Громада
Управління майном
Ель-Гуйдзьо
Алехандро Кампос, ІТ-фахівець та менеджер проектів в управлінні нерухомістю El Guijo
вихідне положення
Як спільнота в галузі управління нерухомістю, El Guijo має багато важливих документів для управління: договори оренди, комунальні платежі, будівельні файли, реєстрації турнірів, ділові документи, сповіщення та багато іншого.
На жаль, управління нерухомістю поки що не виграло значною мірою від використання відповідного програмного забезпечення для управління документами, оскільки до сих пір не знайдено відповідного рішення, хоча управителі нерухомістю - це ті, хто отримує значну вигоду від використання відповідного програмного забезпечення для управління документами.
Для того щоб вирішити багато існуючих адміністративних проблем в управлінні майном, було прийнято рішення про впровадження системи документообігу.
Метою El Guijo була оцифрування існуючих паперових документів, впровадження оптимізації процесів і контролю робочого процесу над усіма вхідними і вихідними документами, автоматизація значної частини процесів у фоновому режимі і, таким чином, оптимізація процесу управління майном.
існуюча проблема
Розпорядник майна повинен був щодня збирати важливі документи. Все це повинно було бути закріплено за правом житлової нерухомості, власника, орендаря, орендодавця. Але щоденна робота в громаді характеризувалася і неефективністю:
«У нас були витрати на зберігання, яких можна було уникнути, подаючи документи в папки. Крім того, пошук документів був трудомістким і часто передбачав відвідування архіву"
згадує пан Алехандро Кампос, ІТ-фахівець спільноти Ель-Гуйдзьо.
Так, загальний середній показник сусідів іноді перевищує 2500 жителів, причому більш часті піки в літній і святковий періоди. В результаті шість співробітників в якості консультантів і постійного менеджера в офісі, а також аутсорсинговий садівничий і адміністративний персонал не змогли впоратися з інформаційним перевантаженням.
До впровадження системи документообігу вся система базувалася на папері. Документи, що подаються власниками, журнали і докази робіт з технічного обслуговування, скарги передавалися в адміністрацію і потім масово зберігалися в папках.
Під час оцифрування менеджери нерухомості, такі як Ель Гуйхо, щодня бачаться з незліченними запитами на оренду, скаргами та іншими проблемами , які зараз також виникають електронною поштою. Однак з цим потоком електронних листів навряд чи можна впоратися вручну.
Наслідками стали давно накручені терміни обробки та неефективність в обробці, отриманні та пересиланні необхідної документації. Відповідно, громада вирушила на пошуки цифрового документообігу.
" Ми просто перенесли роботу вперед, і тепер у нас є фора".
Алехандро Кампос, ІТ-фахівець, самозайнятий у спільноті Ель-Гідзьо, шукав рішення цього та всіх проблем управління майном. Передбачалося також оцифрувати всі адміністративні завдання муніципалітету, які раніше були значною мірою аналогічними.
Чому муніципалітет Ель-Гуйхо вибрав PaperOffice DMS
Найважливішими критеріями відбору були надійність, доступність і безпека, так як керовані документи передбачали конфіденційний контент, такий як особисті документи, а також рахунки-фактури, які повинні були бути захищені від несанкціонованого доступу за допомогою дозволів на доступ і рівнів випуску .
Різні хмарні провайдери або рішення з відкритим кодом не розглядалися через правила захисту даних в муніципалітеті, оскільки безпека GDPR персональних даних і довгострокова безпека інвестицій не могли бути гарантовані.
Оскільки PaperOffice DMS не є хмарним додатком і зберігає всі дані в центральній базі даних, яка зараз знаходиться на виділеному сервері, нарешті було вирішено протестувати необхідний сценарій за допомогою тесту.
«Вже при першому прийомі в PaperOffice ви помічаєте 20-річний досвід PaperOffice в сфері документообігу».
PaperOffice перевершує всі стандарти документів і юридичні вказівки, особливо завдяки високошифрованому зберіганню документів безпосередньо на виділеному сервері, а не в хмарі.
Необхідність використання системи управління документами, яка має сумісний контроль версій і перевірені версії, зрозуміліша, ніж будь-коли.
Величезною причиною рішення стала доступність і компетентність підтримки, оскільки в минулому був зроблений дуже поганий досвід роботи з іншими провайдерами.
Зокрема, для забезпечення надійності та імітації реальних проблем кілька разів до служби підтримки PaperOffice зверталися, щоб оцінити, чи були дотримані терміни та яка якість підтримки. Тут PaperOffice випереджає будь-якого іншого виробника.
Перейдіть до автоматизації через PaperOffice. Цілі і терміни
Завдяки інноваційному рішенню для управління документами від PaperOffice муніципалітет Ель-Гуйхо вирішив автоматизувати більшість щоденних завдань та документації.
Тому було вирішено відсканувати документи, які вже існували, в паперовому вигляді і заархівувати їх в цифровому вигляді в PaperOffice. Після того, як вони будуть доступні в цифровій формі, подальші адміністративні процеси в мережі спільноти також можуть бути вирішені в цифровому вигляді.
Розпочато оптимізацію процесу. Відтепер документи будуть розроблені в цифровому вигляді, максимально уникаючи паперу. Зустрічі, протоколи, вхідна пошта, вихідні рахунки-фактури та нотатки, створені безпосередньо в PaperOffice. Завдання і робочі процеси реалізуються в цифровому вигляді.
За допомогою системи управління документами можна легко подати всі важливі докази - і, звичайно, відповідно до GDPR. Довге очікування і шлях до пошти були ліквідовані.
Перетворення пройшло дуже добре від першої презентації програмного забезпечення PaperOffice до поточної роботи:
«Навіть після демонстрації продукту ми були абсолютно в захваті від PaperOffice. Ми одразу побачили додану вартість і майже через три тижні на зборах власників на 100% проголосували резолюцію про використання PaperOffice у громаді"
Переваги через оцифрування за допомогою PaperOffice
Тим часом всі оцифровані договори оренди, кореспонденція, журнали, плани, страхові документи і т.д. зберігаються в PaperOffice. Це велика додана вартість для наших власників і орендарів, каже пан Кампос з адміністрації Ель-Гуйхо. Це одна з причин, чому пан Кампос впевнений:
« Майбутнє галузі управління нерухомістю просто полягає в діджиталізації».
Завдяки впровадженню оцифрування PaperOffice DMS спільнота El Guijo вже змогла:
- Економія часу і ресурсів
- Спрощення доступу до документів
- Забезпечити наявність документів для кожного уповноваженого працівника
Тепер легша та швидша доступність даних та документів докорінно та стійко змінює процеси спільноти. Адміністративні знання тепер організовані прозоро і доступні в потрібний час.
«Безпека даних, автоматизовані робочі процеси, оцифрування документів та простота інтеграції PaperOffice DMS в адміністративне середовище забезпечили цьому співтовариству те, що потрібно для прискорення паперових процесів та отримання місця в їхніх залежностях».
Кожен зі своїми специфікаціями і специфікою, які в цілому включають в себе контроль і перевірку адміністративних операцій, ліквідацію паперу, індексацію всіх типів документів, пов'язаних з внутрішніми замовленнями, автоматизацією і методологією, безпекою (GoBD, GDPR і захистом даних), оптимізацією і моніторингом процесів, що полегшує відправку файлів користувачам (власникам в даному випадку) і, звичайно ж, економія місця в адміністративних офісах.
Ця угода про співпрацю була укладена через велику кількість записів та записів, що зберігаються громадою, та для забезпечення того, щоб для всіх мешканців та адміністраторів громади був встановлений метод організації всієї документації.
Кінцевий результат
PaperOffice створила рішення поточних проблем спільноти, усунувши обсяг даних, упорядкувавши адміністративні перешкоди та забезпечивши, щоб лише уповноважені працівники мали доступ до PaperOffice, щоб запобігти зміні документів або навіть потенційному уникненню розкрадання коштів.
Завдяки інтеграції системи управління документами PaperOffice спільнота тепер може знайти документи та їх велику інформацію всього за кілька секунд і виконати інші завдання та робочі процеси.
Крім того, адміністрація може швидше і цілеспрямовано реагувати на запити, листи і відгуки мешканців: Це значно полегшує щоденну роботу.
Про громаду Ель-Гуйдзьо
El Guijo) — урбанізація/громада, розташована на північному заході муніципалітету Галапагар поруч із дорогою М-510, всього в 40 хвилинах їзди від центру Мадрида через A-6.
Привілейоване місце в Сьєрра-де-Гвадаррама, розташоване в популяційному зв'язку поблизу Колладо-Вільялба, Сан-Лоренцо-дель-Ескоріал і сам Галапагар, а також біля водосховища Вальмайор і кордону з автономним співтовариством Кастилія-і-Леон.
Будівництво урбанізації почалося в 1970-х роках і було засноване в 1977 році за статутом як сусідська громада. Він має площу майже 140 000 квадратних метрів із загальною площею 1 104 ділянки між шале, квартирами, громадськими будівлями (кілька спортивних майданчиків, три басейни, соціальні клубні та адміністративні офіси) та трьома дитячими парками: близько половини країни – це упорядковані території з великим природним різноманіттям.
Загальний середній показник перевищує 2500 одиниць, причому більш часті піки в літні та святкові періоди. Крім того, урбанізація має шість доглядачів, одного адміністративного та трьох працівників з обслуговування (постійно зайнятих), а також аутсорсингового садівничого та адміністративного персоналу.
