Comunitat
Gestió immobiliària
El Guijo
Sr. Alejandro Campos, informàtic i project manager de la direcció immobiliària El Guijo
Posició inicial
Com a comunitat en la gestió immobiliària, El Guijo disposa d'una gran quantitat de documents importants per gestionar: contractes de lloguer, factures de serveis públics, expedients de construcció, inscripcions de tornejos, documents empresarials, notificacions i molt més.
Malauradament, la gestió de la propietat fins ara no s'ha beneficiat significativament de l'ús de programari de gestió documental adequat, ja que fins ara no s'ha trobat cap solució adequada, tot i que els administradors de propietats són els que es beneficien significativament de l'ús de programari de gestió documental adequat.
Per tal de resoldre molts problemes administratius existents en la gestió de la propietat, es va decidir implantar un sistema de gestió documental.
L'objectiu d'El Guijo era digitalitzar els documents en paper existents, portar l'optimització de processos i el control del flux de treball sobre tots els documents entrants i sortints, automatitzar gran part dels processos en segon pla i optimitzar així el procés de gestió de la propietat.
Problema existent
L'administrador de la propietat havia de recollir documents importants diàriament. Tots aquests havien de ser assignats a la propietat residencial adequada, propietari, inquilí, arrendador. Però el treball diari a la comunitat també es va caracteritzar per ineficiències:
"Teníem costos d'emmagatzematge evitables mitjançant la presentació de documents en carpetes. A més, la recerca de documents va ser molt de temps i sovint implicava una visita a l'arxiu",
Recorda el Sr. Alejandro Campos, informàtic de la comunitat El Guijo.
Així, la mitjana global dels veïns de vegades supera els 2500 habitants, amb pics més freqüents en els períodes d'estiu i vacances. Com a resultat, sis empleats com a consultors i un gerent permanent a l'oficina, així com el personal extern de jardineria i administratius no van poder fer front a la sobrecàrrega d'informació.
Abans d'implementar un sistema de gestió documental, tot el sistema estava basat en paper. Els documents presentats pels propietaris, els registres i les proves de treballs de manteniment, les queixes es lliuraven a l'administració i després s'emmagatzemaven en massa en carpetes.
En el curs de la digitalització, els administradors de finques com El Guijo es veuen cada dia amb innombrables consultes de lloguer, queixes i altres preocupacions ara també per correu electrònic confrontat. No obstant això, aquesta allau de correus electrònics difícilment es pot tractar manualment.
Les conseqüències van ser temps de processament llargs i ineficiències en la tramitació, recuperació i reenviament de la documentació necessària. En conseqüència, la comunitat va anar a la recerca de la gestió de documents digitals.
"Hem avançat i ara tenim el cap endavant".
Alejandro Campos, informàtic, autònom de la comunitat d'El Guijo buscava una solució a aquest i a tots els problemes de gestió immobiliària. També es preveia digitalitzar totes les tasques administratives del municipi, que abans eren en gran part anàlogues.
Per què el municipi d'El Guijo va escollir PaperOffice DMS
Els criteris de selecció més importants van ser la fiabilitat, disponibilitat i seguretat, ja que els documents gestionats implicaven contingut confidencial, com documents personals, així com factures, que havien d'estar protegides contra accessos no autoritzats mitjançant autoritzacions d'accés i nivells d'alliberament.
Diversos proveïdors de núvol o solucions de codi obert no es van considerar a causa de la normativa de protecció de dades al municipi, ja que no es podia garantir la seguretat de les dades personals GDPR i la seguretat de la inversió a llarg termini.
Atès que el DMS del PaperOffice no és una aplicació en el núvol i emmagatzema totes les dades en una base de dades central, que ara es troba en un servidor dedicat, finalment es va decidir provar l'escenari requerit amb una prova.
"Ja en la primera cita amb PaperOffice noteu els 20 anys d'experiència del PaperOffice en el camp de la gestió documental."
El PaperOffice supera tots els estàndards de documents i les directrius legals, especialment a causa de l'emmagatzematge de documents altament xifrat directament al servidor dedicat i no en un núvol.
La necessitat d'utilitzar un sistema de gestió documental que tingui un control de versions compatible i versions a prova d'auditoria és més clara que mai.
Una raó enorme de la decisió va ser l'accessibilitat i la competència del suport, ja que en el passat s'han fet molt males experiències amb altres proveïdors.
En particular, per garantir la fiabilitat i simular problemes reals, es va contactar amb el suport de PaperOffice diverses vegades per avaluar si es complien els terminis i quina era la qualitat del suport. Aquí PaperOffice està per davant de qualsevol altre fabricant.
Canvia a l'automatització a través del PaperOffice. Objectius i cronometratge
Amb la innovadora solució de gestió documental de PaperOffice, l'ajuntament del Guijo ha decidit automatitzar la major part de les tasques i documentació diàries.
Així que es va decidir escanejar els documents que ja existien en format paper i arxivar-los digitalment al PaperOffice. Després d'aquests disponibles en format digital, els processos administratius addicionals dins de la xarxa comunitària també es poden resoldre digitalment.
S'ha iniciat l'optimització del procés. A partir d'ara, els documents es dissenyaran digitalment evitant al màxim el paper. Reunions, actes, correu entrant, factures sortints i notes creades directament al PaperOffice. Les tasques i els fluxos de treball s'implementen digitalment.
Amb el sistema de gestió de documents, totes les proves importants es poden presentar fàcilment i, per descomptat, compatibles amb el GDPR. Es va eliminar la llarga espera i el camí fins a l'oficina de correus.
La conversió va anar molt bé des de la primera presentació del programari per Part de PaperOffice fins al funcionament en curs:
"Fins i tot després de la demostració del producte, estàvem absolutament encantats amb PaperOffice. Immediatament vam veure el valor afegit i gairebé tres setmanes més tard, en una reunió de propietaris, la resolució sobre l'ús de PaperOffice a la comunitat va ser votada al 100%".
Beneficis a través de la digitalització amb PaperOffice
Mentrestant, tots els contractes de lloguer digitalitzats, correspondència, registres, plans, documents d'assegurança, etc. s'emmagatzemen a PaperOffice. Aquest és un gran valor afegit per als nostres propietaris i llogaters, diu el Sr. Campos de l'administració El Guijo. Aquesta és una de les raons per les quals el Sr. Campos és segur:
"El futur de la indústria de la gestió immobiliària està simplement en la digitalització."
Gràcies a la introducció de la digitalització del DMS PaperOffice, la comunitat d'El Guijo ja ha pogut:
- Estalvia temps i recursos
- Simplifica l'accés al document
- Garantir la disponibilitat de documents per a cada empleat autoritzat
La disponibilitat ara més fàcil i ràpida de dades i documents canvia els processos de la comunitat de manera fonamental i sostenible. El coneixement administratiu s'organitza de manera transparent i disponible en el moment adequat.
"La seguretat de les dades, els fluxos de treball automatitzats, la digitalització de documents i la facilitat d'integrar el DMS del PaperOffice en un entorn administratiu van lliurar el que aquesta comunitat necessitava per accelerar els processos en paper i guanyar espai en les seves dependències".
Cadascuna amb les seves especificacions i especificitats, que en general inclouen el control i verificació d'operacions administratives, l'eliminació de paper, la indexació de tot tipus de documents relacionats amb comandes internes, automatització i metodologia, seguretat (GoBD, GDPR i protecció de dades), optimització i seguiment dels processos, facilitant l'enviament de fitxers als usuaris (propietaris en aquest cas) i, per descomptat, estalvi d'espai en oficines administratives.
Aquest acord de col·laboració es va fer a causa de la gran quantitat de registres i enregistraments en poder de la comunitat i per assegurar que s'estableix un mètode d'organització de tota la documentació per a tots els residents i administradors de la comunitat.
Resultat final
PaperOffice ha creat una solució als problemes comunitaris actuals eliminant el volum de dades, racionalitzant els obstacles administratius i assegurant que només els empleats autoritzats tinguin accés al PaperOffice per evitar la modificació de documents o fins i tot la possible malversació de fons.
Gràcies a la integració del sistema de gestió documental PaperOffice, la comunitat ara pot trobar els documents i la seva àmplia informació en pocs segons i completar altres tasques i fluxos de treball.
A més, l'administració pot reaccionar més ràpid i d'una manera més dirigida a les consultes, cartes i comentaris dels residents: Això facilita molt el treball diari.
Sobre la comunitat d'El Guijo
El Guijo és una urbanització/comunitat situada al nord-oest del municipi de Galapagar al costat de la carretera M-510, a només 40 minuts amb cotxe del centre de Madrid a través de l'A-6.
Un lloc privilegiat a la Serra de Guadarrama, situada en un nexe de població prop de Collado Villalba, San Lorenzo del Escorial i la mateixa Galapagar, així com prop de l'embassament de Valmayor i la frontera amb la Comunitat Autònoma de Castella i Lleó.
La construcció de la urbanització es va iniciar en la dècada de 1970 i va ser fundada el 1977 per estatut com a comunitat de veïns. Té una superfície de gairebé 140.000 metres quadrats amb un total de 1.104 parcel·les entre xalets, apartaments, edificis comunitaris (diversos camps esportius, tres piscines, club social i oficines administratives) i tres parcs infantils: prop de la meitat del país són zones enjardinades amb una gran diversitat natural.
La mitjana global supera les 2.500 unitats, amb pics més freqüents durant els períodes d'estiu i vacances. A més, la urbanització compta amb sis cuidadors, un administratiu i tres de manteniment (ocupats permanentment), així com personal externalitzat de jardineria i administració.
