Інформаційний бюлетень PaperOffice Insider
Інформаційний бюлетень PaperOffice Insider
We want to become friends

Найвищі можливі знижки

Ексклюзивні новини внутрішнього кола

Безкоштовні додаткові оновлення

Найвищі можливі знижки

Ексклюзивні новини внутрішнього кола

Безкоштовні додаткові оновлення

Дружба, довіра, слово честі
Ми ніколи не передамо вашу електронну адресу комусь іншому, і кожна електронна пошта містить посилання для відписки з одним кліком.

Документоархівація пояснюється юридично

Ми проведемо вас через юридичні непорозуміння, розкаже знедовіджу і пояснитиме, чому PaperOffice є вашою ідеальною документаційною підґрунтям для всіх правових вимог.

Процедурна документація

Те, що вам потрібно: Процедурна документація згідно з GoBD

Зразок процедурної документації для запасного сканування, яку опублікувала Німецька федеральна камера податкових консультантів (BStBK) за співпраці з Німецьким об'єднанням податкових консультантів (DStV).


Обов'язок надати докази

Що каже процедурна документація?

Щоб все пройшло за планом

За допомогою процедурної документації компанії можуть довести, що їх IT-підтримувана бухгалтерія та зберігання даних та документів відповідають принципам регулярності, визначеним у GoBD.

Що ви можете надати будь-який документ за запитом

Метою є зробити облік і архівування документів у компанії зрозумілими та перевіреними протягом розумного часу для експерта, наприклад, у ході аудиту.

З цією метою в деталях описується, як реєструються, отримуються, цифровізуються, обробляються, видаються та зберігаються квитанції та документи. Зазначене ІТ-рішення, що використовується самостійним підприємцем або користувачем, є відповідальним за створення інструкції.

Обробка документації

Що треба враховувати у процедурній документації?

Для кожної системи ІТ має бути доступна чітко структурована процедурна документація. Зміст, структура та результати ІТ-процесу мають бути повністю й переконливо очевидні.
Для перевірки можливості відстеження потрібна повна і актуальна процедурна документація, яка документує всі системні та технологічні зміни з точки зору вмісту та часу без прогалин.

Процедурна документація також повинна показувати, як захоплюються, обробляються, видаються та зберігаються електронні документи.
Опис процедури резервного копіювання даних, яка інтегрована в PaperOffice у випадку локальної програми бази даних, також є важливою частиною процедурної документації.

Документація процедури описує задуману організаційну та технічну процедуру. Від джерела інформації до індексації, обробки та зберігання, а також однозначного відновлення.


кількома способами

Решення: PaperOffice, сумісне з GOBD, для зберігання документів

PaperOffice відповідає вимогам GOBD через сертифікацію, а також тестування всіх вимог до програмного забезпечення шляхом виконання всіх необхідних стандартів.

Вимога1/6

ПРИНЦИП СЛІДОВОСТІ ТА ПЕРЕВІРКИ (РОЗДІЛ 3.1 GOBD)

Згідно з GoBD, платник податків зобов'язаний забезпечити, що ІТ-система захищена від втрати (наприклад, незрушності) та захищена від несанкціонованого входу та змін.


Вимога2/6

ПРИНЦИПИ ПРАВДИ, ЯСКРАВОСТІ ТА ПОСТІЙНОГО ЗАПИСУ З ІНДИВІДУАЛЬНИХ ПРЕДМЕТІВ (ГЛАВА 3.2 GOBD)

Компоненти сервера DMS, як правило, підпадають під ті ж самі вимоги до безпеки, що й інші компоненти ІТ. Відповідні теми - це моніторинг та безпека даних.

Вимога3/6

ПОВНОТА (РОЗДІЛ 3.2.1 ГОБД)

Як питання принципу, кожний документ, який має бути збережений, повинен бути записаний окремо і з усіма його компонентами (повнота і повнота прогалин).


Вимога4/6

ВІРНІСТЬ (РОЗДІЛ GOBD 3.2.2)

Згідно з принципом правильності, DMS має гарантувати, що документи та дані, які мають бути заархівовані, мають необхідний ступінь відповідності оригіналу (з точки зору зображення або вмісту).

Вимога5/6

ЗАМОВЛЕННЯ (ГОБД РОЗДІЛ 3.2.4)

Вважається, що принципи обліку порядку при використанні DMS будуть виконані послідовно, якщо забезпечено дотримання критеріїв належності протягом всього строку зберігання.


Вимога6/6

НЕЗМІННІСТЬ (ГОЛОВА 3.2.5 GOBD)

GoBD вимагає, щоб процедура обробки даних, яка використовується, була розроблена таким чином, що вся інформація, яка увійшла у процедуру обробки, більше не може бути підпорядкованою чи переписаною, видаленою, зміненою або фальсифікованою без ідентифікації (розділ GoBD 3.1; 58-60).

Часті питання
Хто допомага з документацією процесів?

Якщо ви маєте абсолютну впевненість у власних процесах, то, ймовірно, вам вдасться обійтися без фахівця з податків. Однак, ми рекомендуємо отримати допомогу від податкового консультанта заздалегідь або хоча б раз під час створення документації процесу. З нашого власного досвіду завжди рекомендується і корисно говорити відкрито з органами контролю, оскільки незважаючи на всі вказівки та стандарти, остаточне рішення приймає аудитор.

Хто затверджує документацію процесу?

Увага до напівзнання маркетингу: сертифікати будь-якого виду і від будь-якого випускача не приймаються податковими органами! У разі необхідності рахується тільки представлення процедурної документації згідно з GoBD, і чи все справді відповідає вирішує контролюючий орган, наприклад, ваші ревізори або податкова служба.

Чому достатньо не лише PaperOffice?

Коротко і зрозуміло пояснено: Якщо, наприклад, ви зберегли рахунок в PaperOffice безпечним і аудиторно відповідним способом, рахунок все ж може бути зманіпульований або змінений ПЕРЕД скануванням. Ви можете зберігати аудиторно, але сам процес не є аудиторно відповідним і, отже, не відповідає GoBD.

Чи можу я викидати оригінальні документи?

Документи з юридичним значенням, наприклад, контракти, все ж потрібно зберігати у оригіналі. У короткій формі кажучи: податкова служба приймає електронні документи, але суд приймає тільки оригінали у випадку суперечки. Це пов'язано з тим, що підпис можна перевірити щодо автентичності тільки на оригінальних документах. Ми рекомендуємо ніколи не викидати оригінали.

Чому я можу видалити документи PaperOffice?

Знову ж таки, тут є документація процесу. Тому що технічно неможливо повністю уникнути вилучення, поки дані зберігаються у вас. В кінці кінців, ви можете видалити запис безпосередньо з бази даних. Або вийняти жорсткий диск. Або видалити сервер. Або здійснити вибух в будівлі.

Як я можу знайти технічні рекомендації DMS?

Bitkom розробив чек-лист GOBD щодо систем управління документами згідно з останньою версією GOBD від 28/11/2019 року, який ви можете знайти тут.

change me
Нове

ПО для управління договорами оптимізує ваш процес укладання контрактів: це вам потрібно враховувати!

PaperOffice вирішує кожну проблему: Гарантовано.

Випадок засудження

Цифрові зміни в решітці - успішний документообіг

«У решітчастій галузі тема діджиталізації стає все більш помітною. Це стосується, наприклад, наших доставок, списків деталей або наших планів, креслень і конфігураторів. Після впровадження PaperOffice DMS ручні зусилля можуть бути зменшені. Зараз ми є першопрохідцями як виробник цифрових решіток».

Пан Стефан Райхель
керуючий директор K60 Gitterrostsysteme GmbH &Co.KG