Automatització de processos de negoci en el sector de la restauració i l'hostaleria
PaperOffice DMS per a gastronomia permet un flux suau d'informació entre departaments gràcies a la digitalització i automatització dels processos de negoci.
Suggeriment professional
Documents escrits, contractes, esborranys, rebuts, albarans i molt més s'estan substituint per documents electrònics gràcies a la digitalització, optimitzant al màxim tots els processos de treball.La IA integrada permet automatitzar en gran mesura els processos de negoci, accelerant els seus processos i augmentant l'èxit i la satisfacció.
Digitalització en el sector de la restauració i l'hostaleria
Com a sector de la restauració i l'hostaleria, disposes d'una gran quantitat de documents importants per gestionar:
Rebuts d'entreteniment, factures, albarans, contractes i molt més. Per tant, les empreses de restauració i hostaleria són les que es beneficien significativament de l'ús d'un programari de gestió documental adequat.
Sense un sistema de gestió documental adequat, hi ha molt d'esforç manual.
Tots aquests documents s'han de digitalitzar si arriben en format paper, requereixen una presentació estructurada, una tasca i una assignació de flux de treball i han d'estar disponibles immediatament sota demanda.
PaperOffice elimina tots els colls d'ampolla que consumeixen molt de temps, condueix a l'estalvi de costos, com l'eliminació de documents en paper, i crea una visió general clara dels documents importants, com ara rebuts, contractes, albarans o altres cartes, mitjançant la gestió digital en PaperOffice en el futur.
La millor solució és utilitzar programari de gestió documental ben pensat com paperOffice DMS.
També podeu beneficiar-vos de tasques administratives digitals i vigilar tots els contractes de lloguer i serveis, la correspondència oficial, que es posa en reassignació o s'assigna als empleats per tasca.
L'arxivament digital i a prova d'auditoria de documents i justificants condueix en última instància a la seguretat jurídica d'acord amb el que estableix el GoBD.
Com de sense paper en el sector de la restauració i l'hostaleria?
PaperOffice elimina tots els colls d'ampolla que consumeixen molt de temps, condueix a l'estalvi de costos, com l'eliminació de documents en paper, i crea una visió general clara dels documents importants, com ara rebuts, contractes, albarans o altres cartes, mitjançant la gestió digital en PaperOffice en el futur.
Capturar, processar, compartir, cercar i fer el seguiment dels vostres documents es fa molt fàcil amb l'ús del PaperOffice.
Gràcies a l'accés controlat, les llistes de tasques detallades, així com les aprovacions que utilitzen fluxos de treball i notificacions de correu electrònic fiables, els empleats poden completar les tasques assignades de manera eficient i les persones autoritzades poden aprovar o denegar fàcilment l'aprovació.
Amb la solució de programari DMS del PaperOffice, no es perden més documents. I no importa on estiguis, pots accedir a documents importants en qüestió de segons.
Per descomptat, sempre treballes amb els nostres sistemes en compliment de la llei i completament a prova d'auditoria.
Gestió documental orientada a processos
La gestió documental orientada a processos garanteix que aquests documents es mantinguin actualitzats amb poc esforç. El PaperOffice us admet aquí amb un extens mòdul de tasques i flux de treball.
D'aquesta manera, es poden crear certes cadenes de processos i es poden definir els processos operatius existents en documents electrònics i executar-se parcialment automàticament.
Això representa l'optimització de processos sense errors, ja que la tasca no només es pot assignar als empleats amb drets d'usuari específics i períodes de finalització, requereixen aprovació digital, sinó que també activen automàticament accions addicionals, com ara notificacions per correu electrònic o canvis d'estat del document.
D'aquesta manera, es poden assignar tots els processos del document.
A més de tota una sèrie d'altres avantatges, El DMS de PaperOffice és l'eina ideal per controlar diversos documents.
Cada document, des de la factura d'un paquet de begudes del supermercat fins a les diverses reserves, execucions de serveis i cancel·lacions, tot es pot guardar en l'ordre cronològic correcte i trucar segons sigui necessari.
El programari de gestió documental com el DMS del PaperOffice és el més adequat per a aquestes tasques. Perquè és un programari de gestió documental que pot fer molt més que gestionar documents.
PaperOffice no distingeix entre els tipus de documents, independentment de si necessiteu ajuda per gestionar contractes, al·legacions i correspondència per correu electrònic: gràcies al sistema de gestió documental PaperOffice, els vostres processos anteriors a l'empresa es digitalitzen, fent-los més eficients, transparents i significativament més flexibles.
Perquè no importa de quina forma arribin els documents a l'empresa, ja sigui com a documents en paper, arxius PDF, correus electrònics o fotos, s'arxiven automàticament i s'emmagatzemen en una base de dades segura.
D'aquesta manera, els contractes importants poden ser reconeguts i rescindits a temps o renegociats. La publicació del document amb signatura digital i notificació de correu electrònic en lloc de correu en paper lent, el correu electrònic insegur contribueix a la lleialtat dels clients.
La solució: saber fer provat
No té sentit utilitzar programari de gestió a la pràctica immediatament? que no només compleix tots els requisits, sinó que també és fàcil d'aprendre i barat?
PaperOffice DMS és la solució completa provada i provada per al treball digital i, amb més de 20 anys d'experiència en el mercat, un dels primers pioners del DMS.
Celebrar festes, menjar bé sense haver de cuinar-se, experimentar alguna cosa extraordinària, reunir-se amb amics, això és a la sang de la gent.
No és per res que l'associació de restauració DEHOGA va registrar un total de gairebé 158.000 empreses del sector de la restauració per al 2020, sense incloure els allotjaments nocturns com hotels o cases d'hostes. A Alemanya, per exemple, hi ha una empresa del sector Gastro & Event per cada 518 habitants.
Cap altre comerç a Alemanya pot presumir d'una densitat tan alta.
Fins i tot si el sector de la restauració és molt popular com a negoci, no és gens fàcil, sobretot perquè el marc legal s'associa a cada vegada més regulacions, com l'obligació de proporcionar un rebut o l'obligació d'utilitzar una caixa registradora. Com a regla general, les empreses familiars "cultivades" ho tenen una mica més fàcil, i Alemanya té una llarga tradició en aquest sentit.
Pel que fa als continguts, han passat moltes coses pel que fa a gastronomia i esdeveniments en el món globalitzat actual, des de llavors fins al segle XXI. De la mateix manera que hi ha una gran varietat d'ofertes gastronòmiques diferents, se celebren esdeveniments de tot tipus. En conseqüència, l'esforç organitzatiu és enorme i requereix una administració adequada per tal de mantenir una visió general.
Hi ha una gran varietat de programari gastronòmic que s'utilitza principalment per reservar comandes, crear rebuts i calcular correctament els impostos. Però què passa amb tota la resta? No és estrany que els organitzadors d'esdeveniments o restauradors trobin la gestió de calaixos amb un aspecte bastant caòtic.
Una de les raons d'això és que el paper encara té un paper important en la gastronomia i la gestió d'esdeveniments. Els albarans, factures, contractes, ofertes i altres coses, literalment, entren a la casa, simplement perquè en el sector de la restauració el contacte personal amb el restaurador és més important per als proveïdors i representants que en qualsevol altra indústria. Els albarans i similars es poden portar immediatament. Però, quina és la manera més fàcil de crear ordre i mantenir una visió general? El DMS del PaperOffice és la resposta a aquesta pregunta.
PaperOffice DMS crea clars avantatges en el sector de la restauració
Gràcies a PaperOffice DMS, la integració sense fissures del programari DMS en la infraestructura informàtica existent del sector de l'hostaleria i la restauració es pot dur a terme sense cap problema, la qual cosa també suposa l'optimització dels processos de negoci.
El programari de gestió documental converteix paperassa analògica en dades digitals, fins i tot amb una càmera de telèfon mòbil. Perquè la gestió dels rebuts d'hostaleria i els albarans no s'ha de subestimar en aquesta indústria.
Gràcies a l'ús de PaperOffice DMS i la connexió de l'escàner disponible des de la fàbrica, els empleats poden digitalitzar documents analògics entrants sense gaire esforç. Això garanteix que tots els documents importants es puguin trobar en qualsevol moment.
A més, els documents en paper es poden gravar amb un telèfon intel·ligent o tauleta i aquests es poden enviar directament al portàtil amb el sistema operatiu Windows, per exemple gràcies a la funció de correu integrada "Dropmail". Aquí, al seu torn, el DMS del PaperOffice permet la importació de les imatges i les converteix en formats de text, per descomptat que es conserva el format de la foto.
El programari OCR integrat en PaperOffice DMS distingeix entre un logotip i un text normal. Els albarans d'empreses col·laboradores o els rebuts d'hospitalitat es poden trobar ràpidament en qualsevol moment, per exemple durant la investigació, mitjançant una cerca de l'OCR, garantint així la major transparència i seguretat jurídica possible.
L'arxiu també es pot dur a terme de manera que tots els documents posteriors d'un remitent siguin reconeguts i assignats automàticament.
A més, El PaperOffice DMS ofereix als restauradors i gestors d'esdeveniments altres eines pràctiques com una funció de flux de treball, ideal per controlar esdeveniments, la creació automatitzada de plantilles, com ara menús, i avaluacions estadístiques, com ara la freqüència del client o el consum de begudes.< /p>
Arguments importants per incloure el DMS del PaperOffice a la planificació pressupostària. Finalment, El DMS de PaperOffice també convenç pel fet que es té en compte la sostenibilitat i la protecció del medi ambient. Tard o d'hora es durà a terme la conversió completa de documents analògics a formulari digital i després la institució pública, que llavors ja utilitzarà el DMS del PaperOffice, estarà ben preparada.
El processament de factures digitals també és avantatjós per a moltes empreses del sector de la restauració i l'hostaleria. Les factures entrants es poden automatitzar gràcies al DMS del PaperOffice i es reenden al responsable. El procés de control i alliberament mitjançant alliberament digital també es pot gestionar de manera ràpida i eficient a través del sistema.
Amb un sol clic del ratolí, les dades, inclosa la ubicació d'arxiu, es poden exportar al vostre client, assessor fiscal o viceversa.
Arxivament segur i conforme a revisions: el PaperOffice DMS compleix tècnicament els requisits legals del GoBD, GDPdU i DSGVO
El PaperOffice DMS permet la connexió d'altres programes, com un ERP, i per descomptat la transferència de documents de Microsoft Office a través d'interfícies adequades. PaperOffice DMS accelera la comunicació en el comerç i la producció amb proveïdors i clients.
Els terminis i les cites es controlen i les accions s'activen automàticament en funció de la configuració desitjada. Els processos de comanda es poden automatitzar i fins i tot els canvis que es planifiquen per al futur es poden introduir de tal manera que entrin en vigor en el moment desitjat.
Gràcies a les seves àmplies funcions, el DMS de PaperOffice es pot classificar definitivament en el segment superior de gestió de continguts empresarials (ECM).
Un ECM inclou la gestió global de tot el contingut d'una organització amb la jerarquia d'accés corresponent. El PaperOffice DMS és capaç de desar qualsevol contingut en forma digital, canviar-ne el contingut i el format i posar-lo a disposició.
PaperOffice DMS té totes les funcions d'un ECM i això en una excel·lent relació preu-rendiment, així com una forma d'operació intuïtivament apresa que fa innecessària la formació externa o interna cara. Més aviat, hi ha tutorials de vídeo gratuïts disponibles per acostumar-se als diferents menús. PaperOffice DMS pot convertir-se així en la pedra angular organitzativa de totes les empreses en el comerç i la producció i això gairebé a la velocitat de la llum.
Les empreses del sector de la restauració i l'hostaleria es beneficien de la gestió documental digital
Amb PaperOffice DMS, però, hi ha moltes més possibilitats per als restauradors. Per exemple, la gestió d'inventaris, incloent un inventari permanent o un inventari de dates clau. La base del DMS del PaperOffice són els comptes d'usuari enllaçats a la xarxa. L'emmagatzematge de dades d'aquests comptes d'usuari es combina a la base de dades central. Els documents es poden controlar a través d'una IA amb diferents algoritmes, que es poden utilitzar per desencadenar processos automatitzats.
Optimitzeu el vostre temps de treball fins a un 7,5% en comparació amb el treball en paper gràcies a l'ús del DMS del PaperOffice.
Estalvieu temps per trobar, encaminar i compartir documents.
Amb els segells digitals, els documents es poden complementar amb informació addicional i fins i tot controlar fluxos de treball detallats. Al seu torn, la funció de tasca i flux de treball garanteix que els terminis es compleixin i es completin.
El PaperOffice DMS té una navegació de menú intel·ligent que està lògicament estructurada i permet un funcionament intuïtiu en moltes àrees. Els vídeos tutorials disponibles de forma gratuïta a Internet proporcionen suport addicional i, per descomptat, els cursos de formació també es poden realitzar directament a la seu de l'empresa del client si ho desitgeu.
A més de documentar els diferents tipus de fases, el DMS paperOffice és igualment adequat per donar suport a tasques logístiques per a la contractació de materials. Gràcies a les possibilitats de configurar bases de dades en DMS paperOffice, es pot monitoritzar i assignar nivells d'advertència a la compra de material i al consum de material. La IA interna es pot utilitzar per crear plantilles que reaccionin automàticament si hi ha colls d'ampolla o escassetat, per exemple si es realitzen comandes repetides, tot i que la quantitat existent hauria de ser realment suficient. La funció de flux de treball es pot utilitzar per a aquesta finalitat, amb la qual els empleats responsables de l'empresa poden comparar l'execució de les seves tasques.
PaperOffice DMS en el sector de la restauració i l'hostaleria, de manera que el contacte amb l'hoste no es descuida a causa de tots els tràmits.
FAQs
Finalment, respondem a algunes preguntes freqüents sobre el tema. "Digitalització en el sector de la gastronomia i l'hostaleria":
Com poden accedir els empleats al PaperOffice?
A causa de l'arquitectura de programes descentralitzada i moderna, PaperOffice es pot utilitzar en gairebé qualsevol dispositiu, des de PC clàssics fins a telèfons intel·ligents / tauletes fins a televisors.
Què passa amb les dades si el PaperOffice no existeix?
No passarà, però per tranquil·litzar-vos: podeu exportar les vostres dades EN QUALSEVOL MOMENT, ja que el PaperOffice es basa en una estructura de base de dades oberta, podeu accedir a les vostres dades en qualsevol moment.
Protecció de dades del tema: On s'emmagatzemen tots els documents?
PaperOffice emmagatzemarà tots els documents interns amb xifratge d'alt nivell, fent-lo immune al robatori de dades, per exemple, i superant tots els requisits de GDPR i GOBD.
Evita errors: MAI deseu les dades en un núvol de tercers.
Es pot adaptar el PaperOffice exactament a les especificacions?
Sí, paperOffice pot estar 100% adaptat a l'ús previst per garantir una integració perfecta en els processos i sistemes existents. Fins i tot la interfície del programa es pot dissenyar completament i adaptar lliurement.
Conclusió
PaperOffice DMS és compatible amb la indústria de la restauració i l'hostaleria i ofereix interfícies adequades a altres connexions de programari, API i es pot ampliar en qualsevol moment segons els vostres desitjos. El programari és fàcil d'aprendre i es pot integrar fàcilment en la pràctica quotidiana sense causar absències amb finalitats d'entrenament.
El DMS del PaperOffice recomana utilitzar un NAS (emmagatzematge de dades compatible amb la xarxa) amb una funció de còpia de seguretat perquè les dades importants no es perdin ni s'espiin en núvols de tercers.
En última instància, PaperOffice DMS impressiona amb una molt bona relació preu-rendiment i un immens coneixement a través de més de 20 anys d'experiència pràctica.