásadně a trvale mění postupy společnosti. Správa znalostí je nyní transparentně organizována a je k dispozici v pravý čas.

Tato PaperOffice DMS byla lepší než ostatní

• Přizpůsobivost uživatelského rozhraní: IDC Construccion bylo ohromeno uživatelskou přívětivostí PaperOffice DMS. Systém správy dokumentů se dokázal přizpůsobit stávajícím pracovním postupům IDC Construccion a umožnil jim rychle a snadno organizovat a vyhledávat dokumenty.
• Vylepšené vyhledávání dokumentů: PaperOffice DMS umožňuje zaměstnancům IDC Construccion rychle a snadno najít dokumenty, což šetří čas a zdroje.
• Kontrola verzí dokumentů: PaperOffice DMS umožňuje IDC Construccion kontrolovat verze dokumentů a zajistit, že jsou vždy aktuální.

"Po zavedení PaperOffice jsme dokonce upravili naše motto "Řekněte nám, jak chcete šlápnout, a my na to položíme VÁŠ podlahu" na motto správy dokumentů, které zní "Řekněte mi, jak chcete spravovat svou dokumentaci, a PaperOffice to udělá za vás"."

Výsledek

Díky implementaci PaperOffice DMS byla IDC Construccion schopna zlepšit správu svých dokumentů. Společnost byla ohromena přizpůsobivostí uživatelského rozhraní, vylepšeným vyhledáváním dokumentů a kontrolou verzí dokumentů. Zavedení nového systému proběhlo hladce a společnost PaperOffice DMS doporučuje každému, kdo hledá řešení pro správu dokumentů. Celkově byla zkušenost IDC Construccion s PaperOffice DMS velmi uspokojivá a předčila jejich očekávání.