Automatització de processos de negoci per a la indústria de la jardineria i el paisatgisme
PaperOffice DMS per a jardineria i paisatgisme permet un flux suau d'informació gràcies a la digitalització i automatització dels processos de negoci.
Suggeriment professional
Documents escrits, contractes, esborranys, factures, albarans i molt més s'estan substituint per documents electrònics gràcies a la digitalització, optimitzant al màxim tots els processos de treball.La IA integrada permet automatitzar en gran mesura els processos de negoci, accelerant els seus processos i augmentant l'èxit i la satisfacció.
Digitalització en el sector de la jardineria i el paisatgisme
Les empreses de jardineria i paisatgisme es beneficien significativament de l'ús d'una gestió adequada de dades, ja que reben documents en paper cada dia.
Així és com les empreses de jardineria i paisatgisme acumulen diàriament importants documents:
Escrits, esbossos, esborranys, cartes externes, recerca, opinions d'experts i molt més. Aquestes no només arriben per correu postal, moltes cartes també arriben per correu electrònic.
Tots aquests documents s'han de digitalitzar si arriben en format paper, requereixen una presentació estructurada, una tasca i una assignació de flux de treball i han d'estar disponibles immediatament sota demanda.
És molt important que es compleixin terminis importants i que es prenguin mesures legals per emmagatzemar documents. El DMS del PaperOffice us proporciona una estructura clara en els vostres documents i us ajuda a fer front a l'allau d'informació.
El PaperOffice elimina tots els colls d'ampolla que requereix molt de temps i crea una visió general clara de documents importants, com ara contractes o cartes, gestionant-los digitalment al PaperOffice en el futur.
Les solucions de gestió documental són importants en totes les indústries, per a les empreses de la indústria de la jardineria i el paisatgisme, les conseqüències d'una decisió equivocada en la gestió documental poden ser fatals. Receptes incorrectes, resultats incorrectes de les proves o insercions de paquets obsolets poden comportar riscos per a la salut. La consulta incorrecta de les dades durant una auditoria també pot provocar una fallada o pèrdua de la certificació.
Per tant, hi ha moltes coses a tenir en compte en la indústria farmacèutica per a una gestió òptima de la qualitat i el nivell de seguretat de la informació.
En la indústria de la jardineria i el paisatgisme s'utilitza molt de paper cada dia. D'una banda, com que els processos són bastant complexos, això condueix a grans muntanyes de paper, enormes quantitats de dades, però també a un llarg procés de cerca.
Juntament amb una consultora independent del fabricant, el valor anual dels documents addicionals es va calcular en fins a deu milions d'euros (a partir del 2020).
Amb una inversió mitjana de cinc minuts per mantenir l'estructura de carpetes i la presentació, deu cerques per empleat i setmana i deu minuts per cada cerca, això va donar lloc a costos d'investigació de fins a dos milions d'euros anuals.
Per què el programari de gestió documental és la solució perfecta?
El sistema de gestió documental PaperOffice porta l'organització i la protecció de dades sota una sola caputxa. L'innovador sistema proporciona eines de cerca i recuperació simplificades que redueixen el temps de resposta i asseguren que els documents mai es perden, la qual cosa sempre és una satisfacció per a les empreses.
PaperOffice no distingeix entre els tipus de documents, independentment de si necessiteu ajuda per gestionar contractes, al·legacions, facturació i correspondència de correu electrònic: gràcies al sistema de gestió documental PaperOffice, els vostres processos anteriors es converteixen en la vostra empresa digitalitzada, fent-vos més eficients, transparents i molt més flexibles.
Perquè no importa de quina forma arribin els documents a l'empresa, ja sigui com a documents en paper, arxius PDF, correus electrònics o fotos, s'arxiven automàticament i s'emmagatzemen en una base de dades segura.
Gràcies a la IA integrada, s'activen les regles automàtiques. Aquesta IA ordena automàticament els documents en carpetes com ara "Factura" i "Albarans de lliurament", emmagatzema les paraules clau adequades i activa el flux de treball digital emmagatzemat per al tipus de document respectiu.
Com anar sense paper?
PaperOffice elimina tots els colls d'ampolla que consumeixen molt de temps, condueix a l'estalvi de costos, com l'eliminació de documents en paper, i crea una visió general clara dels documents importants, com ara rebuts, contractes, albarans o altres cartes, mitjançant la gestió digital en PaperOffice en el futur.
Capturar, processar, compartir, cercar i fer el seguiment dels vostres documents es fa molt fàcil amb l'ús del PaperOffice.
Gràcies a l'accés controlat, les llistes de tasques detallades, així com les aprovacions que utilitzen fluxos de treball i notificacions de correu electrònic fiables, els empleats poden completar les tasques assignades de manera eficient i les persones autoritzades poden aprovar o denegar fàcilment l'aprovació.
Amb la solució de programari DMS del PaperOffice, no es perden més documents. I no importa on estiguis, pots accedir a documents importants en qüestió de segons.
Per descomptat, sempre treballes amb el sistema de gestió documental en compliment de la llei i completament a prova d'auditoria.
Els rebuts, declaracions i documents similars ja no s'han d'enviar per correu postal. El correu intern també es pot enviar digitalment d'aquesta manera. Això estalvia paper, costos per a l'emmagatzematge de dades addicional i viatges als arxius. Els documents es poden proporcionar amb paraules clau (editor, tema, estat, data, etc.) i després es poden trobar més fàcilment.
Gestió documental orientada a processos
La gestió documental orientada a processos garanteix que aquests documents es mantinguin actualitzats amb poc esforç. El PaperOffice us admet aquí amb un extens mòdul de tasques i flux de treball.
D'aquesta manera, es poden crear certes cadenes de processos i es poden definir els processos operatius existents en documents electrònics i executar-se parcialment automàticament.
Això representa l'optimització de processos sense errors, ja que la tasca no només es pot assignar als empleats amb drets d'usuari específics i períodes de finalització, requereixen aprovació digital, sinó que també activen automàticament accions addicionals, com ara notificacions per correu electrònic o canvis d'estat del document.
D'aquesta manera, es poden assignar tots els processos del document.
Perquè no importa de quina forma arribin els documents a l'empresa, ja sigui com a documents en paper, arxius PDF, correus electrònics o fotos, s'arxiven automàticament i s'emmagatzemen en una base de dades segura.
D'aquesta manera, els contractes importants poden ser reconeguts i rescindits a temps o renegociats. La publicació del document amb signatura digital i notificació de correu electrònic en lloc de correu en paper lent, el correu electrònic insegur contribueix a la lleialtat dels clients.
La solució: saber fer provat
No té sentit utilitzar programari de gestió a la pràctica immediatament? que no només compleix tots els requisits, sinó que també és fàcil d'aprendre i barat?
PaperOffice DMS és la solució completa provada i provada per al treball digital i, amb més de 20 anys d'experiència en el mercat, un dels primers pioners del DMS.
Guany de temps per a coses importants, estalvi de costos eliminant els vostres arxius en paper, millorant el vostre servei mitjançant la possibilitat de proporcionar informació ràpidament i a prova d'auditoria i arxivament digital del volum del document, això ho garanteix El DMS de PaperOffice.
PaperOffice DMS és el programari adequat perquè ve amb tot el que la indústria de la jardineria i el paisatgisme necessita, com ara:
- Emmagatzematge de documents en tots els formats digitals d'acord amb els principis del RGPD
- Funcions per enviar i tornar a enviar documents tardans que requereixin acció
- Una funció d'emmagatzematge de dades d'autoaprenentatge amb etiquetatge i motor de cerca intern
- Assignació automàtica de documents afegits recentment a la carpeta correcta
- Creació senzilla de bases de dades i connexió de base de dades, inclosa la màscara personalitzable individualment
- Creació automàtica de plantilles per a processos i operacions repetitives
Per descomptat, el DMS del PaperOffice permet la migració i integració de dades digitals existents a partir de solucions de programari existents. Al mateix temps, el DMS del PaperOffice és la interfície entre analògic i digital. Utilitzant la seva funció d'escaneig, el programari pot llegir documents analògics, plànols i fotos al sistema i digitalitzar-les mitjançant escàners, però també enregistraments de telèfons mòbils, mitjançant els qual els textos es converteixen en escriptura mitjançant OCR i es poden canviar en programes d'Office. Els segells de temps i el versionat asseguren que el document digital es correspon amb l'original analògic.
La seguretat de les dades és un tema molt important, especialment en la indústria de la jardineria i el paisatgisme. És per això que el DMS del PaperOffice funciona amb un codi de xifrat de 1024 bits, però no només això.
Totes les dades es converteixen en un format propi i independent del sistema operatiu. Com a resultat, els pirates informàtics i extorsionadors primer han de trencar el tallafocs del sistema operatiu, després el xifratge i finalment el format estranger, cosa que no ha passat fins ara. El PaperOffice DMS té un sistema de gestió de contrasenyes molt eficaç, de manera que en última instància, l'ésser humà, que ha de ser considerat com el major punt feble de tots els ordinadors, no pot causar cap dany.
Totes les dades digitals estan xifrades en DMS del PaperOffice amb 1024 bits i el format es converteix. Això resulta en obstacles tan grans per als pirates informàtics i espies que tots han fracassat amb el DMS del PaperOffice fins ara. Al mateix temps, un sistema jeràrquic de gestió de contrasenyes impedeix que tothom tingui accés a tot.
Arguments importants per incloure el DMS del PaperOffice a la planificació pressupostària. Finalment, El DMS de PaperOffice també convenç pel fet que es té en compte la sostenibilitat i la protecció del medi ambient. Tard o d'hora es durà a terme la conversió completa de documents analògics a formulari digital i després la institució pública, que llavors ja utilitzarà el DMS del PaperOffice, estarà ben preparada.
El processament digital de factures també és un avantatge per a moltes empreses de la indústria de la jardineria i el paisatgisme. Les factures entrants es poden automatitzar gràcies al DMS del PaperOffice i es reenden al responsable. El procés de control i alliberament mitjançant alliberament digital també es pot gestionar de manera ràpida i eficient a través del sistema.
Amb un sol clic del ratolí, les dades, inclosa la ubicació d'arxivament, es poden exportar al vostre assessor fiscal o viceversa.
Arxivament segur i conforme a revisions: el PaperOffice DMS compleix tècnicament els requisits legals del GoBD, GDPdU i DSGVO
El PaperOffice DMS permet la connexió d'altres programes, com un ERP, i per descomptat la transferència de documents de Microsoft Office a través d'interfícies adequades. El DMS del PaperOffice accelera la comunicació.
Els terminis i les cites es controlen i les accions s'activen automàticament en funció de la configuració desitjada. Els processos de comanda es poden automatitzar i fins i tot els canvis que es planifiquen per al futur es poden introduir de tal manera que entrin en vigor en el moment desitjat.
Gràcies a les seves àmplies funcions, el DMS de PaperOffice es pot classificar definitivament en el segment superior de gestió de continguts empresarials (ECM).
Un ECM inclou la gestió global de tot el contingut d'una organització amb la jerarquia d'accés corresponent. El PaperOffice DMS és capaç de desar qualsevol contingut en forma digital, canviar-ne el contingut i el format i posar-lo a disposició.
PaperOffice DMS té totes les funcions d'un ECM i això en una excel·lent relació preu-rendiment, així com una forma d'operació intuïtivament apresa que fa innecessària la formació externa o interna cara. Més aviat, hi ha tutorials de vídeo gratuïts disponibles per acostumar-se als diferents menús. PaperOffice DMS pot convertir-se en el centre organitzatiu de totes les empreses i això gairebé a la velocitat de la llum.
Les empreses del sector de la jardineria i el paisatgisme es beneficien de la gestió documental digital
El 38% de les empreses enquestades simplement no tenen temps per digitalitzar els seus processos. Recomanem un procediment que s'inicia amb el procés bàsic, l'escaneig de documents analògics al mateix temps que es processen. D'aquesta manera, el grup de persones que treballen amb la fotocopiadora cada dia també podria ser instruït, en la mesura del possible, per escanejar l'arxiu a poc a poc.
Gràcies al reconeixement automàtic de documents amb característiques consistents, el DMS paperOffice sempre pot assignar tots els documents escanejats a la ubicació d'emmagatzematge correcta a la memòria digital. Té sentit començar a escanejar l'arxiu amb les entrades més recents per tal de reduir encara més la mida de l'arxiu analògic a mesura que caduquen els períodes de retenció. A més, tenim moltes guies sobre com aconseguir una oficina sense papers gràcies a l'escàner.
El PaperOffice DMS és la interfície entre analògic i digital. Utilitzant la seva funció d'escaneig, el programari pot llegir documents analògics, plànols i fotos al sistema a través de l'escàner i digitalitzar-los, de manera que els textos es converteixen en tipus de lletra mitjançant OCR, que es pot canviar als programes d'Office. Els segells de temps i el versionat asseguren que el document digital es correspon amb l'original analògic.
Optimitzeu el vostre temps de treball fins a un 7,5% en comparació amb el treball en paper gràcies a l'ús del DMS del PaperOffice.
Estalvieu temps per trobar, encaminar i compartir documents.
Amb els segells digitals, els documents es poden complementar amb informació addicional i fins i tot controlar fluxos de treball detallats. Al seu torn, la funció de tasca i flux de treball garanteix que els terminis es compleixin i es completin.
Els mecanismes d'avaluació disponibles, controlats per la IA integrada en PaperOffice DMS, permeten avaluacions i enquestes estadístiques dels fluxos materials que es produeixen a l'empresa.
PaperOffice DMS, amb les seves nombroses eines de gestió, és el programari ideal per a la indústria de la jardineria i el paisatgisme, que permet un accés segur i ràpid a totes les dades necessàries per al millor assessorament possible al client. Al mateix temps, el DMS del PaperOffice es pot utilitzar per gestionar tots els assumptes que sorgeixen d'una altra manera en les operacions comercials.
Perquè no només hi hagi varietat en la gestió documental i la protecció de dades, PaperOffice DMS recomana l'ús d'un emmagatzematge intern de xarxa (NAS) amb funció de còpia de seguretat, que redueix la probabilitat d'una pèrdua total al mínim i al mateix temps representa un núvol intern que, a diferència dels núvols de proveïdors externs, realment protegeix contra l'accés no desitjat per part d'organismes governamentals o no governamentals.
FAQs
Finalment, respondem a algunes preguntes freqüents sobre el tema. "Digitalització per a la indústria de la jardineria i el paisatgisme":
Com poden accedir els empleats al PaperOffice?
A causa de l'arquitectura de programes descentralitzada i moderna, PaperOffice es pot utilitzar en gairebé qualsevol dispositiu, des de PC clàssics fins a telèfons intel·ligents / tauletes fins a televisors.
Què passa amb les dades si el PaperOffice no existeix?
No passarà, però per tranquil·litzar-vos: podeu exportar les vostres dades EN QUALSEVOL MOMENT, ja que el PaperOffice es basa en una estructura de base de dades oberta, podeu accedir a les vostres dades en qualsevol moment.
Protecció de dades del tema: On s'emmagatzemen tots els documents?
PaperOffice emmagatzemarà tots els documents interns amb xifratge d'alt nivell, fent-lo immune al robatori de dades, per exemple, i superant tots els requisits de GDPR i GOBD.
Evita errors: MAI deseu les dades en un núvol de tercers.
Es pot adaptar el PaperOffice exactament a les especificacions?
Sí, paperOffice pot estar 100% adaptat a l'ús previst per garantir una integració perfecta en els processos i sistemes existents. Fins i tot la interfície del programa es pot dissenyar completament i adaptar lliurement.
Conclusió
PaperOffice DMS és compatible amb la digitalització en la indústria de la jardineria i el paisatgisme i ofereix interfícies adequades a altres programaris, connexions d'API i es pot ampliar en qualsevol moment segons els vostres desitjos. El programari és fàcil d'aprendre i es pot integrar fàcilment en la pràctica quotidiana sense causar absències amb finalitats d'entrenament.
El DMS del PaperOffice recomana utilitzar un NAS (emmagatzematge de dades compatible amb la xarxa) amb una funció de còpia de seguretat perquè les dades importants no es perdin ni s'espiin en núvols de tercers.
En última instància, PaperOffice DMS impressiona amb una molt bona relació preu-rendiment i un immens coneixement a través de més de 20 anys d'experiència pràctica.