Ofertes de descompte més altes possible.
Notícies exclusives internes
Actualitzacions de bonificació gratuïtes
Ofertes de descompte més altes possible.
Notícies exclusives internes
Actualitzacions de bonificació gratuïtes
Amistat Confiança Paraula d'honor
Mai donarem la teva adreça de correu electrònic a ningú altre i cada correu electrònic inclou un enllaç per donar-te de baixa amb un sol clic.
Indústria
Patriarcat / Església
Regió
Lisboa, Portugal
Departament
Oficina de Gestió
Indústria
Patriarcat / Església
Regió
Lisboa, Portugal
Departament
Oficina de Gestió
Pedro Silva, Auxiliar Administratiu del Patriarcat de Lisboa
Suggeriment professional
Indústria
Patriarcat / Església
Regió
Lisboa, Portugal
Departament
Oficina de Gestió
El Patriarcat de Lisboa (llatí: Patriarcaatus Olisiponensis) és una arxidiòcesi metropolitana de ritu romà de l'Església Catòlica amb seu a Lisboa, la capital de Portugal. La catedral del seu arquebisbe és la catedral patriarcal de Santa Maria Maggiore a Lisboa.
La diòcesi de Lisboa va ser elevada a arquebisbat el 10 de novembre de 1394. 1716 la va rebre el papa Climens XI. el títol de patriarcat.
PaperOffice DMS és utilitzat pel Patriarcat de Lisboa per centralitzar i organitzar la informació de múltiples fonts i per minimitzar el temps i el cost de mantenir un arxiu físic. L'accés a la informació és digital.
Així, els documents del Patriarcat procedents d'àrees de documents personals, immobiliaris i comptables de 285 parròquies pertanyents al Patriarcat de Lisboa i altres 450 institucions que depenen del bisbe, es van anar digitalitzant completament en PaperOffice DMS.
La transformació digital i el terme "digitalització" ha estat en boca de tothom des de la pandèmia com a molt tard i ara ja no és una condició opcional per a moltes empreses, sinó una necessitat.
El tema del desenvolupament addicional digital també està fermament establert a les comunitats i esglésies. Perquè fins i tot en una església com el Patriarcat de Lisboa estan pendents àmplies tasques administratives, que abans es feien manualment i de manera anàloga.
En el passat, tot el sistema del patriarcat es basava en el paper. Però amb els documents entrants existents i diaris, el sistema manual va arribar als seus límits.
Tota l'allau d'informació s'ha tornat més inconsistent. La tasca més important era reunir les unitats analògiques i digitals. Els documents en paper havien de ser digitalitzats i reunits amb altres informacions, com els correus electrònics associats.
recorda el Sr. Pedro Silva, empleat administratiu del Patriarcat de Lisboa.
A causa dels reptes existents, el Sr. Pedro Silva, empleat administratiu del Patriarcat, buscava un sistema de gestió documental (DMS) que permetés un emmagatzematge de dades segur i adaptable. Una simple integració de totes les estacions de treball a l'oficina d'administració, incloses les que funcionen de forma remota, s'hauria de resoldre amb un programari senzill.
A més de PaperOffice DMS, Pedro Silva va provar altres productes de programari d'altres cases de sistemes i va examinar inicialment diverses ofertes de programari en relació amb la gestió documental.
Silva destaca que fa temps que es busca un sistema adequat. No obstant això, cap dels proveïdors de programari provats anteriorment era prou escalable o flexible per a la feina que se suposava que havia de fer un sistema de gestió documental.
La decisió final d'utilitzar PaperOffice per a la gestió documental en el Patriarcat de Lisboa es va decidir per les següents raons:
1. Conservació i disponibilitat de les dades. Accés centralitzat i fàcil a tots els documents rellevants i la possibilitat de múltiples parts col·laborant en un mateix document.
Un magatzem intern central al qual poden accedir tots els empleats. Les dades no s'han d'emmagatzemar en un núvol de tercers ni en un ordinador d'un sol usuari.
2.Relació qualitat-preu. El programari hauria de tenir una bona relació preu-rendiment.
Va ser molt important per al Patriarcat de Lisboa que després d'una inversió inicial, el programari es pogués escalar fàcilment i fàcilment a altres departaments i que això no impliqués costos elevats.
El nombre de llicències d'usuari adquirides es pot augmentar en qualsevol moment. D'aquesta manera, el patriarcat pot evitar un excés de compromís de capital.
3. Fàcil de manejar. El programari ha de ser autoexplicatiu i requerir la menor formació possible, però alhora estar preparat per al futur.
D'aquesta manera es poden evitar els consultors externs. Per descomptat, PaperOffice DMS també ofereix formació individual per als mòduls, si es desitja. No obstant això, a partir de les experiències del Patriarcat de Lisboa, el PaperOffice s'explica en gran mesura per si mateix.
No hi ha "consultors" externs i costosos al lloc i ningú no ha de viatjar enlloc per formar-se. Tothom pot definir el període de temps per aprendre la navegació del menú segons sigui necessari i, en termes de futur, PaperOffice DMS està ben posicionat gràcies a la seva estructura modular.
4. Recuperabilitat i estalvi de temps. Es va buscar una manera més senzilla de digitalitzar documents analògics i trobar-los fàcilment quan fos necessari.
Gràcies a la funció d'IA integrada, es pot ensenyar cada document, es pot extreure tot el contingut desitjat de manera específica i emmagatzemar-lo amb paraules clau de manera totalment automatitzada.
PaperOffice DMS ofereix exactament el que buscava el patriarcat.
que paperOffice DMS fa millor que altres
En temps de pandèmia, el patriarcat va decidir arxivar documents i correus electrònics quotidians en PaperOffice DMS.
Gràcies a un potent escàner i a la connexió de l'escàner en PaperOffice, es va poder iniciar la conversió dels papers analògics. Tots els documents es van llegir i digitalitzar gradualment a través de la interfície de l'escàner PaperOffice OCR. Es crea un índex de paraules clau per a cada document mentre s'està llegint, que es pot utilitzar per trobar-lo en un instant mitjançant el motor de cerca de PaperOffice.
Les carpetes existents en els arxius penjats es van prendre sobre 1:1 i simplement es van convertir en "carpetes digitals".
Tots els correus electrònics existents es van desar directament en PaperOffice DMS, podrien estar vinculats a documents existents i no s'hauran d'imprimir en paper en el futur. I tots els correus electrònics entrants s'arxiven automàticament a PaperOffice per control de carpetes mitjançant la configuració de la gestió de regles
Des de l'ús de PaperOffice DMS, el consum de paper ha disminuït notablement.
El següent pas que planeja el Patriarcat de Lisboa és digitalitzar l'arxiu físic existent abans de l'any 2021 i ampliar l'ús de PaperOffice DMS a altres àrees/departaments del Patriarcat.
A més, el Patriarcat voldria automatitzar en gran mesura l'arxivament de documents gràcies a l'ús de KI PIA.
el DMS de PaperOffice resolt
PaperOffice DMS ha complert tots els criteris necessaris i avui cartografia el flux complet de documents digitals en el patriarcat.
De moment, tots els documents s'han gravat amb escàners d'altes prestacions i s'han emmagatzemat digitalment a l'arxiu electrònic de PaperOffice. Al mateix temps, els correus electrònics entrants i existents es transfereixen directament a PaperOffice DMS i s'enllacen amb documents arxivats.
A continuació, el personal de l'administració del Patriarcat pot accedir als documents i correus electrònics a través de la interfície d'usuari de PaperOffice i introduint diversos termes de cerca: també hi ha disponible una cerca a text complet.
Gràcies a l'ús constant del DMS, el patriarcat va poder reduir significativament el temps de processament necessari per a les factures i altres tipus de documents.
Finalment, respondem a algunes preguntes freqüents sobre el tema. "Patriarcat de Lisboa":
Quins consells donaries als futurs usuaris de PaperOffice?
Intenta-ho. Et sorprendrà!
A qui recomanaries PaperOffice?
En el nostre sector, essencialment centres socials. Les parròquies també podrien beneficiar-se digitalitzant els seus llibres de sagraments per facilitar l'accés i la notarització de documents i altres tràmits i correus electrònics.
Recomanem PaperOffice a qualsevol persona que vulgui organitzar tots els seus documents en un sol lloc net, segur i cercable!
Què t'agrada especialment del PaperOffice?
Simplicitat!
PaperOffice és un sistema de gestió documental lleuger però molt potent.
Les funcions que semblen sense sentit al principi resulten ser les funcions més importants que ja no us voleu perdre.
