Fabricant de reixes
K60-Gitterrostsysteme GmbH &Co.KG
Posició inicial
Com a fabricant de reixes, els sistemes de reixa K60 tenen molts documents importants per gestionar:
Albarans, factures, contractes, esbossos o plànols i molt més.
Moltes consultes arriben per correu electrònic i s'imprimeixen, el que equival a una enorme quantitat de paper al llarg de l'any. Les comandes sempre s'imprimeixen amb dades del proveïdor i després s'emmagatzemen al prestatge juntament amb la factura després del lliurament.
Aquest procés complet significa una quantitat extraordinària de paper i, per descomptat, una manca d'espai.
Per tal de fer la cerca més fàcil i eficient i minimitzar l'allau de paper, K60 Gitterrostsysteme va planejar digitalitzar la documentació i incorporar el contingut a la base de dades d'arxius interns: l'empresa buscava un sistema de gestió documental adequat.
El processament manual es va fer massa llarg amb el temps, per la qual cosa es va buscar l'arxiu automatitzat i l'extracció d'informació.
El repte més gran per a l'empresa era fer que la informació fos fàcilment accessible i, sobretot, utilitzable per a més empleats i grups d'empleats i grups de persones (empleats, socis comercials, clients, ciutadans).
L'objectiu de l'empresa era digitalitzar els documents en paper existents, portar l'optimització de processos i el control del flux de treball sobre tots els documents entrants i sortints, automatitzar una gran part dels processos en segon pla i optimitzar així el procés.
Problemes i tasques existents
En el passat, la informació només s'emmagatzemava en forma de paper, però avui en dia hi ha una varietat de fonts d'informació i documents en moltes organitzacions: correus electrònics, formularis, esbossos són tant una part d'això com factures electròniques i rebuts en paper, cartes, albarans, contractes, etc.
Tota l'allau d'informació s'ha tornat més inconsistent. Per tant, la tasca més important és unir les unitats analògiques i digitals. Els documents que existeixen en format paper han de ser digitalitzats i reunits amb altres dades, com els correus electrònics associats.
El cas d'estudi, que es va dur a terme juntament amb el sistema de gestió documental PaperOffice, tenia l'objectiu de minimitzar el consum de paper per tal d'estalviar costos i espai d'emmagatzematge.
A més, era molt important trobar una solució per arxivar tots els documents d'un procés de fabricació junts, de manera que es pugui fer informació immediata sobre documents / comandes relacionades amb el projecte.
Igual que dur a terme l'arxivament automatitzat de documents i correus electrònics entrants, que haurien d'arxivar els documents en carpetes adequades d'acord amb determinats criteris especificats i desencadenar fluxos de treball addicionals, com ara l'assignació al secretari respectiu.
Un altre objectiu era poder buscar ràpidament documents de col·legues de la xarxa.
"Teníem costos d'emmagatzematge evitables emmagatzemant documents en carpetes. A més, la recerca de documents requereix molt de temps", ha afegit.
Stephan Reichel, director general de K60 Gitterrostsysteme.
"Hem avançat i ara tenim el cap endavant".
Per què el K60 Gitterrostsysteme va triar el DMS del PaperOffice
Reichel, director general de K60 Gitterrostsysteme, va examinar per primera vegada diverses ofertes de programari en relació amb la gestió documental i, finalment, va decidir provar primer el DMS de PaperOffice.
PaperOffice DMS ofereix exactament les condicions que el Senyor Reichel estava buscant. Aquests inclouen:
1. Solució per a la base de dades central interna en què es basa el sistema de gestió documental. Les dades no s'han de desar en un ordinador d'un sol usuari.La solució: Es va configurar un servidor DEDICAT MAX amb el màxim rendiment per als sistemes de reixa K60, sobre el qual es va construir la base de dades. Això va permetre un accés central i fàcil a tota aquesta documentació rellevant i la capacitat de diverses parts de col·laborar en un mateix document.
Un repositori central accessible per a tot el personal administratiu.
Va quedar clar per al senyor Stephan Reichel al principi que no hi havia manera de digitalitzar la seva empresa:
"Durant molt de temps vaig ser conscient que no hi havia manera de digitalitzar-la, però ens hi vam resistir durant molt de temps. Els canvis en els processos d'empresa solen empènyer-se cada vegada més en la distància, com anar al dentista. Després d'aconseguir la integració del sistema de gestió documental, definitivament puc dir que ho hauria d'haver fet molt abans".
2. Manipulació i automatització de tasques administratives. El programari ha de fer possible que les tasques es distribueixin a la xarxa i que el seu processament sigui dut a terme pel secretari respectiu.
La solució: El DMS del PaperOffice té una funció de flux de treball completa que permet enviar recordatoris, missatges i informació des de i cap ordinador connectat a un grup d'empleats prèviament determinat.
Autorització digital d'usuari i confirmació de contrasenya inclosa.
Al mateix temps, tots els empleats afectats són informats sobre l'estat de tramitació. L'emmagatzematge de versions permet rastrejar quins passos de processament es van dur a terme quan i per qui.
"Ja en la primera cita amb PaperOffice noteu els 20 anys d'experiència del PaperOffice en el camp de la gestió documental."
3. Recuperabilitat i estalvi de temps. Es buscava una manera més senzilla de digitalitzar documents analògics i facilitar-los la cerca quan fos necessari.
La solució: És el segment central del DMS del PaperOffice, la digitalització de documents analògics. Tot el que necessiteu és un escàner amb una interfície a l'ordinador i el DMS del PaperOffice. Els documents no només s'escanyen. Si cal, es converteixen en text editable mitjançant programari OCR integrat i es desen automàticament correctament.
4. Fusió de documents / comandes relacionades amb el projecte. El programari ha de ser capaç de desar documents relacionats amb el procés junts o habilitar enllaços entre si.
Tots els documents de l'operació empresarial, com ara un procés de compra o instal·lació amb l'albarà de lliurament corresponent, factura, esbossos, plànols i qualsevol queixa sobre defectes, s'han de gestionar de manera central.
La solució: El PaperOffice té carpetes digitals on tots els documents d'un procés de producció es poden emmagatzemar en una carpeta digital. L'estructura de carpetes, que consisteix en una carpeta principal i subcarpetes, garanteix una visió general òptima.
D'aquesta manera, els albarans, les factures i tot el que pertany al procés de negoci es guarden en una carpeta o subcarpeta. Es poden assignar autoritzacions d'accés per a cada carpeta, ja sigui per a grups d'empleats o per a empleats individuals.
A més, es poden crear i enviar hipervincles a la carpeta als empleats.
D'aquesta manera, els empleats autoritzats i els socis de cooperació poden accedir-hi des de qualsevol lloc en qualsevol moment. Gràcies al control de versions, l'origen i l'hora de cada canvi de document individual es poden rastrejar de manera transparent: les consultes s'aclareixen ràpidament i s'eviten errors innecessaris.
"El tema de la digitalització és cada vegada més notable en la indústria de la reixeta. Això s'aplica, per exemple, a les nostres llistes de peces o als nostres plans, dibuixos i configuradors. Després de la introducció del DMS del PaperOffice, l'esforç manual es podria reduir. Ara som pioners com a fabricant de reixes digitals".
PaperOffice també té una representació virtual de documents en altres carpetes. D'aquesta manera, els documents es poden visualitzar virtualment en diferents carpetes sense que el document original s'hagi de duplicar. Aquesta funció és molt útil si, per exemple, un document hauria d'aparèixer en diferents projectes, però no voleu duplicar el document.
La possibilitat d'accedir a la informació des de diferents perspectives garanteix un major nivell de claredat per a tots els participants del projecte i millora la capacitat dels empleats per proporcionar informació.
El DMS del PaperOffice complia tots els criteris necessaris.
Beneficis a través de la digitalització amb PaperOffice
Gràcies a la digitalització de PaperOffice, k60 Grating Systems ja va poder:
- Estalvia temps i recursos
- Fàcil accés al document
- Disponibilitat de documents per a cada empleat autoritzat
- Proporcioneu una presentació clara
La disponibilitat més fàcil i ràpida de dades i documents està canviant els processos de l'empresa de manera fonamental i permanent. El coneixement administratiu s'organitza de manera transparent i disponible en el moment adequat.
En aquest sentit, la base per a la digitalització de tots els processos basats en documents s'estableix amb el DMS del PaperOffice.
A més del procés general d'arxiu:
- Arxivament a prova de revisions
- Optimització de processos organitzatius
- Millor organització de la documentació
- Cerca de documents més ràpida
- Comunicació simplificada i resolució de tasques
Garantit.
Resultat final
El DMS del PaperOffice avui assigna tot el flux de treball digitalment.
De moment, tots els documents de lliurament i factura es registren amb potents escàners, PaperOffice reconeix automàticament les dades de contacte i emmagatzema els documents en conseqüència a l'arxiu electrònic.
A continuació, els empleats poden accedir als documents a través d'una senzilla interfície d'usuari i introduir diversos termes de cerca: també hi ha disponible una cerca a text complet.
Gràcies a l'ús constant del DMS, el fabricant de reixes va poder reduir significativament el temps de processament necessari per a una factura i, al mateix temps, el nombre de cobraments pendents ha disminuït significativament.
