Автоматизація бізнес-процесів в будівельній галузі
PaperOffice DMS для будівельних компаній дозволяє плавно потік інформації між відділами завдяки діджиталізації та автоматизації бізнес-процесів.
Професійна порада
Письмові документи, договори, проекти, дослідження, видаткові накладні та багато іншого замінюються електронними документами завдяки оцифруванню і таким чином максимально оптимізують всі робочі процеси.Інтегрований ШІ дозволяє бізнес-процесам бути значною мірою автоматизованими, прискорюючи ваші процеси та підвищуючи успіх і задоволення.
Діджиталізація в будівельній галузі
Будівельні компанії, корпорації, забудовники, керівники проектів, інженери та розробники проектів отримують значну вигоду від використання відповідного управління даними.
Будівельні компанії щодня генерують важливі документи: будівельні журнали, фотодокументацію, квитанції, накладні, креслення, здачі, труси і багато іншого.
Всі ці документи повинні бути оцифровані, якщо вони надходять у паперовому вигляді, вимагають структурованої подачі, завдання та призначення робочого процесу, і їх потрібно негайно отримати на вимогу.
Найкращим рішенням є використання добре продуманого програмного забезпечення для управління документами, такого як PaperOffice DMS.
У будівельній галузі часто відбуваються проектні процеси. У кожному з цих проектів є велика кількість різної інформації, включаючи файли та документи, якими можна централізовано керувати за допомогою відповідної DMS, такої як PaperOffice.
PaperOffice DMS як рішення для будівельної індустрії дозволяє здійснювати пошук за ключовими словами в реальному часі через ваші проекти, дані клієнтів та документи. Завдяки інтеграції PaperOffice DMS в будівельну компанію ви можете набрати бали за конкуренцію з автоматизацією ваших процесів за допомогою цифрових робочих процесів, або автоматичної подачі всіх документів, пов'язаних з проектом, управління правилами, додавання завдань.
Як залишитися безпаперовим в будівельній галузі?
PaperOffice усуває всі трудомісткі вузькі місця і створює чіткий огляд важливих документів, таких як контракти, рахунки-фактури, замовлення, нотатки про доставку, керуючи ними в цифровому вигляді в PaperOffice в майбутньому.
Зйомка, обробка, обмін, пошук і відстеження ваших документів стає дуже простим з використанням PaperOffice.
Завдяки контрольованому доступу, детальним спискам завдань, а також видачі погоджень з використанням робочих процесів і достовірним повідомленням електронної пошти, співробітники можуть якісно виконувати поставлені завдання, а уповноважені особи можуть легко їх схвалити або відмовити у звільненні.
З програмним рішенням PaperOffice DMS більше не втрачаються документи. І де б ви не знаходилися, ви можете отримати доступ до важливих документів за лічені секунди.
Звичайно, ви завжди працюєте з нашими системами відповідно до законодавства і повністю захищені від аудиту.
Процесно-орієнтований документообіг
Управління документами, орієнтованим на процес, гарантує, що ці документи залишаться в курсі з невеликими зусиллями. PaperOffice підтримує вас тут за допомогою широкого модуля завдань і робочого процесу.
Таким чином, можуть бути створені певні ланцюжки процесів і визначені існуючі операційні процеси на електронних документах і частково виконані автоматично.
Це являє собою оптимізацію процесів без помилок, оскільки завдання може бути не тільки призначено співробітникам з певними правами користувача і термінами завершення, вимагати цифрового випуску, але і автоматично запускати подальші дії, такі як повідомлення електронної пошти або зміни статусу документа .
Таким чином, можна зіставити всі процеси документів.
На додаток до цілого ряду інших переваг, PaperOffice DMS є ідеальним інструментом для управління різними етапами будівництва.
Кожен документ, від накладної до пачки шурупів від будівельного магазину до різних планів будівництва, може бути збережений в правильному хронологічному порядку і викликаний в міру необхідності.
Тут важлива редакція. Наприклад, початковий план будівництва, пізніше змінений план будівництва і т. Д. PaperOffice DMS також дозволяє зберігати рукописні записи та фотографії будівельного статусу. З PaperOffice DMS можлива повна документація всіх процесів і інцидентів при будівництві. Від новаторської церемонії до здачі ключів. І все це з мінімальними зусиллями.
Програмне забезпечення для управління документами, таке як PaperOffice DMS, найкраще підходить для цих завдань. Тому що це програмне забезпечення для управління документами, яке може зробити набагато більше, ніж просто керувати документами.
PaperOffice не розрізняє типи документів, незалежно від того, чи потрібна вам допомога в управлінні контрактами, благаннями та листуванням електронною поштою: завдяки системі управління документами PaperOffice ваші попередні процеси в компанії оцифровуються, роблячи їх більш ефективними та прозорими та роблять їх набагато гнучкішими.
Тому що незалежно від того, в якій формі документи надходять в компанію, будь то паперові документи, PDF-файли, електронні листи або фотографії, вони автоматично архівуються і зберігаються в захищеній базі даних.
Таким чином, важливі контракти можуть бути визнані і розірвані своєчасно або переукладені. Випуск документів з цифровим підписом та повідомленням електронною поштою замість повільної паперової пошти, незахищена електронна пошта сприяє лояльності клієнтів.
Рішення: перевірені ноу-хау
Чи не має сенсу відразу використовувати програмне забезпечення для управління на практиці? що не тільки відповідає всім вимогам, але і легко навчається і недорого?
PaperOffice DMS - це випробуване комплексне рішення для цифрової роботи і, маючи більш ніж 20-річний досвід роботи на ринку, один з перших піонерів DMS.
Цифрова обробка є невід'ємною основою для забезпечення високої якості обслуговування всіх послуг у майбутньому
«Закон про жезл» був одним з перших законів в будівельній галузі, і до цього дня мало слідувати ще незліченна кількість. Закон про стрижень насправді був стрижнем довжиною 5 м, який в середні віки використовувався для гарантування алей і вулиць мінімальної ширини близько 5 м, дозволяючи людині ходити по вулицях з цим стрижнем, що тримається поперек. Де б вона не була занадто вузькою, будівлю, яка виступала занадто далеко на вулицю, доводилося зносити. Це мало менше відношення до руху транспорту в той час і більше пов'язано з ризиком загоряння. Це мало не допустити поширення палаючих будинків з одного боку вулиці на інший бік.
Сьогодні тільки федеральне законодавство і закон про будівництво штату налічує близько 1,600 пунктів. Крім того, існують стандарти і технічні характеристики професійних асоціацій щодо властивостей матеріалу, типу використання, того, як повинні встановлюватися матеріали і навіть з правилами торгівлі, кому що дозволяється будувати і встановлювати. Напевно, на землі є лише кілька країн, які мають аналогічно складну систему будівництва.
Для підрядників, як цивільних, так і структурних, це означає консультування з відповідними специфікаціями для кожної роботи, а це означає проведення щоразу більш-менш широких документів. Нерідкі випадки, коли будівельники йдуть на крок далі і просять змін, які не були передбачені в початковому плані будівництва. Іноді в плані є рукописна записка про те, що і як потрібно змінити. Це може призвести до ланцюгової реакції, яка впливає на всі угоди і навіть засмучує матеріальне планування.
Як відстежити паперовий хаос?
Звичайно, завдяки використанню PaperOffice DMS.
Тому що PaperOffice архівує всі документи, сформовані в будівельній галузі, і всю відповідну інформацію відповідно до закону і в перевіреному порядку.
PaperOffice DMS, у зв'язку з NAS (Network Attached Storage), дозволяє побудувати дуже безпечну інтрамережу для внутрішнього зв'язку та передачі даних. Це створює подвійну безпеку від атак ззовні. Спочатку брандмауер операційної системи, а по-друге, шифрування PaperOffice DMS. При цьому через NAS налаштовується окрема хмара, незалежна від сторонніх провайдерів.
Широка функція робочого процесу від PaperOffice DMS значно полегшує внутрішню комунікацію. Термін внутрішній також включає філії або іноземні місця. У випадку з роботою, пов'язаною з проектом, наприклад, завжди відображається поточний стан і одночасно історія.
Звичайно, також включається пов'язаний з командою і приватний календар, в який вносяться терміни і події, пов'язані з часом.
Розпізнавання документів, оснащене штучним інтелектом, автоматично впорядковує збереження всіх документів у правильній папці та створює як індекс ключових слів, так і історію змін. Внутрішня пошукова система PaperOffice DMS знаходить кожен документ за частки секунди.
PaperOffice відповідає найвищим стандартам безпеки, таким як управління авторизацією або надання дозволів на доступ. Окремі етапи роботи користувач визначає саме так, як би він запускав, наприклад, «запис», «перевірка», «звільнення» і «бронювання» рахунків-фактур.
Відповідальність може бути покладена не тільки на окремих людей, але і на групи користувачів типу «Бухгалтерія» або «Виробництво», щоб колега міг втрутитися відразу, якщо співробітник відсутній.
Технологія OCR розпізнає не тільки вміст документа, але й усі поля даних, пов'язані з податками, такі як номер документа, дата, нетто, податок та валова сума. Імпортовані дані доступні для контролю за оцінками, платіжними операціями та фінансовим обліком. Це економить стомлюючу роботу над записом і зменшує помилки проводки.
Важливі аргументи на користь включення PaperOffice DMS в бюджетне планування. Нарешті, PaperOffice DMS також переконує тим, що до уваги враховується стійкість і охорона навколишнього середовища. Рано чи пізно відбудеться повне перетворення з аналогових документів у цифрову форму і тоді державна установа, яка потім вже буде використовувати PaperOffice DMS, буде добре підготовлена.
Лише одним клацанням миші дані, включаючи місце архівування, можна експортувати вашому клієнту, податковому консультанту або навпаки.
Звичайно, PaperOffice DMS дозволяє міграцію та інтеграцію існуючих цифрових даних з існуючих програмних рішень. У той же час PaperOffice DMS - це інтерфейс між аналоговим і цифровим. За допомогою своєї функції сканування програмне забезпечення може зчитувати аналогові документи, плани та фотографії в систему та оцифровувати їх за допомогою сканерів, а також записів з мобільних телефонів, за допомогою яких тексти перетворюються на запис за допомогою OCR і можуть бути змінені в програмах Office. Позначки часу та керування версіями гарантують, що цифровий документ відповідає аналоговому оригіналу.
Компанії будівельної галузі повинні обробляти документи для всіх господарських операцій. Постійний подальший розвиток бізнес-моделей постійно створює нові виклики. Їм потрібна хороша система документообігу.
PaperOffice DMS - це правильне програмне забезпечення, оскільки воно поставляється з усім необхідним, наприклад:
- Зберігання документів у всіх цифрових форматах за принципами GDPR/li>
- Функції подання та повторного подання прострочених документів, які потребують дій
- Функція зберігання даних для самонавчання з тегами та внутрішньою пошуковою системою
- Автоматичне присвоєння щойно доданих документів до правильної папки
- Просте створення бази даних та підключення до бази даних, включаючи індивідуально настроювану маску
- Автоматизоване створення шаблонів для повторюваних процесів і операцій
Сумісна з ревізією та безпечна архівація: PaperOffice DMS технічно відповідає законодавчим вимогам GoBD, GDPdU та DSGVO
PaperOffice DMS дозволяє підключати інше програмне забезпечення, наприклад, ERP, і, звичайно, передавати документи з Microsoft Office через відповідні інтерфейси. PaperOffice DMS прискорює комунікацію в торгівлі та виробництві з постачальниками та клієнтами.
Відстежуються терміни та зустрічі та автоматично спрацьовують дії залежно від бажаної настройки. Процеси замовлення можуть бути автоматизовані і навіть зміни, які плануються на майбутнє, можуть бути внесені таким чином, щоб вони вступили в силу в потрібний час.
Завдяки своїм широким функціям PaperOffice DMS однозначно можна класифікувати у вищому сегменті управління контентом підприємства (ECM).
ECM включає в себе загальне управління всім вмістом в організації з відповідною ієрархією доступу. PaperOffice DMS здатний зберігати будь-який контент в цифровому вигляді, змінювати його зміст і формат і робити доступним.
PaperOffice DMS має всі функції ECM, і це у відмінному співвідношенні ціна-продуктивність, а також інтуїтивно вивчена форма роботи, яка робить непотрібним дороге зовнішнє або внутрішнє навчання. Швидше, безкоштовні відеоуроки доступні, щоб звикнути до різних меню. Таким чином, PaperOffice DMS може стати організаційним опором у кожній компанії в торгівлі та виробництві, і це майже зі швидкістю світла.
Компанії з будівельної галузі отримують вигоду від цифрового документообігу
Однак з PaperOffice DMS набагато більше можливостей для будівельних компаній. Наприклад, управління запасами, включаючи постійну або ключову інвентаризацію дати. Основою для PaperOffice DMS є пов'язані облікові записи користувачів у мережі. Зберігання даних цих облікових записів користувачів об'єднано в центральній базі даних. Управління документами можна за допомогою штучного інтелекту з різними алгоритмами, які можуть бути використані для запуску автоматизованих процесів.
Оптимізуйте свій робочий час до 7,5% в порівнянні з паперовою роботою завдяки використанню PaperOffice DMS.
Заощаджуйте час на пошук, маршрутизацію та обмін документами.
За допомогою цифрових штампів документи можуть доповнюватися додатковою інформацією і навіть контролювати детальні робочі процеси. У свою чергу, функція завдання і робочого процесу гарантує дотримання і виконання термінів.
PaperOffice DMS має розумну навігацію по меню, яка логічно структурована і дозволяє інтуїтивно зрозумілу роботу в багатьох областях. Відеоуроки, доступні безкоштовно в інтернеті, надають додаткову підтримку і, звичайно ж, навчальні курси також можуть проводитися безпосередньо в штаб-квартирі компанії замовника при бажанні.
Крім документації етапів будівництва, PaperOffice DMS однаково підходить для підтримки логістичних завдань при закупівлі матеріалів. Завдяки можливостям налаштування баз даних в PaperOffice DMS, закупівлі матеріалів і матеріаломісткості можна контролювати і призначати рівні попередження. Внутрішній ШІ може бути використаний для створення шаблонів, які реагують автоматично, якщо є вузькі місця або дефіцит, наприклад, якщо розміщуються повторні замовлення, хоча існуюча кількість насправді повинна бути достатньою. Для цієї мети може використовуватися функція документообігу, з якою відповідальні співробітники компанії можуть порівняти виконання своїх завдань.
PaperOffice DMS може прискорити проект будівництва, запобігти неправильним рішенням і знизити витрати. Можливо, компаніям, які побудували BER і до сих пір будують Штутгарт21, просто не вистачило відповідного програмного забезпечення PaperOffice DMS.
FAQs
На завершення, ми відповідаємо на ще кілька найпоширеніших запитань щодо цієї теми. "Діджиталізація в будівельній галузі та будівництві":
Як співробітники можуть отримати доступ до PaperOffice?
Завдяки децентралізованій і сучасній архітектурі програм PaperOffice можна використовувати практично на будь-якому пристрої - від класичних ПК до смартфонів / планшетів до телевізорів.
Що станеться з даними, якщо PaperOffice не існує?
Не відбудеться, але щоб заспокоїти вас: Ви можете експортувати свої дані В БУДЬ-ЯКИЙ ЧАС, оскільки PaperOffice базується на відкритій структурі бази даних, ви можете отримати доступ до своїх даних у будь-який час.
Захист даних теми: Де зберігаються всі документи?
PaperOffice зберігатиме всі документи власними силами з шифруванням високого рівня, що зробить його несприйнятливим до крадіжки даних, наприклад, і перевищить усі вимоги GDPR та GOBD.
Уникайте помилок: НІКОЛИ не зберігайте дані в сторонній хмарі!
Чи можна адаптувати PaperOffice саме до специфікацій?
Так, PaperOffice може бути на 100% адаптований до передбачуваного використання, щоб забезпечити безперебійну інтеграцію в існуючі процеси та системи. Навіть інтерфейс програми може бути повністю розроблений і вільно адаптований.
Висновок
PaperOffice DMS підтримує будівельну індустрію і пропонує відповідні інтерфейси іншому програмному забезпеченню, підключення до API і може бути розширений в будь-який час відповідно до ваших побажань. Програмне забезпечення легко засвоюється і може бути легко інтегроване в повсякденну практику, не викликаючи відсутності в навчальних цілях.
PaperOffice DMS рекомендує використовувати NAS (мережеве сховище даних) з функцією резервного копіювання, щоб важливі дані не були ні втрачені, ні шпиговані в сторонніх хмарах.
Зрештою, PaperOffice DMS вражає дуже хорошим співвідношенням ціни та продуктивності та величезним ноу-хау завдяки більш ніж 20-річному практичному досвіду.