Digitalització en les administracions públiques i les autoritats

Digitalització en les administracions públiques i les autoritats

Des de l'Agència Tributària fins al KITA, govern local, autoritats o transport públic fins al departament de manteniment de carreteres.

Les institucions oficials i públiques estan connectant i també estabilitzant estructures en municipis, ciutats, districtes i també estats federals, fins a la República Federal d'Alemanya com a comunitat política.

Els documents i les dades es creen en molts departaments diferents de l'autoritat. Així és com es generen documents importants cada dia:

Escrits, contractes, esborranys, recerca, opinions d'experts i molt més. Aquests no només arriben per correu postal, molts documents també arriben per correu electrònic.

Paperless work through digital processes

Tots aquests documents s'han de digitalitzar si arriben en format paper, requereixen una presentació estructurada, una tasca i una assignació de flux de treball i han d'estar disponibles immediatament sota demanda.

A més, cada document es classifica segons el seu tipus i es pot assignar a persones i objectes, als quals fins i tot es pot accedir sobre la marxa, independentment del dispositiu. Per tant, teniu tota la informació i els documents sobre tota la informació clarament en un sol lloc, és a dir, la vostra base de dades.

Amb l'ajuda de la solució de gestió documental, deseu i arxiviu tota la informació en una plataforma central de manera a prova d'auditoria.

Per tal de resoldre molts problemes administratius existents en la gestió de propietats, s'hauria d'implementar el sistema de gestió documental PaperOffice.

D'aquesta manera, el treball diari es pot simplificar, optimitzar i millorar amb l'ajuda de la digitalització. El DMS del PaperOffice us proporciona una estructura clara en els vostres documents i us ajuda a fer front a l'allau d'informació.

El PaperOffice elimina tots els colls d'ampolla que requereix molt de temps i crea una visió general clara de documents importants, com ara contractes o cartes, gestionant-los digitalment al PaperOffice en el futur.

També podeu beneficiar-vos de tasques administratives digitals i vigilar la correspondència oficial que es posa en reassignació o s'assigna als empleats per tasca.

Tota la informació disponible immediatament

Un bon programari de gestió documental no pot prendre decisions polítiques, però pot ser de gran ajuda en molts àmbits de l'administració pública en diversos processos, perquè la gran majoria dels anomenats expedients administratius no tenen prioritat sobirana.

A part d'això, els documents digitals no han de substituir els originals, però faciliten la feina.

Amb el DMS del PaperOffice, els documents es poden digitalitzar en moltes autoritats i institucions públiques i arxivar-los de manera centralitzada de manera que l'accés es pugui fer des de qualsevol ordinador sense haver d'anar a l'arxiu o investigar primer quin/ El vostre company està processant actualment l'arxiu.

El DMS del PaperOffice no només digitalitza els documents analògics, sinó que el programari de gestió documental desa cada canvi al document en ordre cronològic. L'original no es veu afectat. La funció de flux de treball es pot utilitzar, per exemple, per assignar determinades activitats durant el treball del projecte i cada empleat manté una visió general de l'estat actual.

Al mateix temps, es poden presentar idees o suggeriments sense necessitat de convocar reunions cada vegada. Els documents arxivats es poden cercar per paraules clau o la data o els números de referència i les plantilles automatitzades poden ser creats per la IA al DMS del PaperOffice.

Els possibles usos del DMS del PaperOffice resulten en els diferents nivells de l'administració oficial i pública, per exemple en:

• Escoles
• Guarderies
• Biblioteques
• Universitats
• Hospitals
• Administracions municipals
• oficines tributàries
• Residències de gent gran

Per descomptat, gràcies al sofisticat emmagatzematge de dades amb xifrat de 1024 bits, així com a un format intern especial i al tallafocs, es manté la seguretat d'acord amb el GDPR. PaperOffice DMS també impressiona per la seva facilitat d'aprenentatge, la capacitat d'establir fins a 800 terminals enllaçats i una molt bona relació preu-rendiment.

Això és PaperOffice DMS, un programari de gestió documental que pot fer molt més que gestionar documents.

Perquè no importa de quina forma arribin els documents a l'empresa, ja sigui com a documents en paper, arxius PDF, correus electrònics o fotos, s'arxiven automàticament i s'emmagatzemen en una base de dades segura.

D'aquesta manera, els contractes importants poden ser reconeguts i rescindits a temps o renegociats. La publicació del document amb signatura digital i notificació de correu electrònic en lloc de correu en paper lent, el correu electrònic insegur contribueix a la lleialtat dels clients.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Optimització de processos de negoci gràcies al DMS del PaperOffice

Gràcies a la IA integrada, s'activen les regles automàtiques. Aquesta IA ordena automàticament els documents en carpetes com ara "Factura" i "Contracte", emmagatzema les paraules clau corresponents i activa el flux de treball digital emmagatzemat per al tipus de document respectiu.

El PaperOffice compleix amb els més alts estàndards de seguretat , com ara la gestió d'autoritzacions o la concessió d'autoritzacions d'accés. L'usuari defineix els passos de treball individuals exactament com s'executaria, per exemple, la "gravació", "comprovació", "alliberament" i "reserva" de factures.

La responsabilitat no només es pot assignar a persones individuals, sinó també a grups d'usuaris com "Comptabilitat" o "Producció", de manera que un company pot intervenir immediatament si un empleat està absent.

La tecnologia OCR no només reconeix el contingut del document, sinó també tots els camps de dades relacionats amb els impostos, com ara el número de document, la data, la xarxa, l'impost i l'import brut. Les dades importades estan disponibles per controlar avaluacions, transaccions de pagament i comptabilitat financera. Això estalvia un treball d'entrada cansat i redueix els errors de publicació.

Arguments importants per incloure el DMS del PaperOffice a la planificació pressupostària. Finalment, El DMS de PaperOffice també convenç pel fet que es té en compte la sostenibilitat i la protecció del medi ambient. Tard o d'hora es durà a terme la conversió completa de documents analògics a formulari digital i després la institució pública, que llavors ja utilitzarà el DMS del PaperOffice, estarà ben preparada.

Amb un sol clic del ratolí, les dades, inclosa la ubicació d'arxiu, es poden exportar al vostre client, assessor fiscal o viceversa.

Per descomptat, el DMS del PaperOffice permet la migració i integració de dades digitals existents a partir de solucions de programari existents. Al mateix temps, el DMS del PaperOffice és la interfície entre analògic i digital. Utilitzant la seva funció d'escaneig, el programari pot llegir documents analògics, plànols i fotos al sistema i digitalitzar-les mitjançant escàners, però també enregistraments de telèfons mòbils, mitjançant els qual els textos es converteixen en escriptura mitjançant OCR i es poden canviar en programes d'Office. Els segells de temps i el versionat asseguren que el document digital es correspon amb l'original analògic.

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

La tramitació digital és una base essencial per garantir l'alta qualitat del servei dels serveis municipals en el futur

Les institucions i autoritats públiques han de processar documents per a totes les transaccions comercials. El constant desenvolupament de models de negoci crea constantment nous reptes. El que necessiten és un bon sistema de gestió documental.

El DMS de PaperOffice és el programari adequat perquè inclou tot el que les autoritats i institucions públiques necessiten, com ara:

• Emmagatzematge de documents en tots els formats digitals d'acord amb els principis del RGPD
• Funcions per enviar i tornar a enviar documents tardans que requereixin acció
• Una funció d'emmagatzematge de dades d'autoaprenentatge amb etiquetatge i motor de cerca intern
• Assignació automàtica de documents afegits recentment a la carpeta correcta
• Creació senzilla de bases de dades i connexió de base de dades, inclosa la màscara personalitzable individualment
• Creació automàtica de plantilles per a processos i operacions repetitives

Arxivament segur i conforme a revisions: el PaperOffice DMS compleix tècnicament els requisits legals del GoBD, GDPdU i DSGVO

Optimization of business processes thanks to PaperOffice DMS

Les àmplies funcions de flux de treball de PaperOffice són molt interessants per a les autoritats i les administracions públiques. Els continguts de les reunions del projecte es registren i poden ser complementats pels participants en qualsevol moment, tots en pantalla i des de diferents ubicacions. L'arxiu a prova d'auditoria està garantit en tot moment, així com l'optimització dels processos organitzatius.

El PaperOffice ho admet amb un extens mòdul de tasques i flux de treball.

Les institucions i autoritats públiques es beneficien de la gestió documental digital

El sistema de gestió documental permet la creació separada de bases de dades per a cada àrea individual i pot crear enllaços al mateix temps. Els documents analògics, com ara les factures artesà enviades, s'escanegen amb el DMS del PaperOffice i es guarden tant com a foto com com a text convertit mitjançant programari OCR. Totes les dades existents, per exemple en un inquilí, es poden mostrar de manera clara i inequívoca, per la qual cosa no s'han de dur a terme fitxers per a cites fora de casa. La gestió de bases de dades controlades per IA crea plantilles a partir de dades mestres o llistes estadísticament utilitzables segons sigui necessari.

Al mateix temps, es manté la protecció de dades necessària mitjançant la gestió jeràrquica de contrasenyes i xifrat de 1024 bits.

Optimitzeu el vostre temps de treball fins a un 7,5% en comparació amb el treball en paper gràcies a l'ús del DMS del PaperOffice.

Estalvieu temps per trobar, encaminar i compartir documents.

Amb els segells digitals, els documents es poden complementar amb informació addicional i fins i tot controlar fluxos de treball detallats. Al seu torn, la funció de tasca i flux de treball garanteix que els terminis es compleixin i es completin.

El DMS de PaperOffice no només és extens en les seves funcions, sinó també fàcil d'aprendre, guiat per videotutorials, sinó també per assessorament i formació individual si ho desitja. Tot això amb una relació preu-rendiment molt bona.