Empresa minera
KUMUL Minerals Holdings Limited
Kumul Minerals Holding Limited (KMHL), una empresa líder en mineria amb seu a Papua Nova Guinea, està a l'avantguarda en l'extracció de recursos.
Amb una presència àmplia i un compromís fort amb l'excel·lència, KMHL s'ha establert com un actor significatiu en la indústria minera. Amb una visió clara, innovacions estratègiques i una gestió sostenible, KMHL és un pioner a la creació de valor per als seus interessats i la regió.
Posició inicial i reptes
Com moltes empreses en la indústria minera, KMHL es va trobar amb reptes en la gestió i organització de documents i arxius importants en les operacions diàries.
La alta complexitat i volum de documentació, des dels procediments d'aprovació fins als registres operatius i els requisits ambientals, van fer necessària una gestió eficient de documents.
En aquest context, KMHL buscava un sistema de gestió de documents que no sols centralitzés els documents sinó que també facilitès la col·laboració entre diferents departaments i ubicacions, assegurés la seguretat i la privacitat i recolzés el compliment de les regulacions legals.
Per què KMHL va triar PaperOffice DMS
Després d'una revisió exhaustiva de diversos sistemes de gestió documental, KMHL va optar per PaperOffice DMS. El sistema va ser triat perquè permetia a l'empresa fer mínims canvis en els seus fluxos de treball existents, alhora que complia amb els seus requisits.
“Vam triar PaperOffice DMS perquè la inversió està en línia amb els objectius de la nostra empresa, a saber, augmentar l'eficiència, millorar la seguretat documental i aprofitar la transformació digital. A més, els costos són extremadament atractius en comparació amb altres proveïdors,”
recorda Loi Joseph, IT Manager de Kumul Minerals Holdings Limited.
L'anàlisi financera que l'equip d'IT va dur a terme va mostrar que PaperOffice DMS és rendible i satisfà les necessitats de KMHL.
Es van investigar tres sistemes de gestió documental potencials, per als quals es van sol·licitar ofertes de les empreses corresponents: PaperOffice, Docuware i M-Files.
Implementació
Per començar la implementació, inicialment es van equipar 80 llocs de treball amb el sistema de gestió documental, seleccionant Synology NAS com a base de dades.
Aquest grup inicial va ser el punt de partida per al desplegament del sistema, mentre s'integraven gradualment altres llocs de treball.
Dos mesos després de l'adjudicació del contracte es va completar la migració de les dades existents, i un mes després es va iniciar amb èxit l'operació de producció, acceptant la solució d'arxiu de Kumul.
La implementació va ser fluida, i els empleats van ser formats amb èxit.
A través de formacions a mida, tallers interactius i exemples pràctics, tots els empleats van poder conèixer i utilitzar de manera òptima totes les funcions del sistema. A més, es van proporcionar materials de formació per servir com a referència als empleats després de la formació.
Top 3 llista de funcions,
que PaperOffice DMS fa millor que els altres
- 1. Reconeixement de text (OCR) i cerca de documents
- 2. Integració i connexió amb la base de dades en NAS
- 3. Ús senzill i interfície intuïtiva
Això va permetre una transició sense problemes a l'ús del nou sistema i va garantir una ràpida integració en els fluxos de treball diaris.
Resultat final
La implementació de PaperOffice DMS va permetre a KMHL millorar la gestió documental.
L'empresa va quedar impressionada per l'adaptabilitat de la interfície d'usuari, la cerca millorada de documents i el control de les versions dels documents.
La introducció del nou sistema va ser fluida, i KMHL va recomanar PaperOffice DMS a qualsevol persona que busqués una solució per a la gestió documental.
En general, l'experiència de KMHL amb PaperOffice DMS va ser molt satisfactòria i va superar les seves expectatives.
