Nejvyšší možné nabídky slev
Exkluzivní interní zprávy
Bezplatné bonusové aktualizace
Nejvyšší možné nabídky slev
Exkluzivní interní zprávy
Bezplatné bonusové aktualizace
Přátelství Důvěra Ehonorní slovo
Nikdy nebudeme poskytovat vaši e-mailovou adresu nikomu jinému a každý e-mail obsahuje odkaz na jedno kliknutí k zrušení odběru.
Průmysl
Správa domu
Oblast
Madrid, Španělsko
Oddělení
Účetnictví, správa, management
Průmysl
Správa domu
Oblast
Madrid, Španělsko
Oddělení
Účetnictví, správa, management
Alejandro Campos, IT specialista a projektový manažer ve společnosti El Guijo
Profesionální tip
Průmysl
Správa domu
Oblast
Madrid, Španělsko
Oddělení
Účetnictví, správa, management
Jako komunita v oblasti správy nemovitostí má El Guijo spoustu důležitých dokumentů, které musí spravovat: nájemní smlouvy, účty za služby, stavební spisy, registrace do turnajů, obchodní dokumenty, oznámení a mnoho dalšího.
Správa nemovitostí bohužel dosud významně netěží z použití vhodného softwaru pro správu dokumentů, protože dosud nebylo nalezeno žádné vhodné řešení, i když správci nemovitostí jsou ti, kteří významně těží z použití vhodného softwaru pro správu dokumentů.
Pro řešení mnoha stávajících administrativních problémů v oblasti správy nemovitostí bylo rozhodnuto implementovat systém správy dokumentů.
Cílem El Guijo bylo digitalizovat stávající papírové dokumenty, přinést optimalizaci procesů a kontrolu pracovních postupů nad všemi příchozími a odchozími dokumenty, automatizovat velkou část procesů na pozadí a tím optimalizovat proces správy nemovitostí.
Správce nemovitosti musel denně sbírat důležité dokumenty. To vše muselo být přiděleno správnému obytnému majetku, majiteli, nájemci, pronajímateli. Ale každodenní práce v komunitě byla také charakterizována neefektivitou:
vzpomíná pan Alejandro Campos, IT specialista komunity El Guijo.
Celkový průměr sousedů tak někdy přesahuje 2500 obyvatel, s častějšími vrcholy v letních a prázdninových obdobích. V důsledku toho se šest zaměstnanců jako konzultanti a stálý manažer v kanceláři, stejně jako externí zahradnický a administrativní personál nemohli vyrovnat s informačním přetížením.
Před implementací systému pro správu dokumentů byl celý systém založen na papíru. Dokumenty předložené vlastníky, protokoly a evidence údržbářských prací, stížnosti byly předány správě a následně hromadně uloženy do složek.
V průběhu digitalizace se správci nemovitostí jako El Guijo vidí každý den s nesčetnými dotazy na pronájem, stížnostmi a dalšími obavami , které jsou nyní také konfrontovány e-mailem. Tuto záplavu e-mailů však lze jen stěží řešit ručně.
Důsledkem byly zdlouhavé časy zpracování a neefektivita při zpracování, získávání a předávání potřebné dokumentace. V souladu s tím se komunita vydala hledat digitální správu dokumentů.
Alejandro Campos, IT specialista, osoba samostatně výdělečně činná pro komunitu El Guijo, hledala řešení tohoto a všech problémů se správou nemovitostí. Předpokládalo se také digitalizace všech administrativních úkolů obce, které byly dříve do značné míry analogické.
Nejdůležitějšími kritérii výběru byly spolehlivost, dostupnost a bezpečnost, protože spravované dokumenty zahrnovaly důvěrný obsah, jako jsou osobní dokumenty, stejně jako faktury, které musely být chráněny před neoprávněným přístupem přístupovými oprávněními a úrovněmi uvolnění.
Vzhledem k tomu, že PaperOffice DMS není cloudová aplikace a ukládá všechna data do centrální databáze, která je nyní na dedikovaném serveru, bylo nakonec rozhodnuto otestovat požadovaný scénář testem.
PaperOffice překračuje všechny standardy dokumentů a právní pokyny, zejména díky vysoce šifrovanému ukládání dokumentů přímo na dedikovaném serveru a nikoli v cloudu.
Potřeba používat systém správy dokumentů, který má kompatibilní správu verzí a správu verzí odolnou proti auditu, je jasnější než kdy jindy.
Zejména pro zajištění spolehlivosti a simulaci skutečných problémů byla několikrát kontaktována podpora PaperOffice, aby posoudila, zda byly dodrženy termíny a jaká byla kvalita podpory. Zde je PaperOffice před všemi ostatními výrobci.
S inovativním řešením pro správu dokumentů od PaperOffice se obec El Guijo rozhodla automatizovat většinu každodenních úkolů a dokumentace.
Proto bylo rozhodnuto naskenovat dokumenty, které již existovaly v papírové podobě, a digitálně je archivovat v PaperOffice. Poté, co jsou k dispozici v digitální podobě, mohou být digitálními řešeními řešeny i další administrativní procesy v rámci komunitní sítě.
Byla zahájena optimalizace procesů. Od této chvíle budou dokumenty navrhovány digitálně tím, že se co nejvíce vyhnete papíru. Schůzky, zápisy, příchozí pošta, odchozí faktury a poznámky vytvořené přímo v PaperOffice. Úkoly a pracovní postupy jsou implementovány digitálně.
Se systémem správy dokumentů lze snadno předložit všechny důležité důkazy - a samozřejmě v souladu s GDPR. Dlouhé čekání a cesta na poštu byly zrušeny.
Konverze probíhala velmi dobře od první prezentace softwaru PaperOffice až po pokračující provoz:
Mezitím jsou všechny digitalizované nájemní smlouvy, korespondence, protokoly, plány, pojistné dokumenty atd. Uloženy v PaperOffice. To je velká přidaná hodnota pro naše majitele a nájemce, říká pan Campos ze správy El Guijo. To je jeden z důvodů, proč si je pan Campos jistý:
Díky zavedení digitalizace PaperOffice DMS již komunita El Guijo dokázala:
Každý se svými specifikacemi a specifiky, které obecně zahrnují kontrolu a ověřování administrativních operací, eliminaci papíru, indexaci všech typů dokumentů souvisejících s interními objednávkami, automatizací a metodikou, bezpečností (GoBD, GDPR a ochrana údajů), optimalizací a monitorováním procesů, což usnadňuje odesílání souborů uživatelům (v tomto případě vlastníkům) a samozřejmě úspora místa v administrativních kancelářích.
Tato dohoda o spolupráci byla uzavřena kvůli velkému množství záznamů a nahrávek v držení komunity a aby bylo zajištěno, že pro všechny obyvatele a správce komunity bude zaveden způsob organizace veškeré dokumentace.
PaperOffice vytvořil řešení současných problémů komunity tím, že eliminuje objem dat, zefektivňuje administrativní překážky a zajišťuje, aby k PaperOffice měli přístup pouze oprávnění zaměstnanci, aby se zabránilo úpravám dokumentů nebo dokonce potenciální zpronevěře finančních prostředků.
Díky integraci systému správy dokumentů PaperOffice může nyní komunita najít dokumenty a jejich rozsáhlé informace během několika sekund a dokončit další úkoly a pracovní postupy.
Kromě toho může správa reagovat rychleji a cíleněji na dotazy, dopisy a zpětnou vazbu od obyvatel: Díky tomu je každodenní práce mnohem jednodušší.
El Guijo je urbanizace / komunita, která se nachází na severozápadě obce Galapagar vedle silnice M-510, pouhých 40 minut jízdy od centra Madridu přes A-6.
Privilegované místo v Sierra de Guadarrama, které se nachází v populačním spojení poblíž Collado Villalba, San Lorenzo del Escorial a Galapagar sám, stejně jako v blízkosti nádrže Valmayor a hranice s autonomním společenstvím Castilla y León.
Výstavba urbanizace začala v roce 1970 a byla založena v roce 1977 zákonem jako sousedská komunita. Má rozlohu téměř 140 000 metrů čtverečních s celkem 1 104 pozemky mezi chatami, byty, komunitními budovami (několik sportovišť, tři bazény, společenský klub a administrativní kanceláře) a třemi dětskými parky: asi polovina země je upravená oblast s velkou přírodní rozmanitostí.
Celkový průměr přesahuje 2 500 jednotek, s častějšími špičkami v letních a prázdninových obdobích. Urbanizace má navíc šest správců, jednoho administrativního a tři údržbáře (trvale zaměstnané), jakož i externí zajišťované zahradnické a administrativní pracovníky.
Nakonec odpovídáme na několik dalších často kladených otázek na toto téma. "Komunita
Správa nemovitostí
El Guijo":
Jaké tipy byste dali budoucím uživatelům PaperOffice?
Nikdy není příliš brzy ani příliš pozdě na to, abychom se zabývali tématem digitalizace.
Nejdůležitější je získat představu o softwaru, ale také o samotné společnosti. Bylo důležité, abychom se necítili nuceni kupovat software nebo se zaregistrovat k žádným balíčkům služeb a podpory.
Ještě předtím, než jsme získali PaperOffice DMS, jsme mluvili se všemi odděleními společnosti a nikdy jsme se necítili špatně zacházeno. Naopak: PaperOffice má milý, zdvořilý a kompetentní tým.
Pro nás jako církev bylo velmi důležité, aby byl software snadno srozumitelný, ale komplexní.
Komu byste PaperOffice doporučili?
PaperOffice doporučíme všem ostatním komunitám a firmám, které by chtěly digitalizovat a automatizovat.
Co se vám na PaperOffice obzvlášť líbí?
Se vším jsme velmi spokojeni.
PaperOffice je lehký, ale výkonný systém pro správu dokumentů.
Funkce, které se na první pohled zdají bezvýznamné, jako je automatické čtení obsahu dokumentu, se ukáží jako nejdůležitější funkce, které už nechcete nechat ujít po delší dobu.
"Snadná integrace a provoz PaperOffice DMS poskytly celkové řešení, které toto odvětví potřebovalo: minimalizovat spotřebu papíru, urychlit vyhledávací procesy, automatizovat přiřazení úředníkům a umožnit ukládání dat souvisejících s procesy."
Pan Carlos A. Garcia Manažer marketingu a komunikace
