Vývoj produktů, procesy a podpora Butterfly Engineers S.L.

Zkušenosti PaperOffice / Reference / Zpráva o praxi

Sektor
Průmysl a obchod

Oblast
Córdoba, Andalusie, Španělsko

Oddělení
Oddělení výzkumu a vývoje
Účetnictví

Digitální změna ve vývoji produktů - úspěšná správa dokumentů

Antonio Jesús Sánchez, výkonný ředitel a produktový a procesní inženýr ve společnosti Butterfly Engineers S.L.

Výchozí pozice

Společnost, která se věnuje výhradně vývoji produktů, procesnímu inženýrství a je zapojena do všech fází výroby - od prvního nápadu až po konečný produkt - je každý den zaplavena soubory a dokumentací, jako jsou technické listy, údaje o zákaznících, výpočty a plány.< /p>

Informace o projektech, které v průběhu let zabírají stále více úložného prostoru a již není snadné je najít, zejména v administrativních kancelářích, se postupně stávají fatálními.

Cílem společnosti bylo digitalizovat stávající papírové dokumenty, přinést optimalizaci procesů a řízení workflow nad všemi příchozími a odchozími dokumenty, automatizovat velkou část procesů na pozadí a tím proces optimalizovat.

Industrial engineer putting on a headset work PC with two monitors

Digitization with PaperOffice brings immense advantages

Stávající problémy a úkoly

V minulosti byly informace uloženy pouze v papírové podobě, jako je návrh a plánování nebo specifikace produktu nebo vývoje produktu, ale dnes existuje v mnoha organizacích řada informačních zdrojů a dokumentů: e-maily, formuláře, náčrtky jsou stejně tak součástí jako elektronické faktury a papírové účtenky, dopisní pošta, dodací listy, smlouvy atd.

Naštěstí díky neustálému vývoji IT je tento typ práce nyní řízen digitálně. Mnoho procesních kroků se nyní stává součástí 100% digitální a automatizované praxe, jak potvrzuje Průmysl 4.0.

Papír je však často nepostradatelný, pokud jde o výkresy nebo nápady od ruky, stejně jako administrativu, faktury nebo informace o zákaznících.

Kromě navrhování a výroby musí specialisté Butterfly Engineers také vytvářet dokumentaci, jako jsou montážní příručky, bezpečnostní pokyny a technická dokumentace, aby mohli studovat proveditelnost projektů.

Agilita a rychlost při manipulaci se spisy jsou v moderních společnostech zásadní, a to ještě více, když na této dokumentaci závisí sledování projektů, analýza jejich nákladů nebo různé studie, které je činí ziskovými.

Cílem společnosti Butterfly Engineers proto bylo přizpůsobit se průmyslu a být schopen jednat digitálně jako průmyslová společnost 4.0.

"Museli jsme se vyhnout nákladům na ukládání dokumentů do složek. Kromě toho bylo vyhledávání dokumentů časově náročné",

vzpomíná pan Antonio Jesús Sánchez, výkonný ředitel a procesní inženýr společnosti Butterfly Engineers.

Proč si Butterfly Engineers vybrali PaperOffice DMS

Společnost Butterfly Engineers se věnuje vývoji produktů, procesnímu inženýrství a podpůrnému inženýrství, zpracovává velké množství dokumentace, kterou je třeba digitalizovat, ale nejdůležitějšími body pro implementaci DMS, jako je PaperOffice, jsou bezpečnost a rychlost indexování a procesu vyhledávání.

Kromě toho, že mají naprostou důvěru, že bezpapírová digitální kancelář je možná.

"Každý den pracujeme se spoustou technických informací. Ukládání všech informací v papírové podobě je pro nás těžkopádné a nákladné. Budoucí hledání je také velmi únavné.
PaperOffice nám umožňuje snadný přístup odkudkoli, snadné nalezení konkrétních souborů nebo dokumentů a především zajištění jejich bezpečnosti."

Butterfly Engineers si je také vědom toho, že šifrovací metoda PaperOffice umožňuje chránit nejcitlivější dokumenty před možnými úniky, špionáží nebo nehodami. Zvláště když společnost s těmito vlastnostmi prochází standardy a patenty, které chrání prvky, které jsou pro společnost nezbytné.

Sketches and plans of a product development

Security and trust in archived data - Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success

Provozní detaily softwaru se navíc stávají ještě atraktivnějšími, když máte tým podpory nejvyšší kvality, který splňuje všechny nejpřísnější právní evropské směrnice (GDPR, RGPD a GoBD) a šifrování souborů je absolutně nezranitelné. Je také pozoruhodné, že data mohou být kdykoli exportována oprávněnými osobami a databáze je kdykoli přístupná IT pracovníkům a správcům společnosti.

Přepněte na automatizaci prostřednictvím PaperOffice: cíle a plán

Pro Butterfly Engineers bylo jasné, že dříve nebo později budou muset přejít na digitalizaci, aby vytvořili konkurenční výhodu.

Jako společnost, která je více propojena s technologickým vývojem než jiná průmyslová odvětví, Butterfly Engineers důvěřovali pozitivnímu dopadu zavedení DMS a úspěšné implementaci v bezpapírové kanceláři.

"Systém správy dokumentů nám umožňuje efektivně a rychle spravovat informace o společnosti. V tomto smyslu je PaperOffice velmi rozsáhlý a poměrně srozumitelný systém. Je snadno použitelný a přístupný pro malé a střední podniky, jako je ten náš."

Díky zavedení digitalizace PaperOffice byla společnost schopna:

Minimalizujte spotřebu papíru
Úspora nákladů a úložného prostoru
Automatizace úloh správy
Provádějte optimalizaci procesů díky monitorování složek
Zajištění bezpečného doručení dokumentů

Ale díky digitalizaci PaperOffice byli Butterfly Engineers také schopni:

Úspora času a zdrojů
Zajištění kontroly a verifikace administrativních procesů
Umožněte snadný přístup k dokumentům a souborům
Dostupnost dokumentů pro každého pověřeného zaměstnance
Umožněte bezpečnou a dlouhodobou archivaci dokumentů, citlivých dat, patentů, průmyslových příruček nebo vývoje

"Zabezpečení dat, digitalizace dokumentů a snadná integrace PaperOffice do průmyslového prostředí daly společnosti to, co potřebovala k indexování souborů a vyhledávání dokumentů."

Snadnější a rychlejší dostupnost dat a dokumentů zásadně a trvale mění procesy společnosti. Administrativní znalosti jsou nyní organizovány transparentně a k dispozici ve správný čas.

Konečný výsledek

PaperOffice našel způsob, jak ukončit jeden z hlavních problémů, kterým společnosti v současné době čelí:

Správa dokumentů (správa dokumentů) a digitalizace procesů.

Nepříjemnosti spojené s objemem dat byly omezeny na odstranění administrativních překážek, aby se zajistilo, že k PaperOffice budou mít přístup pouze oprávnění zaměstnanci a aby se zabránilo úpravám dokumentů nebo dokonce úniku technických informací.

Společnost také plánuje tuto úspěšnou spolupráci dále rozšiřovat, protože PaperOffice dokonale splňuje možnosti, které má k dispozici.

Díky integritě PaperOffice DMS jsou technické listy, plány, data, faktury a náčrtky rychle nalezeny - to umožňuje společnosti Butterfly Engineers najít data projektu během několika sekund a pomoci svým zákazníkům s velkou přesností.

FAQs

Nakonec odpovídáme na několik dalších často kladených otázek na toto téma. "Vývoj produktů, procesy a podpora Butterfly Engineers S.L.":

Jaké tipy byste dali budoucím uživatelům PaperOffice?

Nikdy není příliš brzy ani příliš pozdě na to, abychom se zabývali tématem digitalizace.

Nejdůležitější je získat představu o softwaru, ale také o samotné společnosti. Bylo důležité, abychom se necítili nuceni kupovat software nebo se zaregistrovat k žádným balíčkům služeb a podpory.

Ještě předtím, než jsme získali PaperOffice DMS, jsme mluvili se všemi odděleními společnosti a nikdy jsme se necítili špatně zacházeno. Naopak: PaperOffice má milý, zdvořilý a kompetentní tým.

Pro nás jako veřejnou instituci je tento proces stále komplikovanější a zahrnuje mnoho byrokracie. Proto byla důvěra v systém a software velmi důležitá. Samozřejmě bylo také velmi důležité, aby byl software snadno srozumitelný.

Komu byste PaperOffice doporučili?

PaperOffice doporučíme všem ostatním firmám, které by chtěly digitalizovat a automatizovat.

Co se vám na PaperOffice obzvlášť líbí?

Se vším jsme velmi spokojeni.

Závěr

PaperOffice je lehký, ale výkonný systém pro správu dokumentů.

Funkce, které se na první pohled zdají bezvýznamné, jako je automatické čtení obsahu dokumentu, se ukáží jako nejdůležitější funkce, které už nechcete nechat ujít po delší dobu.

"Jsem rád, že jsem si vybral PaperOffice, protože jsme nakonec dostali optimální systém. Můžeme ji spravovat sami a jsme na dobré cestě stát se digitální kanceláří."