Цифрові процеси компанії в меблевій галузі та виробництві
Автоматизація бізнес-процесів і спеціалізовані рішення в меблевій галузі і виробництві - передумови ефективності і успіху. Потреба в ньому вже не є необов'язковою розкішшю, а обов'язковою умовою для того, щоб залишатися конкурентоспроможною в довгостроковій перспективі.
Професійна порада
Важливі документи в існуючому паперовому вигляді, такі як благання, виписки по рахунках, договори, зовнішні листи, рахунки, звіти замінюються електронними документами завдяки оцифруванню і таким чином максимально оптимізують всі робочі процеси.PaperOffice не тільки дозволяє керувати документами, але й надає йому негайний доступ до цифрових файлів клієнтів та кредитних файлів.
Оцифрування в меблевій та обробній промисловості
Завдяки сьогоднішньому потопу цифрових та паперових даних важливо забезпечити, щоб важливі документи не загубилися та були доступні, коли настане відповідний час.
Компанії з меблевої галузі та обробної промисловості отримують значну вигоду від використання відповідних даних, адже щодня отримують паперові документи.
У обробній промисловості щодня генеруються важливі документи: благання, ескізи, чернетки, зовнішні листи, дослідження, експертні висновки і багато іншого. Вони не тільки надходять поштою, багато листів також надходять по електронній пошті.
Всі ці документи повинні бути оцифровані, якщо вони надходять у паперовому вигляді, вимагають структурованої подачі, завдання та призначення робочого процесу, і їх потрібно негайно отримати на вимогу.
Тому що всі процеси в меблевій галузі і торгівлі виробництвом вимагають ідеального потоку інформації і структурованого виконання. Необхідних переваг можна досягти тільки завдяки оцифровці.
Тому що цифровий архів документів дає можливість негайного доступу до всіх необхідних документів та участі в процесах затвердження. Неважливо, перебуваєте ви в офісі, працюєте з дому або у відрядженні.
У цьому вам може допомогти цифрове документообіг: будь то машинні файли, інструкції по експлуатації, каталоги запчастин і журнали обслуговування - все можна заархівувати в DMS і знайти знову за лічені секунди.
Дуже важливо, щоб були дотримані важливі терміни і вжиті правові заходи для зберігання документів.
PaperOffice DMS дає вам чітку структуру у ваших документах і допомагає впоратися з потоком інформації.
PaperOffice усуває всі трудомісткі вузькі місця і створює чіткий огляд важливих документів, таких як контракти або листи, керуючи ними в цифровому вигляді в PaperOffice в майбутньому.
Оцифровані процеси створюють явну перевагу
У меблевій промисловості і обробній промисловості щодня використовується багато паперу. З одного боку, оскільки процеси досить складні, це призводить до великих паперових гір, величезних обсягів даних, але і до тривалого процесу пошуку.
Система документообігу PaperOffice об'єднує організацію та захист даних під одним капотом. Інноваційна система надає спрощені інструменти пошуку та пошуку, які скорочують час реагування та гарантують, що документи ніколи не втрачаються, що завжди є задоволенням для бізнесу.
Це PaperOffice DMS, програмне забезпечення для управління документами, яке може зробити набагато більше, ніж просто керувати документами.
PaperOffice не розрізняє типи документів, незалежно від того, чи потрібна вам допомога в управлінні контрактами, благаннями та листуванням електронною поштою: завдяки системі управління документами PaperOffice ваші попередні процеси у вашій компанії оцифровуються, роблячи їх більш ефективними, прозорими та значно гнучкішими.
Тому що незалежно від того, в якому вигляді документи надходять в компанію, будь то паперові документи, PDF-файли, електронні листи або фотографії, вони автоматично архівуються і зберігаються в захищеній базі даних.
Таким чином, важливі контракти можуть бути визнані і розірвані своєчасно або переукладені. Випуск документів з цифровим підписом та повідомленням електронною поштою замість повільної паперової пошти, незахищена електронна пошта сприяє лояльності клієнтів.
Автоматизація завдяки штучному інтелекту та рішенням для робочих процесів
Завдяки вбудованому ШІ спрацьовують автоматичні правила. Цей ШІ автоматично сортує документи в папки, такі як "Рахунок-фактура" та "Нотатки про доставку", зберігає відповідні ключові слова та запускає цифровий робочий процес, що зберігається для відповідного типу документа.
PaperOffice відповідає найвищим стандартам безпеки, таким як управління авторизацією або надання дозволів на доступ. Окремі етапи роботи користувач визначає саме так, як би він запускав, наприклад, «запис», «перевірка», «звільнення» і «бронювання» рахунків-фактур.
Відповідальність може бути покладена не тільки на окремих людей, але і на групи користувачів типу «Бухгалтерія» або «Виробництво», щоб колега міг втрутитися відразу, якщо співробітник відсутній.
Технологія OCR розпізнає не тільки вміст документа, але й усі поля даних, пов'язані з податками, такі як номер документа, дата, нетто, податок і валова сума. Імпортовані дані доступні для контролю за оцінками, платіжними операціями та фінансовим обліком. Це економить стомлюючу роботу над записом і зменшує помилки проводки.
Лише одним клацанням миші дані, включаючи місце архівування, можна експортувати вашому клієнту, податковому консультанту або навпаки.
Рішення: перевірені ноу-хау
Чи не має сенсу відразу використовувати програмне забезпечення для управління на практиці? що не тільки відповідає всім вимогам, але і легко навчається і недорого?
PaperOffice DMS - це випробуване комплексне рішення для цифрової роботи і, маючи більш ніж 20-річний досвід роботи на ринку, один з перших піонерів DMS.
Все-в-одному завдяки використанню PaperOffice DMS
Компанії з меблевої галузі, а також торгівлі виробництвом повинні обробляти документи для всіх господарських операцій. Постійний подальший розвиток бізнес-моделей постійно створює нові виклики. Їм потрібна хороша система документообігу.
PaperOffice DMS — це правильне програмне забезпечення, оскільки в ньому є все необхідне меблевій та обробній промисловості, наприклад:
- Зберігання документів у всіх цифрових форматах за принципами GDPR/li>
- Функції подання та повторного подання прострочених документів, які потребують дій
- Функція зберігання даних для самонавчання з тегами та внутрішньою пошуковою системою
- Автоматичне присвоєння щойно доданих документів до правильної папки
- Просте створення бази даних та підключення до бази даних, включаючи індивідуально настроювану маску
- Автоматизоване створення шаблонів для повторюваних процесів і операцій
Інтеграція цифрових робочих процесів у бізнес-процеси
Функція робочого процесу PaperOffice спрощує спілкування. Управління документами, орієнтованим на процес, гарантує, що ці документи залишаться в курсі з невеликими зусиллями. PaperOffice DMS дозволяє легко враховувати відповідні періоди зберігання та видалення. Цифрові робочі процеси інтегровані в бізнес-процеси, що забезпечує дотримання основних етапів процесу і, таким чином, відповідність.
PaperOffice підтримує це за допомогою великого модуля завдань і робочого процесу.
Таким чином, можуть бути створені певні ланцюжки процесів і визначені існуючі операційні процеси на електронних документах і частково виконані автоматично.
Це являє собою оптимізацію процесів без помилок, оскільки завдання може бути не тільки призначене співробітникам з певними правами користувача і термінами завершення, вимагає цифрового випуску, але і автоматично запускає подальші дії, такі як повідомлення електронною поштою або зміни статусу документа.
Таким чином, відповідні метадані також можуть зберігатися після процесу архівування документів. Крім типу документа, може бути вказаний термін архівування і пов'язана з ним інформація про клієнта.
Меблева промисловість та виробничі професії отримують вигоду від цифрового документообігу
Оптимізуйте свій робочий час до 7,5% в порівнянні з паперовою роботою завдяки використанню PaperOffice DMS.
Заощаджуйте час на пошук, маршрутизацію та обмін документами.
Звичайно, PaperOffice DMS дозволяє міграцію та інтеграцію існуючих цифрових даних з існуючих програмних рішень.
У той же час PaperOffice DMS - це інтерфейс між аналоговим і цифровим. За допомогою своєї функції сканування програмне забезпечення може зчитувати аналогові документи, плани та фотографії в систему та оцифровувати їх за допомогою сканерів, а також записів з мобільних телефонів, за допомогою яких тексти перетворюються на запис за допомогою OCR і можуть бути змінені в програмах Office.
Позначки часу та керування версіями гарантують, що цифровий документ відповідає аналоговому оригіналу.
PaperOffice DMS не тільки великий за своїми функціями, але і простий у вивченні, керуючись відеоуроками, але і індивідуальними порадами і навчанням при бажанні. Все це при дійсно хорошому співвідношенні ціна-якість.
FAQs
На завершення, ми відповідаємо на ще кілька найпоширеніших запитань щодо цієї теми. "Діджиталізація в меблевій галузі та виробничих компаніях":
Як співробітники можуть отримати доступ до PaperOffice?
Завдяки децентралізованій і сучасній архітектурі програм PaperOffice можна використовувати практично на будь-якому пристрої - від класичних ПК до смартфонів / планшетів до телевізорів.
Що станеться з даними, якщо PaperOffice не існує?
Не відбудеться, але щоб заспокоїти вас: Ви можете експортувати свої дані В БУДЬ-ЯКИЙ ЧАС, оскільки PaperOffice базується на відкритій структурі бази даних, ви можете отримати доступ до своїх даних у будь-який час.
Захист даних теми: Де зберігаються всі документи?
PaperOffice зберігатиме всі документи власними силами з шифруванням високого рівня, що зробить його несприйнятливим до крадіжки даних, наприклад, і перевищить усі вимоги GDPR та GOBD.
Уникайте помилок: НІКОЛИ не зберігайте дані в сторонній хмарі!
Чи можна адаптувати PaperOffice саме до специфікацій?
Так, PaperOffice може бути на 100% адаптований до передбачуваного використання, щоб забезпечити безперебійну інтеграцію в існуючі процеси та системи. Навіть інтерфейс програми може бути повністю розроблений і вільно адаптований.
Висновок
PaperOffice DMS підтримує компанії з меблевої промисловості, а також виробничі компанії та пропонує відповідні інтерфейси до іншого програмного забезпечення, підключення до API і може бути розширений у будь-який час відповідно до ваших побажань. Програмне забезпечення легко засвоюється і може бути легко інтегроване в повсякденну практику, не викликаючи відсутності в навчальних цілях.
PaperOffice DMS рекомендує використовувати NAS (мережеве сховище даних) з функцією резервного копіювання, щоб важливі дані не були ні втрачені, ні шпиговані в сторонніх хмарах.
Зрештою, PaperOffice DMS вражає дуже хорошим співвідношенням ціни та продуктивності та величезним ноу-хау завдяки більш ніж 20-річному практичному досвіду.