Автоматизація бізнес-процесів в промисловості і торгівлі
PaperOffice DMS для виробництва і торгівлі дозволяє плавно потік інформації між виробництвом і адмініструванням завдяки оцифруванню і автоматизації бізнес-процесів.
Професійна порада
Письмові документи, договори, проекти, дослідження, видаткові накладні та багато іншого замінюються електронними документами завдяки оцифруванню і таким чином максимально оптимізують всі робочі процеси.За допомогою рішення для управління документами ви зберігаєте та архівуєте всю інформацію на центральній платформі в захищений від аудиту спосіб.
Діджиталізація в промисловості та торгівлі
Як компанія у виробництві або виробництві, а також торгівлі, у вас є багато важливих документів для управління:
Рахунки-фактури, договори, замовлення, накладні на доставку і багато іншого. Тому компанії в цій галузі є тими, хто отримує значну вигоду від використання відповідного програмного забезпечення для управління документами.
Саме так щодня формуються важливі документи в промисловості і торгівлі. Всі вони повинні бути закріплені за правильним відділом, замовником, об'єктом, доставкою.
Всі ці документи повинні бути оцифровані, якщо вони надходять в паперовому вигляді, вимагають структурованої подачі, завдання і призначення робочого процесу, і повинні бути негайно доступні на вимогу.
При цьому кожен документ класифікується за своїм типом і може бути закріплений за людьми і об'єктами, до яких потім можна навіть отримати доступ на ходу, незалежно від пристрою.
Таким чином, у вас є вся інформація і документи про всі виробництва, об'єкти, замовників і т.д. явно в одному місці, а саме ваша база даних.
Дуже важливо, щоб були дотримані важливі терміни і вжиті правові заходи для зберігання документів. Для того щоб вирішити багато існуючих адміністративних проблем у виробництві і торгівлі, повинна бути впроваджена система документообігу PaperOffice.
За допомогою рішення для управління документами ви зберігаєте та архівуєте всю інформацію на центральній платформі в захищений від аудиту спосіб.
PaperOffice усуває всі трудомісткі вузькі місця і створює чіткий огляд важливих документів, таких як контракти, рахунки-фактури, замовлення, нотатки про доставку, керуючи ними в цифровому вигляді в PaperOffice в майбутньому.
Зйомка, обробка, обмін, пошук і відстеження ваших документів стає дуже простим з використанням PaperOffice.
Завдяки контрольованому доступу, детальним спискам завдань, а також схваленням з використанням робочих процесів і надійним повідомленням електронною поштою співробітники можуть якісно виконувати поставлені завдання, а уповноважені особи можуть легко схвалювати або відмовляти в схваленні.
Оцифрування - це все-все і кінець-все в промисловості
За допомогою PaperOffice DMS документи можуть бути оцифровані в промисловості та торгівлі та архівовані централізовано таким чином, що доступ може бути здійснений з будь-якого комп'ютера без необхідності переходити до архіву або першого дослідження, який / r колега, який в даний час обробляє документи або папки.
PaperOffice DMS не тільки оцифровує аналогові документи, програмне забезпечення для управління документами зберігає кожну зміну в документі в хронологічному порядку. Оригінал залишається незачепленим. Функція робочого циклу може бути використана, наприклад, для призначення певних дій під час роботи над проектом, і кожен співробітник веде огляд поточного стану.
При цьому ідеї або пропозиції можуть бути представлені без необхідності щоразу скликати збори. Архівні документи можна шукати за ключовими словами або дати чи контрольні номери та автоматизовані шаблони можуть бути створені штучним інтелектом у PaperOffice DMS.
Широка функція робочого процесу PaperOffice DMS значно полегшує внутрішню комунікацію. Термін внутрішній також включає філії або іноземні місця. У випадку з роботою, пов'язаною з проектом, наприклад, завжди відображається поточний стан і одночасно історія. Звичайно, також включається пов'язаний з командою і приватний календар, в який вносяться терміни і події, пов'язані з часом.
Власне, більшість операцій, процесів і комунікативних дій в промисловості і торгівлі могли відбуватися зі швидкістю світла, що відповідає цифровій епосі 21 століття.
Якби не завжди були проміжні станції, в яких друкований папір уповільнює темп дій до крокового темпу. Це має витрати, не кажучи вже про вплив на навколишнє середовище та стійкість. Використовуючи відповідне програмне забезпечення для управління документами, таке як PaperOffice DMS, численні процеси в промислових і комерційних компаніях можна не тільки прискорити, але і зробити більш безпечними, наприклад, щодо промислового шпигунства або спроб шантажу з використанням програм-вимагачів.
Програмне забезпечення для управління документами, таке як PaperOffice DMS, найкраще підходить для цих завдань. Тому що це програмне забезпечення для управління документами, яке може зробити набагато більше, ніж просто керувати документами.
PaperOffice не розрізняє види документів, незалежно від того, чи потрібна вам допомога в управлінні контрактами, благаннями і листуванням по електронній пошті: завдяки системі управління документами PaperOffice ваші попередні процеси в компанії оцифровуються , що робить їх більш ефективними, прозорими і істотно більш гнучкими.
Тому що незалежно від того, в якому вигляді документи надходять в компанію, будь то паперові документи, PDF-файли, електронні листи або фотографії, вони автоматично архівуються і зберігаються в захищеній базі даних.
Таким чином, важливі контракти можуть бути визнані і розірвані своєчасно або переукладені. Випуск документів з цифровим підписом та повідомленням електронною поштою замість повільної паперової пошти, незахищена електронна пошта сприяє лояльності клієнтів.
PaperOffice архівує всі документи, сформовані в промисловості та торгівлі, та всю відповідну інформацію відповідно до законодавства та в аудиторському порядку
PaperOffice DMS, у зв'язку з NAS (Network Attached Storage), дозволяє побудувати дуже безпечну інтрамережу для внутрішнього зв'язку та передачі даних. Це створює подвійну безпеку від атак ззовні. Спочатку брандмауер операційної системи, а по-друге, шифрування PaperOffice DMS. При цьому через NAS налаштовується окрема хмара, незалежна від сторонніх провайдерів.
Широка функція робочого процесу PaperOffice DMS значно полегшує внутрішню комунікацію. Термін внутрішній також включає філії або іноземні місця. У випадку з роботою, пов'язаною з проектом, наприклад, завжди відображається поточний стан і одночасно історія.
Звичайно, також включається пов'язаний з командою і приватний календар, в який вносяться терміни і події, пов'язані з часом.
Розпізнавання документів, оснащене штучним інтелектом, автоматично впорядковує збереження всіх документів у правильній папці та створює як індекс ключових слів, так і історію змін. Внутрішня пошукова система PaperOffice DMS знаходить кожен документ за частки секунди.
Рішення: перевірені ноу-хау
Чи не має сенсу відразу використовувати програмне забезпечення для управління на практиці? що не тільки відповідає всім вимогам, але і легко навчається і недорого?
PaperOffice DMS - це випробуване комплексне рішення для цифрової роботи і, маючи більш ніж 20-річний досвід роботи на ринку, один з перших піонерів DMS.
Цифрова переробка є невід'ємною основою для забезпечення високої якості послуг комунальних послуг у майбутньому
PaperOffice відповідає найвищим стандартам безпеки, таким як управління авторизацією або надання дозволів на доступ. Окремі етапи роботи користувач визначає саме так, як би він запускав, наприклад, «запис», «перевірка», «звільнення» і «бронювання» рахунків-фактур.
Відповідальність може бути покладена не тільки на окремих людей, але і на групи користувачів типу «Бухгалтерія» або «Виробництво», щоб колега міг втрутитися відразу, якщо співробітник відсутній.
Технологія OCR розпізнає не тільки вміст документа, але й усі поля даних, пов'язані з податками, такі як номер документа, дата, нетто, податок та валова сума. Імпортовані дані доступні для контролю за оцінками, платіжними операціями та фінансовим обліком. Це економить стомлюючу роботу над записом і зменшує помилки проводки.
Важливі аргументи на користь включення PaperOffice DMS в бюджетне планування. Нарешті, PaperOffice DMS також переконує тим, що до уваги враховується стійкість і охорона навколишнього середовища. Рано чи пізно відбудеться повне перетворення з аналогових документів у цифрову форму і тоді державна установа, яка потім вже буде використовувати PaperOffice DMS, буде добре підготовлена.
Лише одним клацанням миші дані, включаючи місце архівування, можна експортувати вашому клієнту, податковому консультанту або навпаки.
Звичайно, PaperOffice DMS дозволяє міграцію та інтеграцію існуючих цифрових даних з існуючих програмних рішень. У той же час PaperOffice DMS - це інтерфейс між аналоговим і цифровим. За допомогою своєї функції сканування програмне забезпечення може зчитувати аналогові документи, плани та фотографії в систему та оцифровувати їх за допомогою сканерів, а також записів з мобільних телефонів, за допомогою яких тексти перетворюються на запис за допомогою OCR і можуть бути змінені в програмах Office. Позначки часу та керування версіями гарантують, що цифровий документ відповідає аналоговому оригіналу.
Компанії з промисловості та торгівлі повинні обробляти документи для всіх господарських операцій. Постійний подальший розвиток бізнес-моделей постійно створює нові виклики. Їм потрібна хороша система документообігу.
PaperOffice DMS є правильним програмним забезпеченням, оскільки воно поставляється з усім, що потрібно обробній промисловості, наприклад:
- Зберігання документів у всіх цифрових форматах за принципами GDPR/li>
- Функції подання та повторного подання прострочених документів, які потребують дій
- Функція зберігання даних для самонавчання з тегами та внутрішньою пошуковою системою
- Автоматичне присвоєння щойно доданих документів до правильної папки
- Просте створення бази даних та підключення до бази даних, включаючи індивідуально настроювану маску
- Автоматизоване створення шаблонів для повторюваних процесів і операцій
Сумісна з ревізією та безпечна архівація: PaperOffice DMS технічно відповідає законодавчим вимогам GoBD, GDPdU та DSGVO
PaperOffice DMS дозволяє підключати інше програмне забезпечення, наприклад, ERP, і, звичайно, передавати документи з Microsoft Office через відповідні інтерфейси. PaperOffice DMS прискорює комунікацію в торгівлі та виробництві з постачальниками та клієнтами.
Відстежуються терміни та зустрічі та автоматично спрацьовують дії залежно від бажаної настройки. Процеси замовлення можуть бути автоматизовані і навіть зміни, які плануються на майбутнє, можуть бути внесені таким чином, щоб вони вступили в силу в потрібний час.
Завдяки своїм широким функціям PaperOffice DMS однозначно можна класифікувати у вищому сегменті управління контентом підприємства (ECM).
ECM включає в себе загальне управління всім вмістом в організації з відповідною ієрархією доступу. PaperOffice DMS здатний зберігати будь-який контент в цифровому вигляді, змінювати його зміст і формат і робити доступним.
PaperOffice DMS має всі функції ECM, і це у відмінному співвідношенні ціна-продуктивність, а також інтуїтивно вивчена форма роботи, яка робить непотрібним дороге зовнішнє або внутрішнє навчання. Швидше, безкоштовні відеоуроки доступні, щоб звикнути до різних меню. Таким чином, PaperOffice DMS може стати організаційним опором у кожній компанії в торгівлі та виробництві, і це майже зі швидкістю світла.
Компанії з обробної промисловості та торгівлі отримують вигоду від цифрового документообігу
Система документообігу дозволяє окремо створювати бази даних для кожної окремої області і може одночасно створювати зв'язки. Аналогові документи, такі як подані рахунки-фактури, скануються за допомогою PaperOffice DMS і зберігаються як у вигляді фотографії, так і як перетворений текст за допомогою програмного забезпечення OCR. Всі існуючі дані можуть відображатися чітко і однозначно, тому для позаштатних зустрічей не потрібно проводити жодні файли. Керування базами даних, контрольованими штучним інтелектом, створює шаблони з основних даних або статистично придатних для використання списків, якщо це необхідно.
При цьому необхідний захист даних підтримується за допомогою ієрархічного управління паролями і 1024-бітного шифрування.
Оптимізуйте свій робочий час до 7,5% в порівнянні з паперовою роботою завдяки використанню PaperOffice DMS.
Заощаджуйте час на пошук, маршрутизацію та обмін документами.
За допомогою цифрових штампів документи можуть доповнюватися додатковою інформацією і навіть контролювати детальні робочі процеси. У свою чергу, функція завдання і робочого процесу гарантує дотримання і виконання термінів.
Відчуйте, як ви можете пов'язати потік інформації між виробництвом та адмініструванням, оцифровуючи та автоматизуючи документи та бізнес-процеси.
За допомогою PaperOffice ви прискорюєте свої виробничі процеси, а також усі міжвідомчі робочі процеси. У часи все більш суворих законів про відповідальність за якість продукції ви також можете підвищити юридичну впевненість вашої компанії за допомогою рішення для управління документами та автоматизації робочих процесів.
FAQs
На завершення, ми відповідаємо на ще кілька найпоширеніших запитань щодо цієї теми. "Діджиталізація в промисловості і торгівлі":
Як співробітники можуть отримати доступ до PaperOffice?
Завдяки децентралізованій і сучасній архітектурі програм PaperOffice можна використовувати практично на будь-якому пристрої - від класичних ПК до смартфонів / планшетів до телевізорів.
Що станеться з даними, якщо PaperOffice не існує?
Не відбудеться, але щоб заспокоїти вас: Ви можете експортувати свої дані В БУДЬ-ЯКИЙ ЧАС, оскільки PaperOffice базується на відкритій структурі бази даних, ви можете отримати доступ до своїх даних у будь-який час.
Захист даних теми: Де зберігаються всі документи?
PaperOffice зберігатиме всі документи власними силами з шифруванням високого рівня, що зробить його несприйнятливим до крадіжки даних, наприклад, і перевищить усі вимоги GDPR та GOBD.
Уникайте помилок: НІКОЛИ не зберігайте дані в сторонній хмарі!
Чи можна адаптувати PaperOffice саме до специфікацій?
Так, PaperOffice може бути на 100% адаптований до передбачуваного використання, щоб забезпечити безперебійну інтеграцію в існуючі процеси та системи. Навіть інтерфейс програми може бути повністю розроблений і вільно адаптований.
Висновок
PaperOffice DMS підтримує промисловість і торгівлю і пропонує відповідні інтерфейси до іншого програмного забезпечення, з'єднання API і може бути розширений в будь-який час відповідно до ваших побажань. Програмне забезпечення легко засвоюється і може бути легко інтегроване в повсякденну практику, не викликаючи відсутності в навчальних цілях.
PaperOffice DMS рекомендує використовувати NAS (мережеве сховище даних) з функцією резервного копіювання, щоб важливі дані не були ні втрачені, ні шпиговані в сторонніх хмарах.
Зрештою, PaperOffice DMS вражає дуже хорошим співвідношенням ціни та продуктивності та величезним ноу-хау завдяки більш ніж 20-річному практичному досвіду.