Інформаційний бюлетень PaperOffice Insider
Інформаційний бюлетень PaperOffice Insider
We want to become friends

Найвищі можливі знижки

Ексклюзивні новини внутрішнього кола

Безкоштовні додаткові оновлення

Найвищі можливі знижки

Ексклюзивні новини внутрішнього кола

Безкоштовні додаткові оновлення

Дружба, довіра, слово честі
Ми ніколи не передамо вашу електронну адресу комусь іншому, і кожна електронна пошта містить посилання для відписки з одним кліком.

Sertyfikatsiya ta vikonannya zberezhennya dokumentiv vіdpovіdno do GOBD

Through certification and approval for the two highest digitalization standards worldwide GOBD (formerly GDPDU) and DSGVO (EU-GDPR), with PaperOffice you are guaranteed to be on the safe side.

Виділення

100% GOBD через ревізію безпеки

Через забезпечення безпеки в процесі документації, її можна в будь-який момент відстежити та перевірити, захистити від маніпуляції і втрати, щоб задовольнити вимоги тестів та ревізій і зберегти їх довготривалу дію.

100% GDPR без хмарного сховища

Збереження даних локально без хмарного сховища спрощує документацію процесів, надає більше контролю над доступом до інформації та дозволяє легший доступ до старих версій, а також безпечне спільне використання документації та інформації при співпраці з іншими членами команди.

100% Контроль доступу

Завдяки контролю доступу до PaperOffice DMS забезпечується, що до даних, до яких обмежені їхні права доступу, можуть отримати доступ тільки вповноважені користувачі системи управління документами. Крім того, забезпечується, що під час обробки, використання та зберігання персональних даних без відповідних дозволів неможливо їх прочитати, скопіювати, змінити або видалити.

Document archiving explained legally

We lead you through the legal jungle, uncover marketing half-knowledge, and explain why PaperOffice is your perfect document base for all legal requirements.

Процедурна документація

You need this: Process documentation according to GoBD

Pattern procedure documentation for replacing scanning, issued by the Federal Chamber of Tax Consultants (BStBK) in cooperation with the German Tax Advisors Association e.V. (DStV)

Обов'язок надати докази

Що каже процедурна документація?

Щоб все пройшло за планом

За допомогою процедурної документації компанії можуть довести, що їх IT-підтримувана бухгалтерія та зберігання даних та документів відповідають принципам регулярності, визначеним у GoBD.

That you can provide any document upon request

Метою є зробити облік і архівування документів у компанії зрозумілими та перевіреними протягом розумного часу для експерта, наприклад, у ході аудиту.

З цією метою в деталях описується, як реєструються, отримуються, цифровізуються, обробляються, видаються та зберігаються квитанції та документи. Зазначене ІТ-рішення, що використовується самостійним підприємцем або користувачем, є відповідальним за створення інструкції.

ERROR: LID-879 missing

Що треба враховувати у процедурній документації?

For each IT system, a clearly structured procedural documentation should be available. The content, structure, and results of the IT process should be fully and convincingly apparent.
Для перевірки можливості відстеження потрібна повна і актуальна процедурна документація, яка документує всі системні та технологічні зміни з точки зору вмісту та часу без прогалин.

Процедурна документація також повинна показувати, як захоплюються, обробляються, видаються та зберігаються електронні документи.
A description of the data backup process integrated in PaperOffice for local database application is also an important part of a procedural documentation.

Документація процесу описує задуманий організаційний та технічний процес. Від створення інформації через індексацію, обробку та зберігання до однозначного знаходження.

кількома способами

Рішення: PaperOffice, сумісний із GOBD, для зберігання документів

PaperOffice відповідає вимогам GOBD через сертифікацію, а також тестування всіх вимог до програмного забезпечення шляхом виконання всіх необхідних стандартів.

Вимога1/6

ПРИНЦИП СЛІДОВОСТІ ТА ПЕРЕВІРКИ (РОЗДІЛ 3.1 GOBD)

Zгідно з GoBD, платник податків зобов'язаний забезпечити захист ІТ-системи від втрат (наприклад, недоступності) та від несанкціонованого доступу та змін.

Вимога2/6

ПРИНЦИПИ ПРАВДИ, ЯСКРАВОСТІ ТА ПОСТІЙНОГО ЗАПИСУ З ІНДИВІДУАЛЬНИХ ПРЕДМЕТІВ (ГЛАВА 3.2 GOBD)

DMS-серверні компоненти, зазвичай, підпадають під ті ж самі вимоги безпеки, що й інші ІТ-компоненти. Відповідні теми - це моніторинг та безпека даних.

Вимога3/6

ПОВНІСТЮ (GOBD- РОЗДІЛ 3.2.1)

Як питання принципу, кожний документ, який має бути збережений, повинен бути записаний окремо і з усіма його компонентами (повнота і повнота прогалин).

Вимога4/6

CORRECTNESS (GOBD CHAPTER 3.2.2)

Згідно з принципом правильності, DMS має гарантувати, що документи та дані, які мають бути заархівовані, мають необхідний ступінь відповідності оригіналу (з точки зору зображення або вмісту).

Вимога5/6

ЗАМОВЛЕННЯ (ГОБД РОЗДІЛ 3.2.4)

Вважається, що принципи обліку порядку при використанні DMS будуть виконані послідовно, якщо забезпечено дотримання критеріїв належності протягом всього строку зберігання.

Вимога6/6

NEЗМИННIСТЬ (GOBD-РОЗДIЛ 3.2.5)

GoBD вимагає, щоб процедура обробки даних, яка використовується, була розроблена таким чином, що вся інформація, яка увійшла у процедуру обробки, більше не може бути підпорядкованою чи переписаною, видаленою, зміненою або фальсифікованою без ідентифікації (розділ GoBD 3.1; 58-60).

Часті питання
Хто допомага з документацією процесів?

Якщо ви маєте абсолютну впевненість у власних процесах, то, ймовірно, вам вдасться обійтися без фахівця з податків. Однак, ми рекомендуємо отримати допомогу від податкового консультанта заздалегідь або хоча б раз під час створення документації процесу. З нашого власного досвіду завжди рекомендується і корисно говорити відкрито з органами контролю, оскільки незважаючи на всі вказівки та стандарти, остаточне рішення приймає аудитор.

Хто затверджує документацію процесу?

Увага до напівзнання маркетингу: сертифікати будь-якого виду і від будь-якого випускача не приймаються податковими органами! У разі необхідності рахується тільки представлення процедурної документації згідно з GoBD, і чи все справді відповідає вирішує контролюючий орган, наприклад, ваші ревізори або податкова служба.

Чому достатньо не лише PaperOffice?

In short: Якщо ви, наприклад, правильно та захищено від ревізії зберегли рахунок в PaperOffice, це все одно можливо, що рахунок був змінений або відредагований ПЕРЕД скануванням. Ви зберігаєте його від ревізії, але загальний процес не відповідає стандартам GoBD і, отже, не є ревізійно стійким.

Chій документи можна викинути?

Документи з юридичним значенням, наприклад, контракти, все ж потрібно зберігати у оригіналі. У короткій формі кажучи: податкова служба приймає електронні документи, але суд приймає тільки оригінали у випадку суперечки. Це пов'язано з тим, що підпис можна перевірити щодо автентичності тільки на оригінальних документах. Ми рекомендуємо ніколи не викидати оригінали.

Чому я можу видалити документи PaperOffice?

Знову ж таки, тут є документація процесу. Тому що технічно неможливо повністю уникнути вилучення, поки дані зберігаються у вас. В кінці кінців, ви можете видалити запис безпосередньо з бази даних. Або вийняти жорсткий диск. Або видалити сервер. Або здійснити вибух в будівлі.

Як я можу знайти технічні рекомендації DMS?

Bitkom розробив чек-лист GOBD щодо систем управління документами згідно з останньою версією GOBD від 28/11/2019 року, який ви можете знайти тут.

change me
Прем'єра

Цифрове перетворення документів у компанії: від паперу до цифрового робочого процесу

PaperOffice Academy

Станьте професіоналом за 15 хвилин

Швидкий огляд на PaperOffice 2022

change me
New release

Керування документами для підприємств: створення порядку та структури

Оптимізація робочих процесів завдяки PaperOffice DMS

«Вже при першому прийомі в PaperOffice ви помічаєте 20-річний досвід PaperOffice в сфері документообігу».

Case Study Image