El butlletí informatiu PaperOffice Insider
El butlletí informatiu PaperOffice Insider
Volem ser amics

Ofertes de descompte més altes possible.

Notícies exclusives internes

Actualitzacions de bonificació gratuïtes

Ofertes de descompte més altes possible.

Notícies exclusives internes

Actualitzacions de bonificació gratuïtes

Amistat Confiança Paraula d'honor
Mai donarem la teva adreça de correu electrònic a ningú altre i cada correu electrònic inclou un enllaç per donar-te de baixa amb un sol clic.

Emmagatzematge de documents amb certificació i compatible amb GOBD

Amb la certificació i l'aprovació dels dos estàndards de digitalització més alts del món, GOBD (anteriorment GDPDU) i DSGVO (EU-GDPR), estàs garantit de estar del costat segur amb PaperOffice.

Avantatges Destaques

100% GOBD a través de seguridad de revisión

A causa de la seguretat de revisió en la documentació del procés, es pot rastrejar i verificar en qualsevol moment, protegint-la contra la manipulació i la pèrdua, amb l'objectiu de complir els requisits de les proves i les revisions i conservar la seva validesa a llarg termini.

100% GDPR sense emmagatzematge en el núvol

Emmagatzemar les dades localment sense emmagatzemament en el núvol simplifica la documentació del procés, proporciona més control sobre l'accés a la informació i permet un accés més fàcil a les versions anteriors, així com compartir de manera segura la documentació i la informació en col·laboració amb altres membres de l'equip.

100% control d'accés

Gràcies al control d'accés de PaperOffice DMS, es garanteix que només aquelles persones autoritzades a utilitzar el sistema de gestió de documents puguin accedir a les dades a les quals s'ha restringit la seva autorització d'accés. A més, s'assegura que les dades personals no es puguin llegir, copiar, canviar o eliminar sense autorització durant el processament, ús i emmagatzematge.

Arxivatge de documents explicat de manera legal

Et guiem a través de la selva legal, desemmascarem mitges coneixements de màrqueting i t'expliquem per què PaperOffice és la teva base de documents perfecta per a totes les necessitats legals.

Documentació procedural

El que necessites: Documentació procedural segons GoBD

Documentació procedural de mostra per a l'escaneig substitut, publicada per la Cambra Federal Alemanya de Consellers Fiscals (BStBK) en col·laboració amb l'Associació Alemanya de Consellers Fiscals (DStV).

Obligació de proporcionar proves

Què diu la documentació procedural?

Que tot funcioni segons el pla

Amb l'ajuda de la documentació procedural, les empreses poden demostrar que la seva comptabilitat suportada per la tecnologia de la informació i l'emmagatzematge de dades i documents compleixen amb els principis de regularitat definits a GoBD.

Que pots proporcionar qualsevol document a petició

L'objectiu és fer que la comptabilitat i l'arxivament de documents a l'empresa sigui comprensible i verificable en un temps raonable per a un expert, per exemple, en el curs d'una auditoria.

Amb aquesta finalitat, descriu detalladament com es registren, reben, digitalitzen, processen, emeten i emmagatzemen els vals i els documents. L'usuari tributable de la solució informàtica utilitzada, o l'emprenedor mateix, és responsable de crear la documentació procedural.

Processament de documentació

Què s'ha de tenir en compte en la documentació procedural?

Per a tot sistema informàtic hauria de estar disponible una documentació de procediments clarament estructurada. El contingut, l'estructura i els resultats del procés informàtic haurien de ser totalment i convincentment evidents.
Per verificar la traçabilitat, es requereix documentació procedimental completa i actualitzada que registri tots els canvis del sistema i tecnològics en termes de contingut i temps sense cap buit.

La documentació procedural també ha de mostrar com es capturen, processegen, emeten i emmagatzemen els documents electrònics.
Una descripció del procediment de còpia de seguretat de les dades, que està integrat en PaperOffice en cas d'aplicació de base de dades local, és també una part important de la documentació del procediment.

La documentació de procediments descriu el procés organitzatiu i tècnic previst. Des de l'origen de la informació fins a l'indexació, el processament i l'emmagatzematge, així com la recuperació inequívoca.

al costat segur

La solució: PaperOffice compatible amb GOBD per a l'emmagatzematge de documents

PaperOffice compleix amb el GOBD mitjançant la certificació i la prova de tots els requisits del programari en compliment de tots els estàndards requerits.

Requisit1/6

PRINCIPI DE TRAÇABILITAT I VERIFICABILITAT (CAPÍTOL 3.1 DE LA GOBD)

D'acord amb el GoBD, el contribuent està obligat a assegurar que el sistema informàtic estigui protegit contra la pèrdua (per exemple, la impossibilitat de seguiment) i protegit contra l'entrada i els canvis no autoritzats.

Requisit2/6

PRINCIPIS DE VERITAT, CLAROR I REGISTRES CONTINUS AMB ELS SUBJECTES INDIVIDUALS (CAPÍTOL 3.2 DE GOBD)

Els components del servidor DMS en general estan subjectes als mateixos requisits de seguretat que altres components informàtics. Temes rellevants són el monitoratge i la seguretat de les dades.

Requisit3/6

COMPLETITAT (CAPÍTOL 3.2.1 DE LA GOBD)

Com a qüestió de principi, cada document que s'ha de conservar ha de ser enregistrat individualment i amb tots els seus components (completud i completud de buits).

Requisit4/6

CORRECTESA (CAPÍTOL GOBD 3.2.2)

Seguint el principi de correcció, el DMS ha de garantir que els documents i les dades que s'han d'arxivar tinguin el grau de conformitat necessari amb l'original (en termes d'imatge o contingut).

Requisit5/6

COMANDA (CAPÍTOL 3.2.4 GOBD)

S'considera que els principis de la comptabilitat ordenada s'acompleixen de manera constant quan s'utilitza un DMS si es pot garantir el compliment dels criteris d'ordre durant tot el període de retenció.

Requisit6/6

IMMUTABILITAT (CAPÍTOL 3.2.5 DE LA GOBD)

La GoBD requereix que el procediment de processament de dades utilitzat ha de ser dissenyat de tal manera que tota la informació que ha entrat en el procediment de processament ja no pugui ser suprimida o sobreescrita, eliminada, modificada o falsificada sense ser identificada (capítol 3.1 de la GoBD; 58-60).

Preguntes freqüents
Qui ajuda amb la documentació de processos?

Si tens plena confiança en els teus propis processos, probablement puguis prescindir d'un assessor fiscal. No obstant això, recomanem obtenir ajuda d'un assessor fiscal amb antelació o almenys una vegada durant la creació de la documentació del procés. Des de la nostra pròpia experiència, sempre és aconsellable i útil parlar obertament amb l'òrgan d'auditoria, perquè malgrat totes les especificacions i normes, al cap i a la fi és l'auditor qui decideix.

Qui aprova la documentació del procés?

Tingueu cura amb el coneixement aproximat de màrqueting: els certificats de qualsevol tipus i de qualsevol emissor no són acceptats per les autoritats fiscals! En cas de necessitat, l'únic que compta és la presentació de la documentació procedimental segons les GoBD (principis d'ordre d'arxius digitals) i si tot està realment en ordre ho decideix l'òrgan de verificació, per exemple, els auditors fiscals o l'oficina de rendes.

Per què només PaperOffice no és suficient?

Explicat de manera breu i concisa: Si, per exemple, has arxivat una factura a PaperOffice de manera legalment segura i a prova d'auditoria, la factura pot haver estat manipulada o canviada ABANS de ser escanejada. Potser estàs guardant de manera a prova d'auditoria, però el procés global en si no és a prova d'auditoria i, per tant, no compleix amb els GoBD.

Puc llençar els documents originals?

Els documents amb rellevància legal, com ara els contractes, encara s'han de conservar en l'original. En resum: l'oficina de taxes accepta documents electrònics, però el tribunal només accepta originals en cas de controvèrsia. Això és a causa que només es pot comprovar l'autenticitat d'una signatura en documents originals. Recomanem mai llençar els originals.

Per què puc eliminar documents de PaperOffice?

Un cop més, hi ha la documentació del procés. Perquè és tècnicament impossible excloure completament l'eliminació mentre les dades es guardin amb tu. Al final, pots eliminar el registre tu mateix directament de la base de dades. O treure el disc dur. O desfer-te del servidor. O fer volar l'edifici.

Com puc trobar recomanacions tècniques per a DMS?

Bitkom ha desenvolupat una llista de verificació GOBD sobre sistemes de gestió de documents segons la darrera versió GOBD del 28/11/2019, que podeu trobar aquí.

change me
Primera

Implementar el processament digital de factures
Correcta implementació en 10 passos

PaperOffice Academy

Converteix-te en un professional en 15 minuts

Breu introducció a PaperOffice 2022

change me
Nou

7 passos per treure el màxim partit al teu NAS de Synology

PaperOffice resol cada problema: garantit.

Estudi de cas

El camí cap a l'ajuntament digital - digitalització de l'administració

"La fàcil integració i funcionament de PaperOffice DMS va proporcionar la solució general que aquesta indústria necessitava: minimitzar el consum de paper, accelerar els processos de cerca, automatitzar l'assignació als empleats i permetre l'emmagatzematge de dades relacionades amb el procés".

Sr. Carlos A. García Responsable de Màrqueting i Comunicació