Mennonites
Església dels Germans de Bielefeld
Alexander Staruk, director financer de la Germandat Mennonita Bielefeld e. V.
El repte
La Germandat Mennonita Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) és una església lliure protestant les arrels de la qual es remunten molt enrere en el passat. Aquesta Germandat Mennonita de Bielefeld va ser fundada a Zuric durant el moviment de la Reforma al segle XVI. L'actual Germandat Mennonita Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), que inclou més de 1000 membres de la comunitat.
El DMS de PaperOffice és utilitzat pel municipi per donar suport als membres voluntaris, especialment en l'arxivament de documents, l'assignació de fluxos de treball i la comptabilitat a l'oficina d'interior.
Posició inicial
En una associació que inclou la Germandat Mennonita Bielefeld e. V., hi ha tasques administratives força àmplies que són totes realitzades pels membres de forma voluntària.
Això afecta tant la gestió comptable dels més de 1000 socis com l'auditoria de comptes per a diversos projectes de construcció del municipi o la tramitació de donacions entrants.
Problema existent
Fins a l'ús del DMS del PaperOffice, als membres seleccionats se'ls confiaven les diverses tasques administratives, per la qual cosa es deixava en gran part als propis membres respectius com i en quin període de temps es realitza el treball.
No s'ha utilitzat una xarxa digital ni un programari general. En lloc d'això, les factures del comerciant que calia comprovar es van portar a casa per ser comprovades manualment. També va passar que ningú va tenir temps i després el projecte de llei es va deixar inicialment sobre la taula.
En el curs de la digitalització, les comunitats s'enfronten ara a innombrables documents, correus electrònics i altres preocupacions per correu electrònic. No obstant això, aquesta allau de correus electrònics difícilment es pot gestionar manualment.
Les conseqüències van ser temps de processament llargs i ineficiències en la tramitació, recuperació i reenviament de la documentació necessària. En conseqüència, el municipi va anar a la recerca de la gestió de documents digitals.
Com a conseqüència, es van produir retards reiterats en la transferència dels imports pendents a les empreses encarregades. Els recordatoris es van emetre amb costos addicionals i els descomptes concedits no es van poder utilitzar. És comprensible que la reputació de la comunitat patís com a resultat.
Alexander Staruk, director financer de la Germandat Mennonita Bielefeld e. V., buscava una solució al problema, per la qual cosa també es va tenir en compte la digitalització de totes les tasques administratives del municipi, que anteriorment havien estat en gran part anàlogues.
Per què la Germandat Mennonita va triar PaperOffice DMS
Staruk va examinar per primera vegada diverses ofertes de programari en relació amb la gestió de documents i, finalment, va decidir provar el DMS de PaperOffice durant sis mesos.
PaperOffice DMS ofereix exactament els requisits que el Sr Staruk estava buscant. Això inclou:
- Disponibilitat: Accés central i fàcil a tota aquesta documentació rellevant i a la capacitat de múltiples parts de col·laborar en un mateix document.
Un magatzem intern i central al que també poden accedir tots els membres amb tasques administratives des de casa. Les dades no s'han d'emmagatzemar en un núvol de tercers ni en un ordinador d'un sol usuari.
- Agilitat i automatització de les tasques administratives: El programari ha de permetre que les tasques es distribueixin per la xarxa i també que siguin processades pel respectiu membre del club.
- Recuperabilitat i estalvi de temps: Es buscava una manera més senzilla de digitalitzar documents analògics i fer-los fàcilment recuperables si fos necessari.
- Pràctic i entenediment: El programari ha de requerir la menor formació possible i al mateix temps estar preparat per al futur.
La solució: Synology va establir un NAS, un emmagatzematge adjunt a la xarxa, al centre de la comunitat, en el qual totes les dades relatives a l'associació i els seus membres s'emmagatzemen utilitzant el DMS del PaperOffice.
Alexander Staruk es va adonar des del principi que no hi havia manera de digitalitzar la seva comunitat:
"Hem avançat i ara tenim el cap endavant".
La solució: El PaperOffice DMS té una funció de flux de treball integral que permet l'assignació i processament de processos complexos i el control de la informació i les tasques del document de manera eficient per part de l'empresa.
Autorització digital d'usuari i confirmació de contrasenya inclosa.
Al mateix temps, tots els membres interessats són informats sobre l'estat de tramitació. L'emmagatzematge de versions permet rastrejar quins passos de processament es van dur a terme quan i per qui.
La solució: És el segment central del DMS del PaperOffice, la digitalització de documents analògics. Tot el que necessiteu és un escàner amb una interfície a l'ordinador i el DMS del PaperOffice. Els documents no només s'escanyen. Si cal, es converteixen en text editable mitjançant programari OCR integrat i es desen automàticament correctament.
Un índex de paraules clau establert pel PIA d'intel·ligència artificial assegura que cada document es pot trobar a través del cercador intern, encara que l'usuari amb prou feines sàpiga res sobre el document.
La solució: L'ús del DMS paperOffice es pot aprendre mitjançant vídeos i tutorials de formació gratuïts.
No hi ha "consultors" externs i cars in situ i ningú ha de viatjar enlloc per formar-se. Tothom pot definir el termini per aprendre la navegació del menú segons sigui necessari i, en termes de futur, el DMS del PaperOffice està ben posicionat gràcies a la seva estructura modular.
El DMS del PaperOffice complia tots els criteris necessaris.
Per què la Germandat Mennonita va triar PaperOffice DMS
Staruk va examinar per primera vegada diverses ofertes de programari en relació amb la gestió de documents i, finalment, va decidir provar el DMS de PaperOffice durant sis mesos.
PaperOffice DMS ofereix exactament els requisits que el Sr Staruk estava buscant. Això inclou:
- Disponibilitat: Accés central i fàcil a tota aquesta documentació rellevant i a la capacitat de múltiples parts de col·laborar en un mateix document.
Un magatzem intern i central al que també poden accedir tots els membres amb tasques administratives des de casa. Les dades no s'han d'emmagatzemar en un núvol de tercers ni en un ordinador d'un sol usuari.
- Agilitat i automatització de les tasques administratives: El programari ha de permetre que les tasques es distribueixin per la xarxa i també que siguin processades pel respectiu membre del club.
- Recuperabilitat i estalvi de temps: Es buscava una manera més senzilla de digitalitzar documents analògics i fer-los fàcilment recuperables si fos necessari.
- Pràctic i entenediment: El programari ha de requerir la menor formació possible i al mateix temps estar preparat per al futur.
La solució: Synology va establir un NAS, un emmagatzematge adjunt a la xarxa, al centre de la comunitat, en el qual totes les dades relatives a l'associació i els seus membres s'emmagatzemen utilitzant el DMS del PaperOffice.
Alexander Staruk es va adonar des del principi que no hi havia manera de digitalitzar la seva comunitat:
"Hem avançat i ara tenim el cap endavant".
La solució: El PaperOffice DMS té una funció de flux de treball integral que permet l'assignació i processament de processos complexos i el control de la informació i les tasques del document de manera eficient per part de l'empresa.
Autorització digital d'usuari i confirmació de contrasenya inclosa.
Al mateix temps, tots els membres interessats són informats sobre l'estat de tramitació. L'emmagatzematge de versions permet rastrejar quins passos de processament es van dur a terme quan i per qui.
La solució: És el segment central del DMS del PaperOffice, la digitalització de documents analògics. Tot el que necessiteu és un escàner amb una interfície a l'ordinador i el DMS del PaperOffice. Els documents no només s'escanyen. Si cal, es converteixen en text editable mitjançant programari OCR integrat i es desen automàticament correctament.
Un índex de paraules clau establert pel PIA d'intel·ligència artificial assegura que cada document es pot trobar a través del cercador intern, encara que l'usuari amb prou feines sàpiga res sobre el document.
La solució: L'ús del DMS paperOffice es pot aprendre mitjançant vídeos i tutorials de formació gratuïts.
No hi ha "consultors" externs i cars in situ i ningú ha de viatjar enlloc per formar-se. Tothom pot definir el termini per aprendre la navegació del menú segons sigui necessari i, en termes de futur, el DMS del PaperOffice està ben posicionat gràcies a la seva estructura modular.
El DMS del PaperOffice complia tots els criteris necessaris.
Després de la fase de prova de sis mesos, la Germandat Mennonita Bielefeld e. V. el nostre DMS PaperOffice i està tan satisfeta que recomana el programari a altres congregacions de la seva església.
