Гірничодобувна компанія
KUMUL Minerals Holdings Limited

Kumul Minerals Holding Limited (KMHL), провідна гірничодобувна компанія з головним офісом у Папуа-Новій Гвінеї, перебуває на передовій у видобутку ресурсів.

З широкою присутністю і сильним зобов’язанням до досягнення вершин, KMHL утвердилася як значущий гравець у гірничодобувній промисловості. Завдяки чіткій візії, стратегічним інноваціям та стійкому управлінню операціями, KMHL є лідером у створенні цінностей для своїх зацікавлених сторін та регіону.

Початкова позиція та виклики

Як і багато компаній у гірничодобувній промисловості, KMHL зіткнулася з викликами у управлінні та організації важливих документів і записів у щоденній бізнес-діяльності.

Висока складність та обсяг документації, починаючи від процедур отримання дозволів і до робочих протоколів та екологічних вимог, робили необхідною ефективне управління документами.

На цьому тлі KMHL шукала систему управління документами, яка не лише централізує документи, але й полегшує співпрацю між різними відділами та локаціями, одночасно забезпечуючи безпеку та конфіденційність і підтримуючи дотримання законодавчих вимог.

Чому KMHL обрали PaperOffice DMS

Після ретельного аналізу різних систем управління документами KMHL вирішила обрати PaperOffice DMS. Система була обрана, оскільки вона дозволяла компанії мінімально змінювати свої існуючі робочі процеси, при цьому відповідаючи їхнім вимогам.

„Ми вирішили обрати PaperOffice DMS, оскільки інвестиція відповідає цілям нашої компанії, а саме підвищенню ефективності, покращенню безпеки документів та використанню цифрової трансформації. Крім того, витрати є надзвичайно привабливими в порівнянні з іншими постачальниками,"

згадує Лой Джозеф, IT менеджер Kumul Minerals Holdings Limited.

Фінансовий аналіз, проведений IT-командою, показав, що PaperOffice DMS є економічно ефективною та відповідає потребам KMHL.

Було розглянуто три потенційні системи управління документами, для яких відповідні компанії надали пропозиції: PaperOffice, Docuware та M-Files.

Впровадження

Для початку впровадження було спочатку обладнано 80 робочих місць системою управління документами, причому в якості бази даних було обрано Synology NAS.

Ця початкова група стала відправною точкою для розгортання системи, тоді як поступово були інтегровані інші робочі місця.

Через два місяці після надання замовлення було завершено міграцію наявних даних, а через місяць було успішно розпочато виробничу експлуатацію, причому архівне рішення від Kumul було прийнято.

При цьому впровадження пройшло безпроблемно, а співробітники успішно пройшли навчання.

Завдяки спеціально розробленим тренінгам, інтерактивним майстер-класам та практичним прикладам використання всі співробітники змогли дізнатися про всі функції системи та оптимально їх використовувати. Крім того, були надані навчальні матеріали, щоб співробітники могли користуватися ними як довідником і після завершення тренінгів.

Це дозволило безперешкодно перейти до використання нової системи та забезпечило швидку інтеграцію у щоденні робочі процеси.

Кінцевий результат

Впровадження PaperOffice DMS дозволило KMHL покращити управління документами.

Компанія була вражена адаптованістю користувацького інтерфейсу, покращеним пошуком документів та контролем версій документів.

Впровадження нової системи пройшло гладко, і KMHL рекомендувала PaperOffice DMS усім, хто шукав рішення для управління документами.

Загалом досвід KMHL з PaperOffice DMS був надзвичайно задовільним і перевершив їхні очікування.