Butlletí de l'Insider de PaperOffice
Butlletí de l'Insider de PaperOffice
Volem ser amics

Ofertes de descomptes més altes possibles

Notícies exclusives d'informació privilegiada

Actualitzacions gratuïtes de bonificació

Ofertes de descomptes més altes possibles

Notícies exclusives d'informació privilegiada

Actualitzacions gratuïtes de bonificació

Paraula d'honor de l'Amistat Trust
Mai donarem la vostra adreça de correu electrònic a ningú més i cada correu electrònic inclou un enllaç de cancel·lació de subscripció d'un sol clic.

Automatització de processos de negoci en gestió immobiliària i gestió immobiliària


PaperOffice DMS per a la gestió immobiliària i gestors immobiliaris permet la gestió eficient de l'arxiu electrònic d'expedients d'inquilins i immobles i la ràpida tramitació de consultes i és el requisit previ per a l'eficiència i l'èxit de la seva empresa.

Consell professional

Documents importants en format paper existent, com ara contractes de lloguer, factures de serveis públics, expedients de construcció, esdeveniments, documents comercials, avisos se substitueixen per documents electrònics gràcies a la digitalització i així optimitzar al màxim tots els processos de treball.

La informació sobre tots els edificis, socis comercials, inquilins, etc. està disponible immediatament sota demanda gràcies al DMS del PaperOffice.

Digitalització en la gestió immobiliària i gestió immobiliària

Dins de la gestió immobiliària i la gestió immobiliària, hi ha un gran nombre de documents diferents que cal gestionar:

Contractes de lloguer, declaracions de costos auxiliars, expedients de construcció, esdeveniments, documents empresarials, notificacions i molt més. Per tant, els administradors de finques i les empreses immobiliàries són els que es beneficien significativament de l'ús d'un programari de gestió documental adequat.

Cada dia generen importants documents per part dels gestors immobiliaris. Tots aquests han de ser assignats a la propietat residencial correcta, inquilí, arrendador, propietat.

Work table with house model, hard hat and computer
PaperOffice DMS enables easy recording of documents, their management and quick search and is ideal for property management

Tots aquests documents s'han de digitalitzar si arriben en format paper, requereixen una presentació estructurada, una tasca i una assignació de flux de treball i han d'estar disponibles immediatament sota demanda.

A més, cada document es classifica segons el seu tipus i es pot assignar a persones i objectes, als quals fins i tot es pot accedir sobre la marxa, independentment del dispositiu. Teniu tota la informació i documents sobre tots els edificis, socis comercials, inquilins, etc. clarament en un sol lloc, és a dir, la vostra base de dades.

És molt important que es compleixin els terminis importants i es prenguin mesures legals per emmagatzemar documents.

Per tal de resoldre molts problemes administratius existents en la gestió de propietats, s'hauria d'implementar el sistema de gestió documental PaperOffice.

El DMS del PaperOffice us proporciona una estructura clara en els vostres documents i us ajuda a fer front a l'allau d'informació.

El PaperOffice elimina tots els colls d'ampolla que requereix molt de temps i crea una visió general clara de documents importants, com ara contractes o cartes, gestionant-los digitalment al PaperOffice en el futur.

També podeu beneficiar-vos de tasques administratives digitals i vigilar tots els contractes de lloguer i serveis, la correspondència oficial, que es posa en reassignació o s'assigna als empleats per tasca.

Automatitza els teus processos de negoci

Cap altre país de la UE té més habitants que Alemanya i amb 234 persones per quilòmetre quadrat té la tercera densitat de població més alta d'Europa després dels Països Baixos i Bèlgica, amb l'excepció de Mònaco. Al voltant de 37 milions d'edificis estan repartits en una superfície de 357.588 quilòmetres quadrats. Una mica més de la meitat de les propietats s'utilitzen com a espai habitable, totes les altres propietats s'utilitzen comercialment o públicament. S'estima que 8 milions d'immobles són gestionats per administradors de finques o gestors immobiliaris.

Darrere de l'impressionant nombre de 8 milions d'objectes gestionats hi ha una quantitat considerable de treballs de manteniment, que no només resulten de les activitats necessàries per mantenir l'edifici operatiu, sinó també de les disposicions, ordenances i lleis que són noves gairebé cada any. Els béns immobles a Alemanya estan parcialment subjectes a la llei estatal i en part a la llei federal. Però la llista de coses que formen part del dia a dia de la gestió immobiliària és sorprenentment extensa, com ara:

  • Lloguer
  • Arrendament
  • Declaració de càrrec del servei
  • Cobrament de deutes
  • Gestió de dipòsits
  • Gestió de rendes de lloguer
  • Vendre / Comprar
  • Renovació
  • Renovació
  • Reparacions
  • Manteniment d'instal·lacions
  • Manteniment de la propietat
  • Servei d'hivern
  • Calefacció / Electricitat / Aigua / Residus
  • Tributari
  • Assegurança
  • Registre de la propietat

Darrere de cada terme individual d'aquesta llista sovint hi ha un gran nombre de processos molt diferents. Per descomptat, hi ha empreses de gestió d'immobles que només es limiten a una àrea, com la gestió exclusiva d'immobles de lloguer o la pura compra i venda o gestió d'immobles propietat d'una comunitat de propietaris. Però no importa quin segment, les tasques són tan diverses que cada administrador de propietats necessita una gestió documental eficaç.

Això és PaperOffice DMS, un programari de gestió documental que pot fer molt més que gestionar documents.

Però, què significa eficaç per als administradors de finques?

El sector més gran dels 8 milions d'immobles sota gestió esmentats anteriorment són els pisos llogats, seguit de l'espai d'oficines. Això vol dir que, segons el tipus, hi ha costos fixos que s'han de pagar trimestralment, semestralment o anualment. Els ingressos, en canvi, solen ser mensuals. Depenent de l'inventari gestionat, això significa mantenir centenars a milers de comptes, tots ells amb terminis específics i requereixen una administració addicional quan es produeixen canvis extraordinaris. A més, hi ha la comptabilitat adequada dels ingressos i les despeses.

Els esdeveniments extraordinaris inclouen, per exemple, els endarreriments del lloguer. La qüestió aquí és calcular els interessos incorreguts fins que es realitzi el pagament, però també observar els estatuts de limitacions i prendre les mesures oportunes.

  • L'administració també pot incloure plans que mostrin zones parcel·lars a escala i, si cal, es posa a disposició de les empreses constructores per a reformes o reformes.
  • La prova de la correcta inversió dels fons de dipòsit també requereix una correcta comptabilitat i presentació en tot moment.
  • Introduir canvis en la llei d'arrendament o adquisició de sòl a temps i així estar preparats per al moment en què entrin en vigor.

Aquests són només quatre exemples del que pot fer un bon sistema de gestió documental, com el DMS del PaperOffice.

PaperOffice no distingeix entre els tipus de documents, independentment de si necessiteu ajuda per gestionar contractes, al·legacions i correspondència per correu electrònic: gràcies al sistema de gestió documental PaperOffice, els vostres processos anteriors a la vostra empresa es van digitalitzar, fent-los més eficients, transparents i significativament més flexibles.

Perquè no importa de quina forma arribin els documents a l'empresa, ja sigui com a documents en paper, arxius PDF, correus electrònics o fotos, s'arxiven automàticament i s'emmagatzemen en una base de dades segura.

D'aquesta manera, els contractes importants poden ser reconeguts i rescindits a temps o renegociats. La publicació del document amb signatura digital i notificació de correu electrònic en lloc de correu en paper lent, el correu electrònic insegur contribueix a la lleialtat dels clients.

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

El marc bàsic per a la transformació digital en la gestió immobiliària i immobiliària

Gràcies a la IA integrada, s'activen les regles automàtiques. Aquesta IA ordena automàticament els documents en carpetes com ara "Factura" i "Albarans de lliurament", emmagatzema les paraules clau adequades i activa el flux de treball digital emmagatzemat per al tipus de document respectiu.

El PaperOffice compleix amb els més alts estàndards de seguretat , com ara la gestió d'autoritzacions o la concessió d'autoritzacions d'accés. L'usuari defineix els passos de treball individuals exactament com s'executaria, per exemple, la "gravació", "comprovació", "alliberament" i "reserva" de factures.

La responsabilitat no només es pot assignar a persones individuals, sinó també a grups d'usuaris com "Comptabilitat" o "Producció", de manera que un company pot intervenir immediatament si un empleat està absent.

La tecnologia OCR no només reconeix el contingut del document, sinó també tots els camps de dades rellevants per a l'impost, com ara el número de document, la data, la xarxa, l'import fiscal i brut. Les dades importades estan disponibles per controlar avaluacions, transaccions de pagament i comptabilitat financera. Això estalvia un treball d'entrada cansat i redueix els errors de publicació.

Amb un sol clic del ratolí, les dades, inclosa la ubicació d'arxiu, es poden exportar al vostre client, assessor fiscal o viceversa.

Woman stands over the table with sketches
Digitization or digital transformation of your paper documents is the prerequisite for efficiency and the success of your company.

La solució: saber fer provat

No té sentit utilitzar programari de gestió a la pràctica immediatament? que no només compleix tots els requisits, sinó que també és fàcil d'aprendre i barat?

PaperOffice DMS és la solució completa provada i provada per al treball digital i, amb més de 20 anys d'experiència en el mercat, un dels primers pioners del DMS.

Contingut

Solucions de flux de treball i integritat de la IA: la solució ALL-IN-ONE amb el DMS del PaperOffice

Les empreses de gestió immobiliària i gestores immobiliàries han de tramitar documents en totes les operacions comercials. El constant desenvolupament de models de negoci crea constantment nous reptes. El que necessiten és un bon sistema de gestió documental.

PaperOffice DMS és el programari adequat perquè té tot el que les indústries de mobles i fabricació necessiten, com ara:

  • Emmagatzematge de documents en tots els formats digitals d'acord amb els principis del RGPD
  • Funcions per enviar i tornar a enviar documents tardans que requereixin acció
  • Una funció d'emmagatzematge de dades d'autoaprenentatge amb etiquetatge i motor de cerca intern
  • Assignació automàtica de documents afegits recentment a la carpeta correcta
  • Creació senzilla de bases de dades i connexió de base de dades, inclosa la màscara personalitzable individualment
  • Creació automàtica de plantilles per a processos i operacions repetitives

Arxivament segur i conforme a revisions: el PaperOffice DMS compleix tècnicament els requisits legals del GoBD, GDPdU i DSGVO

Woman from the construction company is standing in front of a new building
Access to the necessary information at any time

La funció de flux de treball del PaperOffice simplifica la comunicació. La gestió documental orientada a processos garanteix que aquests documents es mantinguin actualitzats amb poc esforç. El DMS del PaperOffice us permet tenir en compte fàcilment els períodes de retenció i supressió aplicables . Els fluxos de treball digitals s'integren en els processos de negoci, la qual cosa garanteix el compliment dels passos essencials del procés i, per tant, el compliment.

El PaperOffice ho admet amb un extens mòdul de tasques i flux de treball.

D'aquesta manera, es poden crear certes cadenes de processos i es poden definir els processos operatius existents en documents electrònics i executar-se parcialment automàticament.

Això representa l'optimització de processos sense errors, ja que la tasca no només es pot assignar als empleats amb drets d'usuari específics i períodes de finalització, requereixen una versió digital, sinó que també activen automàticament més accions, com ara notificacions per correu electrònic o canvis d'estat del document.

D'aquesta manera, les metadades rellevants també es poden emmagatzemar després del procés d'arxivament dels documents. A més del tipus de document, es pot especificar el període d'arxivament i la informació associada del client.

La indústria del moble i els oficis de producció es beneficien de la gestió documental digital

El sistema de gestió documental permet la creació separada de bases de dades per a cada àrea individual i pot crear enllaços al mateix temps. Els documents analògics, com ara les factures artesà enviades, s'escanegen amb el DMS del PaperOffice i es guarden tant com a foto com com a text convertit mitjançant programari OCR. Totes les dades existents, per exemple en un inquilí, es poden mostrar de manera clara i inequívoca, per la qual cosa no s'han de dur a terme fitxers per a cites fora de casa. La gestió de bases de dades controlades per IA crea plantilles a partir de dades mestres o llistes estadísticament utilitzables segons sigui necessari.

Al mateix temps, es manté la protecció de dades necessària mitjançant la gestió jeràrquica de contrasenyes i xifrat de 1024 bits.

Optimitzeu el vostre temps de treball fins a un 7,5% en comparació amb el treball en paper gràcies a l'ús del DMS del PaperOffice.

Estalvieu temps per trobar, encaminar i compartir documents.

Amb els segells digitals, els documents es poden complementar amb informació addicional i fins i tot controlar fluxos de treball detallats. Al seu torn, la funció de tasca i flux de treball garanteix que els terminis es compleixin i es completin.

L'excel·lent relació preu-rendiment de PaperOffice DMS, així com la simple implementació en els sistemes operatius de Microsoft existents i l'aprenentatge intuïtiu fan del programari un ajudant indispensable en cada casa o gestió immobiliària en poc temps, per molt gran que sigui l'inventari a gestionar.

FAQs

Finalment, responem a algunes preguntes més freqüents sobre el tema "Digitalització en la gestió immobiliària i gestió immobiliària":

Com poden accedir els empleats al PaperOffice?

A causa de l'arquitectura de programes descentralitzada i moderna, PaperOffice es pot utilitzar en gairebé qualsevol dispositiu, des de PC clàssics fins a telèfons intel·ligents / tauletes fins a televisors.

Què passa amb les dades si el PaperOffice no existeix?

No passarà, però per tranquil·litzar-vos: podeu exportar les vostres dades EN QUALSEVOL MOMENT, ja que el PaperOffice es basa en una estructura de base de dades oberta, podeu accedir a les vostres dades en qualsevol moment.

Protecció de dades del tema: On s'emmagatzemen tots els documents?

PaperOffice emmagatzemarà tots els documents interns amb xifratge d'alt nivell, fent-lo immune al robatori de dades, per exemple, i superant tots els requisits de GDPR i GOBD.
Evita errors: MAI deseu les dades en un núvol de tercers.

Es pot adaptar el PaperOffice exactament a les especificacions?

Sí, paperOffice pot estar 100% adaptat a l'ús previst per garantir una integració perfecta en els processos i sistemes existents. Fins i tot la interfície del programa es pot dissenyar completament i adaptar lliurement.

Conclusió

PaperOffice DMS és compatible amb la gestió de propietats i la gestió immobiliària i ofereix interfícies adequades a altres connexions de programari, API i es pot ampliar en qualsevol moment segons els vostres desitjos. El programari és fàcil d'aprendre i es pot integrar fàcilment en la pràctica quotidiana sense causar absències amb finalitats d'entrenament.

El DMS del PaperOffice recomana utilitzar un NAS (emmagatzematge de dades compatible amb la xarxa) amb una funció de còpia de seguretat perquè les dades importants no es perdin ni s'espiin en núvols de tercers.

En última instància, PaperOffice DMS impressiona amb una molt bona relació preu-rendiment i un immens coneixement a través de més de 20 anys d'experiència pràctica.

Això és el que diuen els nostres clients

Estudi de cas

Solucions digitals especialitzades per a l'automatització de processos de negoci

"Processar manualment els documents en una comunitat tan gran ens hauria costat molt de temps.
Amb la solució automatitzada de PaperOffice DMS, l'esforç manual es podria reduir considerablement, al mateix temps que es feien inversions en tecnologia orientada al futur. Som pioners en la gestió de la propietat digital".

Sr. Alejandro Campos
informàtic i project manager de la direcció immobiliària El Guijo