Автоматизація бізнес-процесів у сфері громадського харчування та готельного господарства
PaperOffice DMS для гастрономії забезпечує плавний потік інформації між відділами завдяки оцифруванню та автоматизації бізнес-процесів.
Професійна порада
Письмові документи, договори, чернетки, квитанції, видаткові накладні та багато іншого замінюються електронними документами завдяки оцифруванню, таким чином максимально оптимізуючи всі робочі процеси.Інтегрований ШІ дозволяє бізнес-процесам бути значною мірою автоматизованими, прискорюючи ваші процеси та підвищуючи успіх і задоволення.
Оцифрування в кейтеринговій та готельній галузі
Як громадське харчування та готельна галузь, у вас є багато важливих документів для управління:
Квитанції про розваги, рахунки-фактури, накладні, накладні, договори і багато іншого. Тому підприємства громадського харчування та готельного господарства - це ті, які отримують значну вигоду від використання відповідного програмного забезпечення для документообігу.
Без відповідної системи документообігу є багато ручних зусиль.
Всі ці документи повинні бути оцифровані, якщо вони надходять у паперовому вигляді, вимагають структурованої подачі, завдання та призначення робочого процесу, і їх потрібно негайно отримати на вимогу.
PaperOffice усуває всі трудомісткі вузькі місця, призводить до економії витрат, таких як усунення паперових документів, і створює чіткий огляд важливих документів, таких як квитанції, контракти, накладні або інші листи, керуючи ними в цифровому вигляді в PaperOffice в майбутньому .
Найкращим рішенням є використання добре продуманого програмного забезпечення для управління документами, такого як PaperOffice DMS.
Ви також можете скористатися цифровими адміністративними завданнями та стежити за всіма договорами оренди та обслуговування, офіційною кореспонденцією, яка ставиться на повторне подання або призначається працівникам за завданням.
Цифрове та перевірене на аудит архівування документів та квитанцій в кінцевому підсумку призводить до правової визначеності відповідно до положень ГоБД.
Як безпаперовий в громадському харчуванні та готельному господарстві?
PaperOffice усуває всі трудомісткі вузькі місця, призводить до економії витрат, таких як усунення паперових документів, і створює чіткий огляд важливих документів, таких як квитанції, контракти, накладні або інші листи, керуючи ними в цифровому вигляді в PaperOffice в майбутньому .
Зйомка, обробка, обмін, пошук і відстеження ваших документів стає дуже простим з використанням PaperOffice.
Завдяки контрольованому доступу, детальним спискам завдань, а також схваленням з використанням робочих процесів і надійним повідомленням електронною поштою співробітники можуть якісно виконувати поставлені завдання, а уповноважені особи можуть легко схвалювати або відмовляти в схваленні.
З програмним рішенням PaperOffice DMS більше не втрачаються документи. І де б ви не знаходилися, ви можете отримати доступ до важливих документів за лічені секунди.
Звичайно, ви завжди працюєте з нашими системами відповідно до законодавства і повністю захищені від аудиту.
Процесно-орієнтований документообіг
Управління документами, орієнтованим на процес, гарантує, що ці документи залишаться в курсі з невеликими зусиллями. PaperOffice підтримує вас тут за допомогою широкого модуля завдань і робочого процесу.
Таким чином, можуть бути створені певні ланцюжки процесів і визначені існуючі операційні процеси на електронних документах і частково виконані автоматично.
Це являє собою оптимізацію процесу без помилок, оскільки завдання може бути не тільки призначено співробітникам з певними правами користувача і термінами завершення, вимагати цифрового схвалення, але і автоматично запускати подальші дії, такі як повідомлення електронною поштою або зміни стану документа.
Таким чином, можна зіставити всі процеси документів.
Крім цілого ряду інших переваг, PaperOffice DMS є ідеальним інструментом для контролю різних документів.
Кожен документ, від накладної на пачку напоїв з супермаркету до різних бронювань, виконання послуг і скасування - все можна зберегти в правильному хронологічному порядку і викликати в міру необхідності.
Програмне забезпечення для управління документами, таке як PaperOffice DMS, найкраще підходить для цих завдань. Тому що це програмне забезпечення для управління документами, яке може зробити набагато більше, ніж просто керувати документами.
PaperOffice не розрізняє види документів, незалежно від того, чи потрібна вам допомога в управлінні контрактами, благаннями і листуванням по електронній пошті: завдяки системі управління документами PaperOffice ваші попередні процеси в компанії оцифровуються , що робить їх більш ефективними, прозорими і істотно більш гнучкими.
Тому що незалежно від того, в якому вигляді документи надходять в компанію, будь то паперові документи, PDF-файли, електронні листи або фотографії, вони автоматично архівуються і зберігаються в захищеній базі даних.
Таким чином, важливі контракти можуть бути визнані і розірвані своєчасно або переукладені. Випуск документів з цифровим підписом та повідомленням електронною поштою замість повільної паперової пошти, незахищена електронна пошта сприяє лояльності клієнтів.
Рішення: перевірені ноу-хау
Чи не має сенсу відразу використовувати програмне забезпечення для управління на практиці? що не тільки відповідає всім вимогам, але і легко навчається і недорого?
PaperOffice DMS - це випробуване комплексне рішення для цифрової роботи і, маючи більш ніж 20-річний досвід роботи на ринку, один з перших піонерів DMS.
Святкувати вечірки, добре харчуватися без необхідності готувати самому, переживати щось надзвичайне, зустрічатися з друзями, це в крові людей.
Не дарма ресторанна асоціація DEHOGA зафіксувала в цілому майже 158 000 компаній ресторанної індустрії за 2020 рік, не враховуючи нічліг, таких як готелі або гестхауси. У Німеччині, наприклад, на кожні 518 жителів є одна компанія з гастро та івент-сектору.
Жодна інша торгівля в Німеччині не може похвалитися такою високою щільністю.
Навіть якщо галузь громадського харчування користується великою популярністю як бізнес, це аж ніяк не легко, тим більше, що законодавча база пов'язана з все більшою кількістю нормативних актів, таких як обов'язок надати квитанцію або зобов'язання використовувати касовий апарат. Як правило, «вирощеним» сімейним бізнесам це трохи простіше, і Німеччина має в цьому відношенні давні традиції.
З точки зору змісту, багато чого відбувалося з точки зору гастрономії та подій у сучасному глобалізованому світі, відтоді до 21 століття. Подібно до того, як існує безліч різних гастрономічних пропозицій, проводяться заходи всіх видів. Відповідно, організаційні зусилля величезні і вимагають відповідного адміністрування, щоб зберегти огляд.
Існує велика різноманітність гастрономічного програмного забезпечення, яке в основному використовується для бронювання замовлень, створення квитанцій і правильного розрахунку податків. А як же все інше? Нерідкі випадки, коли організатори заходів або ресторатори знаходять управління шухлядою з досить хаотичним зовнішнім виглядом.
Однією з причин цього є те, що папір як і раніше відіграє головну роль в гастрономії та управлінні подіями. Видаткові накладні, рахунки-фактури, контракти, пропозиції та інше буквально пурхають в будинок, просто тому, що в сфері громадського харчування особистий контакт з ресторатором важливіше для постачальників і представників, ніж в будь-якій іншій галузі. Видаткові записки тощо можна взяти з собою відразу. Але який найпростіший спосіб створити замовлення і зберегти огляд? PaperOffice DMS - відповідь на це питання.
PaperOffice DMS створює явні переваги в галузі громадського харчування
Завдяки PaperOffice DMS безпроблемна інтеграція програмного забезпечення DMS в існуючу ІТ-інфраструктуру готельно-громадського харчування може бути здійснена без особливих проблем, що також означає оптимізацію бізнес-процесів.
Програмне забезпечення для управління документами перетворює аналогові документи в цифрові дані, навіть за допомогою камери стільникового телефону. Тому що управління надходженнями гостинності і накладними на доставку не варто недооцінювати в цій галузі.
Завдяки використанню PaperOffice DMS і доступному на заводі підключенню сканера співробітники можуть без особливих зусиль оцифровувати вхідні аналогові документи. Це гарантує, що всі важливі документи можна буде знайти в будь-який час.
Крім того, паперові документи можна записувати за допомогою смартфона або планшета і їх можна відправляти прямо на ноутбук з операційною системою Windows, наприклад завдяки вбудованій поштовій функції «Dropmail». Тут, в свою чергу, PaperOffice DMS дозволяє імпортувати зображення і перетворює їх в текстові формати, звичайно ж формат фотографій зберігається.
Програмне забезпечення OCR, інтегроване в PaperOffice DMS, розрізняє логотип і звичайний текст. Нотатки про доставку від компаній-партнерів або квитанції про гостинність можна швидко знайти в будь-який час, наприклад, під час досліджень, використовуючи пошук OCR, забезпечуючи тим самим максимально можливу прозорість і юридичну визначеність.
Архівація також може здійснюватися таким чином, щоб всі наступні документи від відправника розпізнавалися і автоматично призначалися.
Крім того, PaperOffice DMS пропонує рестораторам та івент-менеджерам інші практичні інструменти, такі як функція робочого процесу, ідеально підходить для контролю на заходах, автоматизоване створення шаблонів, таких як меню, та статистичні оцінки, такі як частота клієнтів або споживання напоїв.< /p>
Важливі аргументи на користь включення PaperOffice DMS в бюджетне планування. Нарешті, PaperOffice DMS також переконує тим, що до уваги враховується стійкість і охорона навколишнього середовища. Рано чи пізно відбудеться повне перетворення з аналогових документів у цифрову форму і тоді державна установа, яка потім вже буде використовувати PaperOffice DMS, буде добре підготовлена.
Цифрова обробка рахунків-фактур також є вигідною для багатьох компаній у сфері громадського харчування та готельної промисловості. Вхідні рахунки-фактури можуть бути автоматизовані завдяки PaperOffice DMS і пересилаються відповідальному співробітнику. Процес управління та випуску за допомогою цифрового випуску також може бути оброблений швидко та ефективно через систему.
Лише одним клацанням миші дані, включаючи місце архівування, можна експортувати вашому клієнту, податковому консультанту або навпаки.
Сумісна з ревізією та безпечна архівація: PaperOffice DMS технічно відповідає законодавчим вимогам GoBD, GDPdU та DSGVO
PaperOffice DMS дозволяє підключати інше програмне забезпечення, наприклад, ERP, і, звичайно, передавати документи з Microsoft Office через відповідні інтерфейси. PaperOffice DMS прискорює комунікацію в торгівлі та виробництві з постачальниками та клієнтами.
Відстежуються терміни та зустрічі та автоматично спрацьовують дії залежно від бажаної настройки. Процеси замовлення можуть бути автоматизовані і навіть зміни, які плануються на майбутнє, можуть бути внесені таким чином, щоб вони вступили в силу в потрібний час.
Завдяки своїм широким функціям PaperOffice DMS однозначно можна класифікувати у вищому сегменті управління контентом підприємства (ECM).
ECM включає в себе загальне управління всім вмістом в організації з відповідною ієрархією доступу. PaperOffice DMS здатний зберігати будь-який контент в цифровому вигляді, змінювати його зміст і формат і робити доступним.
PaperOffice DMS має всі функції ECM, і це у відмінному співвідношенні ціна-продуктивність, а також інтуїтивно вивчена форма роботи, яка робить непотрібним дороге зовнішнє або внутрішнє навчання. Швидше, безкоштовні відеоуроки доступні, щоб звикнути до різних меню. Таким чином, PaperOffice DMS може стати організаційним опором у кожній компанії в торгівлі та виробництві, і це майже зі швидкістю світла.
Компанії з громадського харчування та готельної індустрії отримують вигоду від цифрового документообігу
Однак з PaperOffice DMS є набагато більше можливостей для рестораторів. Наприклад, управління запасами, включаючи постійну або ключову інвентаризацію дати. Основою для PaperOffice DMS є пов'язані облікові записи користувачів у мережі. Зберігання даних цих облікових записів користувачів об'єднано в центральній базі даних. Управління документами можна за допомогою штучного інтелекту з різними алгоритмами, які можуть бути використані для запуску автоматизованих процесів.
Оптимізуйте свій робочий час до 7,5% в порівнянні з паперовою роботою завдяки використанню PaperOffice DMS.
Заощаджуйте час на пошук, маршрутизацію та обмін документами.
За допомогою цифрових штампів документи можуть доповнюватися додатковою інформацією і навіть контролювати детальні робочі процеси. У свою чергу, функція завдання і робочого процесу гарантує дотримання і виконання термінів.
PaperOffice DMS має розумну навігацію по меню, яка логічно структурована і дозволяє інтуїтивно зрозумілу роботу в багатьох областях. Відеоуроки, доступні безкоштовно в інтернеті, надають додаткову підтримку і, звичайно ж, навчальні курси також можуть проводитися безпосередньо в штаб-квартирі компанії замовника при бажанні.
Крім документування різних типів фаз, PaperOffice DMS однаково підходить для підтримки логістичних завдань по закупівлях матеріалів. Завдяки можливостям налаштування баз даних в PaperOffice DMS, закупівлі матеріалів і матеріаломісткості можна контролювати і призначати рівні попередження. Внутрішній ШІ може бути використаний для створення шаблонів, які реагують автоматично, якщо є вузькі місця або дефіцит, наприклад, якщо розміщуються повторні замовлення, хоча існуюча кількість насправді повинна бути достатньою. Для цієї мети може використовуватися функція документообігу, з якою відповідальні співробітники компанії можуть порівняти виконання своїх завдань.
PaperOffice DMS в сфері громадського харчування та готельного господарства, щоб контакт з гостем не був знехтуваний через всю паперову тяганину.
FAQs
На завершення, ми відповідаємо на ще кілька найпоширеніших запитань щодо цієї теми. "Діджиталізація в гастрономії та готельній сфері":
Як співробітники можуть отримати доступ до PaperOffice?
Завдяки децентралізованій і сучасній архітектурі програм PaperOffice можна використовувати практично на будь-якому пристрої - від класичних ПК до смартфонів / планшетів до телевізорів.
Що станеться з даними, якщо PaperOffice не існує?
Не відбудеться, але щоб заспокоїти вас: Ви можете експортувати свої дані В БУДЬ-ЯКИЙ ЧАС, оскільки PaperOffice базується на відкритій структурі бази даних, ви можете отримати доступ до своїх даних у будь-який час.
Захист даних теми: Де зберігаються всі документи?
PaperOffice зберігатиме всі документи власними силами з шифруванням високого рівня, що зробить його несприйнятливим до крадіжки даних, наприклад, і перевищить усі вимоги GDPR та GOBD.
Уникайте помилок: НІКОЛИ не зберігайте дані в сторонній хмарі!
Чи можна адаптувати PaperOffice саме до специфікацій?
Так, PaperOffice може бути на 100% адаптований до передбачуваного використання, щоб забезпечити безперебійну інтеграцію в існуючі процеси та системи. Навіть інтерфейс програми може бути повністю розроблений і вільно адаптований.
Висновок
PaperOffice DMS підтримує кейтеринг і готельну індустрію і пропонує відповідні інтерфейси до іншого програмного забезпечення, API-з'єднання і може бути розширений в будь-який час відповідно до ваших побажань. Програмне забезпечення легко засвоюється і може бути легко інтегроване в повсякденну практику, не викликаючи відсутності в навчальних цілях.
PaperOffice DMS рекомендує використовувати NAS (мережеве сховище даних) з функцією резервного копіювання, щоб важливі дані не були ні втрачені, ні шпиговані в сторонніх хмарах.
Зрештою, PaperOffice DMS вражає дуже хорошим співвідношенням ціни та продуктивності та величезним ноу-хау завдяки більш ніж 20-річному практичному досвіду.