Діджиталізація для юридичних фірм, юристів та консультантів з управління

Діджиталізація для юридичних фірм, юристів та консультантів з управління

У зв'язку з сьогоднішнім потоком цифрових і паперових даних важливо переконатися, що важливі документи не будуть втрачені і доступні в потрібний час.

Юристи, юридичні департаменти, юридичні фірми та консультанти з управління, а також нотаріуси отримують значну вигоду від використання відповідного управління даними.

Важливі документи накопичуються в юридичних компаніях щодня: благання, клієнтські документи, чернетки, зовнішні судові листи, дослідження, експертні висновки і багато іншого. Вони надходять не тільки поштою, багато листів клієнтів також надходять електронною поштою.

Efficient work thanks to digitization

Всі ці документи повинні бути оцифровані, якщо вони надходять у паперовому вигляді, вимагають структурованої подачі, завдання та призначення робочого процесу, і їх потрібно негайно отримати на вимогу.

Тому що високотехнічні процеси в автомобілебудуванні вимагають ідеального потоку інформації і структурованого виконання. Необхідних переваг можна досягти тільки завдяки оцифровці.

Дуже важливо, щоб були дотримані важливі терміни і вжиті правові заходи для зберігання документів.

PaperOffice DMS дає вам чітку структуру у ваших документах і допомагає впоратися з потоком інформації.

PaperOffice усуває всі трудомісткі вузькі місця і створює чіткий огляд важливих документів, таких як контракти або листи, керуючи ними в цифровому вигляді в PaperOffice в майбутньому.

Працюйте ефективно завдяки оцифруванню

Бути правим і бути правим - це не завжди одне і те ж. Аналогічна ситуація і з підприємницькими рішеннями про те, яким шляхом йти заради успішного майбутнього. Галузі, які займаються допомогою своїм клієнтам отримати свої права або знайти правильний шлях для компанії, - це юристи та управлінські консультації.

Юристи як представники публічного права мають особливий статус, але і особливу відповідальність. У управлінських консультаціях, наприклад, часто зустрічаються і юристи крім інженерів і економістів з бізнесу. У такій складній соціально-економічній структурі, як у Німеччині, практично кожен крок супроводжується можливими правовими наслідками. Напевно, найважливішою основою для цих конструкцій є, в ідеалі, повна документація всіх процесів.

Саме такою є PaperOffice DMS, програмне забезпечення для управління документами, яке може зробити набагато більше, ніж просто керувати документами.

Digitization with PaperOffice brings immense advantages

Немає можливості автоматизації для юристів та консультантів з управління

Для юристів та управлінських консультантів це означає ведення дуже великого файлу клієнта або клієнта, який також повинен мати кілька особливостей. Наприклад, необхідно дотримуватися принципів GDPR і, звичайно ж, юристи пов'язані абсолютним обов'язком конфіденційності, який стосується не тільки усних заяв, а й безпечного зберігання захищених від сторонніх осіб документів. Також є обов'язок дотримуватися законних і договірно обумовлених термінів.

У деяких випадках недотримання цих термінів може мати кримінальні наслідки, але в основному тільки цивільні наслідки. Для управлінських консультацій захист комерційної таємниці їхніх клієнтів також має першорядне значення.

PaperOffice відповідає найвищим стандартам безпеки , таким як управління авторизацією, різні рівні доступу та призначення дозволів на доступ. Окремі етапи роботи користувач визначає точно так само, як вони здійснюються в компанії, наприклад «запис», «перевірка», «звільнення» і «бронювання» рахунків-фактур.

Відповідальність може бути покладена не тільки на приватних осіб, але і на групи користувачів типу «Бухгалтерія» або «Юристи з оренди», щоб колега міг негайно втрутитися, якщо співробітник відсутній.

Технологія OCR розпізнає не тільки вміст документа, але й усі поля даних, пов'язані з податками, такі як номер документа, дата, нетто, податок та валова сума. Імпортовані дані доступні для контролю за оцінками, платіжними операціями та фінансовим обліком. Це економить стомлюючу роботу над записом і зменшує помилки проводки.

Лише одним клацанням миші дані, включаючи місце архівації, можна експортувати у ваш клієнт або навпаки. Вони також можуть бути забезпечені паролями.

The process-oriented DMS supports you with digital workflow solutions and task management functions

Ідеальні робочі процеси для юристів та консультантів з управління

В Німеччині в даний час існує близько 150 000 індивідуальних нормативних актів з федеральних законів і правил штату. Кожна сфера соціально-економічного життя регулюється. Для того, щоб освоїти джунглі параграфів, юристи спеціалізуються в певних сферах так само, як управлінські консультації, і все ж немає юриста або консультанта з управління, який би знав всі законодавчі вимоги своєї особливої області. Тим більше, що нові закони або судження постійно змінюють ситуацію, що склалася в будь-який момент. Він потребує правильного програмного забезпечення, здатного до навчання, швидкого та безпечного.

PaperOffice DMS - це правильне програмне забезпечення, оскільки воно поставляється з усім, що потрібно юристам та консультаціям з управління, наприклад:

• Зберігання документів у всіх цифрових форматах за принципами GDPR
• Функції подання та повторного подання прострочених документів, які потребують дій
• Функція зберігання даних для самонавчання з тегами та внутрішньою пошуковою системою
• Автоматичне присвоєння щойно доданих документів до правильної папки
• Просте створення бази даних та підключення до бази даних, включаючи індивідуально настроювану маску
• Автоматизоване створення шаблонів для повторюваних процесів і операцій

Цифрова трансформація за допомогою PaperOffice DMS революціонізує юридичний сектор

Paperless law firm - there is no way around automation for lawyers and management consultants

Функція робочого процесу PaperOffice спрощує комунікацію між секретаріатом і юристами. Управління документами, орієнтованим на процес, гарантує, що ці документи залишаться в курсі з невеликими зусиллями.

PaperOffice підтримує це за допомогою великого модуля завдань і робочого процесу.

Таким чином, можуть бути створені певні ланцюжки процесів і визначені існуючі операційні процеси на електронних документах і частково виконані автоматично.

Це являє собою оптимізацію процесів без помилок, оскільки завдання може бути не тільки призначене співробітникам з певними правами користувача і термінами завершення, вимагає цифрового випуску, але і автоматично запускає подальші дії, такі як повідомлення електронною поштою або зміни статусу документа. Що є абсолютним MUST в юридичній сфері.

Оцифрування за допомогою PaperOffice приносить величезні переваги

Оптимізуйте свій робочий час до 7,5% в порівнянні з паперовою роботою завдяки використанню PaperOffice DMS.

Заощаджуйте час на пошук, маршрутизацію та обмін документами.

Звичайно, PaperOffice DMS дозволяє міграцію та інтеграцію існуючих цифрових даних з існуючих програмних рішень.

У той же час PaperOffice DMS - це інтерфейс між аналоговим і цифровим. За допомогою своєї функції сканування програмне забезпечення може зчитувати аналогові документи, плани та фотографії в систему та оцифровувати їх за допомогою сканерів, а також записів з мобільних телефонів, за допомогою яких тексти перетворюються на запис за допомогою OCR і можуть бути змінені в програмах Office.

Позначки часу та керування версіями гарантують, що цифровий документ відповідає аналоговому оригіналу.

PaperOffice DMS не тільки великий за своїми функціями, але і простий у вивченні, керуючись відеоуроками, але і індивідуальними порадами і навчанням при бажанні. Все це при дійсно хорошому співвідношенні ціна-якість.