Desenvolupament de Producte, Processos i Suport a Butterfly Engineers S.L.
Sr. Antonio Jesús Sánchez, Director General i Enginyer de Producte i Processos de Butterfly Engineers S.L.
Posició inicial
Una empresa que es dedica exclusivament al desenvolupament de productes, l'enginyeria de processos i participa en totes les fases de fabricació - des de la primera idea fins al producte final - està inundada d'arxius i documentació, com ara fitxes tècniques, dades dels clients, càlculs i plans cada dia.< /p>
La informació del projecte, que ocupa cada vegada més espai d'emmagatzematge al llarg dels anys i que ja no és fàcil de trobar, especialment a les oficines administratives, s'està tornant fatal a poc a poc.
L'objectiu de l'empresa era digitalitzar els documents en paper existents, portar l'optimització de processos i el control del flux de treball sobre tots els documents entrants i sortints, automatitzar una gran part dels processos en segon pla i optimitzar així el procés.
Problemes i tasques existents
En el passat, la informació només s'emmagatzemava en forma de paper, com ara el disseny i la planificació o les especificacions d'un producte o desenvolupament de producte, però avui en dia hi ha una varietat de fonts d'informació i documents en moltes organitzacions: correus electrònics, formularis, esbossos són tant una part d'ella com factures electròniques i rebuts en paper, correu electrònic, albarans, contractes, etc.
Afortunadament, gràcies als desenvolupaments de TI en curs, aquest tipus de treball ara està impulsat digitalment. Molts passos de procés s'estan convertint en part d'una pràctica 100% digital i automatitzada, com confirma la Indústria 4.0.
No obstant això, el paper és sovint indispensable quan es tracta de dibuixos o idees a mà alçada, així com d'administració, factures o informació al client.
A més del disseny i fabricació, els especialistes en Butterfly Engineers també han de crear documentació com manuals de muntatge, instruccions de seguretat i documentació tècnica per estudiar la viabilitat dels projectes.
L'agilitat i la rapidesa en el maneig dels arxius són fonamentals en les empreses modernes, i més encara quan el seguiment dels projectes, l'anàlisi dels seus costos o els diferents estudis que els fan rendibles depenen d'aquesta documentació.
Per tant, l'objectiu de Butterfly Engineers era adaptar-se a la indústria i poder actuar digitalment com a empresa industrial 4.0.
"Teníem costos d'emmagatzematge evitables emmagatzemant documents en carpetes. A més, la recerca de documents va ser molt de temps",
Antonio Jesús Sánchez, director general i enginyer de processos d'Enginyers de Papallones.
Per què Butterfly Engineers va triar PaperOffice DMS
L'empresa Butterfly Engineers es dedica al desenvolupament de productes, enginyeria de processos i enginyeria de suport, gestiona una gran quantitat de documentació que necessita ser digitalitzada, però els punts més importants per implementar un DMS com PaperOffice són la seguretat i la velocitat de la indexació i el procés de cerca.
Però tenen plena confiança que una oficina digital sense papers és possible.
"Treballem amb molta informació tècnica cada dia. Emmagatzemar tota la informació en format paper és molest i car per a nosaltres. La recerca futura també és molt tediosa.
PaperOffice ens permet accedir-hi fàcilment des de qualsevol lloc, trobar fàcilment arxius o documents específics i sobretot garantir la seva seguretat".
Butterfly Engineers també és conscient que el mètode d'encriptació de PaperOffice permet protegir els documents més sensibles de possibles fuites, espionatge o accidents. Especialment quan una empresa d'aquestes característiques passa per estàndards i patents, protegint elements que són essencials per a una empresa.
Security and trust in archived data - Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success
A més, els detalls operatius del programari es tornen encara més atractius quan es té un equip de suport de la més alta qualitat, complint amb totes les més estrictes directives legals europees (GDPR, RGPD i GoBD) i el xifrat dels arxius absolutament és invulnerable. També cal destacar que les dades poden ser exportades en qualsevol moment per persones autoritzades i la base de dades és accessible per al personal de TI i els administradors de l'empresa en qualsevol moment.
Canvia a l'automatització a través del PaperOffice: objectius i planificació
Per a Butterfly Engineers, estava clar que tard o d'hora haurien de passar a la digitalització per crear un avantatge competitiu.
Com a empresa més connectada amb el desenvolupament tecnològic que altres indústries, Butterfly Engineers va confiar en un impacte positiu d'una introducció de DMS i una implementació reeixida en una oficina sense paper.
"Un sistema de gestió documental ens permet gestionar eficaçment la informació de l'empresa de manera ràpida i senzilla. En aquest sentit, PaperOffice és un sistema molt extens i bastant comprensible. És fàcil d'utilitzar i accessible per a petites i mitjanes empreses com la nostra".
Implementació reeixida: avantatges de la digitalització amb el DMS del PaperOffice
Gràcies a la introducció de la digitalització de PaperOffice, l'empresa va poder:
- Minimitzar l'ús del paper
- Estalvia costos i espai d'emmagatzematge
- Automatitza les tasques administratives
- Realitza l'optimització de processos gràcies a la supervisió de carpetes
- Garantir el lliurament segur de documents
Però gràcies a la digitalització de PaperOffice, Butterfly Engineers també va poder:
- Estalvia temps i recursos
- Garantir el control i la verificació dels processos administratius
- Habilita l'accés fàcil a documents i fitxers
- Disponibilitat de documents per a cada empleat autoritzat
- Permetre l'arxivament segur i a llarg termini de documents, dades sensibles, patents, manuals de la indústria o desenvolupaments
"La seguretat de les dades, la digitalització de documents i la fàcil integració del PaperOffice en un entorn industrial van donar a l'empresa el que necessitava per indexar els arxius i la recerca de documents."
La disponibilitat més fàcil i ràpida de dades i documents està canviant els processos de l'empresa de manera fonamental i permanent. El coneixement administratiu s'organitza de manera transparent i disponible en el moment adequat.
Resultat final
PaperOffice ha trobat la manera de posar fi a un dels principals problemes a què s'enfronten actualment les empreses:
L'administració de documents (gestió documental) i digitalització de processos.
Les molèsties del volum de dades s'han limitat a eliminar obstacles administratius, a garantir que només els empleats autoritzats puguin accedir a PaperOffice i per evitar la modificació de documents o fins i tot la fuga d'informació tècnica.
La companyia també té previst ampliar encara més aquesta cooperació reeixida, ja que PaperOffice compleix perfectament les opcions disponibles.
Gràcies a la integritat de PaperOffice DMS, es troben ràpidament fulls tècnics, plans, dades, factures i esbossos: això permet a l'empresa Butterfly Engineers localitzar les dades del projecte en pocs segons i ajudar els seus clients amb gran precisió.
