Digitalització en la indústria del moble i les empreses productores

Digitalització en la indústria del moble i la fabricació

Amb el diluvi actual de dades digitals i en paper, és important assegurar-se que els documents importants no es perden i estan disponibles quan sigui el moment adequat.

Les empreses de la indústria del moble i de la indústria manufacturera es beneficien significativament de l'ús d'una gestió adequada de dades, ja que reben documents en paper cada dia.

En la indústria manufacturera es generen cada dia importants documents: súpliques, esbossos, esborranys, cartes externes, investigació, opinions d'experts i molt més. Aquestes no només arriben per correu postal, moltes cartes també arriben per correu electrònic.

Digitization in the furniture industry and manufacturing increased efficiency

Tots aquests documents s'han de digitalitzar si arriben en format paper, requereixen una presentació estructurada, una tasca i una assignació de flux de treball i han d'estar disponibles immediatament sota demanda.

Perquè tots els processos de la indústria del moble i el comerç de producció requereixen un flux perfecte d'informació i execució estructurada. Els avantatges necessaris només es poden aconseguir gràcies a la digitalització.

Perquè un arxiu de documents digitals permet l'accés immediat a tots els documents necessaris i la participació en els processos d'aprovació. No importa si estàs a l'oficina, treballant des de casa o en un viatge de negocis.

La gestió de documents digitals us pot ajudar amb això: ja siguin fitxers de màquina, instruccions de funcionament, catàlegs de peces de recanvi i registres de manteniment: tot es pot arxivar en un DMS i tornar a trobar-se en qüestió de segons.

És molt important que es compleixin els terminis importants i es prenguin mesures legals per emmagatzemar documents.

El DMS del PaperOffice us proporciona una estructura clara en els vostres documents i us ajuda a fer front a l'allau d'informació.

El PaperOffice elimina tots els colls d'ampolla que requereix molt de temps i crea una visió general clara de documents importants, com ara contractes o cartes, gestionant-los digitalment al PaperOffice en el futur.

Els processos digitalitzats creen un clar avantatge

En la indústria del moble i la indústria manufacturera, s'utilitza molt paper cada dia. D'una banda, com que els processos són bastant complexos, això condueix a grans muntanyes de paper, enormes quantitats de dades, però també a un llarg procés de cerca.

El sistema de gestió documental PaperOffice porta l'organització i la protecció de dades sota una sola caputxa. L'innovador sistema proporciona eines de cerca i recuperació simplificades que redueixen el temps de resposta i asseguren que els documents mai es perden, la qual cosa sempre és una satisfacció per a les empreses.

Això és PaperOffice DMS, un programari de gestió documental que pot fer molt més que gestionar documents.

Perquè no importa de quina forma arribin els documents a l'empresa, ja sigui com a documents en paper, arxius PDF, correus electrònics o fotos, s'arxiven automàticament i s'emmagatzemen en una base de dades segura.

D'aquesta manera, els contractes importants poden ser reconeguts i rescindits a temps o renegociats. La publicació del document amb signatura digital i notificació de correu electrònic en lloc de correu en paper lent, el correu electrònic insegur contribueix a la lleialtat dels clients.

The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood

Automatització gràcies a solucions d'IA i flux de treball

Gràcies a la IA integrada, s'activen les regles automàtiques. Aquesta IA ordena automàticament els documents en carpetes com ara "Factura" i "Albarans de lliurament", emmagatzema les paraules clau adequades i activa el flux de treball digital emmagatzemat per al tipus de document respectiu.

El PaperOffice compleix amb els més alts estàndards de seguretat , com ara la gestió d'autoritzacions o la concessió d'autoritzacions d'accés. L'usuari defineix els passos de treball individuals exactament com s'executaria, per exemple, la "gravació", "comprovació", "alliberament" i "reserva" de factures.

La responsabilitat no només es pot assignar a persones individuals, sinó també a grups d'usuaris com "Comptabilitat" o "Producció", de manera que un company pot intervenir immediatament si un empleat està absent.

La tecnologia OCR no només reconeix el contingut del document, sinó també tots els camps de dades relacionats amb els impostos, com ara el número de document, la data, la xarxa, l'impost i l'import brut. Les dades importades estan disponibles per controlar avaluacions, transaccions de pagament i comptabilitat financera. Això estalvia un treball d'entrada cansat i redueix els errors de publicació.

Amb un sol clic del ratolí, les dades, inclosa la ubicació d'arxivament, es poden exportar al vostre client, assessor fiscal o viceversa.

PaperOffice DMS revolutionizes your administration by merging all documents and all associated information in one place, namely in the document management system

Tot en un gràcies a l'ús del DMS del PaperOffice

Les empreses de la indústria del moble, així com els oficis de producció, han de processar documents per a totes les transaccions comercials. El constant desenvolupament de models de negoci crea constantment nous reptes. El que necessiten és un bon sistema de gestió documental.

PaperOffice DMS és el programari adequat perquè té tot el que les indústries de mobles i fabricació necessiten, com ara:

• Emmagatzematge de documents en tots els formats digitals d'acord amb els principis del RGPD
• Funcions per enviar i tornar a enviar documents tardans que requereixin acció
• Una funció d'emmagatzematge de dades d'autoaprenentatge amb etiquetatge i motor de cerca intern
• Assignació automàtica de documents afegits recentment a la carpeta correcta
• Creació senzilla de bases de dades i connexió de base de dades, inclosa la màscara personalitzable individualment
• Creació automàtica de plantilles per a processos i operacions repetitives

Integrar els fluxos de treball digitals en els processos de negoci

Everyone involved can find and edit the information quickly and easily at any time and add new documents

La funció de flux de treball del PaperOffice simplifica la comunicació. La gestió documental orientada a processos garanteix que aquests documents es mantinguin actualitzats amb poc esforç. El DMS del PaperOffice us permet tenir en compte fàcilment els períodes de retenció i supressió aplicables. Els fluxos de treball digitals s'integren en els processos de negoci, la qual cosa garanteix el compliment dels passos essencials del procés i, per tant, el compliment.

El PaperOffice ho admet amb un extens mòdul de tasques i flux de treball.

D'aquesta manera, es poden crear certes cadenes de processos i es poden definir els processos operatius existents en documents electrònics i executar-se parcialment automàticament.

Això representa l'optimització de processos sense errors, ja que la tasca no només es pot assignar als empleats amb drets d'usuari específics i períodes de finalització, requereixen una versió digital, sinó que també activen automàticament més accions, com ara notificacions per correu electrònic o canvis d'estat del document.

D'aquesta manera, les metadades rellevants també es poden emmagatzemar després del procés d'arxivament dels documents. A més del tipus de document, es pot especificar el període d'arxivament i la informació associada del client.

La indústria del moble i els oficis de producció es beneficien de la gestió documental digital

Optimitzeu el vostre temps de treball fins a un 7,5% en comparació amb el treball en paper gràcies a l'ús del DMS del PaperOffice.

Estalvieu temps per trobar, encaminar i compartir documents.

Per descomptat, el DMS del PaperOffice permet la migració i integració de dades digitals existents a partir de solucions de programari existents.

Al mateix temps, el DMS del PaperOffice és la interfície entre analògic i digital. Utilitzant la seva funció d'escaneig, el programari pot llegir documents analògics, plànols i fotos al sistema i digitalitzar-les mitjançant escàners, però també enregistraments de telèfons mòbils, mitjançant els qual els textos es converteixen en escriptura mitjançant OCR i es poden canviar en programes d'Office.

Els segells de temps i el versionat asseguren que el document digital es correspon amb l'original analògic.

El DMS de PaperOffice no només és extens en les seves funcions, sinó també fàcil d'aprendre, guiat per videotutorials, sinó també per assessorament i formació individual si ho desitja. Tot això amb una relació preu-rendiment molt bona.