Butlletí de l'Insider de PaperOffice
Butlletí de l'Insider de PaperOffice
Volem ser amics

Ofertes de descomptes més altes possibles

Notícies exclusives d'informació privilegiada

Actualitzacions gratuïtes de bonificació

Ofertes de descomptes més altes possibles

Notícies exclusives d'informació privilegiada

Actualitzacions gratuïtes de bonificació

Paraula d'honor de l'Amistat Trust
Mai donarem la vostra adreça de correu electrònic a ningú més i cada correu electrònic inclou un enllaç de cancel·lació de subscripció d'un sol clic.

Arxivament de documents explicats legalment

Et guiem per la selva legal, descobrim el màrqueting a mig coneixement i t'expliquem per què PaperOffice és la teva base documental perfecta per a tots els requisits legals.

Documentació processal

Què necessites:Documentació processal segons GoBD

Mostra de documentació procedimental per a l'escaneig de substituts, publicada per la Cambra Federal d'Assessors Fiscals d'Alemanya (BStBK) en col·laboració amb l'Associació Alemanya de Consultors Fiscals (DStV).


Obligació d'aportar proves

Què diu la documentació processal?

Que tot s'està executant segons el pla

Amb l'ajuda de documentació processal, les empreses poden demostrar que la seva comptabilitat recolzada per TI i l'emmagatzematge de dades i documents compleixen amb els principis de regularitat definits en GoBD.

Que podeu proporcionar qualsevol document a petició

L'objectiu és fer que els documents comptables i d'arxiu de l'empresa sigui comprensible i verificable en un termini raonable per a un expert, per exemple en el curs d'una auditoria.

A aquest efecte, descriu detalladament com es registren, reben, digitalitzen, processen, s'emesen i emmagatzemen els vals i documents. L'usuari imposable de la solució de TI utilitzada, o el propi empresari, és responsable de la creació de documentació processal.

Documentació del procés

Què ha de tenir en compte la documentació processal?

La documentació processal clarament estructurada hauria d'estar disponible per a tots els sistemes de TI. El contingut, l'estructura i els resultats del procés de TI han de ser completament i convincentment obvis.
Per verificar la traçabilitat, es requereix documentació processal completa i actualitzada que documenti tots els canvis en el sistema i tecnològics en termes de contingut i temps sense llacunes.

La documentació processal també ha de mostrar com es capturen, processen, s'emeten i emmagatzemen els documents electrònics.
Una descripció del procediment de còpia de seguretat de dades, que s'integra al PaperOffice en el cas de l'aplicació de bases de dades locals, també és una part important d'una documentació del procediment.

Una documentació del procediment descriu el procés organitzatiu i tècnic previst. Des de l'origen de la informació fins a la indexació, el processament i l'emmagatzematge, així com la recuperació inequívoca.


al costat segur

La solució:PaperOffice compatible amb GOBD per a l'emmagatzematge de documents

PaperOffice compleix amb el GOBD mitjançant certificació, així com proves de tots els requisits de programari complint tots els estàndards requerits.

Requisit1/6

PRINCIPI DE TRAÇABILITAT I VERIFICABILITAT (CAPÍTOL 3.1 DEL GOBD)

D'acord amb el GoBD, el contribuent està obligat a assegurar-se que el sistema de TI està assegurat contra la pèrdua (per exemple, la no rastrejabilitat) i protegit contra entrades i canvis no autoritzats.


Requisit2/6

PRINCIPIS DE VERITAT, CLAREDAT I REGISTRES CONTINUS AMB ELS SUBJECTES INDIVIDUALS (CAPÍTOL 3.2)

Els components del servidor DMS generalment estan subjectes als mateixos requisits de seguretat que altres components de TI. Els temes rellevants són el monitoratge i la seguretat de les dades.

Requisit3/6

INTEGRITAT (CAPÍTOL 3.2.1)

Com a qüestió de principi, cada document que s'ha de conservar s'ha de registrar individualment i amb tots els seus components (exhaustivitat i exhaustivitat de buits).


Requisit4/6

CORRECCIÓ (CAPÍTOL 3.2.2)

Seguint el principi de correcció, el DMS ha d'assegurar-se que els documents i les dades a arxivar tinguin el grau de conformitat requerit amb l'original (en termes d'imatge o contingut).

Requisit5/6

ORDE (CAPÍTOL 3.2.4)

Els principis de comptabilitat ordenada quan s'utilitza un DMS es consideren que es compleixen de manera consistent si es pot garantir el compliment dels criteris d'ordenació durant tot el període de retenció.


Requisit6/6

IMMUTABILITAT (CAPÍTOL 3.2.5)

El GoBD exigeix que el procediment de tractament de dades utilitzat ha de ser dissenyat de manera que tota la informació que hagi entrat en el procediment de tractament ja no pugui ser suprimida o sobreescrita, esborrada, modificada o falsificada sense ser identificada (Capítol 3.1; 58-60 de GoBD).

Preguntes freqüents
Qui ajuda en el procés de documentació?

Si teniu una confiança absoluta en els vostres propis processos, probablement podeu passar sense un assessor fiscal. No obstant això, recomanem obtenir ajuda d'un assessor fiscal amb antelació o almenys una vegada durant la creació de la documentació del procés. Des de la nostra pròpia experiència, sempre és aconsellable i útil parlar obertament amb l'organisme auditor, ja que malgrat totes les especificacions i estàndards, en última instància és l'auditor qui decideix.

Qui aprova la documentació del procés?

Compte amb el mig coneixement de màrqueting: Els certificats de qualsevol tipus i de qualsevol emissor no són acceptats per l'administració tributària! En cas de necessitat, l'únic que compta és la presentació de la documentació processal segons GoBD i si tot encaixa realment ho decideix l'òrgan fiscal, per exemple, els seus auditors fiscals o l'Agència Tributària.

Per què no n'hi ha prou amb el PaperOffice?

Explicat de manera breu i succinta: Si, per exemple, has arxivat una factura en PaperOffice de manera legalment segura i a prova d'auditoria, és possible que la factura hagi estat manipulada o canviada ABANS de ser escanejada. És possible que estalvieu de manera a prova d'auditoria, però el procés general en si no està a prova d'auditoria i, per tant, no compleix GoBD.

Puc llençar els documents originals?

Els documents amb rellevància legal, per exemple els contractes, encara s'han de conservar en l'original. Per dir-ho en poques paraules: L'Agència Tributària accepta documents electrònics, però el tribunal només accepta originals en cas de litigi. Això es deu al fet que una signatura només es pot comprovar si hi ha autenticitat en els documents originals. Es recomana no llençar mai els originals.

Per què puc suprimir documents del PaperOffice?

De nou, hi ha la documentació del procés. Perquè tècnicament és impossible excloure completament l'eliminació sempre que les dades s'emmagatzemin amb vosaltres. Al final podeu suprimir el registre directament de la base de dades. O suprimiu el disc dur. O desfer-se del servidor. O desafasar l'edifici.

Com puc trobar recomanacions tècniques de DMS?

Bitkom ha elaborat una llista de verificació del GOBD sobre sistemes de gestió documental segons l'última versió del GOBD del 28/11/2019, que podeu trobar aquí

PaperOffice Academy

Deu haver vist això

Això és el que diuen els nostres clients