Автоматизація бізнес-процесів для озеленення та озеленення промисловості
PaperOffice DMS для озеленення та озеленення дає можливість плавного потоку інформації завдяки оцифруванню та автоматизації бізнес-процесів.
Професійна порада
Письмові документи, договори, проекти, накладні, видаткові накладні, видаткові накладні та багато іншого завдяки оцифруванню замінюються електронними документами, таким чином оптимізуючи всі робочі процеси по максимуму.Інтегрований ШІ дозволяє бізнес-процесам бути значною мірою автоматизованими, прискорюючи ваші процеси та підвищуючи успіх і задоволення.
Оцифрування в озелененні та озелененні промисловості
Озеленювальні та озеленювальні компанії отримують значну вигоду від використання відповідних даних, адже щодня отримують паперові документи.
Так щодня накопичуються важливі документи садівничо-озеленювальні компанії:
Твори, ескізи, чернетки, зовнішні листи, дослідження, думки експертів і багато іншого. Вони не тільки надходять поштою, багато листів також надходять по електронній пошті.
Всі ці документи повинні бути оцифровані, якщо вони надходять у паперовому вигляді, вимагають структурованої подачі, завдання та призначення робочого процесу, і їх потрібно негайно отримати на вимогу.
Дуже важливо, щоб були дотримані важливі терміни і щоб були вжиті правові заходи для зберігання документів. PaperOffice DMS дає вам чітку структуру у ваших документах і допомагає впоратися з потоком інформації.
PaperOffice усуває всі трудомісткі вузькі місця і створює чіткий огляд важливих документів, таких як контракти або листи, керуючи ними в цифровому вигляді в PaperOffice в майбутньому.
Рішення з документообігу важливі в кожній галузі, для компаній в галузі садівництва та озеленення наслідки неправильного рішення в документообігу можуть стати фатальними. Неправильні рецепти, неправильні результати аналізів або застарілі вкладиші пакетів можуть призвести до ризиків для здоров'я. Неправильний запит даних під час аудиту також може призвести до збою або втрати сертифікації.
Тому у фармацевтичній галузі є багато речей, які слід враховувати для оптимального управління якістю та рівня інформаційної безпеки.
У садово-парковій та ландшафтній промисловості щодня використовується багато паперу. З одного боку, оскільки процеси досить складні, це призводить до великих паперових гір, величезних обсягів даних, але і до тривалого процесу пошуку.
Разом з незалежною від виробника консалтинговою компанією річна вартість додаткових документів розраховувалася на рівні до десяти мільйонів євро (станом на 2020 рік).
При середніх витратах часу в п'ять хвилин на підтримку структури папок і подачі, десять пошуків на одного співробітника на тиждень і десять хвилин для кожного пошуку, це призвело до витрат на дослідження до двох мільйонів євро на рік.
Чому програмне забезпечення для управління документами є ідеальним рішенням?
Система документообігу PaperOffice об'єднує організацію та захист даних під одним капотом. Інноваційна система надає спрощені інструменти пошуку та пошуку, які скорочують час реагування та гарантують, що документи ніколи не втрачаються, що завжди є задоволенням для бізнесу.
PaperOffice не розрізняє типи документів, незалежно від того, чи потрібна вам допомога в управлінні контрактами, благаннями, виставленням рахунків та листуванням електронною поштою: завдяки системі управління документами PaperOffice ваші попередні процеси перетворюються у Вашу компанію оцифровані, роблячи вас більш ефективними, прозорими та набагато гнучкішими.
Тому що незалежно від того, в якому вигляді документи надходять в компанію, будь то паперові документи, PDF-файли, електронні листи або фотографії, вони автоматично архівуються і зберігаються в захищеній базі даних.
Завдяки вбудованому ШІ спрацьовують автоматичні правила. Цей ШІ автоматично сортує документи в папки, такі як "Рахунок-фактура" та "Нотатки про доставку", зберігає відповідні ключові слова та запускає цифровий робочий процес, що зберігається для відповідного типу документа.
Як вийти безпаперовим?
PaperOffice усуває всі трудомісткі вузькі місця, призводить до економії витрат, таких як усунення паперових документів, і створює чіткий огляд важливих документів, таких як квитанції, контракти, накладні або інші листи, керуючи ними в цифровому вигляді в PaperOffice в майбутньому .
Зйомка, обробка, обмін, пошук і відстеження ваших документів стає дуже простим з використанням PaperOffice.
Завдяки контрольованому доступу, детальним спискам завдань, а також схваленням з використанням робочих процесів і надійним повідомленням електронною поштою співробітники можуть якісно виконувати поставлені завдання, а уповноважені особи можуть легко схвалювати або відмовляти в схваленні.
З програмним рішенням PaperOffice DMS більше не втрачаються документи. І де б ви не знаходилися, ви можете отримати доступ до важливих документів за лічені секунди.
Звичайно, ви завжди працюєте з системою документообігу з дотриманням законодавства і повністю перевіряєте аудит.
Квитанції, виписки та подібні документи більше не обов'язково відправляти поштою. Внутрішня пошта також може бути відправлена в цифровому вигляді таким чином. Це економить папір, витрати на додаткове зберігання даних і поїздки в архіви. Документи можуть бути забезпечені ключовими словами (редактор, тема, статус, дата і т.д.), а потім їх легше знайти.
Процесно-орієнтований документообіг
Управління документами, орієнтованим на процес, гарантує, що ці документи залишаться в курсі з невеликими зусиллями. PaperOffice підтримує вас тут за допомогою широкого модуля завдань і робочого процесу.
Таким чином, можуть бути створені певні ланцюжки процесів і визначені існуючі операційні процеси на електронних документах і частково виконані автоматично.
Це являє собою оптимізацію процесу без помилок, оскільки завдання може бути не тільки призначено співробітникам з певними правами користувача і термінами завершення, вимагати цифрового схвалення, але і автоматично запускати подальші дії, такі як повідомлення електронною поштою або зміни стану документа.
Таким чином, можна зіставити всі процеси документів.
Тому що незалежно від того, в якому вигляді документи надходять в компанію, будь то паперові документи, PDF-файли, електронні листи або фотографії, вони автоматично архівуються і зберігаються в захищеній базі даних.
Таким чином, важливі контракти можуть бути визнані і розірвані своєчасно або переукладені. Випуск документів з цифровим підписом та повідомленням електронною поштою замість повільної паперової пошти, незахищена електронна пошта сприяє лояльності клієнтів.
Рішення: перевірені ноу-хау
Чи не має сенсу відразу використовувати програмне забезпечення для управління на практиці? що не тільки відповідає всім вимогам, але і легко навчається і недорого?
PaperOffice DMS - це випробуване комплексне рішення для цифрової роботи і, маючи більш ніж 20-річний досвід роботи на ринку, один з перших піонерів DMS.
Приріст часу на важливі речі, економія коштів за рахунок усунення паперових архівів, поліпшення вашого сервісу за рахунок можливості швидкого надання інформації і захищеного від аудиту і цифрового архівування обсягу вашого документа - це гарантує PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS є правильним програмним забезпеченням, оскільки воно поставляється з усім, що потрібно промисловості садівництва та озеленення, наприклад:
- Зберігання документів у всіх цифрових форматах за принципами GDPR
- Функції подання та повторного подання прострочених документів, які потребують дій
- Функція зберігання даних для самонавчання з тегами та внутрішньою пошуковою системою
- Автоматичне присвоєння щойно доданих документів до правильної папки
- Просте створення бази даних та підключення до бази даних, включаючи індивідуально настроювану маску
- Автоматизоване створення шаблонів для повторюваних процесів і операцій
Звичайно, PaperOffice DMS дозволяє міграцію та інтеграцію існуючих цифрових даних з існуючих програмних рішень. У той же час PaperOffice DMS - це інтерфейс між аналоговим і цифровим. За допомогою своєї функції сканування програмне забезпечення може зчитувати аналогові документи, плани та фотографії в систему та оцифровувати їх за допомогою сканерів, а також записів з мобільних телефонів, за допомогою яких тексти перетворюються на запис за допомогою OCR і можуть бути змінені в програмах Office. Позначки часу та керування версіями гарантують, що цифровий документ відповідає аналоговому оригіналу.
Безпека даних є надзвичайно важливим питанням, особливо в галузі садівництва та озеленення. Ось чому PaperOffice DMS працює з 1024-бітним кодом шифрування, але не тільки це.
Всі дані перетворюються в власний формат, незалежний від операційної системи. В результаті хакерам і здирникам спочатку доводиться зламати брандмауер операційної системи, потім шифрування і, нарешті, іноземний формат, чого до сих пір не було. PaperOffice DMS має дуже ефективну систему керування паролями, так що в кінцевому підсумку людина, яку слід вважати найбільшим слабким місцем кожного комп'ютера, не може завдати шкоди.
Всі цифрові дані шифруються в PaperOffice DMS з 1024 бітами і формат конвертується. Це призводить до таких великих перешкод для хакерів і шпигунів, що всі вони досі зазнали невдачі з PaperOffice DMS. У той же час ієрархічна система управління паролями заважає кожному мати доступ до всього.
Важливі аргументи на користь включення PaperOffice DMS в бюджетне планування. Нарешті, PaperOffice DMS також переконує тим, що до уваги враховується стійкість і охорона навколишнього середовища. Рано чи пізно відбудеться повне перетворення з аналогових документів у цифрову форму і тоді державна установа, яка потім вже буде використовувати PaperOffice DMS, буде добре підготовлена.
Цифрова обробка рахунків-фактур також є перевагою для багатьох компаній у галузі садівництва та озеленення. Вхідні рахунки-фактури можуть бути автоматизовані завдяки PaperOffice DMS і пересилаються відповідальному співробітнику. Процес управління та випуску за допомогою цифрового випуску також може бути оброблений швидко та ефективно через систему.
Лише одним клацанням миші дані, включаючи місце архівування, можна експортувати до вашого податкового консультанта або навпаки.
Сумісна з ревізією та безпечна архівація: PaperOffice DMS технічно відповідає законодавчим вимогам GoBD, GDPdU та DSGVO
PaperOffice DMS дозволяє підключати інше програмне забезпечення, наприклад, ERP, і, звичайно, передавати документи з Microsoft Office через відповідні інтерфейси. PaperOffice DMS прискорює зв'язок.
Відстежуються терміни та зустрічі та автоматично спрацьовують дії залежно від бажаної настройки. Процеси замовлення можуть бути автоматизовані і навіть зміни, які плануються на майбутнє, можуть бути внесені таким чином, щоб вони вступили в силу в потрібний час.
Завдяки своїм широким функціям PaperOffice DMS однозначно можна класифікувати у вищому сегменті управління контентом підприємства (ECM).
ECM включає в себе загальне управління всім вмістом в організації з відповідною ієрархією доступу. PaperOffice DMS здатний зберігати будь-який контент в цифровому вигляді, змінювати його зміст і формат і робити доступним.
PaperOffice DMS має всі функції ECM, і це у відмінному співвідношенні ціна-продуктивність, а також інтуїтивно вивчена форма роботи, яка робить непотрібним дороге зовнішнє або внутрішнє навчання. Швидше, безкоштовні відеоуроки доступні, щоб звикнути до різних меню. PaperOffice DMS може стати організаційним центром в кожній компанії і це практично зі швидкістю світла.
Компанії з галузі садівництва та озеленення отримують вигоду від цифрового документообігу
38% всіх опитаних компаній просто не мають часу на оцифрування своїх процесів. Рекомендуємо процедуру, яка починається з базового процесу, сканування аналогових документів одночасно з їх обробкою. Таким чином, групі людей, які працюють з ксероксом щодня, також можна було б доручити, наскільки це можливо, сканувати архів по крупицях.
Завдяки автоматичному розпізнаванню документів з узгодженими характеристиками PaperOffice DMS завжди може призначити всім відсканованим документам правильне місце зберігання в цифровій пам'яті. Має сенс почати сканування архіву з найсвіжіших записів, щоб ще більше зменшити розмір аналогового архіву в міру закінчення термінів зберігання. Крім того, у нас є багато посібників про те, як домогтися безпаперового офісу завдяки сканеру.
PaperOffice DMS - це інтерфейс між аналоговим і цифровим. За допомогою функції сканування програмне забезпечення може зчитувати аналогові документи, плани та фотографії в систему за допомогою сканера та оцифровувати їх, за допомогою чого тексти перетворюються на шрифти за допомогою OCR, які можна змінювати в програмах Office. Позначки часу та керування версіями гарантують, що цифровий документ відповідає аналоговому оригіналу.
Оптимізуйте свій робочий час до 7,5% в порівнянні з паперовою роботою завдяки використанню PaperOffice DMS.
Заощаджуйте час на пошук, маршрутизацію та обмін документами.
За допомогою цифрових штампів документи можуть доповнюватися додатковою інформацією і навіть контролювати детальні робочі процеси. У свою чергу, функція завдання і робочого процесу гарантує дотримання і виконання термінів.
Наявні механізми оцінки, контрольовані штучним інтелектом, інтегрованим в PaperOffice DMS, дозволяють проводити оцінки і статистичні обстеження матеріальних потоків, що відбуваються в компанії.
PaperOffice DMS з його численними інструментами управління є ідеальним програмним забезпеченням для промисловості садівництва та озеленення, яке дозволяє як безпечно, так і блискавично отримати доступ до всіх даних, необхідних для найкращої консультації клієнтів. У той же час PaperOffice DMS може використовуватися для управління всіма питаннями, які в іншому випадку виникають в господарських операціях.
Щоб існувала не тільки різноманітність в управлінні документами і захисті даних, PaperOffice DMS рекомендує використовувати внутрішнє мережеве сховище (NAS) з функцією резервного копіювання, що знижує ймовірність повної втрати до мінімуму і в той же час являє собою внутрішню хмару, яка, на відміну від хмар зовнішніх провайдерів, дійсно захищає від небажаного доступу з боку державних або неурядових органів.
FAQs
На завершення, ми відповідаємо на ще кілька найпоширеніших запитань щодо цієї теми. "Оцифрування для озеленення та озеленення промисловості":
Як співробітники можуть отримати доступ до PaperOffice?
Завдяки децентралізованій і сучасній архітектурі програм PaperOffice можна використовувати практично на будь-якому пристрої - від класичних ПК до смартфонів / планшетів до телевізорів.
Що станеться з даними, якщо PaperOffice не існує?
Не відбудеться, але щоб заспокоїти вас: Ви можете експортувати свої дані В БУДЬ-ЯКИЙ ЧАС, оскільки PaperOffice базується на відкритій структурі бази даних, ви можете отримати доступ до своїх даних у будь-який час.
Захист даних теми: Де зберігаються всі документи?
PaperOffice зберігатиме всі документи власними силами з шифруванням високого рівня, що зробить його несприйнятливим до крадіжки даних, наприклад, і перевищить усі вимоги GDPR та GOBD.
Уникайте помилок: НІКОЛИ не зберігайте дані в сторонній хмарі!
Чи можна адаптувати PaperOffice саме до специфікацій?
Так, PaperOffice може бути на 100% адаптований до передбачуваного використання, щоб забезпечити безперебійну інтеграцію в існуючі процеси та системи. Навіть інтерфейс програми може бути повністю розроблений і вільно адаптований.
Висновок
PaperOffice DMS підтримує оцифрування в галузі садівництва та озеленення та пропонує відповідні інтерфейси до іншого програмного забезпечення, підключення до API і може бути розширений у будь-який час відповідно до ваших побажань. Програмне забезпечення легко засвоюється і може бути легко інтегроване в повсякденну практику, не викликаючи відсутності в навчальних цілях.
PaperOffice DMS рекомендує використовувати NAS (мережеве сховище даних) з функцією резервного копіювання, щоб важливі дані не були ні втрачені, ні шпиговані в сторонніх хмарах.
Зрештою, PaperOffice DMS вражає дуже хорошим співвідношенням ціни та продуктивності та величезним ноу-хау завдяки більш ніж 20-річному практичному досвіду.