Butlletí de l'Insider de PaperOffice
Butlletí de l'Insider de PaperOffice
Volem ser amics

Ofertes de descomptes més altes possibles

Notícies exclusives d'informació privilegiada

Actualitzacions gratuïtes de bonificació

Ofertes de descomptes més altes possibles

Notícies exclusives d'informació privilegiada

Actualitzacions gratuïtes de bonificació

Paraula d'honor de l'Amistat Trust
Mai donarem la vostra adreça de correu electrònic a ningú més i cada correu electrònic inclou un enllaç de cancel·lació de subscripció d'un sol clic.

Automatització de processos de negoci en empreses de cura auditiva


PaperOffice DMS per a empreses d'audiòfons permet la gestió eficient de qualsevol tipus de document, així com la ràpida tramitació de les consultes i és el requisit previ per a l'eficiència i l'èxit dins de l'administració.

Consell professional

Els documents escrits, els contractes, els esborranys, la recerca, les opinions d'experts i molt més se substitueixen per documents electrònics gràcies a la digitalització i així optimitzar al màxim tots els processos de treball.

Amb l'ajuda de la solució de gestió documental, deseu i arxiviu tota la informació en una plataforma central de manera a prova d'auditoria.

Digitalització per a empreses d'atenció auditiva

Com a empresa del sector professional de l'audició, disposes d'una gran quantitat de documents importants per gestionar:

Factures, documentació, correspondència, ofertes, fulls de reparació, targetes sanitàries i molt més. Per tant, els professionals de l'audició són els que es beneficien significativament de l'ús d'un programari de gestió documental adequat.

Així és com els professionals de l'audició acumulen diàriament documents importants. Tots aquests han d'estar relacionats amb el client, l'agència o el fabricant de dispositius adequats.

Tots aquests documents s'han de digitalitzar si arriben en format paper, requereixen una presentació estructurada, una tasca i una assignació de flux de treball i han d'estar disponibles immediatament sota demanda.

A més, cada document es classifica segons el seu tipus i es pot assignar a persones i fabricants de dispositius, als quals fins i tot podeu accedir sobre la marxa, independentment del dispositiu. Així que teniu tota la informació i els documents sobre tots els audiòfons clarament en un sol lloc, és a dir, la vostra base de dades.

Elderly woman holding man with hearing aid hand to ear
Hearing aid companies benefit from digital document management

És molt important que es compleixin els terminis importants i es prenguin mesures legals per emmagatzemar documents. El DMS del PaperOffice us proporciona una estructura clara en els vostres documents i us ajuda a fer front a l'allau d'informació.

Amb l'ajuda de la solució de gestió documental, deseu i arxiviu tota la informació en una plataforma central de manera a prova d'auditoria.

PaperOffice elimina tots els colls d'ampolla que requereix molt de temps i crea una visió general clara de documents importants com factures, contractes, informes de vendes, enquestes, taxacions, arrendaments o altres cartes mitjançant la gestió digital de PaperOffice en el futur.

També podeu beneficiar-vos de tasques administratives digitals, segells digitals i notes adhesives i vigilar tots els contractes de serveis, la correspondència oficial que es posa en remissió o s'assigna als empleats per tasca.

La seguretat de la revisió està garantida en tot moment.

Tota la informació disponible immediatament

Amb el DocumentOffice DMS, els documents es poden digitalitzar en moltes empreses d'acústica d'audiòfons i arxivar-los de manera centralitzada de manera que es pugui accedir des de qualsevol ordinador sense haver d'anar a l'arxiu o investigar primer quin col·lega que actualment està processant documents o carpetes.

El DMS del PaperOffice no només digitalitza els documents analògics, sinó que el programari de gestió documental desa cada canvi al document en ordre cronològic. L'original no es veu afectat. La funció de flux de treball es pot utilitzar, per exemple, per assignar determinades activitats durant el treball del projecte i cada empleat manté una visió general de l'estat actual.

Al mateix temps, es poden presentar idees o suggeriments sense necessitat de convocar reunions cada vegada. Els documents arxivats es poden cercar per paraules clau o la data o els números de referència i les plantilles automatitzades poden ser creats per la IA al DMS del PaperOffice.

És un número impressionant. Al voltant de 16 milions de persones només a Alemanya pateixen pèrdua d'audició. Curiosament, la pèrdua d'audició es distribueix de manera bastant uniforme en gairebé tots els grups d'edat, des de 30 fins a més de 70 anys, i la pèrdua d'audició és un problema creixent. En els últims 20 anys, el nombre de persones amb pèrdua auditiva ha augmentat al voltant d'un 4%. No obstant això, només al voltant de la meitat dels afectats utilitzen un audiòfon.

Qualsevol persona que l'utilitzi sol entrar en contacte amb un ofici que no és ben conegut, el professional de l'audició, que encara era un professional de l'audició abans de 2017. Un ofici amb tres anys de formació i la possibilitat de seguir formant-se per convertir-se en mestre artesà i la realització d'un grau en tecnologia auditiva i audiologia. Els acústics auditius s'ocupen de la producció d'audiòfons i protecció auditiva en forma d'anomenats otòpls, dispositius fets individualment a mida. El perfil de treball d'un audiòfon acústic és comparable al d'un tècnic dental.

Per als professionals de l'atenció auditiva, això significa mantenir actualitzades les dades dels seus pacients o clients. Al mateix temps, són dades molt sensibles, perquè moltes persones amb discapacitat auditiva ho veuen com un defecte que el seu entorn personal no hauria d'experimentar. És per això que la protecció de dades és important a l'hora d'emmagatzemar dades. En la majoria dels casos, els clients per primera vegada estan mediats per professionals de l'atenció auditiva dels metges d'ENT que han diagnosticat pèrdua d'audició, per la qual cosa el manteniment de dades també és de gran importància aquí i un arxiu ben pensat en última instància accelera el procés de treball.

El programari de gestió documental com el DMS del PaperOffice és el més adequat per a aquestes tasques. Perquè és un programari de gestió documental que pot fer molt més que gestionar documents.

PaperOffice no distingeix entre els tipus de documents, independentment de si necessiteu ajuda per gestionar contractes, al·legacions i correspondència per correu electrònic: gràcies al sistema de gestió documental PaperOffice, els vostres processos anteriors a l'empresa es digitalitzen, fent-los més eficients, transparents i significativament més flexibles.

Perquè no importa de quina forma arribin els documents a l'empresa, ja sigui com a documents en paper, arxius PDF, correus electrònics o fotos, s'arxiven automàticament i s'emmagatzemen en una base de dades segura.

D'aquesta manera, els contractes importants poden ser reconeguts i rescindits a temps o renegociats. La publicació del document amb signatura digital i notificació de correu electrònic en lloc de correu en paper lent, el correu electrònic insegur contribueix a la lleialtat dels clients.

Doctor looking at the hearing aid user manual on the monitor
PaperOffice DMS is the right software because it has everything the hearing care industry needs

PaperOffice arxiva tots els documents generats a la vostra empresa d'atenció auditiva i tota la informació rellevant en compliment de la llei i de manera a prova d'auditoria

En primer lloc, el DMS de Paperoffice es pot utilitzar per convertir un arxiu analògic, potser el sistema de fitxers penjats tradicional, en un arxiu digital. Aquest és un pas important que no només accelera l'administració a l'empresa, sinó que també millora la transmissió de dades del metge d'ENT i viceversa. Per exemple, les dades enviades per correu electrònic es poden llegir directament i transferir automàticament al fitxer electrònic de clients.

Al DMS del PaperOffice, les dades sensibles dels pacients estan encriptades i protegides amb contrasenya, de manera que es pot establir qui pot veure quantes dades hi ha a l'empresa.

Trucar a la carpeta correcta també es fa molt ràpidament al DMS del PaperOffice, amb el motor de cerca intern registrant diversos paràmetres que s'inclouen a la cerca. Si el número de client o fins i tot el nom ja no es coneix o existeix més d'una vegada, determinades paraules clau poden limitar la cerca al resultat adequat.

Gràcies a la IA integrada, s'activen les regles automàtiques. Aquesta IA ordena automàticament els documents en carpetes com ara "Factura" i "Contracte", emmagatzema les paraules clau corresponents i activa el flux de treball digital emmagatzemat per al tipus de document respectiu.

El PaperOffice compleix amb els més alts estàndards de seguretat , com ara la gestió d'autoritzacions o la concessió d'autoritzacions d'accés. L'usuari defineix els passos de treball individuals exactament com s'executaria, per exemple, la "gravació", "comprovació", "alliberament" i "reserva" de factures.

La responsabilitat no només es pot assignar a persones individuals, sinó també a grups d'usuaris com "Comptabilitat" o "Producció", de manera que un company pot intervenir immediatament si un empleat està absent.

La tecnologia OCR no només reconeix el contingut del document, sinó també tots els camps de dades rellevants per a l'impost, com ara el número de document, la data, la xarxa, l'import fiscal i brut. Les dades importades estan disponibles per controlar avaluacions, transaccions de pagament i comptabilitat financera. Això estalvia un treball d'entrada cansat i redueix els errors de publicació.

Arguments importants per incloure el DMS del PaperOffice a la planificació pressupostària. Finalment, El DMS de PaperOffice també convenç pel fet que es té en compte la sostenibilitat i la protecció del medi ambient. Tard o d'hora es durà a terme la conversió completa de documents analògics a formulari digital i després la institució pública, que llavors ja utilitzarà el DMS del PaperOffice, estarà ben preparada.

Per descomptat, el DMS del PaperOffice permet la migració i integració de dades digitals existents a partir de solucions de programari existents. Al mateix temps, el DMS del PaperOffice és la interfície entre analògic i digital. Utilitzant la seva funció d'escaneig, el programari pot llegir documents analògics, plànols i fotos al sistema i digitalitzar-les mitjançant escàners, però també enregistraments de telèfons mòbils, mitjançant els qual els textos es converteixen en escriptura mitjançant OCR i es poden canviar en programes d'Office. Els segells de temps i el versionat asseguren que el document digital es correspon amb l'original analògic.

Amb un sol clic del ratolí, les dades, inclosa la ubicació d'arxiu, es poden exportar al vostre client, assessor fiscal o viceversa.

Doctor holds a hearing aid
PaperOffice archives all documents generated in your hearing aid company and all relevant information in compliance with the law and in an audit-proof manner

La solució: saber fer provat

No té sentit utilitzar programari de gestió a la pràctica immediatament? que no només compleix tots els requisits, sinó que també és fàcil d'aprendre i barat?

PaperOffice DMS és la solució completa provada i provada per al treball digital i, amb més de 20 anys d'experiència en el mercat, un dels primers pioners del DMS.

Contingut

La tramitació digital és una base essencial per garantir l'alta qualitat del servei dels serveis municipals en el futur

El fet que l'acústica dels audiòfons no estigui en boca de tothom i certament no estigui a les orelles de tothom és perquè només hi ha 6.600 empreses d'aquest tipus a Alemanya. Això és una cosa de poc més de l'1% de totes les empreses artesanes a Alemanya.

No obstant això, la seva clientela inclou al voltant de 8 milions de persones, per la qual cosa l'expedient mitjà de client d'un professional de l'audició inclou més de 1200 persones. S'han de registrar moltes dades diferents per a cada client, perquè l'audició és un assumpte molt complex, i el dany no només afecta l'oïda o les orelles. Qualsevol persona que alguna vegada hagi tingut un canal auditiu obstruït amb cerumen pot tenir una idea aproximada del que significa ser difícil d'escoltar. Les conseqüències poden ser:

  • Esgotament
  • Mal de cap
  • Èmfasi
  • Depressió
  • Mareig
  • Trastorns del son

Per solucionar-ho, les dades audiomètriques es registren del pacient i en funció d'això es fabrica l'audiòfon individual. La sordesa està subjecta a canvis. El grau de pèrdua auditiva sol augmentar amb l'edat, la qual cosa al seu torn fa necessari adaptar l'audiòfon a les noves condicions. L'oïda en si també està subjecta a canvis anatòmics al llarg de la seva vida a causa de la relaxació del teixit connectiu.

Les empreses d'acústica auditiva han de processar documents en totes les transaccions comercials. El constant desenvolupament de models de negoci crea constantment nous reptes. El que necessiten és un bon sistema de gestió documental.

PaperOffice DMS és el programari adequat perquè inclou tot el que la indústria de l'audició necessita, com ara:

  • Emmagatzematge de documents en tots els formats digitals d'acord amb els principis del RGPD
  • Funcions per enviar i tornar a enviar documents tardans que requereixin acció
  • Una funció d'emmagatzematge de dades d'autoaprenentatge amb etiquetatge i motor de cerca intern
  • Assignació automàtica de documents afegits recentment a la carpeta correcta
  • Creació senzilla de bases de dades i connexió de base de dades, inclosa la màscara personalitzable individualment
  • Creació automàtica de plantilles per a processos i operacions repetitives

Arxivament segur i conforme a revisions: el PaperOffice DMS compleix tècnicament els requisits legals del GoBD, GDPdU i DSGVO

Woman stamps a document
With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

Les àmplies funcions de flux de treball de PaperOffice són molt interessants per a les empreses d'audiòfons. Els continguts de les reunions del projecte es registren i poden ser complementats pels participants en qualsevol moment, tots en pantalla i des de diferents ubicacions. L'arxiu a prova d'auditoria està garantit en tot moment, així com l'optimització dels processos organitzatius.

El PaperOffice ho admet amb un extens mòdul de tasques i flux de treball.

Les empreses d'acústica auditiva es beneficien de la gestió de documents digitals

El sistema de gestió documental permet la creació separada de bases de dades per a cada àrea individual i pot crear enllaços al mateix temps. Els documents analògics, com ara les factures enviades, s'escanegen amb el DMS del PaperOffice i es guarden tant com a foto com com a text convertit mitjançant programari OCR. Totes les dades existents es poden mostrar de manera clara i inequívoca, per la qual cosa no s'han de dur a terme fitxers per a cites fora de casa. La gestió de bases de dades controlades per IA crea plantilles a partir de dades mestres o llistes estadísticament utilitzables segons sigui necessari.

Al mateix temps, es manté la protecció de dades necessària mitjançant la gestió jeràrquica de contrasenyes i xifrat de 1024 bits.

Optimitzeu el vostre temps de treball fins a un 7,5% en comparació amb el treball en paper gràcies a l'ús del DMS del PaperOffice.

Estalvieu temps per trobar, encaminar i compartir documents.

Amb els segells digitals, els documents es poden complementar amb informació addicional i fins i tot controlar fluxos de treball detallats. Al seu torn, la funció de tasca i flux de treball garanteix que els terminis es compleixin i es completin.

El DMS de PaperOffice no només és extens en les seves funcions, sinó també fàcil d'aprendre, guiat per videotutorials, sinó també per assessorament i formació individual si ho desitja. Tot això amb una relació preu-rendiment molt bona.

FAQs

Finalment, responem a algunes preguntes més freqüents sobre el tema "Digitalització per a empreses d'audiòfons":

Com poden accedir els empleats al PaperOffice?

A causa de l'arquitectura de programes descentralitzada i moderna, PaperOffice es pot utilitzar en gairebé qualsevol dispositiu, des de PC clàssics fins a telèfons intel·ligents / tauletes fins a televisors.

Què passa amb les dades si el PaperOffice no existeix?

No passarà, però per tranquil·litzar-vos: podeu exportar les vostres dades EN QUALSEVOL MOMENT, ja que el PaperOffice es basa en una estructura de base de dades oberta, podeu accedir a les vostres dades en qualsevol moment.

Protecció de dades del tema: On s'emmagatzemen tots els documents?

PaperOffice emmagatzemarà tots els documents interns amb xifratge d'alt nivell, fent-lo immune al robatori de dades, per exemple, i superant tots els requisits de GDPR i GOBD.
Evita errors: MAI deseu les dades en un núvol de tercers.

Es pot adaptar el PaperOffice exactament a les especificacions?

Sí, paperOffice pot estar 100% adaptat a l'ús previst per garantir una integració perfecta en els processos i sistemes existents. Fins i tot la interfície del programa es pot dissenyar completament i adaptar lliurement.

Conclusió

PaperOffice DMS admet empreses d'audiòfons i ofereix interfícies adequades a altres programaris, connexions d'API i es poden ampliar en qualsevol moment segons els vostres desitjos. El programari és fàcil d'aprendre i es pot integrar fàcilment en la pràctica quotidiana sense causar absències amb finalitats d'entrenament.

El DMS del PaperOffice recomana utilitzar un NAS (emmagatzematge de dades compatible amb la xarxa) amb una funció de còpia de seguretat perquè les dades importants no es perdin ni s'espiin en núvols de tercers.

En última instància, PaperOffice DMS impressiona amb una molt bona relació preu-rendiment i un immens coneixement a través de més de 20 anys d'experiència pràctica.

Això és el que diuen els nostres clients

Estudi de cas

Tramitació automatitzada de factures

15 raons per les quals hauríeu d'utilitzar la gestió documental amb l'escàner

El processament digital de factures
en combinació amb el sistema de gestió documental (DMS)
contribueix significativament a l'eficiència i l'èxit de la seva empresa i a una oficina sense papers. La necessitat de processament digital de factures és ara un aspecte important per a tothom.