Digitalització en comunitats, esglésies i municipis
El DMS paperOffice per a comunitats i municipis permet un flux fluid d'informació gràcies a la digitalització i automatització dels processos de negoci.
Digitalització en comunitats i municipis
Les esglésies, parròquies i municipis depenen en gran mesura de l'ús d'una gestió adequada de les dades.
Així és com s'acumulen diàriament documents importants en municipis i associacions municipals:
Escrits, factures, esborranys, sol·licituds, recerca, opinions d'experts i molt més. Aquests no només arriben per correu postal, moltes cartes també arriben per correu electrònic.
Tots aquests documents s'han de digitalitzar si arriben en format paper, requereixen una presentació estructurada, una tasca i una assignació de flux de treball i han d'estar disponibles immediatament sota demanda.
És molt important que es compleixin terminis importants i que es prenguin mesures legals per emmagatzemar documents. El DMS del PaperOffice us proporciona una estructura clara en els vostres documents i us ajuda a fer front a l'allau d'informació.
Juntament amb el sistema de gestió documental digital PaperOffice, s'han de simplificar els processos de treball dins d'esglésies, parròquies i municipis i estalviar temps i costos.
Amb un DMS comú, per exemple, es pot arxivar el correu escanejat, es poden desar correus electrònics importants i es poden arxivar documents. A més, diferents usuaris poden accedir i treballar en aquests documents.
Si els documents estan disponibles de forma digitalitzada, no sempre s'han d'enviar per correu electrònic junts per preparar sessions de presbiteri i altres reunions.
Com anar sense paper?
PaperOffice elimina tots els colls d'ampolla que consumeixen molt de temps, condueix a l'estalvi de costos, com l'eliminació de documents en paper, i crea una visió general clara dels documents importants, com ara rebuts, contractes, albarans o altres cartes, mitjançant la gestió digital en PaperOffice en el futur.
Capturar, processar, compartir, cercar i fer el seguiment dels vostres documents es fa molt fàcil amb l'ús del PaperOffice.
Gràcies a l'accés controlat, les llistes de tasques detallades, així com les aprovacions que utilitzen fluxos de treball i notificacions de correu electrònic fiables, els empleats poden completar les tasques assignades de manera eficient i les persones autoritzades poden aprovar o denegar fàcilment l'aprovació.
Amb la solució de programari DMS del PaperOffice, no es perden més documents. I no importa on estiguis, pots accedir a documents importants en qüestió de segons.
Per descomptat, sempre treballes amb els nostres sistemes en compliment de la llei i completament a prova d'auditoria.
Els rebuts, comptes i documents similars ja no s'han d'enviar per correu postal entre els districtes de l'església i les parròquies. El correu intern també es pot enviar digitalment d'aquesta manera. Això estalvia paper, costos per a l'emmagatzematge de dades addicional i viatges als arxius. Els documents es poden proporcionar amb paraules clau (editor, tema, estat, data, etc.) i després es poden trobar més fàcilment.
Gestió documental orientada a processos
La gestió documental orientada a processos garanteix que aquests documents es mantinguin actualitzats amb poc esforç. El PaperOffice us admet aquí amb un extens mòdul de tasques i flux de treball.
D'aquesta manera, es poden crear certes cadenes de processos i es poden definir els processos operatius existents en documents electrònics i executar-se parcialment automàticament.
Això representa l'optimització de processos sense errors, ja que la tasca no només es pot assignar als empleats amb drets d'usuari específics i períodes de finalització, requereixen una versió digital, sinó que també activen automàticament accions addicionals, com ara notificacions per correu electrònic o canvis d'estat del document.
D'aquesta manera, es poden assignar tots els processos del document.
PaperOffice no distingeix entre els tipus de documents, independentment de si necessiteu ajuda per gestionar contractes, factures, breus i correspondència per correu electrònic: gràcies al sistema de gestió documental PaperOffice, els vostres processos anteriors a les empreses digitalitzats, fent-los més eficients, transparents i significativament més flexibles.
Perquè no importa de quina forma arribin els documents a l'empresa, ja sigui com a documents en paper, arxius PDF, correus electrònics o fotos, s'arxiven automàticament i s'emmagatzemen en una base de dades segura.
D'aquesta manera, els contractes importants poden ser reconeguts i rescindits a temps o renegociats. La publicació del document amb signatura digital i notificació de correu electrònic en lloc de correu en paper lent, el correu electrònic insegur contribueix a la lleialtat dels clients.
La solució: saber fer provat
No té sentit utilitzar programari de gestió a la pràctica immediatament? que no només compleix tots els requisits, sinó que també és fàcil d'aprendre i barat?
PaperOffice DMS és la solució completa provada i provada per al treball digital i, amb més de 20 anys d'experiència en el mercat, un dels primers pioners del DMS.
No són només les estructures religioses o socials quan parlem d'esglésies i comunitats. En molts aspectes són "la" vida social mateixa. Això inclou les persones, sovint en el voluntariat, que tenen cura d'altres persones en circumstàncies difícils, per exemple. També hi ha diverses tasques, que es divideixen en tasques pastorals d'una banda i activitats administratives de l'altra.
Hi ha una gran tradició eclesiàstica a Alemanya, de la mateix manera que la cura de la comunitat garanteix la cohesió dels habitants dels pobles, però també de les ciutats. Especialment avui, en temps d'aïllament i anonimat creixents, hi ha punts de contacte per a una àmplia varietat de preocupacions en esglésies i comunitats. Per descomptat, no s'ha d'oblidar la part pràctica d'una església.
Oficina de registre, registre de població, oficina de passaports, escoles, llars d'infants, transport públic, bombers, àrees de desenvolupament, oficina de construcció de carreteres, eliminació d'aigües residuals i subministrament d'aigua dolça i de vegades també el subministrament d'energia elèctrica.
Aquestes són les tasques obligatòries. Però també hi ha estil lliure en totes les comunitats. Es tracta, per exemple, de camps esportius, parcs infantils, museus, clubs de gent gran i centres juvenils. Les esglésies realitzen batejos, acompanyen a les persones en el seu últim viatge i són també el lloc per a les grans noces en blanc, que torna a gaudir de gran popularitat. Això no és, ni de bon tros, tot.
En moltes de les comunitats polítiques i de l'església, el programari de gestió documental com el DMS del PaperOffice pot proporcionar un suport valuós per completar tasques. Això es refereix a les estructures de superordinats, així com als clubs, autoritats i empreses implicades.
En primer lloc, PaperOffice DMS és la solució pràctica per portar arxius analògics, ja sigui el de l'associació local de bombers o l'arxiu de l'església amb batejos, casaments i funerals, a l'era digital. El DMS de PaperOffice s'estructura de manera que s'observin totes les directrius del RGPD, el Reglament General de Protecció de Dades.
El DMS del PaperOffice crea beneficis clars per a comunitats, esglésies i municipis
Gràcies a la seva excel·lent tecnologia de bases de dades i al seu funcionament fàcil d'aprendre, el DMS del PaperOffice es pot utilitzar allà on les dades, com ara documents o fotos, no només estan a punt de desar-se, sinó que també s'han d'organitzar cronològicament, per exemple, i utilitzar-les amb diversos filtres per crear formularis o estadístiques automàticament.
Responsable d'això és la intel·ligència artificial (IA) integrada en PaperOffice DMS amb el bonic nom pia. Crea una àmplia varietat de plantilles a partir de la base de dades existent i les omple amb dades mestres definides prèviament. Poden ser carnets de soci, cartes de felicitació en un aniversari de fita, o màscares de dades per a inventaris de dates en curs o clau en els serveis públics municipals.
El programari OCR integrat en PaperOffice DMS distingeix entre un logotip i un text normal. Les factures o els rebuts es poden trobar ràpidament en qualsevol moment, per exemple a l'hora d'investigar, mitjançant una cerca D'OCR, garantint així la major transparència i seguretat jurídica possible.
L'arxiu també es pot dur a terme de manera que tots els documents posteriors d'un remitent siguin reconeguts i assignats automàticament.
Arguments importants per incloure el DMS del PaperOffice a la planificació pressupostària. Finalment, El DMS de PaperOffice també convenç pel fet que es té en compte la sostenibilitat i la protecció del medi ambient. Tard o d'hora es durà a terme la conversió completa de documents analògics a formulari digital i després la institució pública, que llavors ja utilitzarà el DMS del PaperOffice, estarà ben preparada.
El processament digital de factures també és avantatjós per a moltes comunitats i municipis. Les factures entrants es poden automatitzar gràcies al DMS del PaperOffice i es reenden al responsable. El procés de control i alliberament mitjançant alliberament digital també es pot gestionar de manera ràpida i eficient a través del sistema.
Amb un sol clic del ratolí, les dades, inclosa la ubicació d'arxivament, es poden exportar al vostre assessor fiscal o viceversa.
Arxivament segur i conforme a revisions: el PaperOffice DMS compleix tècnicament els requisits legals del GoBD, GDPdU i DSGVO
El PaperOffice DMS permet la connexió d'altres programes, com un ERP, i per descomptat la transferència de documents de Microsoft Office a través d'interfícies adequades. El DMS del PaperOffice accelera la comunicació.
Els terminis i les cites es controlen i les accions s'activen automàticament en funció de la configuració desitjada. Els processos de comanda es poden automatitzar i fins i tot els canvis que es planifiquen per al futur es poden introduir de tal manera que entrin en vigor en el moment desitjat.
Gràcies a les seves àmplies funcions, el DMS de PaperOffice es pot classificar definitivament en el segment superior de gestió de continguts empresarials (ECM).
Un ECM inclou la gestió global de tot el contingut d'una organització amb la jerarquia d'accés corresponent. El PaperOffice DMS és capaç de desar qualsevol contingut en forma digital, canviar-ne el contingut i el format i posar-lo a disposició.
PaperOffice DMS té totes les funcions d'un ECM i això en una excel·lent relació preu-rendiment, així com una forma d'operació intuïtivament apresa que fa innecessària la formació externa o interna cara. Més aviat, hi ha tutorials de vídeo gratuïts disponibles per acostumar-se als diferents menús. PaperOffice DMS pot convertir-se així en la pedra angular organitzativa de totes les empreses en el comerç i la producció i això gairebé a la velocitat de la llum.
Esglésies, comunitats i municipis es beneficien de la gestió documental digital
Amb el DMS de PaperOffice, però, hi ha moltes més possibilitats per a les comunitats. Per exemple, la gestió d'inventaris, incloent un inventari permanent o un inventari de dates clau. La base del DMS del PaperOffice són els comptes d'usuari enllaçats a la xarxa. L'emmagatzematge de dades d'aquests comptes d'usuari es combina a la base de dades central. Els documents es poden controlar a través d'una IA amb diferents algoritmes, que es poden utilitzar per desencadenar processos automatitzats.
Optimitzeu el vostre temps de treball fins a un 7,5% en comparació amb el treball en paper gràcies a l'ús del DMS del PaperOffice.
Estalvieu temps per trobar, encaminar i compartir documents.
Amb els segells digitals, els documents es poden complementar amb informació addicional i fins i tot controlar fluxos de treball detallats. Al seu torn, la funció de tasca i flux de treball garanteix que els terminis es compleixin i es completin.
PaperOffice DMS és tan adaptable com hi ha tasques a les parròquies i esglésies. Els projectes es poden processar conjuntament des de diferents ubicacions mitjançant la funció flux de treball. Els documents que s'estan processant actualment no estan bloquejats per a altres, sinó que es desen a la versió respectiva amb un segell de temps.
Al final, l'última versió desada, incloent-hi tots els canvis, sempre està disponible.
