Patriarcat de Lisboa
Pedro Silva, Auxiliar Administratiu del Patriarcat de Lisboa
El repte
El Patriarcat de Lisboa (llatí: Patriarcaatus Olisiponensis) és una arxidiòcesi metropolitana de ritu romà de l'Església Catòlica amb seu a Lisboa, la capital de Portugal. La catedral del seu arquebisbe és la catedral patriarcal de Santa Maria Maggiore a Lisboa.
La diòcesi de Lisboa va ser elevada a arquebisbat el 10 de novembre de 1394. 1716 la va rebre el papa Climens XI. el títol de patriarcat.
PaperOffice DMS és utilitzat pel Patriarcat de Lisboa per centralitzar i organitzar la informació de múltiples fonts i per minimitzar el temps i el cost de mantenir un arxiu físic. L'accés a la informació és digital.
Així, els documents del Patriarcat procedents d'àrees de documents personals, immobiliaris i comptables de 285 parròquies pertanyents al Patriarcat de Lisboa i altres 450 institucions que depenen del bisbe, es van anar digitalitzant completament en PaperOffice DMS.
Posició inicial
La transformació digital i el terme "digitalització" ha estat en boca de tothom des de la pandèmia com a molt tard i ara ja no és una condició opcional per a moltes empreses, sinó una necessitat.
El tema del desenvolupament addicional digital també està fermament establert a les comunitats i esglésies. Perquè fins i tot en una església com el Patriarcat de Lisboa estan pendents àmplies tasques administratives, que abans es feien manualment i de manera anàloga.
Problemes i tasques existents
En el passat, tot el sistema del patriarcat es basava en el paper. Però amb els documents entrants existents i diaris, el sistema manual va arribar als seus límits.
Tota l'allau d'informació s'ha tornat més inconsistent. La tasca més important era reunir les unitats analògiques i digitals. Els documents en paper havien de ser digitalitzats i reunits amb altres informacions, com els correus electrònics associats.
Digitization is omnipresent - also in the church
"Volíem centralitzar i organitzar la informació de múltiples fonts per minimitzar el temps i el cost de mantenir un arxiu físic, però amb accés digital."
recorda el Sr. Pedro Silva, empleat administratiu del Patriarcat de Lisboa.
Per què el Patriarcat de Lisboa va triar PaperOffice DMS
A causa dels reptes existents, el Sr. Pedro Silva, empleat administratiu del Patriarcat, buscava un sistema de gestió documental (DMS) que permetés un emmagatzematge de dades segur i adaptable. Una simple integració de totes les estacions de treball a l'oficina d'administració, incloses les que funcionen de forma remota, s'hauria de resoldre amb un programari senzill.
"Buscàvem una solució a prova de futur que pogués implementar inicialment tots els nostres requisits, però que alhora oferís una escalabilitat fàcil i una bona relació cost-benefici i que es pogués actualitzar a altres departaments en el futur."
A més de PaperOffice DMS, Pedro Silva va provar altres productes de programari d'altres cases de sistemes i va examinar inicialment diverses ofertes de programari en relació amb la gestió documental.
Silva destaca que fa temps que es busca un sistema adequat. No obstant això, cap dels proveïdors de programari provats anteriorment era prou escalable o flexible per a la feina que se suposava que havia de fer un sistema de gestió documental.
"La majoria de les solucions no ofereixen la manera fàcil de crear una base de dades com ho fa PaperOffice DMS perquè només utilitzen un núvol ofereixen una solució de servidor."
La decisió final d'utilitzar PaperOffice per a la gestió documental en el Patriarcat de Lisboa es va decidir per les següents raons:
1. Conservació i disponibilitat de les dades. Accés centralitzat i fàcil a tots els documents rellevants i la possibilitat de múltiples parts col·laborant en un mateix document.
Un magatzem intern central al qual poden accedir tots els empleats. Les dades no s'han d'emmagatzemar en un núvol de tercers ni en un ordinador d'un sol usuari.
La solució: S'ha creat una base de dades al NAS, Network Attached Storage. Aquesta base de dades es va integrar en PaperOffice DMS i es van guardar totes les dades del patriarcat.
Això compleix completament els requisits legals per a la còpia de seguretat de dades.
Com a equip de 3 persones a l'oficina d'administració, gràcies a la integració de PaperOffice DMS, dos empleats de l'administració treballen de forma remota i tenen accés fiable a la documentació d'una manera senzilla i clara.Pedro Silva es va mostrar molt satisfet amb la solució sense un núvol extern i, per tant, sense proveïdors externs, que poden ser objecte d'intervenció governamental i augmentar el risc d'atacs de pirates informàtics.
Com a equip de 3 persones a l'oficina d'administració, gràcies a la integració de PaperOffice DMS, dos empleats de l'administració treballen de forma remota i tenen accés fiable a la documentació d'una manera senzilla i clara.Pedro Silva es va mostrar molt satisfet amb la solució sense un núvol extern i, per tant, sense proveïdors externs, que poden ser objecte d'intervenció governamental i augmentar el risc d'atacs de pirates informàtics.
2.Relació qualitat-preu. El programari hauria de tenir una bona relació preu-rendiment.
Va ser molt important per al Patriarcat de Lisboa que després d'una inversió inicial, el programari es pogués escalar fàcilment i fàcilment a altres departaments i que això no impliqués costos elevats.
La solució: PaperOffice DMS s'ofereix en diferents models de preus que permeten als usuaris prendre la forma més avantatjosa per a ells.
D'aquesta manera, els usuaris poden utilitzar inicialment la versió de prova sense compromís i de forma gratuïta i després, si cal, estendre-la a la seva pròpia empresa/municipi sense perdre les dades existents.
D'aquesta manera, els usuaris poden utilitzar inicialment la versió de prova sense compromís i de forma gratuïta i després, si cal, estendre-la a la seva pròpia empresa/municipi sense perdre les dades existents.
El nombre de llicències d'usuari adquirides es pot augmentar en qualsevol moment. D'aquesta manera, el patriarcat pot evitar un excés de compromís de capital.
3. Fàcil de manejar. El programari ha de ser autoexplicatiu i requerir la menor formació possible, però alhora estar preparat per al futur.
La solució: PaperOffice DMS és bàsicament molt estructurat i té una interfície gràfica que guia a l'usuari pas a pas. A més, hi ha tutorials i vídeos addicionals per a totes les funcions que es poden trucar directament per obtenir assistència.
D'aquesta manera es poden evitar els consultors externs. Per descomptat, PaperOffice DMS també ofereix formació individual per als mòduls, si es desitja. No obstant això, a partir de les experiències del Patriarcat de Lisboa, el PaperOffice s'explica en gran mesura per si mateix.
No hi ha "consultors" externs i costosos al lloc i ningú no ha de viatjar enlloc per formar-se. Tothom pot definir el període de temps per aprendre la navegació del menú segons sigui necessari i, en termes de futur, PaperOffice DMS està ben posicionat gràcies a la seva estructura modular.
"Vam triar PaperOffice DMS perquè vam provar personalment el programari i vam quedar impressionats per la facilitat d'ús Integració a l'entorn Windows i una interfície d'usuari neta per treballar amb inspires."
4. Recuperabilitat i estalvi de temps. Es va buscar una manera més senzilla de digitalitzar documents analògics i trobar-los fàcilment quan fos necessari.
La solució: El segment central del DMS de PaperOffice és la digitalització de documents analògics. Tot el que necessiteu és un escàner amb interfície per a l'ordinador i PaperOffice DMS. Els documents no només s'escanegen. Es converteixen en text editable mitjançant programari OCR integrat i es guarden automàticament correctament.
Gràcies a la funció d'IA integrada, es pot ensenyar cada document, es pot extreure tot el contingut desitjat de manera específica i emmagatzemar-lo amb paraules clau de manera totalment automatitzada.
PaperOffice DMS ofereix exactament el que buscava el patriarcat.
Top 3 de la llista de funcions,
que paperOffice DMS fa millor que altres
- 1. Reconeixement de textos (OCR) i cerca de documents
- 2. Integració i connexió a base de dades en NAS
- 3. Interfície fàcil d'utilitzar i autoexplicativa
Com es va integrar el DMS de PaperOffice?
En temps de pandèmia, el patriarcat va decidir arxivar documents i correus electrònics quotidians en PaperOffice DMS.
Gràcies a un potent escàner i a la connexió de l'escàner en PaperOffice, es va poder iniciar la conversió dels papers analògics. Tots els documents es van llegir i digitalitzar gradualment a través de la interfície de l'escàner PaperOffice OCR. Es crea un índex de paraules clau per a cada document mentre s'està llegint, que es pot utilitzar per trobar-lo en un instant mitjançant el motor de cerca de PaperOffice.
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.
Les carpetes existents en els arxius penjats es van prendre sobre 1:1 i simplement es van convertir en "carpetes digitals".
Tots els correus electrònics existents es van desar directament en PaperOffice DMS, podrien estar vinculats a documents existents i no s'hauran d'imprimir en paper en el futur. I tots els correus electrònics entrants s'arxiven automàticament a PaperOffice per control de carpetes mitjançant la configuració de la gestió de regles
Des de l'ús de PaperOffice DMS, el consum de paper ha disminuït notablement.
Quins són els propers passos?
El següent pas que planeja el Patriarcat de Lisboa és digitalitzar l'arxiu físic existent abans de l'any 2021 i ampliar l'ús de PaperOffice DMS a altres àrees/departaments del Patriarcat.
A més, el Patriarcat voldria automatitzar en gran mesura l'arxivament de documents gràcies a l'ús de KI PIA.
"Estem emocionats després de treballar amb PaperOffice DMS durant un any i mig, tot i que només hem estat confinats en un departament i no hem explorat completament aquesta fantàstica obra mestra".
Top 3 de la llista de problemes principals,
el DMS de PaperOffice resolt
- 1. Compartir, processar i organitzar millor els documents
- 2. Reducció dels costos d'impressió i de la mida de l'arxiu físic, ja que gairebé totes les còpies han estat impreses prèviament
- 3. Millor gestió del temps i gestió de tasques gràcies a les notificacions internes de PaperOffice a través del briefing
Resum de l'experiència global
PaperOffice DMS ha complert tots els criteris necessaris i avui cartografia el flux complet de documents digitals en el patriarcat.
De moment, tots els documents s'han gravat amb escàners d'altes prestacions i s'han emmagatzemat digitalment a l'arxiu electrònic de PaperOffice. Al mateix temps, els correus electrònics entrants i existents es transfereixen directament a PaperOffice DMS i s'enllacen amb documents arxivats.
A continuació, el personal de l'administració del Patriarcat pot accedir als documents i correus electrònics a través de la interfície d'usuari de PaperOffice i introduint diversos termes de cerca: també hi ha disponible una cerca a text complet.
Gràcies a l'ús constant del DMS, el patriarcat va poder reduir significativament el temps de processament necessari per a les factures i altres tipus de documents.
