El butlletí informatiu PaperOffice Insider
El butlletí informatiu PaperOffice Insider
Volem fer-nos amics

Ofertes de descompte més altes possible.

Notícies exclusives internes

Actualitzacions de bonificació gratuïtes

Ofertes de descompte més altes possible.

Notícies exclusives internes

Actualitzacions de bonificació gratuïtes

Amistat Confiança Paraula d'honor
Mai donarem la teva adreça de correu electrònic a ningú altre i cada correu electrònic inclou un enllaç per donar-te de baixa amb un sol clic.

Certificació i emmagatzematge de documents certificat i conforme amb el GOBD

Per mitjà de la certificació i aprovació pels dos estàndards de digitalització més alts del món, GOBD (abans GDPDU) i DSGVO (UE-GDPR), amb PaperOffice teniu garantida la seguretat.

Destacats

100% GOBD a través de seguridad de revisión

A causa de la seguretat de revisió en la documentació del procés, es pot rastrejar i verificar en qualsevol moment, protegint-la contra la manipulació i la pèrdua, amb l'objectiu de complir els requisits de les proves i les revisions i conservar la seva validesa a llarg termini.

100% GDPR sense emmagatzematge en el núvol

Emmagatzemar les dades localment sense emmagatzemament en el núvol simplifica la documentació del procés, proporciona més control sobre l'accés a la informació i permet un accés més fàcil a les versions anteriors, així com compartir de manera segura la documentació i la informació en col·laboració amb altres membres de l'equip.

100% Control d'accés

Gràcies al control d'accés de PaperOffice DMS, es garanteix que només aquelles persones autoritzades a utilitzar el sistema de gestió de documents puguin accedir a les dades a les quals s'ha restringit la seva autorització d'accés. A més, s'assegura que les dades personals no es puguin llegir, copiar, canviar o eliminar sense autorització durant el processament, ús i emmagatzematge.

Arxivació de documents explicada legalment

Volem guiar-lo a través de la jungla legal, desemmascarar coneixements de màrqueting a mitges i explicar-li per què PaperOffice és la seva base de documents perfecta per a tots els requisits legals.

Documentació procedural

Això és el que necessita: Documentació de procediment segons GoBD

Patró de documentació de procediment per a l'escaneig substitutori, publicat per la Bundessteuerberaterkammer (BStBK) en col·laboració amb la Deutschen Steuerberaterverband e.V. (DStV)

Obligació de proporcionar proves

Què diu la documentació procedural?

Que tot funcioni segons el pla

Amb l'ajuda de la documentació procedural, les empreses poden demostrar que la seva comptabilitat suportada per la tecnologia de la informació i l'emmagatzematge de dades i documents compleixen amb els principis de regularitat definits a GoBD.

Que puguis proporcionar a sol·licitud qualsevol document

L'objectiu és fer que la comptabilitat i l'arxivament de documents a l'empresa sigui comprensible i verificable en un temps raonable per a un expert, per exemple, en el curs d'una auditoria.

Amb aquesta finalitat, descriu detalladament com es registren, reben, digitalitzen, processen, emeten i emmagatzemen els vals i els documents. L'usuari tributable de la solució informàtica utilitzada, o l'emprenedor mateix, és responsable de crear la documentació procedural.

Documentació del procés

Què s'ha de tenir en compte en la documentació procedural?

Per a cada sistema informàtic hauria d'estar disponible una documentació de procediments clarament estructurada. El contingut, estructura i resultats del procés informàtic haurien de ser totalment clars i convinents.
Per verificar la traçabilitat, es requereix documentació procedimental completa i actualitzada que registri tots els canvis del sistema i tecnològics en termes de contingut i temps sense cap buit.

La documentació procedural també ha de mostrar com es capturen, processegen, emeten i emmagatzemen els documents electrònics.
Una descripció del procediment de còpia de seguretat de dades integrat a PaperOffice en cas d'aplicació de base de dades local també és una part important d'una documentació de procediments.

Una documentació del procediment descriu el procés organitzatiu i tècnic desitjat. Des de la generació de la informació a través de la indexació, el processament i l'emmagatzematge, així com la recuperació única.

al costat segur

La solució: PaperOffice conforme a les GOBD per a l'emmagatzematge de documents

PaperOffice compleix amb el GOBD mitjançant la certificació i la prova de tots els requisits del programari en compliment de tots els estàndards requerits.

Requisit1/6

PRINCIPI DE TRAÇABILITAT I VERIFICABILITAT (CAPÍTOL 3.1 DE LA GOBD)

Segons la normativa GoBD, el subjecte obligat està obligat a assegurar el sistema informàtic contra la pèrdua (per exemple, la falta de troballa) i protegir-lo contra insercions i modificacions no autoritzades.

Requisit2/6

PRINCIPIS DE VERITAT, CLAROR I REGISTRES CONTINUS AMB ELS SUBJECTES INDIVIDUALS (CAPÍTOL 3.2 DE GOBD)

Els components del servidor de DMS generalment es troben sotmesos als mateixos requisits de seguretat que altres components IT. Temes rellevants són la supervisió i la seguretat de les dades.

Requisit3/6

EXHAURIMENT (GOBD- CAPÍTOL 3.2.1)

Com a qüestió de principi, cada document que s'ha de conservar ha de ser enregistrat individualment i amb tots els seus components (completud i completud de buits).

Requisit4/6

CORRECTEESA (GOBD-CAPÍTOL 3.2.2)

Seguint el principi de correcció, el DMS ha de garantir que els documents i les dades que s'han d'arxivar tinguin el grau de conformitat necessari amb l'original (en termes d'imatge o contingut).

Requisit5/6

COMANDA (CAPÍTOL 3.2.4 GOBD)

S'considera que els principis de la comptabilitat ordenada s'acompleixen de manera constant quan s'utilitza un DMS si es pot garantir el compliment dels criteris d'ordre durant tot el període de retenció.

Requisit6/6

INALTERABILITAT (CAPÍTOL 3.2.5 DE GOBD)

La GoBD requereix que el procediment de processament de dades utilitzat ha de ser dissenyat de tal manera que tota la informació que ha entrat en el procediment de processament ja no pugui ser suprimida o sobreescrita, eliminada, modificada o falsificada sense ser identificada (capítol 3.1 de la GoBD; 58-60).

Preguntes freqüents
Qui ajuda amb la documentació de processos?

Si tens plena confiança en els teus propis processos, probablement puguis prescindir d'un assessor fiscal. No obstant això, recomanem obtenir ajuda d'un assessor fiscal amb antelació o almenys una vegada durant la creació de la documentació del procés. Des de la nostra pròpia experiència, sempre és aconsellable i útil parlar obertament amb l'òrgan d'auditoria, perquè malgrat totes les especificacions i normes, al cap i a la fi és l'auditor qui decideix.

Qui aprova la documentació del procés?

Tingueu cura amb el coneixement aproximat de màrqueting: els certificats de qualsevol tipus i de qualsevol emissor no són acceptats per les autoritats fiscals! En cas de necessitat, l'únic que compta és la presentació de la documentació procedimental segons les GoBD (principis d'ordre d'arxius digitals) i si tot està realment en ordre ho decideix l'òrgan de verificació, per exemple, els auditors fiscals o l'oficina de rendes.

Per què només PaperOffice no és suficient?

Breument explicat: Si, per exemple, teniu emmagatzemada de manera legalment vàlida i segura una factura a PaperOffice, és possible que la factura hagi estat manipulada o modificada ABANS de ser escanejada. Si bé es guarda de manera segura per a revisions, el procés global no és segur per a revisions i, per tant, no compleix amb els requisits de la GoBD.

Puc tirar els documents originals?

Els documents amb rellevància legal, com ara els contractes, encara s'han de conservar en l'original. En resum: l'oficina de taxes accepta documents electrònics, però el tribunal només accepta originals en cas de controvèrsia. Això és a causa que només es pot comprovar l'autenticitat d'una signatura en documents originals. Recomanem mai llençar els originals.

Per què puc eliminar documents de PaperOffice?

Un cop més, hi ha la documentació del procés. Perquè és tècnicament impossible excloure completament l'eliminació mentre les dades es guardin amb tu. Al final, pots eliminar el registre tu mateix directament de la base de dades. O treure el disc dur. O desfer-te del servidor. O fer volar l'edifici.

Com puc trobar recomanacions tècniques per a DMS?

Bitkom ha desenvolupat una llista de verificació GOBD sobre sistemes de gestió de documents segons la darrera versió GOBD del 28/11/2019, que podeu trobar aquí.

change me
Primera

Intel·ligent Processament de Documents amb precisió:
OCR, IA i REGEX (part 1)

PaperOffice Academy

Converteix-te en un professional en 15 minuts

Breu introducció a PaperOffice 2022

change me
Nova publicació

La transformació del dia a dia empresarial mitjançant l'automatització IA: Oportunitats i impactes

Com IDC Construccion, PaperOffice DMS revoluciona la gestió de documents en el sector de la construcció.

Case Study Image