Empresa constructora
IDC Construcción S.L. Las Palmas

Situació inicial

IDC Construccion és una empresa de construcció amb seu a Las Palmas especialitzada en la construcció de pistes esportives per a escoles, pavellons i parcs infantils. L'empresa és coneguda per la seva qualitat i durabilitat en els seus pisos per a escoles, pavellons esportius, parcs infantils, etc., que satisfan les necessitats dels usuaris.

Com totes les grans empreses de construcció, IDC Construcción S.L. també tenia molts problemes per gestionar i organitzar documents importants en la seva operació diària.
Per abordar aquesta situació, l'empresa va iniciar la cerca d'un sistema de gestió de documents (DMS) per optimitzar la seva gestió documental.

Era important que el nou sistema de gestió de documents (DMS) fos capaç de reunir tots aquests documents en un sol lloc i permetre l'accés des de qualsevol ubicació.
IDC Construcción buscava un DMS que s'adaptés als seus processos de treball existents i complís les seves necessitats.

Els desafiaments incloïen:

• Registrar, organitzar, classificar i arxivar tots els documents de l'empresa
• Accés ràpid i fiable als documents des de qualsevol ubicació
• Sistema unificat de gestió de documents en paper i arxius electrònics
• Integració senzilla amb els processos de treball existents de l'empresa
• Control i seguretat de la informació confidencial

Quins altres fabricants van ser considerats?

IDC Construccion va revisar diferents opcions de DMS. Cap dels altres sistemes, però, podia adaptar-se al seu mètode de treball existent. Finalment, van descobrir el DMS de PaperOffice i van comprovar que s'ajustava perfectament a les seves necessitats. Van quedar impressionats pel fet que es podia integrar fàcilment als seus sistemes existents sense haver de canviar la seva forma de treballar.

Per què IDC Construccion S.L. va optar per PaperOffice DMS

El Sr. Agustín García Afonso de IDC Construccion S.L., va examinar inicialment diferents ofertes de software de gestió de documents i al final va decidir provar el DMS de PaperOffice.

Un dels desafiaments per a la empresa de construcció IDC Construccion va ser trobar un sistema de gestió de documents adequat que recolzés la seva forma de treball i optimitzés la seva gestió de documents.

Després de provar diversos sistemes de gestió de documents, es va constatar que aquests sistemes els obligarien a adaptar la seva forma de treball al sistema, en lloc de fer-ho al revés.

Això era una desavantatge per a l'empresa, ja que ja tenien un sistema de gestió de documents personalitzat, però que no estava actualitzat. A causa d'aquests desafiaments, l'empresa va decidir buscar un sistema que satisfacera les seves necessitats i, al mateix temps, pogués donar suport al seu sistema existent.

Després d'una revisió meticulosa de diversos sistemes de gestió de documents, IDC Construccion va optar per PaperOffice DMS.

El sistema es va seleccionar perquè li permetia a l'empresa canviar només de manera mínima la seva forma de treballar existent, mentre satisfàcia les seves necessitats. Aquest era un factor clau en la decisió de PaperOffice DMS, ja que l'empresa volia mantenir el control total dels seus documents sense afectar la seva forma de treballar.

Gràcies a l'accés controlat, a les llistes de tasques detallades i a l'atorgament de permisos mitjançant els fluxos de treball i les notificacions de correu electrònic fiables, els empleats poden realitzar les tasques assignades de manera eficient i les persones autoritzades poden aprovar-les o rebutjar-les fàcilment.

"Per a les empreses que encara no tenen un sistema de gestió de documents, PaperOffice DMS és la solució ideal, ja que ofereix tot el que es pot desitjar. Fins i tot per a les empreses que ja tenen un sistema de gestió de documents, però que necessiten canviar per alguna raó, PaperOffice DMS és una excel·lent opció gràcies a la seva interfície d'usuari amigable i les seves funcionalitats."

Ara, l'accés més fàcil i ràpid a les dades i documents està canviant els fluxos de treball de l'empresa de manera fonamental i sostenible. Ara, el coneixement de gestió està organitzat de manera transparent i accessible en el moment oportú.

Aquests són els punts en els quals PaperOffice DMS destaca per sobre dels altres

• Adaptabilitat de la interfície d'usuari: IDC Construccion va quedar impressionat per la facilitat d'ús de PaperOffice DMS. El sistema de gestió de documents es va poder adaptar als fluxos de treball existents de IDC Construccion, permetent-los organitzar i buscar els seus documents de manera ràpida i senzilla.
• Cerca millorada de documents: Amb PaperOffice DMS, els empleats de IDC Construccion poden trobar documents de manera ràpida i senzilla, estalviant temps i recursos.
• Control de les versions dels documents: PaperOffice DMS permet a IDC Construccion controlar les versions dels documents i garantir que sempre estiguin actualitzats.

"Després de la implementació de PaperOffice, fins i tot vam modificar el nostre lema "Digueu-nos com voleu que siguem, i posem el vostre terra" per afrontar-ho com a lema de gestió de documents que diu "Digueu-me com voleu gestionar la vostra documentació i PaperOffice ho farà per vosaltres". "

Resultat final

Gràcies a la implementació de PaperOffice DMS, IDC Construccion va poder millorar la gestió dels seus documents. L'empresa va quedar impressionada per l'adaptabilitat de la interfície d'usuari, la cerca millorada de documents i el control de les versions dels mateixos. La introducció del nou sistema va ser sense problemes i l'empresa recomana PaperOffice DMS a tothom que busqui una solució de gestió de documents. En general, l'experiència d'IDC Construccion amb PaperOffice DMS ha estat extremadament satisfactòria i ha superat les seves expectatives.