Automatització de processos de negoci en la indústria i el comerç
PaperOffice DMS per a la fabricació i el comerç permet un flux suau d'informació entre producció i administració gràcies a la digitalització i automatització dels processos de negoci.
Suggeriment professional
Els documents escrits, contractes, esborranys, investigacions, albarans i molt més se substitueixen per documents electrònics gràcies a la digitalització i així optimitzar al màxim tots els processos de treball.Amb l'ajuda de la solució de gestió documental, deseu i arxiviu tota la informació en una plataforma central de manera a prova d'auditoria.
Digitalització en la indústria i el comerç
Com a empresa en la fabricació o producció, així com en el comerç, teniu molts documents importants per gestionar:
Factures, contractes, comandes, albarans i molt més. Per tant, les empreses d'aquesta indústria són les que es beneficien significativament de l'ús de programari de gestió documental adequat.
Així és com es generen documents importants cada dia en la indústria i el comerç. Tots aquests han de ser assignats al departament correcte, client, objecte, lliurament.
Tots aquests documents s'han de digitalitzar si arriben en format paper, requereixen una presentació estructurada, tasca i assignació de flux de treball, i han d'estar disponibles immediatament sota demanda.
A més, cada document es classifica segons el seu tipus i es pot assignar a persones i objectes, als quals fins i tot es pot accedir sobre la marxa, independentment del dispositiu.
Així que tens tota la informació i documents sobre totes les produccions, objectes, clients, etc. clarament en un sol lloc, és a dir, la teva base de dades.
És molt important que es compleixin els terminis importants i es prenguin mesures legals per emmagatzemar documents. Per tal de resoldre molts problemes administratius existents en la producció i el comerç, s'ha d'implementar el sistema de gestió documental PaperOffice.
Amb l'ajuda de la solució de gestió documental, deseu i arxiviu tota la informació en una plataforma central de manera a prova d'auditoria.
PaperOffice elimina tots els colls d'ampolla que requereixen molt de temps i crea una visió general clara de documents importants com contractes, factures, comandes, albarans gestionant-los digitalment a PaperOffice en el futur.
Capturar, processar, compartir, cercar i fer el seguiment dels vostres documents es fa molt fàcil amb l'ús del PaperOffice.
Gràcies a l'accés controlat, les llistes de tasques detallades, així com les aprovacions que utilitzen fluxos de treball i notificacions de correu electrònic fiables, els empleats poden completar les tasques assignades de manera eficient i les persones autoritzades poden aprovar o denegar fàcilment l'aprovació.
La digitalització és el tot i el final de la indústria
Amb el DocumentOffice DMS, els documents es poden digitalitzar en la indústria i el comerç i arxivar-los de manera centralitzada de manera que l'accés es pugui fer des de qualsevol ordinador sense haver d'anar a l'arxiu o investigar primer quin/ r col·lega que actualment està processant els documents o carpetes.
El DMS del PaperOffice no només digitalitza els documents analògics, sinó que el programari de gestió documental desa cada canvi al document en ordre cronològic. L'original no es veu afectat. La funció de flux de treball es pot utilitzar, per exemple, per assignar determinades activitats durant el treball del projecte i cada empleat manté una visió general de l'estat actual.
Al mateix temps, es poden presentar idees o suggeriments sense necessitat de convocar reunions cada vegada. Els documents arxivats es poden cercar per paraules clau o la data o els números de referència i les plantilles automatitzades poden ser creats per la IA al DMS del PaperOffice.
L'extensa funció de flux de treball del DMS del PaperOffice facilita molt la comunicació interna. El terme intern també inclou sucursals o ubicacions estrangeres. En el cas de treballs relacionats amb el projecte, per exemple, l'estat actual sempre es mostra i al mateix temps l'historial. Per descomptat, també s'inclou un calendari privat i relacionat amb l'equip, en el qual s'introdueixen terminis i esdeveniments relacionats amb el temps.
En realitat, la majoria d'operacions, processos i accions comunicatives en la indústria i el comerç podrien tenir lloc a la velocitat de la llum, corresponent a l'era digital del segle XXI.
Si no sempre hi havia estacions intermèdies en què el paper imprès alenteix el ritme d'acció al ritme de caminar. Això té costos, per no parlar dels impactes ambientals i de sostenibilitat. Utilitzant programari de gestió documental apropiat com PaperOffice DMS, nombrosos processos en empreses industrials i comercials no només es poden accelerar, sinó també fer-se més segurs, per exemple en relació amb l'espionatge industrial o els intents de xantatge utilitzant ransomware.
El programari de gestió documental com el DMS del PaperOffice és el més adequat per a aquestes tasques. Perquè és un programari de gestió documental que pot fer molt més que gestionar documents.
PaperOffice no distingeix entre els tipus de documents, independentment de si necessiteu ajuda per gestionar contractes, al·legacions i correspondència per correu electrònic: gràcies al sistema de gestió documental PaperOffice, els vostres processos anteriors a l'empresa es digitalitzen, fent-los més eficients, transparents i significativament més flexibles.
Perquè no importa de quina forma arribin els documents a l'empresa, ja sigui com a documents en paper, arxius PDF, correus electrònics o fotos, s'arxiven automàticament i s'emmagatzemen en una base de dades segura.
D'aquesta manera, els contractes importants poden ser reconeguts i rescindits a temps o renegociats. La publicació del document amb signatura digital i notificació de correu electrònic en lloc de correu en paper lent, el correu electrònic insegur contribueix a la lleialtat dels clients.
PaperOffice arxiva tots els documents generats en la indústria i el comerç i tota la informació rellevant en compliment de la llei i de manera a prova d'auditoria.
El DMS del PaperOffice, en relació amb un NAS (Network Attached Storage), permet la construcció d'una intranet molt segura per a la comunicació interna i la transmissió de dades. Això crea doble seguretat contra els atacs des de l'exterior. Primer el tallafocs del sistema operatiu i segon el xifratge del DMS del PaperOffice. Al mateix temps, es configura un núvol separat a través de la NAS, independent de proveïdors de tercers.
L'extensa funció de flux de treball del DMS del PaperOffice facilita molt la comunicació interna. El terme intern també inclou sucursals o ubicacions estrangeres. En el cas de treballs relacionats amb el projecte, per exemple, l'estat actual sempre es mostra i al mateix temps l'historial.
Per descomptat, també s'inclou un calendari privat i relacionat amb l'equip, en el qual s'introdueixen terminis i esdeveniments relacionats amb el temps.
El reconeixement de documents equipat amb una IA organitza automàticament tots els documents que s'han de desar a la carpeta correcta i crea tant un índex de paraules clau com un historial de canvis. El motor de cerca intern del PaperOffice DMS troba cada document en fraccions de segon.
La solució: saber fer provat
No té sentit utilitzar programari de gestió a la pràctica immediatament? que no només compleix tots els requisits, sinó que també és fàcil d'aprendre i barat?
PaperOffice DMS és la solució completa provada i provada per al treball digital i, amb més de 20 anys d'experiència en el mercat, un dels primers pioners del DMS.
La tramitació digital és una base essencial per garantir l'alta qualitat del servei dels serveis municipals en el futur
El PaperOffice compleix amb els més alts estàndards de seguretat , com ara la gestió d'autoritzacions o la concessió d'autoritzacions d'accés. L'usuari defineix els passos de treball individuals exactament com s'executaria, per exemple, la "gravació", "comprovació", "alliberament" i "reserva" de factures.
La responsabilitat no només es pot assignar a persones individuals, sinó també a grups d'usuaris com "Comptabilitat" o "Producció", de manera que un company pot intervenir immediatament si un empleat està absent.
La tecnologia OCR no només reconeix el contingut del document, sinó també tots els camps de dades rellevants per a l'impost, com ara el número de document, la data, la xarxa, l'import fiscal i brut. Les dades importades estan disponibles per controlar avaluacions, transaccions de pagament i comptabilitat financera. Això estalvia un treball d'entrada cansat i redueix els errors de publicació.
Arguments importants per incloure el DMS del PaperOffice a la planificació pressupostària. Finalment, El DMS de PaperOffice també convenç pel fet que es té en compte la sostenibilitat i la protecció del medi ambient. Tard o d'hora es durà a terme la conversió completa de documents analògics a formulari digital i després la institució pública, que llavors ja utilitzarà el DMS del PaperOffice, estarà ben preparada.
Amb un sol clic del ratolí, les dades, inclosa la ubicació d'arxiu, es poden exportar al vostre client, assessor fiscal o viceversa.
Per descomptat, el DMS del PaperOffice permet la migració i integració de dades digitals existents a partir de solucions de programari existents. Al mateix temps, el DMS del PaperOffice és la interfície entre analògic i digital. Utilitzant la seva funció d'escaneig, el programari pot llegir documents analògics, plànols i fotos al sistema i digitalitzar-les mitjançant escàners, però també enregistraments de telèfons mòbils, mitjançant els qual els textos es converteixen en escriptura mitjançant OCR i es poden canviar en programes d'Office. Els segells de temps i el versionat asseguren que el document digital es correspon amb l'original analògic.
Les empreses de la indústria i el comerç han de processar documents per a totes les transaccions comercials. El constant desenvolupament de models de negoci crea constantment nous reptes. El que necessiten és un bon sistema de gestió documental.
PaperOffice DMS és el programari adequat perquè ve amb tot el que la indústria manufacturera necessita, per exemple:
- Emmagatzematge de documents en tots els formats digitals d'acord amb els principis del RGPD
- Funcions per enviar i tornar a enviar documents tardans que requereixin acció
- Una funció d'emmagatzematge de dades d'autoaprenentatge amb etiquetatge i motor de cerca intern
- Assignació automàtica de documents afegits recentment a la carpeta correcta
- Creació senzilla de bases de dades i connexió de base de dades, inclosa la màscara personalitzable individualment
- Creació automàtica de plantilles per a processos i operacions repetitives
Arxivament segur i conforme a revisions: el PaperOffice DMS compleix tècnicament els requisits legals del GoBD, GDPdU i DSGVO
El PaperOffice DMS permet la connexió d'altres programes, com un ERP, i per descomptat la transferència de documents de Microsoft Office a través d'interfícies adequades. PaperOffice DMS accelera la comunicació en el comerç i la producció amb proveïdors i clients.
Els terminis i les cites es controlen i les accions s'activen automàticament en funció de la configuració desitjada. Els processos de comanda es poden automatitzar i fins i tot els canvis que es planifiquen per al futur es poden introduir de tal manera que entrin en vigor en el moment desitjat.
Gràcies a les seves àmplies funcions, el DMS de PaperOffice es pot classificar definitivament en el segment superior de gestió de continguts empresarials (ECM).
Un ECM inclou la gestió global de tot el contingut d'una organització amb la jerarquia d'accés corresponent. El PaperOffice DMS és capaç de desar qualsevol contingut en forma digital, canviar-ne el contingut i el format i posar-lo a disposició.
PaperOffice DMS té totes les funcions d'un ECM i això en una excel·lent relació preu-rendiment, així com una forma d'operació intuïtivament apresa que fa innecessària la formació externa o interna cara. Més aviat, hi ha tutorials de vídeo gratuïts disponibles per acostumar-se als diferents menús. PaperOffice DMS pot convertir-se així en la pedra angular organitzativa de totes les empreses en el comerç i la producció i això gairebé a la velocitat de la llum.
Les empreses de la indústria manufacturera i del comerç es beneficien de la gestió documental digital
El sistema de gestió documental permet la creació separada de bases de dades per a cada àrea individual i pot crear enllaços al mateix temps. Els documents analògics, com ara les factures enviades, s'escanegen amb el DMS del PaperOffice i es guarden tant com a foto com com a text convertit mitjançant programari OCR. Totes les dades existents es poden mostrar de manera clara i inequívoca, per la qual cosa no s'han de dur a terme fitxers per a cites fora de casa. La gestió de bases de dades controlades per IA crea plantilles a partir de dades mestres o llistes estadísticament utilitzables segons sigui necessari.
Al mateix temps, es manté la protecció de dades necessària mitjançant la gestió jeràrquica de contrasenyes i xifrat de 1024 bits.
Optimitzeu el vostre temps de treball fins a un 7,5% en comparació amb el treball en paper gràcies a l'ús del DMS del PaperOffice.
Estalvieu temps per trobar, encaminar i compartir documents.
Amb els segells digitals, els documents es poden complementar amb informació addicional i fins i tot controlar fluxos de treball detallats. Al seu torn, la funció de tasca i flux de treball garanteix que els terminis es compleixin i es completin.
Experiència en com es pot connectar el flux d'informació entre producció i administració mitjançant la digitalització i automatització de documents i processos de negoci.
Amb PaperOffice accelereu els vostres processos de producció, així com tots els fluxos de treball transversals. En temps de lleis de responsabilitat de producte cada vegada més estrictes, també podeu augmentar la seguretat jurídica de la vostra empresa amb la solució per a la gestió de documents i l'automatització de fluxos de treball.
FAQs
Finalment, respondem a algunes preguntes freqüents sobre el tema. "Digitalització en la indústria i el comerç":
Com poden accedir els empleats al PaperOffice?
A causa de l'arquitectura de programes descentralitzada i moderna, PaperOffice es pot utilitzar en gairebé qualsevol dispositiu, des de PC clàssics fins a telèfons intel·ligents / tauletes fins a televisors.
Què passa amb les dades si el PaperOffice no existeix?
No passarà, però per tranquil·litzar-vos: podeu exportar les vostres dades EN QUALSEVOL MOMENT, ja que el PaperOffice es basa en una estructura de base de dades oberta, podeu accedir a les vostres dades en qualsevol moment.
Protecció de dades del tema: On s'emmagatzemen tots els documents?
PaperOffice emmagatzemarà tots els documents interns amb xifratge d'alt nivell, fent-lo immune al robatori de dades, per exemple, i superant tots els requisits de GDPR i GOBD.
Evita errors: MAI deseu les dades en un núvol de tercers.
Es pot adaptar el PaperOffice exactament a les especificacions?
Sí, paperOffice pot estar 100% adaptat a l'ús previst per garantir una integració perfecta en els processos i sistemes existents. Fins i tot la interfície del programa es pot dissenyar completament i adaptar lliurement.
Conclusió
El PaperOffice DMS admet la indústria i el comerç i ofereix interfícies adequades a altres programes, connexions d'API i es poden ampliar en qualsevol moment segons els vostres desitjos. El programari és fàcil d'aprendre i es pot integrar fàcilment en la pràctica quotidiana sense causar absències amb finalitats d'entrenament.
El DMS del PaperOffice recomana utilitzar un NAS (emmagatzematge de dades compatible amb la xarxa) amb una funció de còpia de seguretat perquè les dades importants no es perdin ni s'espiin en núvols de tercers.
En última instància, PaperOffice DMS impressiona amb una molt bona relació preu-rendiment i un immens coneixement a través de més de 20 anys d'experiència pràctica.