Komunita
Správa nemovitostí
El Guijo
Alejandro Campos, IT specialista a projektový manažer ve společnosti El Guijo
Výchozí pozice
Jako komunita v oblasti správy nemovitostí má El Guijo spoustu důležitých dokumentů, které musí spravovat: nájemní smlouvy, účty za služby, stavební spisy, registrace do turnajů, obchodní dokumenty, oznámení a mnoho dalšího.
Správa nemovitostí bohužel dosud významně netěží z použití vhodného softwaru pro správu dokumentů, protože dosud nebylo nalezeno žádné vhodné řešení, i když správci nemovitostí jsou ti, kteří významně těží z použití vhodného softwaru pro správu dokumentů.
Pro řešení mnoha stávajících administrativních problémů v oblasti správy nemovitostí bylo rozhodnuto implementovat systém správy dokumentů.
Cílem El Guijo bylo digitalizovat stávající papírové dokumenty, přinést optimalizaci procesů a kontrolu pracovních postupů nad všemi příchozími a odchozími dokumenty, automatizovat velkou část procesů na pozadí a tím optimalizovat proces správy nemovitostí.
Existující problém
Správce nemovitosti musel denně sbírat důležité dokumenty. To vše muselo být přiděleno správnému obytnému majetku, majiteli, nájemci, pronajímateli. Ale každodenní práce v komunitě byla také charakterizována neefektivitou:
"Museli jsme se vyhnout nákladům na ukládání tím, že jsme dokumenty ukládali do složek. Hledání dokumentů bylo navíc časově náročné a často zahrnovalo návštěvu archivu",
vzpomíná pan Alejandro Campos, IT specialista komunity El Guijo.
Celkový průměr sousedů tak někdy přesahuje 2500 obyvatel, s častějšími vrcholy v letních a prázdninových obdobích. V důsledku toho se šest zaměstnanců jako konzultanti a stálý manažer v kanceláři, stejně jako externí zahradnický a administrativní personál nemohli vyrovnat s informačním přetížením.
Před implementací systému pro správu dokumentů byl celý systém založen na papíru. Dokumenty předložené vlastníky, protokoly a evidence údržbářských prací, stížnosti byly předány správě a následně hromadně uloženy do složek.
V průběhu digitalizace se správci nemovitostí jako El Guijo vidí každý den s nesčetnými dotazy na pronájem, stížnostmi a dalšími obavami , které jsou nyní také konfrontovány e-mailem. Tuto záplavu e-mailů však lze jen stěží řešit ručně.
Důsledkem byly zdlouhavé časy zpracování a neefektivita při zpracování, získávání a předávání potřebné dokumentace. V souladu s tím se komunita vydala hledat digitální správu dokumentů.
"Jen jsme posunuli práci dopředu a teď máme náskok."
Alejandro Campos, IT specialista, osoba samostatně výdělečně činná pro komunitu El Guijo, hledala řešení tohoto a všech problémů se správou nemovitostí. Předpokládalo se také digitalizace všech administrativních úkolů obce, které byly dříve do značné míry analogické.
Proč si obec El Guijo vybrala PaperOffice DMS
Nejdůležitějšími kritérii výběru byly spolehlivost, dostupnost a bezpečnost, protože spravované dokumenty zahrnovaly důvěrný obsah, jako jsou osobní dokumenty, stejně jako faktury, které musely být chráněny před neoprávněným přístupem přístupovými oprávněními a úrovněmi uvolnění.
Různí poskytovatelé cloudu nebo open source řešení nebyli zvažováni kvůli předpisům o ochraně údajů v obci, protože bezpečnost osobních údajů GDPR a dlouhodobá bezpečnost investic nemohla být zaručena.
Vzhledem k tomu, že PaperOffice DMS není cloudová aplikace a ukládá všechna data do centrální databáze, která je nyní na dedikovaném serveru, bylo nakonec rozhodnuto otestovat požadovaný scénář testem.
"Již při první schůzce s PaperOffice si všimnete 20 let zkušeností PaperOffice v oblasti správy dokumentů."
PaperOffice překračuje všechny standardy dokumentů a právní pokyny, zejména díky vysoce šifrovanému ukládání dokumentů přímo na dedikovaném serveru a nikoli v cloudu.
Potřeba používat systém správy dokumentů, který má kompatibilní správu verzí a správu verzí odolnou proti auditu, je jasnější než kdy jindy.
Obrovským důvodem pro toto rozhodnutí byla dostupnost a kompetence podpory, protože v minulosti byly učiněny velmi špatné zkušenosti s jinými poskytovateli.
Zejména pro zajištění spolehlivosti a simulaci skutečných problémů byla několikrát kontaktována podpora PaperOffice, aby posoudila, zda byly dodrženy termíny a jaká byla kvalita podpory. Zde je PaperOffice před všemi ostatními výrobci.
Přepněte na automatizaci prostřednictvím PaperOffice. Cíle a načasování
S inovativním řešením pro správu dokumentů od PaperOffice se obec El Guijo rozhodla automatizovat většinu každodenních úkolů a dokumentace.
Proto bylo rozhodnuto naskenovat dokumenty, které již existovaly v papírové podobě, a digitálně je archivovat v PaperOffice. Poté, co jsou k dispozici v digitální podobě, mohou být digitálními řešeními řešeny i další administrativní procesy v rámci komunitní sítě.
Byla zahájena optimalizace procesů. Od této chvíle budou dokumenty navrhovány digitálně tím, že se co nejvíce vyhnete papíru. Schůzky, zápisy, příchozí pošta, odchozí faktury a poznámky vytvořené přímo v PaperOffice. Úkoly a pracovní postupy jsou implementovány digitálně.
Se systémem správy dokumentů lze snadno předložit všechny důležité důkazy - a samozřejmě v souladu s GDPR. Dlouhé čekání a cesta na poštu byly zrušeny.
Konverze probíhala velmi dobře od první prezentace softwaru PaperOffice až po pokračující provoz:
"I po ukázce produktu jsme byli z PaperOffice naprosto nadšeni. Okamžitě jsme viděli přidanou hodnotu a téměř o tři týdny později na schůzi vlastníků bylo 100% odhlasováno usnesení o využití PaperOffice v komunitě."
Výhody díky digitalizaci s PaperOffice
Mezitím jsou všechny digitalizované nájemní smlouvy, korespondence, protokoly, plány, pojistné dokumenty atd. Uloženy v PaperOffice. To je velká přidaná hodnota pro naše majitele a nájemce, říká pan Campos ze správy El Guijo. To je jeden z důvodů, proč si je pan Campos jistý:
"Budoucnost odvětví správy nemovitostí jednoduše spočívá v digitalizaci."
Díky zavedení digitalizace PaperOffice DMS již komunita El Guijo dokázala:
- Úspora času a zdrojů
- Zjednodušení přístupu k dokumentům
- Zajištění dostupnosti dokumentů pro každého oprávněného zaměstnance
Nyní snadnější a rychlejší dostupnost dat a dokumentů zásadně a udržitelně mění procesy komunity. Administrativní znalosti jsou nyní organizovány transparentně a k dispozici ve správný čas.
"Zabezpečení dat, automatizované pracovní postupy, digitalizace dokumentů a snadná integrace PaperOffice DMS do administrativního prostředí přinesly to, co tato komunita potřebovala k urychlení papírových procesů a získání prostoru ve svých závislostech."
Každý se svými specifikacemi a specifiky, které obecně zahrnují kontrolu a ověřování administrativních operací, eliminaci papíru, indexaci všech typů dokumentů souvisejících s interními objednávkami, automatizací a metodikou, bezpečností (GoBD, GDPR a ochrana údajů), optimalizací a monitorováním procesů, což usnadňuje odesílání souborů uživatelům (v tomto případě vlastníkům) a samozřejmě úspora místa v administrativních kancelářích.
Tato dohoda o spolupráci byla uzavřena kvůli velkému množství záznamů a nahrávek v držení komunity a aby bylo zajištěno, že pro všechny obyvatele a správce komunity bude zaveden způsob organizace veškeré dokumentace.
Konečný výsledek
PaperOffice vytvořil řešení současných problémů komunity tím, že eliminuje objem dat, zefektivňuje administrativní překážky a zajišťuje, aby k PaperOffice měli přístup pouze oprávnění zaměstnanci, aby se zabránilo úpravám dokumentů nebo dokonce potenciální zpronevěře finančních prostředků.
Díky integraci systému správy dokumentů PaperOffice může nyní komunita najít dokumenty a jejich rozsáhlé informace během několika sekund a dokončit další úkoly a pracovní postupy.
Kromě toho může správa reagovat rychleji a cíleněji na dotazy, dopisy a zpětnou vazbu od obyvatel: Díky tomu je každodenní práce mnohem jednodušší.
O komunitě El Guijo
El Guijo je urbanizace / komunita, která se nachází na severozápadě obce Galapagar vedle silnice M-510, pouhých 40 minut jízdy od centra Madridu přes A-6.
Privilegované místo v Sierra de Guadarrama, které se nachází v populačním spojení poblíž Collado Villalba, San Lorenzo del Escorial a Galapagar sám, stejně jako v blízkosti nádrže Valmayor a hranice s autonomním společenstvím Castilla y León.
Výstavba urbanizace začala v roce 1970 a byla založena v roce 1977 zákonem jako sousedská komunita. Má rozlohu téměř 140 000 metrů čtverečních s celkem 1 104 pozemky mezi chatami, byty, komunitními budovami (několik sportovišť, tři bazény, společenský klub a administrativní kanceláře) a třemi dětskými parky: asi polovina země je upravená oblast s velkou přírodní rozmanitostí.
Celkový průměr přesahuje 2 500 jednotek, s častějšími špičkami v letních a prázdninových obdobích. Urbanizace má navíc šest správců, jednoho administrativního a tři údržbáře (trvale zaměstnané), jakož i externí zajišťované zahradnické a administrativní pracovníky.
