Complimentar l'arxiu de revisió i la conformitat amb GoBD
La versió de documents assegura el compliment del registre de revisió i la conformitat amb GoBD.
Per garantir el registre de revisió, tots els detalls d'un canvi en documents i fitxers han de ser clarament rastrejables. També cal garantir que només els empleats autoritzats puguin fer aquests canvis. No obstant això, és igualment important saber quins empleats han fet què i quan, fins i tot anys després.
Estructuració de l'accés compartit
El PaperOffice no és només un sistema de gestió de documents, sinó que també és una aplicació de col·laboració exhaustiva. A més de les eines complees de flux de treball, segells i tasques, també es proporciona una integració amb navegador per facilitar la col·laboració en documents en el marc del flux de treball.
Gràcies al control de versions, cada usuari sap quan i com s'ha modificat un document i qui ho ha fet. Si un usuari agafa un document per editar-lo, es bloqueja per a altres usuaris i no es pot editar alhora.
Des del punt de vista de l'últim punt, el tràfic controla i coordina els drets d'accés a la fàcil col·laboració en un document. Amb la funció de tràfic, l'editor bloqueja temporalment el document.
Amb la posterior devolució de tràfic, l'editor original genera el document modificat com a nova versió. La prohibició d'edició anterior es lleva.
Seguretat i compliment de moltes normatives jurídiques i de compliment
El més important de la versió, és clar, és que totes les exigències legals i aspectes de compliment cada vegada més importants es compleixen de manera demostrable. Perquè cada canvi al document sigui rastrejable, fins i tot fins a l'usuari que l'ha realitzat.
Elecció del programari DMS adequat per a la versió
En resum, és evident que una gestió de versions amb DMS té molts avantatges.
El millor de la versió és que les empreses poden gestionar l'elaboració, revisió i distribució de documents comercials importants de manera automatitzada.
Així, la gestió de documents de PaperOffice permet a moltes empreses aconseguir la seguretat de revisió. És important poder seguir totes les modificacions als documents comercials en qualsevol moment i ràpidament.
Començar és més fàcil del que penses.
Tens encara dubtes que no pots veure sortir de d'aquesta situació? Llegeix els estudis de cas dels nostres clients sobre la integració de PaperOffice a la teva vida empresarial i convènç-te de la seva senzillesa o sol·licita una instal·lació de proves.
