Digitalització en proveïdors de serveis i distribuïdors per a dispositius multifunció

Digitalització en proveïdors de serveis i distribuïdors per a copiadores

Els distribuïdors especialitzats en tecnologia d'oficines, solucions d'impressió i sistemes d'oficina es beneficien significativament de l'ús d'una gestió de dades adequada.

La tendència, així com la situació econòmica i la situació competitiva, avancen cada vegada més cap a la digitalització dels documents en lloc de mantenir-los exclusivament en paper.

Així és com la majoria de distribuïdors especialitzats en tecnologia d'oficina i solucions d'impressió generen documents importants diàriament:

Escrits, contractes, albarans, esborranys, factures de proveïdors i molt més. Aquestes no només arriben per correu postal, moltes cartes també arriben per correu electrònic.

Però de cap manera totes les factures del proveïdor o cada albarà de lliurament estan disponibles com a fitxer des del principi. En conseqüència, els escàners fiables, d'alta qualitat i potents i l'ús de la solució de gestió documental adequada són crucials per a la digitalització reeixida.

És molt important que es compleixin els terminis importants i es prenguin mesures legals per emmagatzemar documents. El DMS del PaperOffice us proporciona una estructura clara en els vostres documents i us ajuda a fer front a l'allau d'informació.

La indústria de la tecnologia d'oficines i els sistemes d'oficines és la que es beneficia del sistema de gestió documental PaperOffice en forma de solució per a l'àrea de digitalització però també com a soci.

Perquè quin mitjà és millor que un dispositiu multifunció per transformar els vostres documents en paper d'analògic a digital?

Amb un DMS comú, per exemple, es pot arxivar el correu escanejat, es poden desar correus electrònics importants i es poden arxivar documents. A més, diferents usuaris poden accedir i treballar en aquests documents.

Paperless work through digital processes

Com anar sense paper?

PaperOffice elimina tots els colls d'ampolla que consumeixen molt de temps, condueix a l'estalvi de costos, com l'eliminació de documents en paper, i crea una visió general clara dels documents importants, com ara rebuts, contractes, albarans o altres cartes, mitjançant la gestió digital en PaperOffice en el futur.

Capturar, processar, compartir, cercar i fer el seguiment dels vostres documents es fa molt fàcil amb l'ús del PaperOffice.

Gràcies a l'accés controlat, les llistes de tasques detallades, així com les aprovacions que utilitzen fluxos de treball i notificacions de correu electrònic fiables, els empleats poden completar les tasques assignades de manera eficient i les persones autoritzades poden aprovar o denegar fàcilment l'aprovació.

Amb la solució de programari DMS del PaperOffice, no es perden més documents. I no importa on estiguis, pots accedir a documents importants en qüestió de segons.

Per descomptat, sempre treballes amb els nostres sistemes en compliment de la llei i completament a prova d'auditoria.

Els rebuts, comptes i documents similars ja no s'han d'enviar per correu postal entre els districtes de l'església i les parròquies. El correu intern també es pot enviar digitalment d'aquesta manera. Això estalvia paper, costos per a l'emmagatzematge de dades addicional i viatges als arxius. Els documents es poden proporcionar amb paraules clau (editor, tema, estat, data, etc.) i després es poden trobar més fàcilment.

Gestió documental orientada a processos

La gestió documental orientada a processos garanteix que aquests documents es mantinguin actualitzats amb poc esforç. El PaperOffice us admet aquí amb un extens mòdul de tasques i flux de treball.

D'aquesta manera, es poden crear certes cadenes de processos i es poden definir els processos operatius existents en documents electrònics i executar-se parcialment automàticament.

Això representa l'optimització de processos sense errors, ja que la tasca no només es pot assignar als empleats amb drets d'usuari específics i períodes de finalització, requereixen aprovació digital, sinó que també activen automàticament accions addicionals, com ara notificacions per correu electrònic o canvis d'estat del document.

D'aquesta manera, es poden assignar tots els processos del document.

Perquè no importa de quina forma arribin els documents a l'empresa, ja sigui com a documents en paper, arxius PDF, correus electrònics o fotos, s'arxiven automàticament i s'emmagatzemen en una base de dades segura.

D'aquesta manera, els contractes importants poden ser reconeguts i rescindits a temps o renegociats. La publicació del document amb signatura digital i notificació de correu electrònic en lloc de correu en paper lent, el correu electrònic insegur contribueix a la lleialtat dels clients.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

Avui, al segle XXI, gairebé no queden màquines de copiar. La fotocopiadora s'ha convertit en un dispositiu multifuncional en empreses, administracions i llars privades. A més de la funció de fotocopiadora, els dispositius són capaços d'imprimir i faxar, per convertir contingut digital directament en forma analògica a través de la interfície al PC i també viceversa mitjançant l'escaneig.

És precisament en aquesta funció que les fotocopiadores tindran el major potencial d'ús ara, però cada vegada més en un futur proper. L'escaneig i conversió d'informació analògica a digital.

Segons una enquesta de 3.500 empreses del DIHK a partir del 2020, el seu grau de digitalització se situa de mitjana al voltant del 50%. Totes les empreses són conscients dels avantatges que comporta la digitalització. Les empreses veuen els problemes més grans en els següents àmbits:

• Complexitat dels sistemes i processos oferts
• Alt cost
• Riscos de seguretat
• Falta de temps
• Àmplia formació

Pràcticament totes les empreses tenen almenys el maquinari bàsic, una fotocopiadora o dispositiu multifunció amb escàner i un o més ORDINADORS. El que encara es necessita és el programari adequat i es pot trobar al DMS del PaperOffice.

Amb el DMS del PaperOffice, la navegació del menú és intuïtiva i fàcil d'aprendre. Els menús d'ajuda et guien a través de cada aplicació i al mateix temps hi ha disponibles videotutorials que expliquen determinats processos pas a pas. La formació fora del lloc per als empleats no és necessària, però la formació es pot dur a terme directament a l'empresa si es desitja.

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

El DMS de PaperOffice crea avantatges clars per als distribuïdors i proveïdors de serveis de dispositius multifuncionals

PaperOffice DMS és el programari adequat perquè inclou tot el que els distribuïdors especialitzats necessiten per a la tecnologia d'oficina i les solucions d'impressió, com ara:

• Emmagatzematge de documents en tots els formats digitals d'acord amb els principis del RGPD
• Funcions per enviar i tornar a enviar documents tardans que requereixin acció
• Una funció d'emmagatzematge de dades d'autoaprenentatge amb etiquetatge i motor de cerca intern
• Assignació automàtica de documents afegits recentment a la carpeta correcta
• Creació senzilla de bases de dades i connexió de base de dades, inclosa la màscara personalitzable individualment
• Creació automàtica de plantilles per a processos i operacions repetitives

PaperOffice DMS té una relació preu-rendiment molt avantatjosa i això amb la possibilitat de connectar fins a 800 terminals (mostrar estacions de treball).

Totes les dades digitals estan xifrades en DMS del PaperOffice amb 1024 bits i el format es converteix. Això resulta en obstacles tan grans per als pirates informàtics i espies que tots han fracassat amb el DMS del PaperOffice fins ara. Al mateix temps, un sistema jeràrquic de gestió de contrasenyes impedeix que tothom tingui accés a tot.

Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

Arguments importants per incloure el DMS del PaperOffice a la planificació pressupostària. Finalment, El DMS de PaperOffice també convenç pel fet que es té en compte la sostenibilitat i la protecció del medi ambient. Tard o d'hora es durà a terme la conversió completa de documents analògics a formulari digital i després la institució pública, que llavors ja utilitzarà el DMS del PaperOffice, estarà ben preparada.

El processament de factures digitals també és un avantatge per a molts proveïdors de serveis i minoristes de sistemes de còpia. Les factures entrants es poden automatitzar gràcies al DMS del PaperOffice i es reenden al responsable. El procés de control i alliberament mitjançant alliberament digital també es pot gestionar de manera ràpida i eficient a través del sistema.

Amb un sol clic del ratolí, les dades, inclosa la ubicació d'arxivament, es poden exportar al vostre assessor fiscal o viceversa.

Arxivament segur i conforme a revisions: el PaperOffice DMS compleix tècnicament els requisits legals del GoBD, GDPdU i DSGVO

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

El PaperOffice DMS permet la connexió d'altres programes, com un ERP, i per descomptat la transferència de documents de Microsoft Office a través d'interfícies adequades. El DMS del PaperOffice accelera la comunicació.

Els terminis i les cites es controlen i les accions s'activen automàticament en funció de la configuració desitjada. Els processos de comanda es poden automatitzar i fins i tot els canvis que es planifiquen per al futur es poden introduir de tal manera que entrin en vigor en el moment desitjat.

Gràcies a les seves àmplies funcions, el DMS de PaperOffice es pot classificar definitivament en el segment superior de gestió de continguts empresarials (ECM).

Un ECM inclou la gestió global de tot el contingut d'una organització amb la jerarquia d'accés corresponent. El PaperOffice DMS és capaç de desar qualsevol contingut en forma digital, canviar-ne el contingut i el format i posar-lo a disposició.

PaperOffice DMS té totes les funcions d'un ECM i això en una excel·lent relació preu-rendiment, així com una forma d'operació intuïtivament apresa que fa innecessària la formació externa o interna cara. Més aviat, hi ha tutorials de vídeo gratuïts disponibles per acostumar-se als diferents menús. PaperOffice DMS pot convertir-se així en la pedra angular organitzativa de totes les empreses en el comerç i la producció i això gairebé a la velocitat de la llum.

Els proveïdors de serveis i minoristes de sistemes multifunció es beneficien de la gestió documental digital

El 38% de les empreses enquestades simplement no tenen temps per digitalitzar els seus processos. Recomanem un procediment que s'inicia amb el procés bàsic, l'escaneig de documents analògics al mateix temps que es processen. D'aquesta manera, el grup de persones que treballen amb la fotocopiadora cada dia també podria ser instruït, en la mesura del possible, per escanejar l'arxiu a poc a poc.

Gràcies al reconeixement automàtic de documents amb característiques consistents, el DMS paperOffice sempre pot assignar tots els documents escanejats a la ubicació d'emmagatzematge correcta a la memòria digital. Té sentit començar a escanejar l'arxiu amb les entrades més recents per tal de reduir encara més la mida de l'arxiu analògic a mesura que caduquen els períodes de retenció. A més, tenim moltes guies sobre com aconseguir una oficina sense papers gràcies a l'escàner.

El PaperOffice DMS és la interfície entre analògic i digital. Utilitzant la seva funció d'escaneig, el programari pot llegir documents analògics, plànols i fotos al sistema a través de l'escàner i digitalitzar-los, de manera que els textos es converteixen en tipus de lletra mitjançant OCR, que es pot canviar als programes d'Office. Els segells de temps i el versionat asseguren que el document digital es correspon amb l'original analògic.

Optimitzeu el vostre temps de treball fins a un 7,5% en comparació amb el treball en paper gràcies a l'ús del DMS del PaperOffice.

Estalvieu temps per trobar, encaminar i compartir documents.

Amb els segells digitals, els documents es poden complementar amb informació addicional i fins i tot controlar fluxos de treball detallats. Al seu torn, la funció de tasca i flux de treball garanteix que els terminis es compleixin i es completin.

Així que tot el que necessiteu és una fotocopiadora i el DMS del PaperOffice per accelerar la digitalització operativa o fins i tot començar. Un camí que val la pena.