Найвищі можливі знижки
Ексклюзивні новини внутрішнього кола
Безкоштовні додаткові оновлення
Найвищі можливі знижки
Ексклюзивні новини внутрішнього кола
Безкоштовні додаткові оновлення
Дружба, довіра, слово честі
Ми ніколи не передамо вашу електронну адресу комусь іншому, і кожна електронна пошта містить посилання для відписки з одним кліком.
Індустрія
Управління будинком
Область
Мадрид, Іспанія
Відділів
Бухгалтерський облік, адміністрування, управління
Індустрія
Управління будинком
Область
Мадрид, Іспанія
Відділів
Бухгалтерський облік, адміністрування, управління
Алехандро Кампос, ІТ-фахівець та менеджер проектів в управлінні нерухомістю El Guijo
Професійна порада
Індустрія
Управління будинком
Область
Мадрид, Іспанія
Відділів
Бухгалтерський облік, адміністрування, управління
Як спільнота в галузі управління нерухомістю, El Guijo має багато важливих документів для управління: договори оренди, комунальні платежі, будівельні файли, реєстрації турнірів, ділові документи, сповіщення та багато іншого.
На жаль, управління нерухомістю поки що не виграло значною мірою від використання відповідного програмного забезпечення для управління документами, оскільки до сих пір не знайдено відповідного рішення, хоча управителі нерухомістю - це ті, хто отримує значну вигоду від використання відповідного програмного забезпечення для управління документами.
Для того щоб вирішити багато існуючих адміністративних проблем в управлінні майном, було прийнято рішення про впровадження системи документообігу.
Метою El Guijo була оцифрування існуючих паперових документів, впровадження оптимізації процесів і контролю робочого процесу над усіма вхідними і вихідними документами, автоматизація значної частини процесів у фоновому режимі і, таким чином, оптимізація процесу управління майном.
Розпорядник майна повинен був щодня збирати важливі документи. Все це повинно було бути закріплено за правом житлової нерухомості, власника, орендаря, орендодавця. Але щоденна робота в громаді характеризувалася і неефективністю:
згадує пан Алехандро Кампос, ІТ-фахівець спільноти Ель-Гуйдзьо.
Так, загальний середній показник сусідів іноді перевищує 2500 жителів, причому більш часті піки в літній і святковий періоди. В результаті шість співробітників в якості консультантів і постійного менеджера в офісі, а також аутсорсинговий садівничий і адміністративний персонал не змогли впоратися з інформаційним перевантаженням.
До впровадження системи документообігу вся система базувалася на папері. Документи, що подаються власниками, журнали і докази робіт з технічного обслуговування, скарги передавалися в адміністрацію і потім масово зберігалися в папках.
Під час оцифрування менеджери нерухомості, такі як Ель Гуйхо, щодня бачаться з незліченними запитами на оренду, скаргами та іншими проблемами , які зараз також виникають електронною поштою. Однак з цим потоком електронних листів навряд чи можна впоратися вручну.
Наслідками стали давно накручені терміни обробки та неефективність в обробці, отриманні та пересиланні необхідної документації. Відповідно, громада вирушила на пошуки цифрового документообігу.
Алехандро Кампос, ІТ-фахівець, самозайнятий у спільноті Ель-Гідзьо, шукав рішення цього та всіх проблем управління майном. Передбачалося також оцифрувати всі адміністративні завдання муніципалітету, які раніше були значною мірою аналогічними.
Найважливішими критеріями відбору були надійність, доступність і безпека, так як керовані документи передбачали конфіденційний контент, такий як особисті документи, а також рахунки-фактури, які повинні були бути захищені від несанкціонованого доступу за допомогою дозволів на доступ і рівнів випуску .
Оскільки PaperOffice DMS не є хмарним додатком і зберігає всі дані в центральній базі даних, яка зараз знаходиться на виділеному сервері, нарешті було вирішено протестувати необхідний сценарій за допомогою тесту.
PaperOffice перевершує всі стандарти документів і юридичні вказівки, особливо завдяки високошифрованому зберіганню документів безпосередньо на виділеному сервері, а не в хмарі.
Необхідність використання системи управління документами, яка має сумісний контроль версій і перевірені версії, зрозуміліша, ніж будь-коли.
Зокрема, для забезпечення надійності та імітації реальних проблем кілька разів до служби підтримки PaperOffice зверталися, щоб оцінити, чи були дотримані терміни та яка якість підтримки. Тут PaperOffice випереджає будь-якого іншого виробника.
Завдяки інноваційному рішенню для управління документами від PaperOffice муніципалітет Ель-Гуйхо вирішив автоматизувати більшість щоденних завдань та документації.
Тому було вирішено відсканувати документи, які вже існували, в паперовому вигляді і заархівувати їх в цифровому вигляді в PaperOffice. Після того, як вони будуть доступні в цифровій формі, подальші адміністративні процеси в мережі спільноти також можуть бути вирішені в цифровому вигляді.
Розпочато оптимізацію процесу. Відтепер документи будуть розроблені в цифровому вигляді, максимально уникаючи паперу. Зустрічі, протоколи, вхідна пошта, вихідні рахунки-фактури та нотатки, створені безпосередньо в PaperOffice. Завдання і робочі процеси реалізуються в цифровому вигляді.
За допомогою системи управління документами можна легко подати всі важливі докази - і, звичайно, відповідно до GDPR. Довге очікування і шлях до пошти були ліквідовані.
Перетворення пройшло дуже добре від першої презентації програмного забезпечення PaperOffice до поточної роботи:
Тим часом всі оцифровані договори оренди, кореспонденція, журнали, плани, страхові документи і т.д. зберігаються в PaperOffice. Це велика додана вартість для наших власників і орендарів, каже пан Кампос з адміністрації Ель-Гуйхо. Це одна з причин, чому пан Кампос впевнений:
Завдяки впровадженню оцифрування PaperOffice DMS спільнота El Guijo вже змогла:
Кожен зі своїми специфікаціями і специфікою, які в цілому включають в себе контроль і перевірку адміністративних операцій, ліквідацію паперу, індексацію всіх типів документів, пов'язаних з внутрішніми замовленнями, автоматизацією і методологією, безпекою (GoBD, GDPR і захистом даних), оптимізацією і моніторингом процесів, що полегшує відправку файлів користувачам (власникам в даному випадку) і, звичайно ж, економія місця в адміністративних офісах.
Ця угода про співпрацю була укладена через велику кількість записів та записів, що зберігаються громадою, та для забезпечення того, щоб для всіх мешканців та адміністраторів громади був встановлений метод організації всієї документації.
PaperOffice створила рішення поточних проблем спільноти, усунувши обсяг даних, упорядкувавши адміністративні перешкоди та забезпечивши, щоб лише уповноважені працівники мали доступ до PaperOffice, щоб запобігти зміні документів або навіть потенційному уникненню розкрадання коштів.
Завдяки інтеграції системи управління документами PaperOffice спільнота тепер може знайти документи та їх велику інформацію всього за кілька секунд і виконати інші завдання та робочі процеси.
Крім того, адміністрація може швидше і цілеспрямовано реагувати на запити, листи і відгуки мешканців: Це значно полегшує щоденну роботу.
El Guijo) — урбанізація/громада, розташована на північному заході муніципалітету Галапагар поруч із дорогою М-510, всього в 40 хвилинах їзди від центру Мадрида через A-6.
Привілейоване місце в Сьєрра-де-Гвадаррама, розташоване в популяційному зв'язку поблизу Колладо-Вільялба, Сан-Лоренцо-дель-Ескоріал і сам Галапагар, а також біля водосховища Вальмайор і кордону з автономним співтовариством Кастилія-і-Леон.
Будівництво урбанізації почалося в 1970-х роках і було засноване в 1977 році за статутом як сусідська громада. Він має площу майже 140 000 квадратних метрів із загальною площею 1 104 ділянки між шале, квартирами, громадськими будівлями (кілька спортивних майданчиків, три басейни, соціальні клубні та адміністративні офіси) та трьома дитячими парками: близько половини країни – це упорядковані території з великим природним різноманіттям.
Загальний середній показник перевищує 2500 одиниць, причому більш часті піки в літні та святкові періоди. Крім того, урбанізація має шість доглядачів, одного адміністративного та трьох працівників з обслуговування (постійно зайнятих), а також аутсорсингового садівничого та адміністративного персоналу.
На завершення, ми відповідаємо на ще кілька найпоширеніших запитань щодо цієї теми. "Громада
Управління майном
Ель-Гуйдзьо":
Які поради ви б дали майбутнім користувачам PaperOffice?
Ніколи не рано і не пізно займатися темою діджиталізації.
Найголовніше - це отримати уявлення про програмне забезпечення, а також про саму компанію. Було важливо, щоб ми не відчували себе змушеними купувати програмне забезпечення або підписуватися на будь-які послуги та пакети підтримки.
Ще до того, як ми придбали PaperOffice DMS, ми спілкувалися з усіма відділами компанії і ніколи не відчували себе погано. Навпаки: PaperOffice має приємний, ввічливий і компетентний колектив.
Для нас, як для церкви, було дуже важливо, щоб програмне забезпечення було легким для розуміння, але всеосяжним.
Кому б ви рекомендували PaperOffice?
Ми будемо рекомендувати PaperOffice всім іншим спільнотам і компаніям, які хотіли б оцифрувати і автоматизувати.
Що вам особливо подобається в PaperOffice?
Ми дуже задоволені всім.
PaperOffice - це легка, але потужна система управління документами.
Функції, які спочатку здаються безглуздими, наприклад, автоматичне зчитування вмісту документа, виявляються найважливішими функціями, які ви не хочете пропустити більше протягом більш тривалого періоду часу.
«Отримання хронологічних результатів надзвичайно швидко для річної фінансової звітності та запасів для визначення найдешевшої ціни покупки для кожного окремого товару. Те, що раніше займало дні, тепер можна робити за кілька годин!"
Ларс Р. Людевіг
власник і керуючий директор ViaCreative Zahntechnik GmbH
