Digitalització per a despatxos d'advocats, advocats i consultors de gestió

Digitalització per a despatxos d'advocats, advocats i consultors de gestió

Amb l'allau actual de dades digitals i en paper, és important assegurar-se que els documents importants no es perden i estan disponibles en el moment adequat.

Advocats, departaments jurídics, despatxos d'advocats i consultors de gestió, així com notaris, es beneficien significativament de l'ús d'una gestió adequada de dades.

Diàriament s'acumulen importants documents en despatxos d'advocats: al·legacions, documents de clients, esborranys, cartes judicials externes, investigació, opinions pericials i molt més. Aquests no només arriben per correu postal, moltes cartes del client també arriben per correu electrònic.

Efficient work thanks to digitization

Tots aquests documents s'han de digitalitzar si arriben en format paper, requereixen una presentació estructurada, una tasca i una assignació de flux de treball i han d'estar disponibles immediatament sota demanda.

Perquè els processos altament tècnics en la indústria de l'automòbil requereixen un flux perfecte d'informació i execució estructurada. Els avantatges necessaris només es poden aconseguir gràcies a la digitalització.

És molt important que es compleixin els terminis importants i es prenguin mesures legals per emmagatzemar documents.

El DMS del PaperOffice us proporciona una estructura clara en els vostres documents i us ajuda a fer front a l'allau d'informació.

El PaperOffice elimina tots els colls d'ampolla que requereix molt de temps i crea una visió general clara de documents importants, com ara contractes o cartes, gestionant-los digitalment al PaperOffice en el futur.

Treballar de manera eficient gràcies a la digitalització

Tenir raó i tenir raó no sempre és el mateix. La situació és similar amb les decisions empresarials sobre quin camí prendre per a un futur amb èxit. Les indústries que s'ocupen d'ajudar els seus clients a obtenir els seus drets o a trobar el camí adequat per a l'empresa són advocats i consultores de gestió.

Els advocats com a membres del dret públic tenen un estatus especial, però també una responsabilitat especial. En les consultories de gestió, per exemple, sovint també hi ha advocats a més d'enginyers i economistes de negocis. En una estructura social i econòmica molt complexa com la d'Alemanya, pràcticament cada pas va acompanyat de possibles conseqüències jurídiques. Probablement la base més important d'aquestes estructures és la documentació, idealment, completa de tots els processos.

Això és exactament el que és el DMS del PaperOffice, un programari de gestió documental que pot fer molt més que gestionar documents.

Digitization with PaperOffice brings immense advantages

No hi ha manera d'automatitzar per a advocats i consultors de gestió

Per als advocats i consultores de gestió, això significa mantenir un fitxer de clients o clients molt extens, que també ha de tenir algunes característiques especials. Per exemple, s'han d'observar els principis del GDPR i, per descomptat, els advocats estan obligats pel deure absolut de confidencialitat, que no només s'aplica a les declaracions orals, sinó també a l'emmagatzematge segur de documents protegits contra persones no autoritzades. També hi ha l'obligació de complir amb els terminis legals i contractualment acordats.

En alguns casos, l'incompliment d'aquests terminis pot tenir conseqüències penals, però sobretot només conseqüències civils. Per a les consultores de gestió, la protecció dels secrets comercials dels seus clients també és de summa importància.

El PaperOffice compleix amb els més alts estàndards de seguretat , com ara la gestió d'autoritzacions, diversos nivells d'accés i l'assignació d'autoritzacions d'accés. L'usuari defineix els passos de treball individuals exactament de la mateixa manera que es realitzen a l'empresa, per exemple la "gravació", "comprovació", "alliberament" i "reserva" de factures.

La responsabilitat es pot assignar no només a les persones físiques, sinó també a grups d'usuaris com ara "Comptabilitat" o "Advocats d'arrendament" perquè un company pugui intervenir immediatament si un empleat està absent.

La tecnologia OCR no només reconeix el contingut del document, sinó també tots els camps de dades rellevants per a l'impost, com ara el número de document, la data, la xarxa, l'import fiscal i brut. Les dades importades estan disponibles per controlar avaluacions, transaccions de pagament i comptabilitat financera. Això estalvia un treball d'entrada cansat i redueix els errors de publicació.

Amb un sol clic del ratolí, les dades, inclosa la ubicació d'arxivament, es poden exportar al vostre client o viceversa. També es poden proporcionar contrasenyes.

The process-oriented DMS supports you with digital workflow solutions and task management functions

Fluxos de treball perfectes per a advocats i consultors de gestió

A Alemanya hi ha actualment al voltant de 150.000 regulacions individuals de lleis i regulacions federals i estatals. Tots els àmbits de la vida social i econòmica estan regulats. Per dominar la selva de paràgrafs, els advocats s'especialitzen en certes àrees com les consultories de gestió, i no obstant això no hi ha cap advocat o consultor de gestió que conegui tots els requisits legals de la seva àrea especial. Sobretot perquè les noves lleis o sentències estan canviant constantment la situació actual en qualsevol moment. Necessita el programari adequat, capaç d'aprendre, ràpid i segur.

PaperOffice DMS és el programari adequat perquè ve amb tot el que els advocats i consultories de gestió necessiten, per exemple:

• Emmagatzematge de documents en tots els formats digitals d'acord amb els principis del RGPD
• Funcions per enviar i tornar a enviar documents tardans que requereixin acció
• Una funció d'emmagatzematge de dades d'autoaprenentatge amb etiquetatge i motor de cerca intern
• Assignació automàtica de documents afegits recentment a la carpeta correcta
• Creació senzilla de bases de dades i connexió de base de dades, inclosa la màscara personalitzable individualment
• Creació automàtica de plantilles per a processos i operacions repetitives

La transformació digital amb PaperOffice DMS està revolucionant el sector jurídic

Paperless law firm - there is no way around automation for lawyers and management consultants

La funció de flux de treball paperOffice simplifica la comunicació entre la secretaria i els advocats. La gestió documental orientada a processos garanteix que aquests documents es mantinguin actualitzats amb poc esforç.

El PaperOffice ho admet amb un extens mòdul de tasques i flux de treball.

D'aquesta manera, es poden crear certes cadenes de processos i es poden definir els processos operatius existents en documents electrònics i executar-se parcialment automàticament.

Això representa l'optimització de processos sense errors, ja que la tasca no només es pot assignar als empleats amb drets d'usuari específics i períodes de finalització, requereixen una versió digital, sinó que també activen automàticament més accions, com ara notificacions per correu electrònic o canvis d'estat del document. És una necessitat absoluta en el sector jurídic.

La digitalització amb PaperOffice aporta immensos avantatges

Optimitzeu el vostre temps de treball fins a un 7,5% en comparació amb el treball en paper gràcies a l'ús del DMS del PaperOffice.

Estalvieu temps per trobar, encaminar i compartir documents.

Per descomptat, el DMS del PaperOffice permet la migració i integració de dades digitals existents a partir de solucions de programari existents.

Al mateix temps, el DMS del PaperOffice és la interfície entre analògic i digital. Utilitzant la seva funció d'escaneig, el programari pot llegir documents analògics, plànols i fotos al sistema i digitalitzar-les mitjançant escàners, però també enregistraments de telèfons mòbils, mitjançant els qual els textos es converteixen en escriptura mitjançant OCR i es poden canviar en programes d'Office.

Els segells de temps i el versionat asseguren que el document digital es correspon amb l'original analògic.

El DMS de PaperOffice no només és extens en les seves funcions, sinó també fàcil d'aprendre, guiat per videotutorials, sinó també per assessorament i formació individual si ho desitja. Tot això amb una relació preu-rendiment molt bona.