Оцифрування у постачальників послуг і дилерів для багатофункціональних пристроїв

Оцифрування у постачальників послуг та дилерів для ксероксів

Спеціалізовані дилери офісних технологій, поліграфічних рішень і офісних систем отримують значну вигоду від використання відповідного управління даними.

Тенденція, а також економічна ситуація та конкурентна ситуація все більше рухаються до оцифрування документів замість того, щоб зберігати їх виключно в паперовому вигляді.

Ось так щодня більшість спеціалізованих дилерів офісних технологій і поліграфічних рішень генерують важливі документи:

Записи, договори, накладні на поставку, чернетки, рахунки-фактури постачальників і багато іншого. Вони не тільки надходять поштою, багато листів також надходять по електронній пошті.

Але ні в якому разі кожен рахунок-фактура постачальника або кожна накладна з самого початку доступна у вигляді файлу. Відповідно, надійні, якісні та потужні сканери та використання відповідного рішення з документообігу мають вирішальне значення для успішної діджиталізації.

Дуже важливо, щоб були дотримані важливі терміни і вжиті правові заходи для зберігання документів. PaperOffice DMS дає вам чітку структуру у ваших документах і допомагає впоратися з потоком інформації.

Галузь офісних технологій та офісних систем - це та, яка виграє від системи документообігу PaperOffice у вигляді рішення для сфери оцифрування, а також як партнера.

Тому що який носій кращий за багатофункціональний пристрій для перетворення ваших паперових документів з аналогових в цифрові?

За допомогою загальної DMS, наприклад, можна подавати відскановану пошту, зберігати важливі електронні листи та архівувати документи. Крім того, різні користувачі можуть отримувати доступ до цих документів і працювати над ними.

Paperless work through digital processes

Як вийти безпаперовим?

PaperOffice усуває всі трудомісткі вузькі місця, призводить до економії витрат, таких як усунення паперових документів, і створює чіткий огляд важливих документів, таких як квитанції, контракти, накладні або інші листи, керуючи ними в цифровому вигляді в PaperOffice в майбутньому .

Зйомка, обробка, обмін, пошук і відстеження ваших документів стає дуже простим з використанням PaperOffice.

Завдяки контрольованому доступу, детальним спискам завдань, а також схваленням з використанням робочих процесів і надійним повідомленням електронною поштою співробітники можуть якісно виконувати поставлені завдання, а уповноважені особи можуть легко схвалювати або відмовляти в схваленні.

З програмним рішенням PaperOffice DMS більше не втрачаються документи. І де б ви не знаходилися, ви можете отримати доступ до важливих документів за лічені секунди.

Звичайно, ви завжди працюєте з нашими системами відповідно до законодавства і повністю захищені від аудиту.

Квитанції, рахунки та подібні документи більше не обов'язково надсилати поштою між церковними округами та парафіями. Внутрішня пошта також може бути відправлена в цифровому вигляді таким чином. Це економить папір, витрати на додаткове зберігання даних і поїздки в архіви. Документи можуть бути забезпечені ключовими словами (редактор, тема, статус, дата і т.д.), а потім їх легше знайти.

Процесно-орієнтований документообіг

Управління документами, орієнтованим на процес, гарантує, що ці документи залишаться в курсі з невеликими зусиллями. PaperOffice підтримує вас тут за допомогою широкого модуля завдань і робочого процесу.

Таким чином, можуть бути створені певні ланцюжки процесів і визначені існуючі операційні процеси на електронних документах і частково виконані автоматично.

Це являє собою оптимізацію процесу без помилок, оскільки завдання може бути не тільки призначено співробітникам з певними правами користувача і термінами завершення, вимагати цифрового схвалення, але і автоматично запускати подальші дії, такі як повідомлення електронною поштою або зміни стану документа.

Таким чином, можна зіставити всі процеси документів.

Тому що незалежно від того, в якому вигляді документи надходять в компанію, будь то паперові документи, PDF-файли, електронні листи або фотографії, вони автоматично архівуються і зберігаються в захищеній базі даних.

Таким чином, важливі контракти можуть бути визнані і розірвані своєчасно або переукладені. Випуск документів з цифровим підписом та повідомленням електронною поштою замість повільної паперової пошти, незахищена електронна пошта сприяє лояльності клієнтів.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

Сьогодні, в 21 столітті, навряд чи залишилися копіювальні машини. Копіювальний апарат став багатофункціональним пристроєм в компаніях, адміністраціях і приватних домоволодіннях. Крім функції ксерокса, пристрої здатні друкувати і факсити, перетворювати цифровий контент безпосередньо в аналогову форму через інтерфейс на ПК, а також навпаки шляхом сканування.

Саме в цій функції ксерокси матимуть найбільший потенціал для використання вже зараз, але все частіше так в найближчому майбутньому. Сканування і перетворення аналога в цифрову інформацію.

Згідно з опитуванням 3 500 компаній, проведеним ЦДІГК з 2020 року, їх ступінь цифровізації в середньому становить близько 50%. Всі компанії усвідомлюють переваги, які приносить з собою діджиталізація. Найбільші проблеми компанії бачать у таких сферах:

• Складність пропонованих систем і процесів
• Висока вартість
• Ризики безпеки
• Брак часу
• Широке навчання

Практично у всіх фірм є хоча б базове апаратне забезпечення, копір або багатофункціональний пристрій зі сканером і один або кілька ПК. Що все ще потрібно, так це правильне програмне забезпечення, і його можна знайти в PaperOffice DMS.

З PaperOffice DMS навігація по меню інтуїтивно зрозуміла і проста в освоєнні. Меню довідки проводять вас через кожну програму і в той же час доступні відеоуроки, які покроково пояснюють певні процеси. Виїзне навчання для співробітників не обов'язково, але при бажанні навчання можна провести безпосередньо в компанії.

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

PaperOffice DMS створює явні переваги для дилерів і постачальників послуг багатофункціональних пристроїв

PaperOffice DMS є правильним програмним забезпеченням, оскільки включає в себе все, що потрібно спеціалізованим дилерам для офісних технологій та рішень для друку, таких як:

• Зберігання документів у всіх цифрових форматах за принципами GDPR
• Функції подання та повторного подання прострочених документів, які потребують дій
• Функція зберігання даних для самонавчання з тегами та внутрішньою пошуковою системою
• Автоматичне присвоєння щойно доданих документів до правильної папки
• Просте створення бази даних та підключення до бази даних, включаючи індивідуально настроювану маску
• Автоматизоване створення шаблонів для повторюваних процесів і операцій

PaperOffice DMS має дуже вигідне співвідношення ціна-якість і це з можливістю підключення до 800 терміналів (дисплейних робочих станцій).

Всі цифрові дані шифруються в PaperOffice DMS з 1024 бітами і формат конвертується. Це призводить до таких великих перешкод для хакерів і шпигунів, що всі вони досі зазнали невдачі з PaperOffice DMS. У той же час ієрархічна система управління паролями заважає кожному мати доступ до всього.

Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

Важливі аргументи на користь включення PaperOffice DMS в бюджетне планування. Нарешті, PaperOffice DMS також переконує тим, що до уваги враховується стійкість і охорона навколишнього середовища. Рано чи пізно відбудеться повне перетворення з аналогових документів у цифрову форму і тоді державна установа, яка потім вже буде використовувати PaperOffice DMS, буде добре підготовлена.

Цифрова обробка рахунків-фактур також є перевагою для багатьох постачальників послуг та роздрібних продавців копіювальних систем. Вхідні рахунки-фактури можуть бути автоматизовані завдяки PaperOffice DMS і пересилаються відповідальному співробітнику. Процес управління та випуску за допомогою цифрового випуску також може бути оброблений швидко та ефективно через систему.

Лише одним клацанням миші дані, включаючи місце архівування, можна експортувати до вашого податкового консультанта або навпаки.

Сумісна з ревізією та безпечна архівація: PaperOffice DMS технічно відповідає законодавчим вимогам GoBD, GDPdU та DSGVO

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

PaperOffice DMS дозволяє підключати інше програмне забезпечення, наприклад, ERP, і, звичайно, передавати документи з Microsoft Office через відповідні інтерфейси. PaperOffice DMS прискорює зв'язок.

Відстежуються терміни та зустрічі та автоматично спрацьовують дії залежно від бажаної настройки. Процеси замовлення можуть бути автоматизовані і навіть зміни, які плануються на майбутнє, можуть бути внесені таким чином, щоб вони вступили в силу в потрібний час.

Завдяки своїм широким функціям PaperOffice DMS однозначно можна класифікувати у вищому сегменті управління контентом підприємства (ECM).

ECM включає в себе загальне управління всім вмістом в організації з відповідною ієрархією доступу. PaperOffice DMS здатний зберігати будь-який контент в цифровому вигляді, змінювати його зміст і формат і робити доступним.

PaperOffice DMS має всі функції ECM, і це у відмінному співвідношенні ціна-продуктивність, а також інтуїтивно вивчена форма роботи, яка робить непотрібним дороге зовнішнє або внутрішнє навчання. Швидше, безкоштовні відеоуроки доступні, щоб звикнути до різних меню. Таким чином, PaperOffice DMS може стати організаційним опором у кожній компанії в торгівлі та виробництві, і це майже зі швидкістю світла.

Постачальники послуг та роздрібні торговці багатофункціональних систем отримують вигоду від цифрового документообігу

38% всіх опитаних компаній просто не мають часу на оцифрування своїх процесів. Рекомендуємо процедуру, яка починається з базового процесу, сканування аналогових документів одночасно з їх обробкою. Таким чином, групі людей, які працюють з ксероксом щодня, також можна було б доручити, наскільки це можливо, сканувати архів по крупицях.

Завдяки автоматичному розпізнаванню документів з узгодженими характеристиками PaperOffice DMS завжди може призначити всім відсканованим документам правильне місце зберігання в цифровій пам'яті. Має сенс почати сканування архіву з найсвіжіших записів, щоб ще більше зменшити розмір аналогового архіву в міру закінчення термінів зберігання. Крім того, у нас є багато посібників про те, як домогтися безпаперового офісу завдяки сканеру.

PaperOffice DMS - це інтерфейс між аналоговим і цифровим. За допомогою функції сканування програмне забезпечення може зчитувати аналогові документи, плани та фотографії в систему за допомогою сканера та оцифровувати їх, за допомогою чого тексти перетворюються на шрифти за допомогою OCR, які можна змінювати в програмах Office. Позначки часу та керування версіями гарантують, що цифровий документ відповідає аналоговому оригіналу.

Оптимізуйте свій робочий час до 7,5% в порівнянні з паперовою роботою завдяки використанню PaperOffice DMS.

Заощаджуйте час на пошук, маршрутизацію та обмін документами.

За допомогою цифрових штампів документи можуть доповнюватися додатковою інформацією і навіть контролювати детальні робочі процеси. У свою чергу, функція завдання і робочого процесу гарантує дотримання і виконання термінів.

Отже, все, що вам потрібно, це копіювальний апарат і PaperOffice DMS, щоб прискорити оперативну оцифрування або навіть почати. Шлях, який, безумовно, вартий уваги.