Digitalització per a companyies i organismes d'assegurances
PaperOffice DMS per a assegurances permet un flux suau d'informació gràcies a la digitalització i automatització dels processos de negoci.
Digitalització en companyies i agències d'assegurances
Probablement cap altra indústria està tan lligada per disposicions i requisits legals com la de les companyies d'assegurances i les agències.
Al mateix temps, les empreses d'aquesta zona han de poder oferir als seus clients una varietat d'ofertes diferents per tal de ser competitives.
En el cas ideal, aquestes ofertes s'adapten precisament a les respectives circumstàncies del client. Només és possible que els empleats individuals d'una agència d'assegurances o una consultoria d'inversions mantinguin el control i no creuin accidentalment una frontera a la selva d'aranzels i inversions o donin consells inadequats amb l'ajuda d'un programari ben pensat.
Només en l'àmbit de l'assegurança de la propietat i les baixes, hi ha 10 segments diferents, cadascun amb les seves pròpies tarifes.
En última instància, hi ha centenars de tarifes individuals, adaptades a les expectatives individuals dels clients privats i comercials. No s'ha d'oblidar que les companyies d'assegurances i les agències estan estretament vinculades.
Les companyies d'assegurances estan obligades legalment a invertir les aportacions dels seus clients de manera segura i rendible al mateix temps. Això significa que les companyies d'assegurances s'estan convertint indirectament en inversors molt importants en l'economia.
Per què el programari de gestió documental és la solució perfecta?
Sovint es dóna el cas que els assessors d'assegurances o inversions consulten diverses fonts per trobar tarifes i ofertes d'inversió adequades per al client respectiu. Atès que aquest pot ser un assumpte bastant tediós, de vegades s'utilitzen criteris generals com a base, que simplifiquen la cerca, però amb prou feines representen l'oferta ideal.
El DMS del PaperOffice permet la creació d'una biblioteca a partir de fonts externes i internes amb una àmplia varietat d'especificacions. Les bases de dades creades a aquest efecte es poden emplenar automàticament i avaluar automàticament.
Això és possible gràcies a una IA en la gestió de dades del PaperOffice, que cerca paraules clau predefinides en documents entrants i les assigna. D'aquesta manera, una recerca ràpida cap avall o cap amunt és possible en última instància per tal de trobar la tarifa ideal o la forma ideal d'inversió.
Es pot ajustar amb molta més precisió que els requisits legals per a l'avaluació de riscos.
El DMS del PaperOffice pot utilitzar bases de dades públiques i documents interns per a aquest propòsit, per descomptat tenint en compte els requisits de protecció de dades.
És igual de fàcil gestionar la base de clients a PaperOffice, amb el nombre de clients gestionats il·limitat. Per descomptat, totes les dades es poden accedir i editar des d'un PC amb un sistema operatiu Windows, així com des d'un telèfon intel·ligent o tauleta. Molt útil per als treballadors del camp.
Com anar sense paper?
PaperOffice elimina tots els colls d'ampolla que consumeixen molt de temps, condueix a l'estalvi de costos, com l'eliminació de documents en paper, i crea una visió general clara dels documents importants, com ara rebuts, contractes, albarans o altres cartes, mitjançant la gestió digital en PaperOffice en el futur.
Capturar, processar, compartir, cercar i fer el seguiment dels vostres documents es fa molt fàcil amb l'ús del PaperOffice.
Gràcies a l'accés controlat, les llistes de tasques detallades, així com les aprovacions que utilitzen fluxos de treball i notificacions de correu electrònic fiables, els empleats poden completar les tasques assignades de manera eficient i les persones autoritzades poden aprovar o denegar fàcilment l'aprovació.
Amb la solució de programari DMS del PaperOffice, no es perden més documents. I no importa on estiguis, pots accedir a documents importants en qüestió de segons.
Per descomptat, sempre treballes amb el sistema de gestió documental en compliment de la llei i completament a prova d'auditoria.
Els rebuts, declaracions i documents similars ja no s'han d'enviar per correu postal. El correu intern també es pot enviar digitalment d'aquesta manera. Això estalvia paper, costos per a l'emmagatzematge de dades addicional i viatges als arxius. Els documents es poden proporcionar amb paraules clau (editor, tema, estat, data, etc.) i després es poden trobar més fàcilment.
Gestió documental orientada a processos
La gestió documental orientada a processos garanteix que aquests documents es mantinguin actualitzats amb poc esforç. El PaperOffice us admet aquí amb un extens mòdul de tasques i flux de treball.
D'aquesta manera, es poden crear certes cadenes de processos i es poden definir els processos operatius existents en documents electrònics i executar-se parcialment automàticament.
Això representa l'optimització de processos sense errors, ja que la tasca no només es pot assignar als empleats amb drets d'usuari específics i períodes de finalització, requereixen aprovació digital, sinó que també activen automàticament accions addicionals, com ara notificacions per correu electrònic o canvis d'estat del document.
D'aquesta manera, es poden assignar tots els processos del document.
PaperOffice no distingeix entre els tipus de documents, independentment de si necessiteu ajuda per gestionar contractes, factures, al·legacions i correspondència per correu electrònic: gràcies al sistema de gestió documental PaperOffice, els vostres processos anteriors es transformen en la indústria del reciclatge i l'eliminació de residus, fent-los més eficients, transparents i significativament més flexibles.
Perquè no importa de quina forma arribin els documents a l'empresa, ja sigui com a documents en paper, arxius PDF, correus electrònics o fotos, s'arxiven automàticament i s'emmagatzemen en una base de dades segura.
D'aquesta manera, els contractes importants poden ser reconeguts i rescindits a temps o renegociats. La publicació del document amb signatura digital i notificació de correu electrònic en lloc de correu en paper lent, el correu electrònic insegur contribueix a la lleialtat dels clients.
La solució: saber fer provat
No té sentit utilitzar programari de gestió a la pràctica immediatament? que no només compleix tots els requisits, sinó que també és fàcil d'aprendre i barat?
PaperOffice DMS és la solució completa provada i provada per al treball digital i, amb més de 20 anys d'experiència en el mercat, un dels primers pioners del DMS.
Guany de temps per a coses importants, estalvi de costos eliminant els vostres arxius en paper, millorant el vostre servei mitjançant la possibilitat de proporcionar informació ràpidament i a prova d'auditoria i arxivament digital del volum del document, això ho garanteix El DMS de PaperOffice.
PaperOffice DMS és el programari adequat perquè ve amb tot el que les companyies d'assegurances i agències necessiten, com ara:
- Emmagatzematge de documents en tots els formats digitals d'acord amb els principis del RGPD
- Funcions per enviar i tornar a enviar documents tardans que requereixin acció
- Una funció d'emmagatzematge de dades d'autoaprenentatge amb etiquetatge i motor de cerca intern
- Assignació automàtica de documents afegits recentment a la carpeta correcta
- Creació senzilla de bases de dades i connexió de base de dades, inclosa la màscara personalitzable individualment
- Creació automàtica de plantilles per a processos i operacions repetitives
Per descomptat, el DMS del PaperOffice permet la migració i integració de dades digitals existents a partir de solucions de programari existents. Al mateix temps, el DMS del PaperOffice és la interfície entre analògic i digital. Utilitzant la seva funció d'escaneig, el programari pot llegir documents analògics, plànols i fotos al sistema i digitalitzar-les mitjançant escàners, però també enregistraments de telèfons mòbils, mitjançant els qual els textos es converteixen en escriptura mitjançant OCR i es poden canviar en programes d'Office. Els segells de temps i el versionat asseguren que el document digital es correspon amb l'original analògic.
La seguretat de les dades és un tema molt important, especialment en els sectors de les assegurances i agències. És per això que el DMS del PaperOffice funciona amb un codi de xifrat de 1024 bits, però no només això.
Totes les dades es converteixen en un format propi i independent del sistema operatiu. Com a resultat, els pirates informàtics i extorsionadors primer han de trencar el tallafocs del sistema operatiu, després el xifratge i finalment el format estranger, cosa que no ha passat fins ara. El PaperOffice DMS té un sistema de gestió de contrasenyes molt eficaç, de manera que en última instància, l'ésser humà, que ha de ser considerat com el major punt feble de tots els ordinadors, no pot causar cap dany.
Totes les dades digitals estan xifrades en DMS del PaperOffice amb 1024 bits i el format es converteix. Això resulta en obstacles tan grans per als pirates informàtics i espies que tots han fracassat amb el DMS del PaperOffice fins ara. Al mateix temps, un sistema jeràrquic de gestió de contrasenyes impedeix que tothom tingui accés a tot.
Arguments importants per incloure el DMS del PaperOffice a la planificació pressupostària. Finalment, El DMS de PaperOffice també convenç pel fet que es té en compte la sostenibilitat i la protecció del medi ambient. Tard o d'hora es durà a terme la conversió completa de documents analògics a formulari digital i després la institució pública, que llavors ja utilitzarà el DMS del PaperOffice, estarà ben preparada.
El processament de factures digitals també és avantatjós per a moltes companyies d'assegurances i agències. Les factures entrants es poden automatitzar gràcies al DMS del PaperOffice i es reenden al responsable. El procés de control i alliberament mitjançant alliberament digital també es pot gestionar de manera ràpida i eficient a través del sistema.
Amb un sol clic del ratolí, les dades, inclosa la ubicació d'arxivament, es poden exportar al vostre assessor fiscal o viceversa.
Arxivament segur i conforme a revisions: el PaperOffice DMS compleix tècnicament els requisits legals del GoBD, GDPdU i DSGVO
El PaperOffice DMS permet la connexió d'altres programes, com un ERP, i per descomptat la transferència de documents de Microsoft Office a través d'interfícies adequades. El DMS del PaperOffice accelera la comunicació.
Els terminis i les cites es controlen i les accions s'activen automàticament en funció de la configuració desitjada. Els processos de comanda es poden automatitzar i fins i tot els canvis que es planifiquen per al futur es poden introduir de tal manera que entrin en vigor en el moment desitjat.
Gràcies a les seves àmplies funcions, el DMS de PaperOffice es pot classificar definitivament en el segment superior de gestió de continguts empresarials (ECM).
Un ECM inclou la gestió global de tot el contingut d'una organització amb la jerarquia d'accés corresponent. El PaperOffice DMS és capaç de desar qualsevol contingut en forma digital, canviar-ne el contingut i el format i posar-lo a disposició.
PaperOffice DMS té totes les funcions d'un ECM i això en una excel·lent relació preu-rendiment, així com una forma d'operació intuïtivament apresa que fa innecessària la formació externa o interna cara. Més aviat, hi ha tutorials de vídeo gratuïts disponibles per acostumar-se als diferents menús. PaperOffice DMS pot convertir-se en el centre organitzatiu de totes les empreses i això gairebé a la velocitat de la llum.
Les empreses del sector assegurador es beneficien de la gestió documental digital
El 38% de les empreses enquestades simplement no tenen temps per digitalitzar els seus processos. Recomanem un procediment que s'inicia amb el procés bàsic, l'escaneig de documents analògics al mateix temps que es processen. D'aquesta manera, el grup de persones que treballen amb la fotocopiadora cada dia també podria ser instruït, en la mesura del possible, per escanejar l'arxiu a poc a poc.
Gràcies al reconeixement automàtic de documents amb característiques consistents, el DMS paperOffice sempre pot assignar tots els documents escanejats a la ubicació d'emmagatzematge correcta a la memòria digital. Té sentit començar a escanejar l'arxiu amb les entrades més recents per tal de reduir encara més la mida de l'arxiu analògic a mesura que caduquen els períodes de retenció. A més, tenim moltes guies sobre com aconseguir una oficina sense papers gràcies a l'escàner.
El PaperOffice DMS és la interfície entre analògic i digital. Utilitzant la seva funció d'escaneig, el programari pot llegir documents analògics, plànols i fotos al sistema a través de l'escàner i digitalitzar-los, de manera que els textos es converteixen en tipus de lletra mitjançant OCR, que es pot canviar als programes d'Office. Els segells de temps i el versionat asseguren que el document digital es correspon amb l'original analògic.
Optimitzeu el vostre temps de treball fins a un 7,5% en comparació amb el treball en paper gràcies a l'ús del DMS del PaperOffice.
Estalvieu temps per trobar, encaminar i compartir documents.
Amb els segells digitals, els documents es poden complementar amb informació addicional i fins i tot controlar fluxos de treball detallats. Al seu torn, la funció de tasca i flux de treball garanteix que els terminis es compleixin i es completin.
Els mecanismes d'avaluació disponibles, controlats per la IA integrada en PaperOffice DMS, permeten avaluacions i enquestes estadístiques dels fluxos materials que es produeixen a l'empresa.
PaperOffice DMS, amb les seves nombroses eines d'administració, és el programari ideal per a agències d'assegurances i consultors d'inversió, que permet un accés segur i ràpid a totes les dades necessàries per al millor assessorament possible al client. Al mateix temps, el DMS del PaperOffice es pot utilitzar per gestionar tots els assumptes que sorgeixen d'una altra manera en les operacions comercials.
Perquè no només hi hagi varietat en la gestió documental i la protecció de dades, PaperOffice DMS recomana l'ús d'un emmagatzematge intern de xarxa (NAS) amb funció de còpia de seguretat, que redueix la probabilitat d'una pèrdua total al mínim i al mateix temps representa un núvol intern que, a diferència dels núvols de proveïdors externs, realment protegeix contra l'accés no desitjat per part d'organismes governamentals o no governamentals.
