Automatització de processos de negoci en logística i reenviament
El DMS de PaperOffice per a logística i transport de mercaderies permet un flux suau d'informació entre departaments gràcies a la digitalització i automatització dels processos de negoci.
Suggeriment professional
Els documents escrits, contractes, esborranys, investigacions, albarans i molt més se substitueixen per documents electrònics gràcies a la digitalització i així optimitzar al màxim tots els processos de treball.La IA integrada permet automatitzar en gran mesura els processos de negoci, accelerant els seus processos i augmentant l'èxit i la satisfacció.
Digitalització en logística i reenviament
Les cadenes de subministrament globals cada vegada més creixents presenten la logística i el reenviament de mercaderies amb nous reptes. La ubicació i la disponibilitat independent del temps de totes les dades i documents importants és de crucial importància en la indústria del transport i la logística, que no només afecta el temps, sinó també econòmicament.
Factures, contractes, comandes, albarans i molt més: tots els documents han d'estar disponibles immediatament sota demanda, independentment de la ubicació. Per tant, les empreses d'aquestes indústries són les que es beneficien significativament de l'ús de programari de gestió documental adequat.
Cada dia es generen un gran nombre de documents en el sector logístic. Una gran part dels documents, com ara albarans i documents d'enviament, encara es creen en forma de paper, però el processament manual d'aquests documents requereix molt de temps, cosa que al seu torn provoca costos innecessaris i de vegades funciona incorrectament.
Per tal de fer accessible ràpidament la informació continguda en el mateix i preparar-la per a processos automatitzats posteriors, aquests documents en paper han de ser digitalitzats i el contingut llegit i posat a disposició.
És especialment important per a la indústria logística que es compleixin els terminis i es prenguin mesures legals per emmagatzemar documents. Per tal de resoldre molts problemes administratius existents en la indústria de la logística i el reenviament, s'hauria d'implementar el sistema de gestió documental PaperOffice.
Amb l'ajuda de la solució de gestió documental, deseu i arxiviu tota la informació en una plataforma central de manera a prova d'auditoria.
Com de descarada en el sector del reenviament i la logística?
PaperOffice elimina tots els colls d'ampolla que requereixen molt de temps i crea una visió general clara de documents importants com contractes, factures, comandes, albarans gestionant-los digitalment a PaperOffice en el futur.
Capturar, processar, compartir, cercar i fer el seguiment dels vostres documents es fa molt fàcil amb l'ús del PaperOffice.
Gràcies a l'accés controlat, les llistes de tasques detallades, així com les aprovacions que utilitzen fluxos de treball i notificacions de correu electrònic fiables, els empleats poden completar les tasques assignades de manera eficient i les persones autoritzades poden aprovar o denegar fàcilment l'aprovació.
El sistema de gestió documental ha de cobrir les següents funcions importants en la indústria del reenviament i la logística:
Comprensió de relacions importants gràcies a carpetes digitals i carpetes de documents
Quan editeu documents manualment, es poden perdre ràpidament relacions importants, com ara notes i anotacions. Per tant, és gairebé impossible entendre la connexió després. Una vegada que les relacions es poden rastrejar, s'activen processos duplicats, que requereixen molt de temps i són costosos.
Gràcies a la implantació de PaperOffice a la teva empresa logística, lògicament es resumeixen documents, informació sobre ells i processos. Les carpetes digitals contenen propietats descriptives, tenen una estructura o esquema intern predeterminat i proporcionen la capacitat de definir permisos per a la protecció de dades. Les notes, anotacions i tasques virtuals garanteixen que la informació important sobre els processos ja no es perdi.
Presentació automatitzada
L'escaneig manual de documents és un procés particularment llarg i propens a errors. Després que les empreses de transport de mercaderies hagin lliurat una pila de documents, comença el treball real: quina és la manera més fàcil de registrar i assignar documents que estan en forma de paper?
Gràcies a la funció integrada de l'escàner i al reconeixement de codi QR, les empreses de reenviament i logística poden col·locar tota una pila d'albarans i altres documents a l'escàner- PaperOffice reconeix la presentació de destinació ja sigui en funció del contacte reconegut, la plantilla de document instruït o mitjançant l'emmagatzematge d'informació de codis QR.
D'aquesta manera, lots sencers de documents es poden automatitzar d'una sola vegada i processar-los gradualment amb una modalitat d'aprenentatge integrada o d'una altra manera, com es desitgi, sense gairebé recursos humans.
Gestió documental orientada a processos
La gestió documental orientada a processos garanteix que aquests documents es mantinguin actualitzats amb poc esforç. El PaperOffice us admet aquí amb un extens mòdul de tasques i flux de treball.
D'aquesta manera, es poden crear certes cadenes de processos i es poden definir els processos operatius existents en documents electrònics i executar-se parcialment automàticament.
Això representa l'optimització de processos sense errors, ja que la tasca no només es pot assignar als empleats amb drets d'usuari específics i períodes de finalització, requereixen aprovació digital, sinó que també activen automàticament accions addicionals, com ara notificacions per correu electrònic o canvis d'estat del document.
D'aquesta manera, es poden assignar tots els processos del document.
El programari de gestió documental com el DMS del PaperOffice és el més adequat per a aquestes tasques. Perquè és un programari de gestió documental que pot fer molt més que gestionar documents.
PaperOffice no distingeix entre els tipus de documents, independentment de si necessiteu ajuda per gestionar contractes, al·legacions i correspondència per correu electrònic: gràcies al sistema de gestió documental PaperOffice, els vostres processos anteriors a l'empresa es digitalitzen, fent-los més eficients, transparents i significativament més flexibles.
Perquè no importa de quina forma arribin els documents a l'empresa, ja sigui com a documents en paper, arxius PDF, correus electrònics o fotos, s'arxiven automàticament i s'emmagatzemen en una base de dades segura.
D'aquesta manera, els contractes importants poden ser reconeguts i rescindits a temps o renegociats. La publicació del document amb signatura digital i notificació de correu electrònic en lloc de correu en paper lent, el correu electrònic insegur contribueix a la lleialtat dels clients.
La tramitació digital és una base essencial per garantir l'alta qualitat del servei dels serveis municipals en el futur
El PaperOffice compleix amb els més alts estàndards de seguretat , com ara la gestió d'autoritzacions o la concessió d'autoritzacions d'accés. L'usuari defineix els passos de treball individuals exactament com s'executaria, per exemple, la "gravació", "comprovació", "alliberament" i "reserva" de factures.
La responsabilitat no només es pot assignar a persones individuals, sinó també a grups d'usuaris com "Comptabilitat" o "Producció", de manera que un company pot intervenir immediatament si un empleat està absent.
La tecnologia OCR no només reconeix el contingut del document, sinó també tots els camps de dades rellevants per a l'impost, com ara el número de document, la data, la xarxa, l'import fiscal i brut. Les dades importades estan disponibles per controlar avaluacions, transaccions de pagament i comptabilitat financera. Això estalvia un treball d'entrada cansat i redueix els errors de publicació.
PaperOffice arxiva tots els documents generats en logística i reenviament i tota la informació rellevant en compliment de la llei i de manera a prova d'auditoria
El DMS del PaperOffice, en relació amb un NAS (Network Attached Storage), permet la construcció d'una intranet molt segura per a la comunicació interna i la transmissió de dades. Això crea doble seguretat contra els atacs des de l'exterior. Primer el tallafocs del sistema operatiu i segon el xifratge del DMS del PaperOffice. Al mateix temps, es configura un núvol separat a través de la NAS, independent de proveïdors de tercers.
L'extensa funció de flux de treball del DMS del PaperOffice facilita molt la comunicació interna. El terme intern també inclou sucursals o ubicacions estrangeres. En el cas de treballs relacionats amb el projecte, per exemple, l'estat actual sempre es mostra i al mateix temps l'historial.
Per descomptat, també s'inclou un calendari privat i relacionat amb l'equip, en el qual s'introdueixen terminis i esdeveniments relacionats amb el temps.
El reconeixement de documents equipat amb una IA organitza automàticament tots els documents que s'han de desar a la carpeta correcta i crea tant un índex de paraules clau com un historial de canvis. El motor de cerca intern del PaperOffice DMS troba cada document en fraccions de segon.
La solució: saber fer provat
No té sentit utilitzar programari de gestió a la pràctica immediatament? que no només compleix tots els requisits, sinó que també és fàcil d'aprendre i barat?
PaperOffice DMS és la solució completa provada i provada per al treball digital i, amb més de 20 anys d'experiència en el mercat, un dels primers pioners del DMS.
Arguments importants per incloure el DMS del PaperOffice a la planificació pressupostària. Finalment, El DMS de PaperOffice també convenç pel fet que es té en compte la sostenibilitat i la protecció del medi ambient. Tard o d'hora es durà a terme la conversió completa de documents analògics a formulari digital i després la institució pública, que llavors ja utilitzarà el DMS del PaperOffice, estarà ben preparada.
Amb un sol clic del ratolí, les dades, inclosa la ubicació d'arxiu, es poden exportar al vostre client, assessor fiscal o viceversa.
Per descomptat, el DMS del PaperOffice permet la migració i integració de dades digitals existents a partir de solucions de programari existents. Al mateix temps, el DMS del PaperOffice és la interfície entre analògic i digital. Utilitzant la seva funció d'escaneig, el programari pot llegir documents analògics, plànols i fotos al sistema i digitalitzar-les mitjançant escàners, però també enregistraments de telèfons mòbils, mitjançant els qual els textos es converteixen en escriptura mitjançant OCR i es poden canviar en programes d'Office. Els segells de temps i el versionat asseguren que el document digital es correspon amb l'original analògic.
Les empreses de logística i transport de mercaderies han de processar documents per a totes les transaccions comercials. El constant desenvolupament de models de negoci crea constantment nous reptes. El que necessiten és un bon sistema de gestió documental.
El DMS del PaperOffice és el programari adequat perquè inclou tot el que necessiteu, per exemple:
- Emmagatzematge de documents en tots els formats digitals d'acord amb els principis del RGPD
- Funcions per enviar i tornar a enviar documents tardans que requereixin acció
- Una funció d'emmagatzematge de dades d'autoaprenentatge amb etiquetatge i motor de cerca intern
- Assignació automàtica de documents afegits recentment a la carpeta correcta
- Creació senzilla de bases de dades i connexió de base de dades, inclosa la màscara personalitzable individualment
- Creació automàtica de plantilles per a processos i operacions repetitives
Arxivament segur i conforme a revisions: el PaperOffice DMS compleix tècnicament els requisits legals del GoBD, GDPdU i DSGVO
El PaperOffice DMS permet la connexió d'altres programes, com un ERP, i per descomptat la transferència de documents de Microsoft Office a través d'interfícies adequades. PaperOffice DMS accelera la comunicació en el comerç i la producció amb proveïdors i clients.
Els terminis i les cites es controlen i les accions s'activen automàticament en funció de la configuració desitjada. Els processos de comanda es poden automatitzar i fins i tot els canvis que es planifiquen per al futur es poden introduir de tal manera que entrin en vigor en el moment desitjat.
Gràcies a les seves àmplies funcions, el DMS de PaperOffice es pot classificar definitivament en el segment superior de gestió de continguts empresarials (ECM).
Un ECM inclou la gestió global de tot el contingut d'una organització amb la jerarquia d'accés corresponent. El PaperOffice DMS és capaç de desar qualsevol contingut en forma digital, canviar-ne el contingut i el format i posar-lo a disposició.
PaperOffice DMS té totes les funcions d'un ECM i això en una excel·lent relació preu-rendiment, així com una forma d'operació intuïtivament apresa que fa innecessària la formació externa o interna cara. Més aviat, hi ha tutorials de vídeo gratuïts disponibles per acostumar-se als diferents menús. PaperOffice DMS pot convertir-se així en la pedra angular organitzativa de totes les empreses en el comerç i la producció i això gairebé a la velocitat de la llum.
Les empreses de logística i reenviament es beneficien de la gestió documental digital
Amb PaperOffice DMS, però, hi ha moltes més possibilitats per a les empreses de logística, així com per a les empreses amb logística o emmagatzematge afiliats. Per exemple, la gestió d'inventaris, incloent un inventari permanent o un inventari de dates clau. La base del DMS del PaperOffice són els comptes d'usuari enllaçats a la xarxa. L'emmagatzematge de dades d'aquests comptes d'usuari es combina a la base de dades central. Els documents es poden controlar a través d'una IA amb diferents algoritmes, que es poden utilitzar per desencadenar processos automatitzats.
Optimitzeu el vostre temps de treball fins a un 7,5% en comparació amb el treball en paper gràcies a l'ús del DMS del PaperOffice.
Estalvieu temps per trobar, encaminar i compartir documents.
Amb els segells digitals, els documents es poden complementar amb informació addicional i fins i tot controlar fluxos de treball detallats. Al seu torn, la funció de tasca i flux de treball garanteix que els terminis es compleixin i es completin.
Experiència en com es pot connectar el flux d'informació entre producció i administració mitjançant la digitalització i automatització de documents i processos de negoci.
El DMS del PaperOffice pot convertir-se en la font de diverses dades que juguen un paper especial en el transport de mercaderies. Per exemple, les especificacions per al transport aeri o marítim. En última instància, les interfícies corresponentsment integrades permeten la connexió a altres solucions de programari logístic, condicionalment també a "ATLAS", el sistema automatitzat de despatx de tarifes i duanes locals.
FAQs
Finalment, respondem a algunes preguntes freqüents sobre el tema. "Digitalització en logística i reenviament":
Com poden accedir els empleats al PaperOffice?
A causa de l'arquitectura de programes descentralitzada i moderna, PaperOffice es pot utilitzar en gairebé qualsevol dispositiu, des de PC clàssics fins a telèfons intel·ligents / tauletes fins a televisors.
Què passa amb les dades si el PaperOffice no existeix?
No passarà, però per tranquil·litzar-vos: podeu exportar les vostres dades EN QUALSEVOL MOMENT, ja que el PaperOffice es basa en una estructura de base de dades oberta, podeu accedir a les vostres dades en qualsevol moment.
Protecció de dades del tema: On s'emmagatzemen tots els documents?
PaperOffice emmagatzemarà tots els documents interns amb xifratge d'alt nivell, fent-lo immune al robatori de dades, per exemple, i superant tots els requisits de GDPR i GOBD.
Evita errors: MAI deseu les dades en un núvol de tercers.
Es pot adaptar el PaperOffice exactament a les especificacions?
Sí, paperOffice pot estar 100% adaptat a l'ús previst per garantir una integració perfecta en els processos i sistemes existents. Fins i tot la interfície del programa es pot dissenyar completament i adaptar lliurement.
Conclusió
PaperOffice DMS és compatible amb la indústria de la logística i el reenviament i ofereix interfícies adequades a altres programari, connexions d'API i es pot ampliar en qualsevol moment segons els vostres desitjos. El programari és fàcil d'aprendre i es pot integrar fàcilment en la pràctica quotidiana sense causar absències amb finalitats d'entrenament.
El DMS del PaperOffice recomana utilitzar un NAS (emmagatzematge de dades compatible amb la xarxa) amb una funció de còpia de seguretat perquè les dades importants no es perdin ni s'espiin en núvols de tercers.
En última instància, PaperOffice DMS impressiona amb una molt bona relació preu-rendiment i un immens coneixement a través de més de 20 anys d'experiència pràctica.