Автоматизація бізнес-процесів у громадах та муніципалітетах
PaperOffice DMS для громад та муніципалітетів забезпечує плавний потік інформації завдяки цифровізації та автоматизації бізнес-процесів.
Професійна порада
Письмові документи, договори, проекти, накладні, видаткові накладні, видаткові накладні та багато іншого завдяки оцифруванню замінюються електронними документами, таким чином оптимізуючи всі робочі процеси по максимуму.Інтегрований ШІ дозволяє бізнес-процесам бути значною мірою автоматизованими, прискорюючи ваші процеси та підвищуючи успіх і задоволення.
Діджиталізація в громадах та муніципалітетах
Церкви, парафії та муніципалітети значною мірою залежать від використання відповідного управління даними.
Так щодня накопичуються важливі документи в муніципалітетах і муніципальних об'єднаннях:
Твори, рахунки-фактури, чернетки, заявки, дослідження, експертні висновки та багато іншого. Вони не тільки надходять поштою, багато листів також надходять електронною поштою.
Всі ці документи повинні бути оцифровані, якщо вони надходять у паперовому вигляді, вимагають структурованої подачі, завдання та призначення робочого процесу, і їх потрібно негайно отримати на вимогу.
Дуже важливо, щоб були дотримані важливі терміни і щоб були вжиті правові заходи для зберігання документів. PaperOffice DMS дає вам чітку структуру у ваших документах і допомагає впоратися з потоком інформації.
Разом із системою цифрового документообігу PaperOffice спростити робочі процеси в церквах, парафіях та муніципалітетах, а також заощадити час та витрати.
За допомогою загальної DMS, наприклад, можна подавати відскановану пошту, зберігати важливі електронні листи та архівувати документи. Крім того, різні користувачі можуть отримувати доступ до цих документів і працювати над ними.
Якщо документи доступні в оцифрованому вигляді, їх не завжди потрібно надсилати електронною поштою разом, готуючись до пресвітеріанських сесій та інших зустрічей.
Як вийти безпаперовим?
PaperOffice усуває всі трудомісткі вузькі місця, призводить до економії витрат, таких як усунення паперових документів, і створює чіткий огляд важливих документів, таких як квитанції, контракти, накладні або інші листи, керуючи ними в цифровому вигляді в PaperOffice в майбутньому .
Зйомка, обробка, обмін, пошук і відстеження ваших документів стає дуже простим з використанням PaperOffice.
Завдяки контрольованому доступу, детальним спискам завдань, а також схваленням з використанням робочих процесів і надійним повідомленням електронною поштою співробітники можуть якісно виконувати поставлені завдання, а уповноважені особи можуть легко схвалювати або відмовляти в схваленні.
З програмним рішенням PaperOffice DMS більше не втрачаються документи. І де б ви не знаходилися, ви можете отримати доступ до важливих документів за лічені секунди.
Звичайно, ви завжди працюєте з нашими системами відповідно до законодавства і повністю захищені від аудиту.
Квитанції, рахунки та подібні документи більше не обов'язково надсилати поштою між церковними округами та парафіями. Внутрішня пошта також може бути відправлена в цифровому вигляді таким чином. Це економить папір, витрати на додаткове зберігання даних і поїздки в архіви. Документи можуть бути забезпечені ключовими словами (редактор, тема, статус, дата і т.д.), а потім їх легше знайти.
Процесно-орієнтований документообіг
Управління документами, орієнтованим на процес, гарантує, що ці документи залишаться в курсі з невеликими зусиллями. PaperOffice підтримує вас тут за допомогою широкого модуля завдань і робочого процесу.
Таким чином, можуть бути створені певні ланцюжки процесів і визначені існуючі операційні процеси на електронних документах і частково виконані автоматично.
Це являє собою оптимізацію процесів без помилок, оскільки завдання може бути не тільки призначено співробітникам з певними правами користувача і термінами завершення, вимагати цифрового випуску, але і автоматично запускати подальші дії, такі як повідомлення електронної пошти або зміни стану документа.
Таким чином, можна зіставити всі процеси документів.
PaperOffice не розрізняє типи документів, незалежно від того, чи потрібна вам допомога в управлінні договорами, рахунками-фактурами, брифами та листуванням електронною поштою: завдяки системі управління документами PaperOffice ваші попередні процеси в Компаніях оцифровані, що робить їх більш ефективними, прозорими та значно гнучкішими.
Тому що незалежно від того, в якому вигляді документи надходять в компанію, будь то паперові документи, PDF-файли, електронні листи або фотографії, вони автоматично архівуються і зберігаються в захищеній базі даних.
Таким чином, важливі контракти можуть бути визнані і розірвані своєчасно або переукладені. Випуск документів з цифровим підписом та повідомленням електронною поштою замість повільної паперової пошти, незахищена електронна пошта сприяє лояльності клієнтів.
Рішення: перевірені ноу-хау
Чи не має сенсу відразу використовувати програмне забезпечення для управління на практиці? що не тільки відповідає всім вимогам, але і легко навчається і недорого?
PaperOffice DMS - це випробуване комплексне рішення для цифрової роботи і, маючи більш ніж 20-річний досвід роботи на ринку, один з перших піонерів DMS.
Це не просто релігійні чи соціальні структури, коли ми говоримо про церкви та громади. У багатьох сферах вони є «самим» суспільним життям. Сюди входять люди, часто на волонтерських роботах, які піклуються про інших людей, які опинилися в складних обставинах, наприклад. Існують також різні завдання, які поділяються на пастирські обов'язки, з одного боку, і адміністративну діяльність з іншого.
У Німеччині існує велика церковна традиція, так само як турбота про громаду забезпечує згуртованість жителів сіл, але і в містах. Особливо сьогодні, в часи зростаючої ізоляції та анонімності, існують контактні пункти для найрізноманітніших проблем у церквах та громадах. Звичайно, про саму практичну сторону церкви забувати не можна.
РАГС, реєстр населення, паспортний кабінет, школи, дитячі садки, громадський транспорт, пожежна команда, ділянки забудови, дорожньо-будівельне бюро, утилізація стічних вод і забезпечення прісною водою, а іноді ще й постачання електричної енергії.
Це обов'язкові завдання. Але є і фрістайл у кожній громаді. Це, наприклад, спортивні майданчики, дитячі майданчики, музеї, клуби літніх людей і молодіжні центри. Церкви здійснюють хрещення, супроводжують людей в останній подорожі, а також є місцем проведення великого вінчання в білому кольорі, яке знову користується великою популярністю. Це далеко не все.
У багатьох політичних та церковних спільнотах програмне забезпечення для управління документами, таке як PaperOffice DMS, може надати цінну підтримку у виконанні завдань. Це стосується як суперординатних структур, так і клубів, органів влади та компаній, що беруть участь у цьому.
Перш за все, PaperOffice DMS є практичним рішенням для приведення аналогових архівів, будь то місцеве об'єднання пожежної команди або церковний архів з хрещенями, вінчаннями та похоронами, в цифрову епоху. PaperOffice DMS побудована таким чином, що дотримуються всі керівні принципи GDPR, Загального регламенту захисту даних.
PaperOffice DMS створює чіткі переваги для громад, церков та муніципалітетів
Завдяки своїй чудовій технології баз даних і простій у вивченні роботі PaperOffice DMS можна використовувати всюди, де такі дані, як документи або фотографії, не тільки збираються зберігатися, але і бути розташовані в хронологічному порядку, наприклад, і використовуватися з різними фільтрами для автоматичного створення форм або статистики.
Відповідальним за це є штучний інтелект (ШІ), інтегрований в PaperOffice DMS з симпатичною назвою PIA. Він створює найрізноманітніші шаблони з існуючої бази даних і заповнює їх раніше визначеними головними даними. Це можуть бути членські картки, листи-привітання з віховим днем народження або маски даних для поточних або ключових інвентаризацій дат у комунальних підприємствах.
Програмне забезпечення OCR, інтегроване в PaperOffice DMS, розрізняє логотип і звичайний текст. Рахунки-фактури або квитанції можна швидко знайти в будь-який час, наприклад, при дослідженні, використовуючи OCR-пошук, забезпечуючи тим самим максимально можливу прозорість і юридичну визначеність.
Архівація також може здійснюватися таким чином, щоб всі наступні документи від відправника розпізнавалися і автоматично призначалися.
Важливі аргументи на користь включення PaperOffice DMS в бюджетне планування. Нарешті, PaperOffice DMS також переконує тим, що до уваги враховується стійкість і охорона навколишнього середовища. Рано чи пізно відбудеться повне перетворення з аналогових документів у цифрову форму і тоді державна установа, яка потім вже буде використовувати PaperOffice DMS, буде добре підготовлена.
Цифрова обробка рахунків-фактур також є вигідною для багатьох громад та муніципалітетів. Вхідні рахунки-фактури можуть бути автоматизовані завдяки PaperOffice DMS і пересилаються відповідальному співробітнику. Процес управління та випуску за допомогою цифрового випуску також може бути оброблений швидко та ефективно через систему.
Лише одним клацанням миші дані, включаючи місце архівування, можна експортувати до вашого податкового консультанта або навпаки.
Сумісна з ревізією та безпечна архівація: PaperOffice DMS технічно відповідає законодавчим вимогам GoBD, GDPdU та DSGVO
PaperOffice DMS дозволяє підключати інше програмне забезпечення, наприклад, ERP, і, звичайно, передавати документи з Microsoft Office через відповідні інтерфейси. PaperOffice DMS прискорює зв'язок.
Відстежуються терміни та зустрічі та автоматично спрацьовують дії залежно від бажаної настройки. Процеси замовлення можуть бути автоматизовані і навіть зміни, які плануються на майбутнє, можуть бути внесені таким чином, щоб вони вступили в силу в потрібний час.
Завдяки своїм широким функціям PaperOffice DMS однозначно можна класифікувати у вищому сегменті управління контентом підприємства (ECM).
ECM включає в себе загальне управління всім вмістом в організації з відповідною ієрархією доступу. PaperOffice DMS здатний зберігати будь-який контент в цифровому вигляді, змінювати його зміст і формат і робити доступним.
PaperOffice DMS має всі функції ECM, і це у відмінному співвідношенні ціна-продуктивність, а також інтуїтивно вивчена форма роботи, яка робить непотрібним дороге зовнішнє або внутрішнє навчання. Швидше, безкоштовні відеоуроки доступні, щоб звикнути до різних меню. Таким чином, PaperOffice DMS може стати організаційним опором у кожній компанії в торгівлі та виробництві, і це майже зі швидкістю світла.
Церкви, громади та муніципалітети отримують вигоду від цифрового документообігу
Однак з PaperOffice DMS є набагато більше можливостей для громад. Наприклад, управління запасами, включаючи постійну або ключову інвентаризацію дати. Основою для PaperOffice DMS є пов'язані облікові записи користувачів у мережі. Зберігання даних цих облікових записів користувачів об'єднано в центральній базі даних. Управління документами можна за допомогою штучного інтелекту з різними алгоритмами, які можуть бути використані для запуску автоматизованих процесів.
Оптимізуйте свій робочий час до 7,5% в порівнянні з паперовою роботою завдяки використанню PaperOffice DMS.
Заощаджуйте час на пошук, маршрутизацію та обмін документами.
За допомогою цифрових штампів документи можуть доповнюватися додатковою інформацією і навіть контролювати детальні робочі процеси. У свою чергу, функція завдання і робочого процесу гарантує дотримання і виконання термінів.
PaperOffice DMS настільки ж адаптований, як і завдання в парафіях і церквах. Проекти можуть оброблятися спільно з різних місць за допомогою функції робочого процесу. Документи, які зараз обробляються, не блокуються для інших, а зберігаються у відповідній версії з позначкою часу.
Зрештою, остання збережена версія, що включає всі зміни, завжди доступна.
FAQs
На завершення, ми відповідаємо на ще кілька найпоширеніших запитань щодо цієї теми. "Цифровізація в громадах, церквах і муніципалітетах":
Як співробітники можуть отримати доступ до PaperOffice?
Завдяки децентралізованій і сучасній архітектурі програм PaperOffice можна використовувати практично на будь-якому пристрої - від класичних ПК до смартфонів / планшетів до телевізорів.
Що станеться з даними, якщо PaperOffice не існує?
Не відбудеться, але щоб заспокоїти вас: Ви можете експортувати свої дані В БУДЬ-ЯКИЙ ЧАС, оскільки PaperOffice базується на відкритій структурі бази даних, ви можете отримати доступ до своїх даних у будь-який час.
Захист даних теми: Де зберігаються всі документи?
PaperOffice зберігатиме всі документи власними силами з шифруванням високого рівня, що зробить його несприйнятливим до крадіжки даних, наприклад, і перевищить усі вимоги GDPR та GOBD.
Уникайте помилок: НІКОЛИ не зберігайте дані в сторонній хмарі!
Чи можна адаптувати PaperOffice саме до специфікацій?
Так, PaperOffice може бути на 100% адаптований до передбачуваного використання, щоб забезпечити безперебійну інтеграцію в існуючі процеси та системи. Навіть інтерфейс програми може бути повністю розроблений і вільно адаптований.
Висновок
PaperOffice DMS підтримує спільноти, церкви та муніципалітети та пропонує відповідні інтерфейси до іншого програмного забезпечення, підключення до API і може бути розширений у будь-який час відповідно до ваших побажань. Програмне забезпечення легко засвоюється і може бути легко інтегроване в повсякденну практику, не викликаючи відсутності в навчальних цілях.
PaperOffice DMS рекомендує використовувати NAS (мережеве сховище даних) з функцією резервного копіювання, щоб важливі дані не були ні втрачені, ні шпиговані в сторонніх хмарах.
Зрештою, PaperOffice DMS вражає дуже хорошим співвідношенням ціни та продуктивності та величезним ноу-хау завдяки більш ніж 20-річному практичному досвіду.