Цифрові спеціалізовані рішення для юристів та юридичних фірм
Автоматизація бізнес-процесів і оптимізація процесів - передумови ефективності та успіху. Потреба в ньому вже не є необов'язковою розкішшю, а обов'язковою умовою для того, щоб залишатися конкурентоспроможною в довгостроковій перспективі.
Професійна порада
Важливі документи в існуючому паперовому вигляді, такі як благання, клієнтські документи, чернетки, зовнішні судові листи, дослідження, експертні висновки замінюються електронними документами завдяки оцифруванню і таким чином максимально оптимізують всі робочі процеси.PaperOffice не тільки дозволяє керувати документами, але й дає можливість миттєвого доступу до актуальних і точних клієнтських файлів.
Діджиталізація для юридичних фірм, юристів та консультантів з управління
У зв'язку з сьогоднішнім потоком цифрових і паперових даних важливо переконатися, що важливі документи не будуть втрачені і доступні в потрібний час.
Юристи, юридичні департаменти, юридичні фірми та консультанти з управління, а також нотаріуси отримують значну вигоду від використання відповідного управління даними.
Важливі документи накопичуються в юридичних компаніях щодня: благання, клієнтські документи, чернетки, зовнішні судові листи, дослідження, експертні висновки і багато іншого. Вони надходять не тільки поштою, багато листів клієнтів також надходять електронною поштою.
Всі ці документи повинні бути оцифровані, якщо вони надходять у паперовому вигляді, вимагають структурованої подачі, завдання та призначення робочого процесу, і їх потрібно негайно отримати на вимогу.
Тому що високотехнічні процеси в автомобілебудуванні вимагають ідеального потоку інформації і структурованого виконання. Необхідних переваг можна досягти тільки завдяки оцифровці.
Дуже важливо, щоб були дотримані важливі терміни і вжиті правові заходи для зберігання документів.
PaperOffice DMS дає вам чітку структуру у ваших документах і допомагає впоратися з потоком інформації.
PaperOffice усуває всі трудомісткі вузькі місця і створює чіткий огляд важливих документів, таких як контракти або листи, керуючи ними в цифровому вигляді в PaperOffice в майбутньому.
Працюйте ефективно завдяки оцифруванню
Бути правим і бути правим - це не завжди одне і те ж. Аналогічна ситуація і з підприємницькими рішеннями про те, яким шляхом йти заради успішного майбутнього. Галузі, які займаються допомогою своїм клієнтам отримати свої права або знайти правильний шлях для компанії, - це юристи та управлінські консультації.
Юристи як представники публічного права мають особливий статус, але і особливу відповідальність. У управлінських консультаціях, наприклад, часто зустрічаються і юристи крім інженерів і економістів з бізнесу. У такій складній соціально-економічній структурі, як у Німеччині, практично кожен крок супроводжується можливими правовими наслідками. Напевно, найважливішою основою для цих конструкцій є, в ідеалі, повна документація всіх процесів.
Саме такою є PaperOffice DMS, програмне забезпечення для управління документами, яке може зробити набагато більше, ніж просто керувати документами.
PaperOffice не розрізняє типи документів, незалежно від того, чи потрібна вам допомога в управлінні клієнтськими контрактами, брифами, заявами про гонорари, судженнями та листуванням електронною поштою: завдяки системі документообігу PaperOffice ваші попередні процеси у вашій юридичній фірмі чи компанії оцифровуються, що робить їх більш ефективними, прозорими та значно гнучкішими. PaperOffice відповідає найвищим стандартам безпеки, таким як управління авторизацією або надання прав доступу.
Немає можливості автоматизації для юристів та консультантів з управління
Для юристів та управлінських консультантів це означає ведення дуже великого файлу клієнта або клієнта, який також повинен мати кілька особливостей. Наприклад, необхідно дотримуватися принципів GDPR і, звичайно ж, юристи пов'язані абсолютним обов'язком конфіденційності, який стосується не тільки усних заяв, а й безпечного зберігання захищених від сторонніх осіб документів. Також є обов'язок дотримуватися законних і договірно обумовлених термінів.
У деяких випадках недотримання цих термінів може мати кримінальні наслідки, але в основному тільки цивільні наслідки. Для управлінських консультацій захист комерційної таємниці їхніх клієнтів також має першорядне значення.
PaperOffice відповідає найвищим стандартам безпеки , таким як управління авторизацією, різні рівні доступу та призначення дозволів на доступ. Окремі етапи роботи користувач визначає точно так само, як вони здійснюються в компанії, наприклад «запис», «перевірка», «звільнення» і «бронювання» рахунків-фактур.
Відповідальність може бути покладена не тільки на приватних осіб, але і на групи користувачів типу «Бухгалтерія» або «Юристи з оренди», щоб колега міг негайно втрутитися, якщо співробітник відсутній.
Технологія OCR розпізнає не тільки вміст документа, але й усі поля даних, пов'язані з податками, такі як номер документа, дата, нетто, податок та валова сума. Імпортовані дані доступні для контролю за оцінками, платіжними операціями та фінансовим обліком. Це економить стомлюючу роботу над записом і зменшує помилки проводки.
Лише одним клацанням миші дані, включаючи місце архівації, можна експортувати у ваш клієнт або навпаки. Вони також можуть бути забезпечені паролями.
Рішення: перевірені ноу-хау
Чи не має сенсу відразу використовувати програмне забезпечення для управління на практиці? що не тільки відповідає всім вимогам, але і легко навчається і недорого?
PaperOffice DMS - це випробуване комплексне рішення для цифрової роботи і, маючи більш ніж 20-річний досвід роботи на ринку, один з перших піонерів DMS.
Ідеальні робочі процеси для юристів та консультантів з управління
В Німеччині в даний час існує близько 150 000 індивідуальних нормативних актів з федеральних законів і правил штату. Кожна сфера соціально-економічного життя регулюється. Для того, щоб освоїти джунглі параграфів, юристи спеціалізуються в певних сферах так само, як управлінські консультації, і все ж немає юриста або консультанта з управління, який би знав всі законодавчі вимоги своєї особливої області. Тим більше, що нові закони або судження постійно змінюють ситуацію, що склалася в будь-який момент. Він потребує правильного програмного забезпечення, здатного до навчання, швидкого та безпечного.
PaperOffice DMS - це правильне програмне забезпечення, оскільки воно поставляється з усім, що потрібно юристам та консультаціям з управління, наприклад:
- Зберігання документів у всіх цифрових форматах за принципами GDPR
- Функції подання та повторного подання прострочених документів, які потребують дій
- Функція зберігання даних для самонавчання з тегами та внутрішньою пошуковою системою
- Автоматичне присвоєння щойно доданих документів до правильної папки
- Просте створення бази даних та підключення до бази даних, включаючи індивідуально настроювану маску
- Автоматизоване створення шаблонів для повторюваних процесів і операцій
Цифрова трансформація за допомогою PaperOffice DMS революціонізує юридичний сектор
Функція робочого процесу PaperOffice спрощує комунікацію між секретаріатом і юристами. Управління документами, орієнтованим на процес, гарантує, що ці документи залишаться в курсі з невеликими зусиллями.
PaperOffice підтримує це за допомогою великого модуля завдань і робочого процесу.
Таким чином, можуть бути створені певні ланцюжки процесів і визначені існуючі операційні процеси на електронних документах і частково виконані автоматично.
Це являє собою оптимізацію процесів без помилок, оскільки завдання може бути не тільки призначене співробітникам з певними правами користувача і термінами завершення, вимагає цифрового випуску, але і автоматично запускає подальші дії, такі як повідомлення електронною поштою або зміни статусу документа. Що є абсолютним MUST в юридичній сфері.
Оцифрування за допомогою PaperOffice приносить величезні переваги
Оптимізуйте свій робочий час до 7,5% в порівнянні з паперовою роботою завдяки використанню PaperOffice DMS.
Заощаджуйте час на пошук, маршрутизацію та обмін документами.
Звичайно, PaperOffice DMS дозволяє міграцію та інтеграцію існуючих цифрових даних з існуючих програмних рішень.
У той же час PaperOffice DMS - це інтерфейс між аналоговим і цифровим. За допомогою своєї функції сканування програмне забезпечення може зчитувати аналогові документи, плани та фотографії в систему та оцифровувати їх за допомогою сканерів, а також записів з мобільних телефонів, за допомогою яких тексти перетворюються на запис за допомогою OCR і можуть бути змінені в програмах Office.
Позначки часу та керування версіями гарантують, що цифровий документ відповідає аналоговому оригіналу.
PaperOffice DMS не тільки великий за своїми функціями, але і простий у вивченні, керуючись відеоуроками, але і індивідуальними порадами і навчанням при бажанні. Все це при дійсно хорошому співвідношенні ціна-якість.
FAQs
На завершення, ми відповідаємо на ще кілька найпоширеніших запитань щодо цієї теми. "Діджиталізація для юридичних фірм, юристів та консультантів з управління":
Як співробітники можуть отримати доступ до PaperOffice?
Завдяки децентралізованій і сучасній архітектурі програм PaperOffice можна використовувати практично на будь-якому пристрої - від класичних ПК до смартфонів / планшетів до телевізорів.
Що станеться з даними, якщо PaperOffice не існує?
Не відбудеться, але щоб заспокоїти вас: Ви можете експортувати свої дані В БУДЬ-ЯКИЙ ЧАС, оскільки PaperOffice базується на відкритій структурі бази даних, ви можете отримати доступ до своїх даних у будь-який час.
Захист даних теми: Де зберігаються всі документи?
PaperOffice зберігатиме всі документи власними силами з шифруванням високого рівня, що зробить його несприйнятливим до крадіжки даних, наприклад, і перевищить усі вимоги GDPR та GOBD.
Уникайте помилок: НІКОЛИ не зберігайте дані в сторонній хмарі!
Чи можна адаптувати PaperOffice саме до специфікацій?
Так, PaperOffice може бути на 100% адаптований до передбачуваного використання, щоб забезпечити безперебійну інтеграцію в існуючі процеси та системи. Навіть інтерфейс програми може бути повністю розроблений і вільно адаптований.
Висновок
PaperOffice DMS підтримує юристів та консультантів з управління та пропонує відповідні інтерфейси до іншого програмного забезпечення, api-з'єднання та може бути розширений у будь-який час відповідно до ваших побажань. Програмне забезпечення легко засвоюється і може бути легко інтегроване в повсякденну практику, не викликаючи відсутності в навчальних цілях.
PaperOffice DMS рекомендує використовувати NAS (мережеве сховище даних) з функцією резервного копіювання, щоб важливі дані не були ні втрачені, ні шпиговані в сторонніх хмарах.
Зрештою, PaperOffice DMS вражає дуже хорошим співвідношенням ціни та продуктивності та величезним ноу-хау завдяки більш ніж 20-річному практичному досвіду.