Автоматизація бізнес-процесів в компаніях зі слухового слуху
PaperOffice DMS для компаній, що допомагають слуху, забезпечує ефективне поводження з будь-яким типом документів, а також швидку обробку запитів і є передумовою ефективності та успіху в адміністрації.
Професійна порада
Письмові документи, договори, проекти, дослідження, експертні висновки та багато іншого замінюються електронними документами завдяки оцифруванню і таким чином максимально оптимізують всі робочі процеси.За допомогою рішення для управління документами ви зберігаєте та архівуєте всю інформацію на центральній платформі в захищений від аудиту спосіб.
Цифровізація для компаній, що займаються доглядом за слухом
Як компанія в професійній галузі слухового слуху, у вас є багато важливих документів для управління:
Рахунки-фактури, документація, кореспонденція, пропозиції, ремонтні листи, медичні картки та багато іншого. Тому фахівці з догляду за слухом - це ті, хто отримує значну користь від використання відповідного програмного забезпечення для управління документами.
Так щодня накопичують важливі документи фахівці зі слухових апаратів. Все це потрібно зіставити з потрібним клієнтом, агентством або виробником пристроїв.
Всі ці документи повинні бути оцифровані, якщо вони надходять у паперовому вигляді, вимагають структурованої подачі, завдання та призначення робочого процесу, і їх потрібно негайно отримати на вимогу.
При цьому кожен документ класифікується за своїм типом і може бути закріплений за людьми і виробниками пристроїв, до яких потім можна навіть отримати доступ на ходу, незалежно від пристрою. Таким чином, у вас є вся інформація і документи про всі слухові апарати чітко в одному місці, а саме ваша база даних.
Дуже важливо, щоб були дотримані важливі терміни і вжиті правові заходи для зберігання документів. PaperOffice DMS дає вам чітку структуру у ваших документах і допомагає впоратися з потоком інформації.
За допомогою рішення для управління документами ви зберігаєте та архівуєте всю інформацію на центральній платформі в захищений від аудиту спосіб.
PaperOffice усуває всі трудомісткі вузькі місця та створює чіткий огляд важливих документів, таких як рахунки-фактури, контракти, звіти про продажі, опитування, оцінки, оренда чи інші листи, керуючи ними в цифровому вигляді в PaperOffice у майбутньому.
Ви також можете скористатися цифровими адміністративними завданнями, цифровими марками та липкими нотатками та стежити за всіма договорами про надання послуг, офіційною кореспонденцією, яка ставиться на повторне подання або призначається працівникам за завданням.
Безпека перегляду гарантується в будь-який час.
Вся інформація доступна негайно
За допомогою PaperOffice DMS документи можуть бути оцифровані в багатьох компаніях з акустики слухових апаратів і архівовані централізовано таким чином, що до них можна отримати доступ з будь-якого комп'ютера без необхідності заходити в архів або спочатку досліджувати, який з колег, який зараз обробляє документи або папки.
PaperOffice DMS не тільки оцифровує аналогові документи, програмне забезпечення для управління документами зберігає кожну зміну в документі в хронологічному порядку. Оригінал залишається незачепленим. Функція робочого циклу може бути використана, наприклад, для призначення певних дій під час роботи над проектом, і кожен співробітник веде огляд поточного стану.
При цьому ідеї або пропозиції можуть бути представлені без необхідності щоразу скликати збори. Архівні документи можна шукати за ключовими словами або дати чи контрольні номери та автоматизовані шаблони можуть бути створені штучним інтелектом у PaperOffice DMS.
Це вражаюча цифра. Близько 16 мільйонів людей тільки в Німеччині страждають від втрати слуху. Цікаво, що втрата слуху досить рівномірно розподілена практично по всіх вікових групах від 30 до 70 років, а втрата слуху є зростаючою проблемою. За останні 20 років кількість людей з втратою слуху зросла приблизно на 4%. Однак лише близько половини постраждалих користуються слуховим апаратом.
Кожен, хто його використовує, зазвичай контактував з професією, яка не є добре відомою, фахівцем зі слухових робіт, який до 2017 року все ще був фахівцем з догляду за слухом. Ремесло з трирічною підготовкою і можливістю подальшого навчання стати майстром-майстром і закінченням ступеня з технології слуху і сурдології. Слухові акустики займаються виробництвом слухових апаратів і захисту слуху у вигляді так званих отопластиків, індивідуально виготовлених для вимірювання приладів. Профіль роботи слухового апарата-акустика можна порівняти з профілем зубного техніка.
Для фахівців з догляду за слухом це означає підтримувати дані своїх пацієнтів або клієнтів в актуальному стані. У той же час це дуже чутливі дані, адже багато людей з порушеннями слуху бачать в цьому недолік, який не повинно відчувати їх особисте оточення. Саме тому при зберіганні даних важливий захист даних. У більшості випадків перших клієнтів опосередковують фахівці з догляду за слухом з ЛОР-лікарів, які діагностували втрату слуху, саме тому підтримка даних тут також має велике значення, і добре продуманий архів в кінцевому підсумку прискорює процес роботи.
Програмне забезпечення для управління документами, таке як PaperOffice DMS, найкраще підходить для цих завдань. Тому що це програмне забезпечення для управління документами, яке може зробити набагато більше, ніж просто керувати документами.
PaperOffice не розрізняє види документів, незалежно від того, чи потрібна вам допомога в управлінні контрактами, благаннями і листуванням по електронній пошті: завдяки системі управління документами PaperOffice ваші попередні процеси в компанії оцифровуються , що робить їх більш ефективними, прозорими і істотно більш гнучкими.
Тому що незалежно від того, в якому вигляді документи надходять в компанію, будь то паперові документи, PDF-файли, електронні листи або фотографії, вони автоматично архівуються і зберігаються в захищеній базі даних.
Таким чином, важливі контракти можуть бути визнані і розірвані своєчасно або переукладені. Випуск документів з цифровим підписом та повідомленням електронною поштою замість повільної паперової пошти, незахищена електронна пошта сприяє лояльності клієнтів.
PaperOffice архівує всі документи, згенеровані у вашій компанії зі слухових слуху, та всю відповідну інформацію відповідно до закону та перевіреним способом
Перш за все, Paperoffice DMS можна використовувати для перетворення аналогового архіву, можливо, традиційної висячої файлової системи, в цифровий архів. Це важливий крок, який не тільки прискорює адміністрування в компанії, але і покращує передачу даних від ЛОР-лікаря і навпаки. Наприклад, дані, надіслані електронною поштою, можуть бути зчитані безпосередньо та автоматично перенесені в електронний файл клієнта.
У PaperOffice DMS конфіденційні дані пацієнтів шифруються і захищаються паролем, за допомогою чого можна встановити, кому дозволено бачити, скільки даних в компанії.
Виклик потрібної папки також дуже швидко здійснюється в PaperOffice DMS, при цьому внутрішня пошукова система записує різні параметри, які входять в пошук. Якщо номер клієнта або навіть ім'я більше не відомі або існують більше одного разу, певні ключові слова можуть обмежити пошук відповідним результатом.
Завдяки вбудованому ШІ спрацьовують автоматичні правила. Цей ШІ автоматично сортує документи за такими папками, як "Рахунок-фактура" та "Контракт", зберігає відповідні ключові слова та запускає цифровий робочий процес, що зберігається для відповідного типу документа.
PaperOffice відповідає найвищим стандартам безпеки, таким як управління авторизацією або надання дозволів на доступ. Окремі етапи роботи користувач визначає саме так, як би він запускав, наприклад, «запис», «перевірка», «звільнення» і «бронювання» рахунків-фактур.
Відповідальність може бути покладена не тільки на окремих людей, але і на групи користувачів типу «Бухгалтерія» або «Виробництво», щоб колега міг втрутитися відразу, якщо співробітник відсутній.
Технологія OCR розпізнає не тільки вміст документа, але й усі поля даних, пов'язані з податками, такі як номер документа, дата, нетто, податок та валова сума. Імпортовані дані доступні для контролю за оцінками, платіжними операціями та фінансовим обліком. Це економить стомлюючу роботу над записом і зменшує помилки проводки.
Важливі аргументи на користь включення PaperOffice DMS в бюджетне планування. Нарешті, PaperOffice DMS також переконує тим, що до уваги враховується стійкість і охорона навколишнього середовища. Рано чи пізно відбудеться повне перетворення з аналогових документів у цифрову форму і тоді державна установа, яка потім вже буде використовувати PaperOffice DMS, буде добре підготовлена.
Звичайно, PaperOffice DMS дозволяє міграцію та інтеграцію існуючих цифрових даних з існуючих програмних рішень. У той же час PaperOffice DMS - це інтерфейс між аналоговим і цифровим. За допомогою своєї функції сканування програмне забезпечення може зчитувати аналогові документи, плани та фотографії в систему та оцифровувати їх за допомогою сканерів, а також записів з мобільних телефонів, за допомогою яких тексти перетворюються на запис за допомогою OCR і можуть бути змінені в програмах Office. Позначки часу та керування версіями гарантують, що цифровий документ відповідає аналоговому оригіналу.
Лише одним клацанням миші дані, включаючи місце архівування, можна експортувати вашому клієнту, податковому консультанту або навпаки.
Рішення: перевірені ноу-хау
Чи не має сенсу відразу використовувати програмне забезпечення для управління на практиці? що не тільки відповідає всім вимогам, але і легко навчається і недорого?
PaperOffice DMS - це випробуване комплексне рішення для цифрової роботи і, маючи більш ніж 20-річний досвід роботи на ринку, один з перших піонерів DMS.
Цифрова переробка є невід'ємною основою для забезпечення високої якості послуг комунальних послуг у майбутньому
Те, що акустика слухового апарату не у всіх на вустах і вже точно не у всіх на вухах, тому що в Німеччині всього 6 600 компаній такого типу. Це трохи більше 1% від усіх ремісничих підприємств Німеччини.
Тим не менш, їхня клієнтура включає близько 8 мільйонів людей, тому середній файл клієнта фахівця зі слухової роботи включає понад 1200 осіб. Для кожного клієнта доводиться записувати безліч різних даних, адже слух - справа дуже складна, а псування не тільки зачіпає вухо або вуха. Кожен, у кого коли-небудь був слуховий прохід, забитий вушною сіркою, може мати приблизне уявлення про те, що означає бути слабочуючим. Наслідками можуть бути:
- Виснаження
- Головний біль
- Стрес
- Депресія
- Запаморочення
- Порушення сну
Для того щоб це виправити, від пацієнта записуються аудіометричні дані і на його основі виготовляється індивідуальний слуховий апарат. Глухота схильна до змін. Ступінь втрати слуху зазвичай збільшується з віком, що в свою чергу обумовлює необхідність адаптації слухового апарату до нових умов. Саме вухо також схильне до анатомічних змін протягом усього життя через розслаблення сполучної тканини.
Заслуховуючи акустику, компанії повинні обробляти документи у всіх господарських операціях. Постійний подальший розвиток бізнес-моделей постійно створює нові виклики. Їм потрібна хороша система документообігу.
PaperOffice DMS є правильним програмним забезпеченням, оскільки воно поставляється з усім, що потрібно індустрії слухових слуху, наприклад:
- Зберігання документів у всіх цифрових форматах за принципами GDPR/li>
- Функції подання та повторного подання прострочених документів, які потребують дій
- Функція зберігання даних для самонавчання з тегами та внутрішньою пошуковою системою
- Автоматичне присвоєння щойно доданих документів до правильної папки
- Просте створення бази даних та підключення до бази даних, включаючи індивідуально настроювану маску
- Автоматизоване створення шаблонів для повторюваних процесів і операцій
Сумісна з ревізією та безпечна архівація: PaperOffice DMS технічно відповідає законодавчим вимогам GoBD, GDPdU та DSGVO
Широкі функції робочого процесу PaperOffice дуже цікаві для компаній зі слухових апаратів. Зміст зустрічей проекту фіксується і може бути доповнений учасниками в будь-який час, все на екрані і з різних локацій. Гарантується аудиторсько-захищена архівація в будь-який час, а також оптимізація організаційних процесів.
PaperOffice підтримує це за допомогою великого модуля завдань і робочого процесу.
Компанії, що займаються слуховою акустикою, отримують вигоду від цифрового документообігу
Система документообігу дозволяє окремо створювати бази даних для кожної окремої області і може одночасно створювати зв'язки. Аналогові документи, такі як подані рахунки-фактури, скануються за допомогою PaperOffice DMS і зберігаються як у вигляді фотографії, так і як перетворений текст за допомогою програмного забезпечення OCR. Всі існуючі дані можуть відображатися чітко і однозначно, тому для позаштатних зустрічей не потрібно проводити жодні файли. Керування базами даних, контрольованими штучним інтелектом, створює шаблони з основних даних або статистично придатних для використання списків, якщо це необхідно.
При цьому необхідний захист даних підтримується за допомогою ієрархічного управління паролями і 1024-бітного шифрування.
Оптимізуйте свій робочий час до 7,5% в порівнянні з паперовою роботою завдяки використанню PaperOffice DMS.
Заощаджуйте час на пошук, маршрутизацію та обмін документами.
За допомогою цифрових штампів документи можуть доповнюватися додатковою інформацією і навіть контролювати детальні робочі процеси. У свою чергу, функція завдання і робочого процесу гарантує дотримання і виконання термінів.
PaperOffice DMS не тільки великий за своїми функціями, але і простий у вивченні, керуючись відеоуроками, але і індивідуальними порадами і навчанням при бажанні. Все це при дійсно хорошому співвідношенні ціна-якість.
FAQs
На завершення, ми відповідаємо на ще кілька найпоширеніших запитань щодо цієї теми. "Діджиталізація для компаній зі слухових апаратів":
Як співробітники можуть отримати доступ до PaperOffice?
Завдяки децентралізованій і сучасній архітектурі програм PaperOffice можна використовувати практично на будь-якому пристрої - від класичних ПК до смартфонів / планшетів до телевізорів.
Що станеться з даними, якщо PaperOffice не існує?
Не відбудеться, але щоб заспокоїти вас: Ви можете експортувати свої дані В БУДЬ-ЯКИЙ ЧАС, оскільки PaperOffice базується на відкритій структурі бази даних, ви можете отримати доступ до своїх даних у будь-який час.
Захист даних теми: Де зберігаються всі документи?
PaperOffice зберігатиме всі документи власними силами з шифруванням високого рівня, що зробить його несприйнятливим до крадіжки даних, наприклад, і перевищить усі вимоги GDPR та GOBD.
Уникайте помилок: НІКОЛИ не зберігайте дані в сторонній хмарі!
Чи можна адаптувати PaperOffice саме до специфікацій?
Так, PaperOffice може бути на 100% адаптований до передбачуваного використання, щоб забезпечити безперебійну інтеграцію в існуючі процеси та системи. Навіть інтерфейс програми може бути повністю розроблений і вільно адаптований.
Висновок
PaperOffice DMS підтримує компанії зі слухових апаратів і пропонує відповідні інтерфейси до іншого програмного забезпечення, з'єднання API і може бути розширений в будь-який час відповідно до ваших побажань. Програмне забезпечення легко засвоюється і може бути легко інтегроване в повсякденну практику, не викликаючи відсутності в навчальних цілях.
PaperOffice DMS рекомендує використовувати NAS (мережеве сховище даних) з функцією резервного копіювання, щоб важливі дані не були ні втрачені, ні шпиговані в сторонніх хмарах.
Зрештою, PaperOffice DMS вражає дуже хорошим співвідношенням ціни та продуктивності та величезним ноу-хау завдяки більш ніж 20-річному практичному досвіду.