Діджиталізація в меблевій галузі та виробничих компаніях

Оцифрування в меблевій та обробній промисловості

Завдяки сьогоднішньому потопу цифрових та паперових даних важливо забезпечити, щоб важливі документи не загубилися та були доступні, коли настане відповідний час.

Компанії з меблевої галузі та обробної промисловості отримують значну вигоду від використання відповідних даних, адже щодня отримують паперові документи.

У обробній промисловості щодня генеруються важливі документи: благання, ескізи, чернетки, зовнішні листи, дослідження, експертні висновки і багато іншого. Вони не тільки надходять поштою, багато листів також надходять по електронній пошті.

Digitization in the furniture industry and manufacturing increased efficiency

Всі ці документи повинні бути оцифровані, якщо вони надходять у паперовому вигляді, вимагають структурованої подачі, завдання та призначення робочого процесу, і їх потрібно негайно отримати на вимогу.

Тому що всі процеси в меблевій галузі і торгівлі виробництвом вимагають ідеального потоку інформації і структурованого виконання. Необхідних переваг можна досягти тільки завдяки оцифровці.

Тому що цифровий архів документів дає можливість негайного доступу до всіх необхідних документів та участі в процесах затвердження. Неважливо, перебуваєте ви в офісі, працюєте з дому або у відрядженні.

У цьому вам може допомогти цифрове документообіг: будь то машинні файли, інструкції по експлуатації, каталоги запчастин і журнали обслуговування - все можна заархівувати в DMS і знайти знову за лічені секунди.

Дуже важливо, щоб були дотримані важливі терміни і вжиті правові заходи для зберігання документів.

PaperOffice DMS дає вам чітку структуру у ваших документах і допомагає впоратися з потоком інформації.

PaperOffice усуває всі трудомісткі вузькі місця і створює чіткий огляд важливих документів, таких як контракти або листи, керуючи ними в цифровому вигляді в PaperOffice в майбутньому.

Оцифровані процеси створюють явну перевагу

У меблевій промисловості і обробній промисловості щодня використовується багато паперу. З одного боку, оскільки процеси досить складні, це призводить до великих паперових гір, величезних обсягів даних, але і до тривалого процесу пошуку.

Система документообігу PaperOffice об'єднує організацію та захист даних під одним капотом. Інноваційна система надає спрощені інструменти пошуку та пошуку, які скорочують час реагування та гарантують, що документи ніколи не втрачаються, що завжди є задоволенням для бізнесу.

Це PaperOffice DMS, програмне забезпечення для управління документами, яке може зробити набагато більше, ніж просто керувати документами.

Тому що незалежно від того, в якому вигляді документи надходять в компанію, будь то паперові документи, PDF-файли, електронні листи або фотографії, вони автоматично архівуються і зберігаються в захищеній базі даних.

Таким чином, важливі контракти можуть бути визнані і розірвані своєчасно або переукладені. Випуск документів з цифровим підписом та повідомленням електронною поштою замість повільної паперової пошти, незахищена електронна пошта сприяє лояльності клієнтів.

The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood

Автоматизація завдяки штучному інтелекту та рішенням для робочих процесів

Завдяки вбудованому ШІ спрацьовують автоматичні правила. Цей ШІ автоматично сортує документи в папки, такі як "Рахунок-фактура" та "Нотатки про доставку", зберігає відповідні ключові слова та запускає цифровий робочий процес, що зберігається для відповідного типу документа.

PaperOffice відповідає найвищим стандартам безпеки, таким як управління авторизацією або надання дозволів на доступ. Окремі етапи роботи користувач визначає саме так, як би він запускав, наприклад, «запис», «перевірка», «звільнення» і «бронювання» рахунків-фактур.

Відповідальність може бути покладена не тільки на окремих людей, але і на групи користувачів типу «Бухгалтерія» або «Виробництво», щоб колега міг втрутитися відразу, якщо співробітник відсутній.

Технологія OCR розпізнає не тільки вміст документа, але й усі поля даних, пов'язані з податками, такі як номер документа, дата, нетто, податок і валова сума. Імпортовані дані доступні для контролю за оцінками, платіжними операціями та фінансовим обліком. Це економить стомлюючу роботу над записом і зменшує помилки проводки.

Лише одним клацанням миші дані, включаючи місце архівування, можна експортувати вашому клієнту, податковому консультанту або навпаки.

PaperOffice DMS revolutionizes your administration by merging all documents and all associated information in one place, namely in the document management system

Все-в-одному завдяки використанню PaperOffice DMS

Компанії з меблевої галузі, а також торгівлі виробництвом повинні обробляти документи для всіх господарських операцій. Постійний подальший розвиток бізнес-моделей постійно створює нові виклики. Їм потрібна хороша система документообігу.

PaperOffice DMS — це правильне програмне забезпечення, оскільки в ньому є все необхідне меблевій та обробній промисловості, наприклад:

• Зберігання документів у всіх цифрових форматах за принципами GDPR/li>
• Функції подання та повторного подання прострочених документів, які потребують дій
• Функція зберігання даних для самонавчання з тегами та внутрішньою пошуковою системою
• Автоматичне присвоєння щойно доданих документів до правильної папки
• Просте створення бази даних та підключення до бази даних, включаючи індивідуально настроювану маску
• Автоматизоване створення шаблонів для повторюваних процесів і операцій

Інтеграція цифрових робочих процесів у бізнес-процеси

Everyone involved can find and edit the information quickly and easily at any time and add new documents

Функція робочого процесу PaperOffice спрощує спілкування. Управління документами, орієнтованим на процес, гарантує, що ці документи залишаться в курсі з невеликими зусиллями. PaperOffice DMS дозволяє легко враховувати відповідні періоди зберігання та видалення. Цифрові робочі процеси інтегровані в бізнес-процеси, що забезпечує дотримання основних етапів процесу і, таким чином, відповідність.

PaperOffice підтримує це за допомогою великого модуля завдань і робочого процесу.

Таким чином, можуть бути створені певні ланцюжки процесів і визначені існуючі операційні процеси на електронних документах і частково виконані автоматично.

Це являє собою оптимізацію процесів без помилок, оскільки завдання може бути не тільки призначене співробітникам з певними правами користувача і термінами завершення, вимагає цифрового випуску, але і автоматично запускає подальші дії, такі як повідомлення електронною поштою або зміни статусу документа.

Таким чином, відповідні метадані також можуть зберігатися після процесу архівування документів. Крім типу документа, може бути вказаний термін архівування і пов'язана з ним інформація про клієнта.

Меблева промисловість та виробничі професії отримують вигоду від цифрового документообігу

Оптимізуйте свій робочий час до 7,5% в порівнянні з паперовою роботою завдяки використанню PaperOffice DMS.

Заощаджуйте час на пошук, маршрутизацію та обмін документами.

Звичайно, PaperOffice DMS дозволяє міграцію та інтеграцію існуючих цифрових даних з існуючих програмних рішень.

У той же час PaperOffice DMS - це інтерфейс між аналоговим і цифровим. За допомогою своєї функції сканування програмне забезпечення може зчитувати аналогові документи, плани та фотографії в систему та оцифровувати їх за допомогою сканерів, а також записів з мобільних телефонів, за допомогою яких тексти перетворюються на запис за допомогою OCR і можуть бути змінені в програмах Office.

Позначки часу та керування версіями гарантують, що цифровий документ відповідає аналоговому оригіналу.

PaperOffice DMS не тільки великий за своїми функціями, але і простий у вивченні, керуючись відеоуроками, але і індивідуальними порадами і навчанням при бажанні. Все це при дійсно хорошому співвідношенні ціна-якість.