Lisabonský patriarchát
Pedro Silva, administrativní asistent lisabonského patriarchátu
Výzva
Lisabonský patriarchát (latinsky: Patriarchatus Olisiponensis) je římská arcidiecéze římskokatolické církve se sídlem v Lisabonu, hlavním městě Portugalska. Jeho arcibiskupskou katedrálou je patriarchální katedrála sv. Marie Maggiore v Lisabonu.
Lisabonská diecéze byla povýšena na arcibiskupství 10. listopadu 1394. 1716 ji obdržel papež Clemens XI. titul patriarchátu.
PaperOffice DMS používá Lisabonský patriarchát k centralizaci a organizaci informací z více zdrojů a k minimalizaci času a nákladů na údržbu fyzického archivu. Přístup k informacím je digitální.
Patriarchátní dokumenty z oblastí osobních, nemovitostních a účetních dokumentů 285 farností patřících k lisabonskému patriarchátu a dalších 450 institucí, které jsou závislé na biskupovi, tak byly postupně kompletně digitalizovány v PaperOffice DMS.
Výchozí pozice
Digitální transformace a pojem "digitalizace" jsou na rtech všech nejpozději od pandemie a nyní již nejsou pro mnoho společností volitelnou podmínkou, ale nutností.
Téma dalšího digitálního rozvoje je také pevně zakotveno v komunitách a církvích. Protože i v církvi, jako je lisabonský patriarchát, čekají na řadu rozsáhlé administrativní úkoly, které se dříve prováděly ručně a analogicky.
Stávající problémy a úkoly
V minulosti byl celý systém patriarchátu založen na papíře. Ale s existujícími a denními příchozími doklady dosáhl manuální systém svých limitů.
Celá záplava informací se stala nekonzistentnější. Nejdůležitějším úkolem bylo spojit analogové a digitální jednotky. Papírové dokumenty musely být digitalizovány a spojeny s dalšími informacemi, jako jsou související e-maily.
Digitization is omnipresent - also in the church
"Chtěli jsme centralizovat a organizovat informace z více zdrojů, abychom minimalizovali čas a náklady na údržbu fyzického archivu, ale s digitálním přístupem."
vzpomíná pan Pedro Silva, administrativní zaměstnanec lisabonského patriarchátu.
Proč si lisabonský patriarchát vybral PaperOffice DMS
Vzhledem k existujícím výzvám hledal pan Pedro Silva, administrativní zaměstnanec patriarchátu, systém správy dokumentů (DMS), který by umožnil bezpečné a adaptabilní ukládání dat. Jednoduchá integrace všech pracovních stanic v administrativní kanceláři, včetně těch, které pracují na dálku, by měla být vyřešena nekomplikovaným softwarem.
"Hledali jsme řešení připravené na budoucnost, které by zpočátku mohlo implementovat všechny naše požadavky, ale zároveň nabízelo snadnou škálovatelnost a dobrý poměr nákladů a přínosů a mohlo by být v budoucnu upgradováno na další oddělení."
Kromě PaperOffice DMS pan Pedro Silva testoval další softwarové produkty z jiných systémových domů a zpočátku zkoumal různé softwarové nabídky ve vztahu ke správě dokumentů.
Pan Silva zdůrazňuje, že vhodný systém se hledá již dlouhou dobu. Žádný z dříve testovaných dodavatelů softwaru však nebyl dostatečně škálovatelný nebo flexibilní pro práci, kterou měl systém správy dokumentů dělat.
"Většina řešení nenabízí snadný způsob, jak vytvořit databázi, jako to dělá PaperOffice DMS, protože používají pouze cloud a nabízejí serverové řešení."
Konečné rozhodnutí o použití PaperOffice pro správu dokumentů v Lisabonském patriarchátu bylo rozhodnuto z následujících důvodů:
1. Ukládání a dostupnost dat. Centrální a snadný přístup ke všem relevantním dokumentům a možnost spolupráce více stran na stejném dokumentu.
Interní centrální úložiště, ke kterému mají přístup všichni zaměstnanci. Data by neměla být uložena v cloudu třetí strany nebo v počítači s jedním uživatelem.
Řešení: Na NAS byla zřízena databáze Network Attached Storage. Tato databáze byla integrována do PaperOffice DMS a všechna data patriarchátu byla uložena.
To zcela splňuje zákonné požadavky na zálohování dat.
Jako tým 3 v administrativní kanceláři díky integraci PaperOffice DMS pracují dva administrativní pracovníci na dálku a mají spolehlivý přístup k dokumentaci jednoduchým a jasným způsobem.Pan Pedro Silva byl velmi spokojen s řešením bez externího cloudu a tedy bez poskytovatelů třetích stran, kteří mohou být předmětem vládních zásahů a zvýšit riziko hackerských útoků.
Jako tým 3 v administrativní kanceláři díky integraci PaperOffice DMS pracují dva administrativní pracovníci na dálku a mají spolehlivý přístup k dokumentaci jednoduchým a jasným způsobem.Pan Pedro Silva byl velmi spokojen s řešením bez externího cloudu a tedy bez poskytovatelů třetích stran, kteří mohou být předmětem vládních zásahů a zvýšit riziko hackerských útoků.
2.Hodnota za peníze. Software by měl mít dobrý poměr ceny a výkonu.
Pro lisabonský patriarchát bylo velmi důležité, aby po počáteční investici mohl být software snadno a snadno škálován na další oddělení a aby to neznamenalo vysoké náklady.
Řešení: PaperOffice DMS je nabízen v různých cenových modelech, které umožňují uživatelům vzít pro ně nejvýhodnější formu.
Tímto způsobem mohou uživatelé nejprve bezplatně a bezplatně používat testovací verzi a poté ji v případě potřeby rozšířit na vlastní firmu / obec bez ztráty stávajících dat.
Tímto způsobem mohou uživatelé nejprve bezplatně a bezplatně používat testovací verzi a poté ji v případě potřeby rozšířit na vlastní firmu / obec bez ztráty stávajících dat.
Počet zakoupených uživatelských licencí lze kdykoli zvýšit. Tímto způsobem se patriarchát může vyhnout nadměrnému kapitálovému závazku.
3. Snadná manipulace. Software by měl být samozřejmý a vyžadovat co nejméně školení, ale zároveň by měl být připraven na budoucnost.
Řešení: PaperOffice DMS je v podstatě velmi strukturovaný a má grafické rozhraní, které vede uživatele krok za krokem. Kromě toho existují další výukové programy a videa pro všechny funkce, které lze vyvolat přímo pro podporu.
Tímto způsobem se lze vyhnout externím konzultantům. PaperOffice DMS samozřejmě nabízí také individuální školení pro moduly, pokud je to žádoucí. Na základě zkušeností lisabonského patriarchátu je však PaperOffice do značné míry samozřejmý.
Žádní externí a drazí "konzultanti" na místě a nikdo nemusí nikam cestovat za školením. Každý si může definovat časový rámec pro učení navigace v menu sám podle potřeby a z hlediska budoucnosti je PaperOffice DMS díky své modulární struktuře dobře umístěn.
"Vybrali jsme si PaperOffice DMS, protože jsme osobně testovali software a byli ohromeni snadným použitím Integrace do prostředí Windows a čisté uživatelské rozhraní pro práci s inspirací."
4. Retrievability a úspora času. Hledal se jednodušší způsob, jak digitalizovat analogové dokumenty a v případě potřeby je snadno znovu najít.
Řešení: Základním segmentem PaperOffice DMS je digitalizace analogových dokumentů. Vše, co potřebujete, je skener s rozhraním k počítači a PaperOffice DMS. Dokumenty nejsou pouze skenovány. Jsou převedeny na upravitelný text integrovaným softwarem OCR a automaticky správně uloženy.
Díky integrované funkci AI lze každý dokument naučit, veškerý požadovaný obsah lze cíleně extrahovat a ukládat s klíčovými slovy plně automatizovaným způsobem.
PaperOffice DMS nabízí přesně to, co patriarchát hledal.
Top 3 seznam funkcí,
že PaperOffice DMS si vede lépe než ostatní
- 1. Rozpoznávání textu (OCR) a vyhledávání dokumentů
- 2. Integrace a připojení k databázi na NAS
- 3. Snadno použitelné a vysvětlující rozhraní
Jak byl PaperOffice DMS integrován?
V době pandemie se patriarchát rozhodl archivovat každodenní dokumenty a e-maily v PaperOffice DMS.
Díky výkonnému skeneru a připojení skeneru v PaperOffice mohla začít konverze analogových papírů. Všechny dokumenty byly postupně čteny a digitalizovány prostřednictvím rozhraní skeneru PaperOffice OCR. Pro každý dokument během čtení je vytvořen index klíčových slov, který lze použít k jeho rychlému nalezení pomocí vyhledávače PaperOffice.
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.
Existující složky v závěsných souborech byly převzaty 1: 1 a jednoduše převedeny na "digitální složky".
Všechny existující e-maily byly uloženy přímo v DMS PaperOffice, mohly být propojeny s existujícími dokumenty a v budoucnu nebudou muset být vytištěny na papíře. A všechny příchozí e-maily jsou automaticky archivovány do PaperOffice sledováním složek prostřednictvím správy nastavených pravidel
Od použití PaperOffice DMS se spotřeba papíru výrazně snížila.
Jaké jsou další kroky?
Dalším krokem, který Lisabonský patriarchát plánuje, je digitalizace stávajícího fyzického archivu do roku 2021 a rozšíření využití PaperOffice DMS do dalších oblastí/oddělení patriarchátu.
Kromě toho by patriarchát chtěl do značné míry automatizovat archivaci dokumentů díky použití KI PIA.
"Jsme nadšeni po spolupráci s PaperOffice DMS rok a půl, i když jsme byli omezeni pouze na jedno oddělení a toto fantastické mistrovské dílo jsme plně neprozkoumali."
Top 3 seznam hlavních problémů,
PaperOffice DMS vyřešen
- 1. Sdílejte, zpracovávejte a lépe organizujte dokumenty
- 2. Snížení nákladů na tisk a velikost fyzického archivu, protože téměř každá kopie byla dříve vytištěna
- 3. Lepší řízení času a řízení úkolů díky interním oznámením z PaperOffice prostřednictvím briefingu
Shrnutí celkových zkušeností
PaperOffice DMS splnil všechna potřebná kritéria a dnes mapuje kompletní tok digitálních dokumentů v patriarchátu.
Prozatím byly všechny dokumenty zaznamenány vysoce výkonnými skenery a digitálně uloženy v elektronickém archivu PaperOffice. Současně jsou příchozí a existující e-maily přenášeny přímo do PaperOffice DMS a propojeny s archivovanými dokumenty.
Administrativní pracovníci patriarchátu pak mají přístup k dokumentům a e-mailům prostřednictvím uživatelského rozhraní PaperOffice a zadáním různých hledaných výrazů - k dispozici je také fulltextové vyhledávání.
Díky důslednému používání DMS dokázal patriarchát výrazně zkrátit dobu zpracování faktur a dalších typů dokumentů.
