Automatització de processos de negoci en el sector de la construcció
PaperOffice DMS per a empreses constructores permet un flux suau d'informació entre departaments gràcies a la digitalització i automatització dels processos de negoci.
Suggeriment professional
Els documents escrits, contractes, esborranys, investigacions, albarans i molt més se substitueixen per documents electrònics gràcies a la digitalització i així optimitzar al màxim tots els processos de treball.La IA integrada permet automatitzar en gran mesura els processos de negoci, accelerant els seus processos i augmentant l'èxit i la satisfacció.
Digitalització en el sector de la construcció
Les empreses constructores, corporacions, promotors immobiliaris, gestors de projectes, enginyers i desenvolupadors de projectes es beneficien significativament de l'ús d'una gestió de dades adequada.
Les empreses constructores generen diàriament importants documents: registres de construcció, documentació fotogràfica, rebuts, factures, dibuixos, albarans, breus i molt més.
Tots aquests documents s'han de digitalitzar si arriben en format paper, requereixen una presentació estructurada, una tasca i una assignació de flux de treball i han d'estar disponibles immediatament sota demanda.
La millor solució és utilitzar programari de gestió documental ben pensat com paperOffice DMS.
En el sector de la construcció, sovint hi ha processos basats en projectes. En cadascun d'aquests projectes, hi ha una gran quantitat d'informació diferent, inclosos arxius i documents, que poden ser gestionats de manera central per un DMS adequat com paperOffice.
PaperOffice DMS com a solució per a la indústria de la construcció us permet dur a terme una cerca de paraules clau en directe a través dels vostres projectes, dades de clients i documents. Gràcies a la integració de PaperOffice DMS a l'empresa constructora, podeu puntuar punts sobre la competència amb l'automatització dels vostres processos mitjançant fluxos de treball digitals o la presentació automàtica de tots els documents relacionats amb el projecte, la gestió de regles, l'addició de tasques.
Com puc fer paper en el sector de la construcció?
PaperOffice elimina tots els colls d'ampolla que requereixen molt de temps i crea una visió general clara de documents importants com contractes, factures, comandes, albarans gestionant-los digitalment a PaperOffice en el futur.
Capturar, processar, compartir, cercar i fer el seguiment dels vostres documents es fa molt fàcil amb l'ús del PaperOffice.
Gràcies a l'accés controlat, les llistes de tasques detallades, així com l'emissió d'aprovacions mitjançant fluxos de treball i notificacions de correu electrònic fiables, els empleats poden completar de manera eficient les tasques assignades i les persones autoritzades poden aprovar-les fàcilment o denegar l'alliberament.
Amb la solució de programari DMS del PaperOffice, no es perden més documents. I no importa on estiguis, pots accedir a documents importants en qüestió de segons.
Per descomptat, sempre treballes amb els nostres sistemes en compliment de la llei i completament a prova d'auditoria.
Gestió documental orientada a processos
La gestió documental orientada a processos garanteix que aquests documents es mantinguin actualitzats amb poc esforç. El PaperOffice us admet aquí amb un extens mòdul de tasques i flux de treball.
D'aquesta manera, es poden crear certes cadenes de processos i es poden definir els processos operatius existents en documents electrònics i executar-se parcialment automàticament.
Això representa l'optimització de processos sense errors, ja que la tasca no només es pot assignar als empleats amb drets d'usuari específics i períodes de finalització, requereixen una versió digital, sinó que també activen automàticament accions addicionals, com ara notificacions per correu electrònic o canvis d'estat del document .
D'aquesta manera, es poden assignar tots els processos del document.
A més de tota una sèrie d'altres avantatges, PaperOffice DMS és l'eina ideal per controlar les diferents fases de construcció.
Cada document, des de la factura fins a un paquet de cargols de la ferreteria fins als diferents plans de construcció, es pot guardar en l'ordre cronològic correcte i cridar segons sigui necessari.
La versió és important aquí. Per exemple, el pla de construcció original, el pla de construcció modificat posteriorment, etc. PaperOffice DMS també permet l'emmagatzematge d'entrades manuscrites i fotografies de l'estat de la construcció. Amb PaperOffice DMS és possible una documentació completa de tots els processos i incidències durant la construcció. Des de la cerimònia innovadora fins al lliurament de les claus. I tot això amb el mínim esforç.
El programari de gestió documental com el DMS del PaperOffice és el més adequat per a aquestes tasques. Perquè és un programari de gestió documental que pot fer molt més que gestionar documents.
PaperOffice no diferencia entre els tipus de documents, independentment de si necessites ajuda per gestionar contractes, al·legacions i correspondència per correu electrònic: gràcies al sistema de gestió documental PaperOffice, els teus processos anteriors a l'empresa es digitalitzen, fent-los més eficients i transparents i flexibilitzar-los.
Perquè no importa quina sigui la forma en què els documents arriben a l'empresa, ja sigui com a documents en paper, arxius PDF, correus electrònics o fotos, s'arxiven automàticament i s'emmagatzemen en una base de dades segura.
D'aquesta manera, els contractes importants poden ser reconeguts i rescindits a temps o renegociats. La publicació del document amb signatura digital i notificació de correu electrònic en lloc de correu en paper lent, el correu electrònic insegur contribueix a la lleialtat dels clients.
La solució: saber fer provat
No té sentit utilitzar programari de gestió a la pràctica immediatament? que no només compleix tots els requisits, sinó que també és fàcil d'aprendre i barat?
PaperOffice DMS és la solució completa provada i provada per al treball digital i, amb més de 20 anys d'experiència en el mercat, un dels primers pioners del DMS.
El processament digital és una base essencial per garantir l'alta qualitat del servei de tots els serveis en el futur.
La "llei de les varetes" va ser una de les primeres lleis en la indústria de la construcció, i incomptables més havien de seguir fins als nostres dies. La llei de varetes era en realitat una vareta de 5 m de llarg, que a l'edat mitjana s'utilitzava per garantir carrerons i carrers una amplada mínima d'uns 5 m permetent a un home caminar pels carrers amb aquesta vareta subjectada. Allà on es feia massa estret, l'edifici que sobresortia massa al carrer havia de ser enderrocat. Això tenia menys a veure amb el trànsit en aquell moment i més amb el risc d'incendi. Això va ser per evitar que les cases en flames d'un costat del carrer s'estenguessin a l'altre costat.
Avui en dia, la llei federal i estatal de construcció comprèn al voltant de 1.600 paràgrafs. A més, hi ha els estàndards i especificacions dels col·legis professionals per a les propietats del material, el tipus d'ús, com s'han d'instal·lar els materials i fins i tot amb la normativa comercial, a qui es permet construir i instal·lar què. Probablement hi ha pocs països al món que tinguin un sistema de construcció similarment complex.
Per als contractistes, tant civils com estructurals, això significa consultar les especificacions pertinents per a cada lloc de treball i significa realitzar cada vegada una paperassa més o menys extensa. No és estrany que els constructors vagin un pas més enllà i sol·licitin canvis que no estaven previstos en el pla de construcció original. De vegades hi ha una nota manuscrita en el pla del que cal canviar i com. Això pot conduir a una reacció en cadena que afecta tots els oficis i fins i tot altera la planificació material.
Com fer un seguiment del caos del paper?
Per descomptat, gràcies a l'ús de PaperOffice DMS.
Perquè El PaperOffice arxiva tots els documents generats en el sector de la construcció i tota la informació rellevant en compliment de la llei i de manera a prova d'auditoria.
El DMS del PaperOffice, en relació amb un NAS (Network Attached Storage), permet la construcció d'una intranet molt segura per a la comunicació interna i la transmissió de dades. Això crea doble seguretat contra els atacs des de l'exterior. Primer el tallafocs del sistema operatiu i segon el xifratge del DMS del PaperOffice. Al mateix temps, es configura un núvol separat a través de la NAS, independent de proveïdors de tercers.
L'extensa funció de flux de treball del DMS del PaperOffice facilita molt la comunicació interna. El terme intern també inclou sucursals o ubicacions estrangeres. En el cas de treballs relacionats amb el projecte, per exemple, l'estat actual sempre es mostra i al mateix temps l'historial.
Per descomptat, també s'inclou un calendari privat i relacionat amb l'equip, en el qual s'introdueixen terminis i esdeveniments relacionats amb el temps.
El reconeixement de documents equipat amb una IA organitza automàticament tots els documents que s'han de desar a la carpeta correcta i crea tant un índex de paraules clau com un historial de canvis. El motor de cerca intern del PaperOffice DMS troba cada document en fraccions de segon.
El PaperOffice compleix amb els més alts estàndards de seguretat , com ara la gestió d'autoritzacions o la concessió d'autoritzacions d'accés. L'usuari defineix els passos de treball individuals exactament com s'executaria, per exemple, la "gravació", "comprovació", "alliberament" i "reserva" de factures.
La responsabilitat no només es pot assignar a persones individuals, sinó també a grups d'usuaris com "Comptabilitat" o "Producció", de manera que un company pot intervenir immediatament si un empleat està absent.
La tecnologia OCR no només reconeix el contingut del document, sinó també tots els camps de dades rellevants per a l'impost, com ara el número de document, la data, la xarxa, l'import fiscal i brut. Les dades importades estan disponibles per controlar avaluacions, transaccions de pagament i comptabilitat financera. Això estalvia un treball d'entrada cansat i redueix els errors de publicació.
Arguments importants per incloure el DMS del PaperOffice a la planificació pressupostària. Finalment, El DMS de PaperOffice també convenç pel fet que es té en compte la sostenibilitat i la protecció del medi ambient. Tard o d'hora es durà a terme la conversió completa de documents analògics a formulari digital i després la institució pública, que llavors ja utilitzarà el DMS del PaperOffice, estarà ben preparada.
Amb un sol clic del ratolí, les dades, inclosa la ubicació d'arxiu, es poden exportar al vostre client, assessor fiscal o viceversa.
Per descomptat, el DMS del PaperOffice permet la migració i integració de dades digitals existents a partir de solucions de programari existents. Al mateix temps, el DMS del PaperOffice és la interfície entre analògic i digital. Utilitzant la seva funció d'escaneig, el programari pot llegir documents analògics, plànols i fotos al sistema i digitalitzar-les mitjançant escàners, però també enregistraments de telèfons mòbils, mitjançant els qual els textos es converteixen en escriptura mitjançant OCR i es poden canviar en programes d'Office. Els segells de temps i el versionat asseguren que el document digital es correspon amb l'original analògic.
Les empreses del sector de la construcció han de processar documents per a totes les transaccions comercials. El constant desenvolupament de models de negoci crea constantment nous reptes. El que necessiten és un bon sistema de gestió documental.
El DMS del PaperOffice és el programari adequat perquè inclou tot el que necessiteu, per exemple:
- Emmagatzematge de documents en tots els formats digitals d'acord amb els principis del RGPD
- Funcions per enviar i tornar a enviar documents tardans que requereixin acció
- Una funció d'emmagatzematge de dades d'autoaprenentatge amb etiquetatge i motor de cerca intern
- Assignació automàtica de documents afegits recentment a la carpeta correcta
- Creació senzilla de bases de dades i connexió de base de dades, inclosa la màscara personalitzable individualment
- Creació automàtica de plantilles per a processos i operacions repetitives
Arxivament segur i conforme a revisions: el PaperOffice DMS compleix tècnicament els requisits legals del GoBD, GDPdU i DSGVO
El PaperOffice DMS permet la connexió d'altres programes, com un ERP, i per descomptat la transferència de documents de Microsoft Office a través d'interfícies adequades. PaperOffice DMS accelera la comunicació en el comerç i la producció amb proveïdors i clients.
Els terminis i les cites es controlen i les accions s'activen automàticament en funció de la configuració desitjada. Els processos de comanda es poden automatitzar i fins i tot els canvis que es planifiquen per al futur es poden introduir de tal manera que entrin en vigor en el moment desitjat.
Gràcies a les seves àmplies funcions, el DMS de PaperOffice es pot classificar definitivament en el segment superior de gestió de continguts empresarials (ECM).
Un ECM inclou la gestió global de tot el contingut d'una organització amb la jerarquia d'accés corresponent. El PaperOffice DMS és capaç de desar qualsevol contingut en forma digital, canviar-ne el contingut i el format i posar-lo a disposició.
PaperOffice DMS té totes les funcions d'un ECM i això en una excel·lent relació preu-rendiment, així com una forma d'operació intuïtivament apresa que fa innecessària la formació externa o interna cara. Més aviat, hi ha tutorials de vídeo gratuïts disponibles per acostumar-se als diferents menús. PaperOffice DMS pot convertir-se així en la pedra angular organitzativa de totes les empreses en el comerç i la producció i això gairebé a la velocitat de la llum.
Les empreses del sector de la construcció es beneficien de la gestió documental digital
Amb PaperOffice DMS, però, hi ha moltes més possibilitats per a les empreses constructores. Per exemple, la gestió d'inventaris, incloent un inventari permanent o un inventari de dates clau. La base del DMS del PaperOffice són els comptes d'usuari enllaçats a la xarxa. L'emmagatzematge de dades d'aquests comptes d'usuari es combina a la base de dades central. Els documents es poden controlar a través d'una IA amb diferents algoritmes, que es poden utilitzar per desencadenar processos automatitzats.
Optimitzeu el vostre temps de treball fins a un 7,5% en comparació amb el treball en paper gràcies a l'ús del DMS del PaperOffice.
Estalvieu temps per trobar, encaminar i compartir documents.
Amb els segells digitals, els documents es poden complementar amb informació addicional i fins i tot controlar fluxos de treball detallats. Al seu torn, la funció de tasca i flux de treball garanteix que els terminis es compleixin i es completin.
El PaperOffice DMS té una navegació de menú intel·ligent que està lògicament estructurada i permet un funcionament intuïtiu en moltes àrees. Els vídeos tutorials disponibles de forma gratuïta a Internet proporcionen suport addicional i, per descomptat, els cursos de formació també es poden realitzar directament a la seu de l'empresa del client si ho desitgeu.
A més de la documentació de les fases de construcció, El DMS paperOffice és igualment adequat per donar suport a tasques logístiques per a la contractació de materials. Gràcies a les possibilitats de configurar bases de dades en DMS paperOffice, es pot monitoritzar i assignar nivells d'advertència a la compra de material i al consum de material. La IA interna es pot utilitzar per crear plantilles que reaccionin automàticament si hi ha colls d'ampolla o escassetat, per exemple si es realitzen comandes repetides, tot i que la quantitat existent hauria de ser realment suficient. La funció de flux de treball es pot utilitzar per a aquesta finalitat, amb la qual els empleats responsables de l'empresa poden comparar l'execució de les seves tasques.
El DMS de PaperOffice pot accelerar un projecte de construcció, prevenir decisions equivocades i reduir costos. Potser les empreses que van construir BER i encara estan construint Stuttgart21 simplement no tenien el programari adequat, PaperOffice DMS.
FAQs
Finalment, respondem a algunes preguntes freqüents sobre el tema. "Digitalització en el sector de la construcció i la construcció":
Com poden accedir els empleats al PaperOffice?
A causa de l'arquitectura de programes descentralitzada i moderna, PaperOffice es pot utilitzar en gairebé qualsevol dispositiu, des de PC clàssics fins a telèfons intel·ligents / tauletes fins a televisors.
Què passa amb les dades si el PaperOffice no existeix?
No passarà, però per tranquil·litzar-vos: podeu exportar les vostres dades EN QUALSEVOL MOMENT, ja que el PaperOffice es basa en una estructura de base de dades oberta, podeu accedir a les vostres dades en qualsevol moment.
Protecció de dades del tema: On s'emmagatzemen tots els documents?
PaperOffice emmagatzemarà tots els documents interns amb xifratge d'alt nivell, fent-lo immune al robatori de dades, per exemple, i superant tots els requisits de GDPR i GOBD.
Evita errors: MAI deseu les dades en un núvol de tercers.
Es pot adaptar el PaperOffice exactament a les especificacions?
Sí, paperOffice pot estar 100% adaptat a l'ús previst per garantir una integració perfecta en els processos i sistemes existents. Fins i tot la interfície del programa es pot dissenyar completament i adaptar lliurement.
Conclusió
PaperOffice DMS és compatible amb la indústria de la construcció i ofereix interfícies corresponents a altres connexions de programari, API i es poden ampliar en qualsevol moment segons els vostres desitjos. El programari és fàcil d'aprendre i es pot integrar fàcilment en la pràctica quotidiana sense causar absències amb finalitats d'entrenament.
El DMS del PaperOffice recomana utilitzar un NAS (emmagatzematge de dades compatible amb la xarxa) amb una funció de còpia de seguretat perquè les dades importants no es perdin ni s'espiin en núvols de tercers.
En última instància, PaperOffice DMS impressiona amb una molt bona relació preu-rendiment i un immens coneixement a través de més de 20 anys d'experiència pràctica.