Ефективне управління документами та зберігання даних з NAS та PaperOffice

Безпечне, ефективне та масштабоване рішення для підприємств та організацій.

Дізнайтеся, як поєднання NAS-рішень і системи керування документами PaperOffice може покращити продуктивність, безпеку та масштабованість у вашій компанії.
Інноваційна система керування документами PaperOffice допоможе вам у цьому, дізнайтеся, як саме.

Революціонуйте ваше документообіг та зберігання даних із інноваційною комбінацією NAS та PaperOffice

Професійна порада

Зберігання й управління документами на NAS-пристроях стає все більш популярним рішенням для підприємств та організацій, які шукають ефективний спосіб зберігання та управління своїми даними надійно і безпечно.

У цій статті ми розглянемо переваги використання NAS-пристроїв для управління документами та як краще їх використовувати та організовувати завдяки PaperOffice.

Що таке NAS-пристрій і які переваги він надає для управління документами?

NAS-пристрій (Network Attached Storage - мережеве сховище) - це автономний пристрій зберігання, який підключений до мережі комп'ютерів одним або кількома комп'ютерами. Він дозволяє користувачам отримувати доступ до спільних даних і файлів та зберігати їх.

NAS-пристрої, як правило, оснащені декількома жорсткими дисками і мають функції підтримки RAID та можливості доступу до даних через Інтернет.

Централізоване зберігання документів на NAS-пристроях дозволяє підприємствам зберігати та ефективно управляти всіма необхідними даними та документами в одному місці. Це усуває необхідність зберігання та синхронізації документів на різних комп'ютерах або зовнішніх накопичувачах.

NAS-Geräte können dabei helfen die Speicherung und den Zugriff zusammen mit dem Einsatz eines Dokumentenverwaltungssystems auf Dokumente zu verbessern

Крім переваг централізованого зберігання, NAS-пристрої мають інші переваги, які роблять їх привабливими для підприємств. Це висока масштабованість, безпека, вартісна ефективність та можливість доступу до даних з будь-якого місця. Поєднання цих переваг робить використання NAS-пристроїв ефективним рішенням для зберігання та управління документами та даними для підприємств.

Чому доцільно використовувати систему управління документами разом із вашим NAS?

Управління документами та даними має вирішальне значення для підприємств будь-якого розміру. Ефективне управління документами може допомогти підприємствам оптимізувати свої бізнес-процеси, підвищити ефективність та покращити продуктивність.

NAS-пристрій може допомогти поліпшити зберігання й отримання доступу до документів, але використання системи управління документами разом із NAS-пристроєм має ще додаткові переваги.

Ефективна організація та управління документами: Система управління документами може допомогти організувати й категоризувати документи, щоб їх можна було швидко й просто знайти. За допомогою тегів, ключових слів та користувацьких полів документи можна легко сортувати й шукати.

Автоматизовані робочі процеси: Система управління документами допомагає автоматизувати ручні процеси, що призводить до підвищення ефективності й продуктивності. Наприклад, можна автоматизувати робочі процеси, щоб документи були надіслані правильним особам або для отримання згоди.

PaperOffice auf einem Laptop und daneben ein QNAP NAS

PaperOffice ist das weltweit einzige und exklusiv authorisierte Dokumentenmanagement System für alle QNAP NAS Geräte.

Контроль доступу й безпека: Система управління документами може допомогти контролювати й обмежувати доступ до документів, щоб гарантувати, що конфіденційні дані не потрапляють у неправильні руки. За допомогою прав доступу й функцій моніторингу підприємства можуть покращити безпеку своїх даних.

Інтеграція з іншими додатками: Систему управління документами можна інтегрувати з іншими додатками, щоб забезпечити безшовні робочі процеси. Наприклад, вона може бути інтегрована з електронною поштою, календарями та іншими підприємницькими додатками.

Краща співпраця: Система управління документами допомагає поліпшити співпрацю між командами й підрозділами, роблячи документи та інформацію доступними всім. За допомогою функцій коментування,

Оптимальне керування документами з допомогою PaperOffice та NAS-пристроїв від QNAP та Synology

Усі функції, які роблять використання керування документами та зберігання даних з NAS-пристроями настільки вигідним, вже стандартно вбудовані в PaperOffice.Для підприємств, які шукають оптимальне керування документами, PaperOffice є ідеальним рішенням. Програмне забезпечення надає безліч функцій для спрощення керування документами, починаючи від централізованого зберігання та організації документів до автоматизованої індексації та категоризації.

У PaperOffice також існує безшовна інтеграція з NAS-пристроями, зокрема з двома провідними брендами NAS QNAP та Synology.

Ми вже опублікували інформативну статтю про керування документами на NAS Synology, яка містить 7 важливих заходів для повного розкриття потенціалу вашого NAS. Ви можете прочитати статтю тут.

Auf dem Tisch steht links ein Laptop mit PaperOffice und rechts Synology NAS

7 Maßnahmen wie Sie das Maximale aus Ihrem Synology NAS rausholen: Mit PaperOffice einfach gemacht

Hier geht es zum Ratgeber

Як ексклюзивний партнер QNAP, PaperOffice пропонує ідеальні можливості підключення до пристроїв QNAP, що дозволяє підприємствам ще ефективніше керувати документами та зберігати дані.

Щоб дізнатися більше про ексклюзивне партнерство PaperOffice з QNAP та переваги для підприємств, натисніть тут.

PaperOffice - це комплексна система управління документами, яка допомагає вам організовувати, зберігати та спільно використовувати документи. Вона має безліч функцій, таких як можливість сканування документів та їх конвертації в цифрову форму, архівування та відновлення документів, а також покращення співробітництва між користувачами за допомогою створення завдань та робочих процесів.

Огляд

Використання NAS-пристроїв для керування та зберігання документів забезпечує ефективний та безпечний спосіб організації, захисту та спільного використання даних.

Резюмуючи, зберігання документів на NAS-пристроях має численні переваги для підприємств та організацій. Централізоване зберігання, масштабованість, безпека, вигідна вартість та простота користування роблять NAS-пристрої ефективним рішенням для керування документами та зберігання даних.

За допомогою NAS-пристроїв підприємства можуть працювати ефективніше, підвищувати продуктивність та надійно зберігати свої дані.

FAQs

На завершення, ми відповідаємо на ще кілька найпоширеніших запитань щодо цієї теми. "Ефективне управління документами та зберігання даних з NAS та PaperOffice":

Для кого підходить безпаперовий офіс?

Швидка і проста відповідь на це питання така: для будь-якої компанії. Усі галузі та розміри підприємств, від малого і середнього бізнесу до стартапів та великих компаній, виграють від переходу до безпаперового офісу. Однак особливо це цінно для малого та середнього бізнесу: шляхом зменшення зусиль та витрат буде звільнений бюджет, необхідний для подальшого зростання.

Чи можу я використовувати хмарного постачальника DMS для своєї безпаперової офісної компанії?

Ні. Ще одним чинником, який став на очі протягом останніх років, особливо після остаточного набуття чинності Загального регламенту про захист даних в 2018 році, є захист персональних даних. Рішення та програмне забезпечення DMS використовуються для обробки, управління та зберігання документів, які часто містять чутливі персональні дані. У випадку порушення Загального регламенту жорстко передбачені штрафні санкції.

Висновок

У цілому, використання NAS-рішень в поєднанні з ефективним програмним забезпеченням для управління документами, таким як PaperOffice, забезпечує безпечне, ефективне і масштабоване рішення для підприємств і організацій.

За допомогою NAS-пристроїв та PaperOffice підприємства можуть підвищити ефективність, поліпшити безпеку своїх даних та оптимізувати управління документами.