Автоматизація бізнес-процесів в управлінні нерухомістю та управлінні нерухомістю
PaperOffice DMS для управління нерухомістю та управителів нерухомістю дозволяє ефективно обробляти електронне архівування досьє орендарів та майна та швидку обробку запитів та є передумовою ефективності та успіху вашої компанії.
Професійна порада
Важливі документи в існуючому паперовому вигляді, такі як договори оренди, комунальні платежі, будівельні файли, події, комерційні документи, повідомлення замінюються електронними документами завдяки оцифруванню і таким чином максимально оптимізують всі робочі процеси.Інформація про всі будівлі, ділових партнерів, орендарів і т.д. доступна відразу на вимогу завдяки PaperOffice DMS.
Цифровізація в управлінні майном та управлінні майном
В рамках управління нерухомістю та управління нерухомістю існує велика кількість різних документів, якими необхідно управляти:
Договори оренди, заяви про додаткові витрати, будівельні файли, події, ділові документи, повідомлення та багато іншого. Тому управителі нерухомістю та компанії з нерухомості - це ті, хто отримує значну вигоду від використання відповідного програмного забезпечення для управління документами.
Важливі документи щодня генеруються управителями нерухомості. Всі вони повинні бути закріплені за правильною житловою нерухомістю, орендарем, орендодавцем, майном.
Всі ці документи повинні бути оцифровані, якщо вони надходять у паперовому вигляді, вимагають структурованої подачі, завдання та призначення робочого процесу, і їх потрібно негайно отримати на вимогу.
При цьому кожен документ класифікується за своїм типом і може бути закріплений за людьми і об'єктами, до яких потім можна навіть отримати доступ на ходу, незалежно від пристрою. У вас є вся інформація і документи про всі будівлі, ділових партнерів, орендарів і т.д. явно в одному місці, а саме ваша база даних.
Дуже важливо, щоб були дотримані важливі терміни і вжиті правові заходи для зберігання документів.
Для того щоб вирішити багато існуючих адміністративних завдань в управлінні майном, повинна бути впроваджена система документообігу PaperOffice.
PaperOffice DMS дає вам чітку структуру у ваших документах і допомагає впоратися з потоком інформації.
PaperOffice усуває всі трудомісткі вузькі місця і створює чіткий огляд важливих документів, таких як контракти або листи, керуючи ними в цифровому вигляді в PaperOffice в майбутньому.
Ви також можете скористатися цифровими адміністративними завданнями та стежити за всіма договорами оренди та обслуговування, офіційною кореспонденцією, яка ставиться на повторне подання або призначається працівникам за завданням.
Автоматизуйте свої бізнес-процеси
Жодна інша країна в ЄС не має більше жителів, ніж Німеччина, і з 234 людьми на квадратний кілометр вона має третю за величиною щільність населення в Європі після Нідерландів і Бельгії, за винятком Монако. Близько 37 мільйонів будівель розкинулися на площі 357 588 квадратних кілометрів. Трохи більше половини об'єктів нерухомості використовуються в якості житлової площі, всі інші об'єкти нерухомості використовуються комерційно або публічно. За оцінками, 8 мільйонів об'єктів нерухомості управляються управителями майна або управителями нерухомості.
За значною кількістю в 8 мільйонів керованих об'єктів стоїть чималий обсяг робіт з технічного обслуговування, які є наслідком не тільки діяльності, необхідної для підтримки роботи будівлі, але і від положень, постанов і законів, які є новими практично щороку. Нерухомість в Німеччині частково підпорядковується законодавству штату, а частково федеральному закону. Але список речей, які є частиною повсякденного бізнесу з управління нерухомістю, напрочуд великий, наприклад:
- Оренда
- Оренду
- Виписка про плату за обслуговування
- Стягнення заборгованості
- Управління депозитами
- Управління доходами від оренди
- Продати / Купити
- Поновлення
- Поновлення
- Ремонт
- Технічне обслуговування об'єкта
- Утримання майна
- Зимове обслуговування
- Опалення / Електрика / Вода / Відходи
- Податкове право
- Страхування
- Земельний реєстр
За кожним окремим терміном в цьому списку часто стоїть велика кількість самих різних процесів. Звичайно, є компанії з управління майном, які обмежені лише однією сферою, наприклад, виключне управління орендованим майном або чиста купівля-продаж або управління майном, що належить громаді власників. Але незалежно від того, який сегмент, завдання настільки різноманітні, що кожен розпорядник майна потребує ефективного документообігу.
Це PaperOffice DMS, програмне забезпечення для управління документами, яке може зробити набагато більше, ніж просто керувати документами.
Але що означає ефективний для управителів майном?
Найбільшим сектором з 8 мільйонів об'єктів нерухомості, згаданих вище, є орендовані квартири, за ними йдуть офісні приміщення. Це означає, що в залежності від виду існують постійні витрати, які доводиться оплачувати щоквартально, півроку або щорічно. Дохід, з іншого боку, зазвичай буває місячним. Залежно від керованих запасів, це означає ведення сотень-тисяч облікових записів, всі вони мають конкретні терміни і вимагають додаткового адміністрування, коли відбуваються надзвичайні зміни. Крім того, існує правильний облік доходів і витрат.
До надзвичайних подій відносяться, наприклад, заборгованість по орендній платі. Суть тут полягає в тому, щоб розрахувати понесені відсотки до моменту здійснення виплати, а також дотримуватися термінів давності і вживати відповідних заходів.
- Адміністрація також може включати плани, які показують площі ділянок для масштабування і, при необхідності, стають доступними для будівельних компаній для реконструкції або реконструкції.
- Доказ належного вкладення депозитних коштів також вимагає правильного обліку та пред'явлення в будь-який час.
- Своєчасно вносити зміни до закону про оренду або придбання землі і таким чином бути готовими до того часу, коли вони набудуть чинності.
Це лише чотири приклади того, що може зробити хороша система документообігу, наприклад PaperOffice DMS.
PaperOffice не розрізняє типи документів, незалежно від того, чи потрібна вам допомога в управлінні контрактами, благаннями та листуванням електронною поштою: завдяки системі управління документами PaperOffice ваші попередні процеси у вашій компанії оцифровуються, роблячи їх більш ефективними, прозорими та значно гнучкішими.
Тому що незалежно від того, в якому вигляді документи надходять в компанію, будь то паперові документи, PDF-файли, електронні листи або фотографії, вони автоматично архівуються і зберігаються в захищеній базі даних.
Таким чином, важливі контракти можуть бути визнані і розірвані своєчасно або переукладені. Випуск документів з цифровим підписом та повідомленням електронною поштою замість повільної паперової пошти, незахищена електронна пошта сприяє лояльності клієнтів.
Основні рамки цифрової трансформації в управлінні нерухомістю та нерухомістю
Завдяки вбудованому ШІ спрацьовують автоматичні правила. Цей ШІ автоматично сортує документи в папки, такі як "Рахунок-фактура" та "Нотатки про доставку", зберігає відповідні ключові слова та запускає цифровий робочий процес, що зберігається для відповідного типу документа.
PaperOffice відповідає найвищим стандартам безпеки, таким як управління авторизацією або надання дозволів на доступ. Окремі етапи роботи користувач визначає саме так, як би він запускав, наприклад, «запис», «перевірка», «звільнення» і «бронювання» рахунків-фактур.
Відповідальність може бути покладена не тільки на окремих людей, але і на групи користувачів типу «Бухгалтерія» або «Виробництво», щоб колега міг втрутитися відразу, якщо співробітник відсутній.
Технологія OCR розпізнає не тільки вміст документа, але й усі поля даних, пов'язані з податками, такі як номер документа, дата, нетто, податок та валова сума. Імпортовані дані доступні для контролю за оцінками, платіжними операціями та фінансовим обліком. Це економить стомлюючу роботу над записом і зменшує помилки проводки.
Лише одним клацанням миші дані, включаючи місце архівування, можна експортувати вашому клієнту, податковому консультанту або навпаки.
Рішення: перевірені ноу-хау
Чи не має сенсу відразу використовувати програмне забезпечення для управління на практиці? що не тільки відповідає всім вимогам, але і легко навчається і недорого?
PaperOffice DMS - це випробуване комплексне рішення для цифрової роботи і, маючи більш ніж 20-річний досвід роботи на ринку, один з перших піонерів DMS.
Рішення для робочого процесу та цілісність штучного інтелекту - рішення ALL-IN-ONE з PaperOffice DMS
Компанії з управління нерухомістю та управителі нерухомістю повинні обробляти документи у всіх господарських операціях. Постійний подальший розвиток бізнес-моделей постійно створює нові виклики. Їм потрібна хороша система документообігу.
PaperOffice DMS — це правильне програмне забезпечення, оскільки в ньому є все необхідне меблевій та обробній промисловості, наприклад:
- Зберігання документів у всіх цифрових форматах за принципами GDPR/li>
- Функції подання та повторного подання прострочених документів, які потребують дій
- Функція зберігання даних для самонавчання з тегами та внутрішньою пошуковою системою
- Автоматичне присвоєння щойно доданих документів до правильної папки
- Просте створення бази даних та підключення до бази даних, включаючи індивідуально настроювану маску
- Автоматизоване створення шаблонів для повторюваних процесів і операцій
Сумісна з ревізією та безпечна архівація: PaperOffice DMS технічно відповідає законодавчим вимогам GoBD, GDPdU та DSGVO
Функція робочого процесу PaperOffice спрощує спілкування. Управління документами, орієнтованим на процес, гарантує, що ці документи залишаться в курсі з невеликими зусиллями. PaperOffice DMS дозволяє легко враховувати відповідні періоди зберігання та видалення . Цифрові робочі процеси інтегровані в бізнес-процеси, що забезпечує дотримання основних етапів процесу і, таким чином, відповідність.
PaperOffice підтримує це за допомогою великого модуля завдань і робочого процесу.
Таким чином, можуть бути створені певні ланцюжки процесів і визначені існуючі операційні процеси на електронних документах і частково виконані автоматично.
Це являє собою оптимізацію процесів без помилок, оскільки завдання може бути не тільки призначене співробітникам з певними правами користувача і термінами завершення, вимагає цифрового випуску, але і автоматично запускає подальші дії, такі як повідомлення електронною поштою або зміни статусу документа.
Таким чином, відповідні метадані також можуть зберігатися після процесу архівування документів. Крім типу документа, може бути вказаний термін архівування і пов'язана з ним інформація про клієнта.
Меблева промисловість та виробничі професії отримують вигоду від цифрового документообігу
Система документообігу дозволяє окремо створювати бази даних для кожної окремої області і може одночасно створювати зв'язки. Аналогові документи, такі як надіслані рахунки-фактури майстра, скануються за допомогою PaperOffice DMS і зберігаються як у вигляді фотографії, так і як перетворений текст за допомогою програмного забезпечення OCR. Всі існуючі дані, наприклад про орендаря, можуть відображатися чітко і однозначно, тому для позабудинкових зустрічей не потрібно проводити жодних файлів. Керування базами даних, контрольованими штучним інтелектом, створює шаблони з основних даних або статистично придатних для використання списків, якщо це необхідно.
При цьому необхідний захист даних підтримується за допомогою ієрархічного управління паролями і 1024-бітного шифрування.
Оптимізуйте свій робочий час до 7,5% в порівнянні з паперовою роботою завдяки використанню PaperOffice DMS.
Заощаджуйте час на пошук, маршрутизацію та обмін документами.
За допомогою цифрових штампів документи можуть доповнюватися додатковою інформацією і навіть контролювати детальні робочі процеси. У свою чергу, функція завдання і робочого процесу гарантує дотримання і виконання термінів.
Відмінне співвідношення ціни та продуктивності PaperOffice DMS, а також проста реалізація в існуючих операційних системах Microsoft та інтуїтивно зрозуміла здатність до навчання роблять програмне забезпечення незамінним помічником у кожному будинку або управлінні нерухомістю за короткий час, незалежно від того, наскільки великим є запас, яким потрібно керувати.
FAQs
На завершення, ми відповідаємо на ще кілька найпоширеніших запитань щодо цієї теми. "Діджиталізація в управлінні нерухомістю та управлінні нерухомістю":
Як співробітники можуть отримати доступ до PaperOffice?
Завдяки децентралізованій і сучасній архітектурі програм PaperOffice можна використовувати практично на будь-якому пристрої - від класичних ПК до смартфонів / планшетів до телевізорів.
Що станеться з даними, якщо PaperOffice не існує?
Не відбудеться, але щоб заспокоїти вас: Ви можете експортувати свої дані В БУДЬ-ЯКИЙ ЧАС, оскільки PaperOffice базується на відкритій структурі бази даних, ви можете отримати доступ до своїх даних у будь-який час.
Захист даних теми: Де зберігаються всі документи?
PaperOffice зберігатиме всі документи власними силами з шифруванням високого рівня, що зробить його несприйнятливим до крадіжки даних, наприклад, і перевищить усі вимоги GDPR та GOBD.
Уникайте помилок: НІКОЛИ не зберігайте дані в сторонній хмарі!
Чи можна адаптувати PaperOffice саме до специфікацій?
Так, PaperOffice може бути на 100% адаптований до передбачуваного використання, щоб забезпечити безперебійну інтеграцію в існуючі процеси та системи. Навіть інтерфейс програми може бути повністю розроблений і вільно адаптований.
Висновок
PaperOffice DMS підтримує управління нерухомістю та управління нерухомістю та пропонує відповідні інтерфейси до іншого програмного забезпечення, підключення до API і може бути розширений у будь-який час відповідно до ваших побажань. Програмне забезпечення легко засвоюється і може бути легко інтегроване в повсякденну практику, не викликаючи відсутності в навчальних цілях.
PaperOffice DMS рекомендує використовувати NAS (мережеве сховище даних) з функцією резервного копіювання, щоб важливі дані не були ні втрачені, ні шпиговані в сторонніх хмарах.
Зрештою, PaperOffice DMS вражає дуже хорошим співвідношенням ціни та продуктивності та величезним ноу-хау завдяки більш ніж 20-річному практичному досвіду.